Automatyczne tworzenie firm i przypisywanie ich do kontaktów

Automatycznie przypisuj kontakty do firm poprzez dopasowanie domeny podanej w polu „Adres e-mail” kontaktu do wartości pola „Nazwa domeny firmy” danej firmy. Pomaga to zachować jakość danych między rekordami i ogranicza konieczność ręcznego przypisywania kontaktów do firm. Na przykład kontakt o adresie e-mail „sandra@example.com” zostanie powiązany z firmą o nazwie domeny „example.com”.

Zapoznaj się ze scenariuszami automatycznego powiązania

Niezależnie od ustawień automatycznego powiązania i konfiguracji wykluczonych domen, jeśli przesłany formularz zawiera właściwości firmy, kontakt zostanie automatycznie powiązany z firmą zawartą w przesłanych danych. Jeśli właściwość „Nazwa domeny firmy” nie jest zawarta w przesłanych danych, ale przesłany adres e-mail kontaktu pasuje do domeny firmy na Twoim koncie HubSpot, kontakt zostanie automatycznie powiązany z tą firmą.

Zapoznaj się z zasadami działania automatycznego powiązania

Po włączeniu ustawienia automatycznego przypisywania możesz spodziewać się, że zostaną przeprowadzone następujące kontrole:

• Jeśli firma nie istnieje jeszcze na Twoim koncie, HubSpot automatycznie utworzy rekord firmy i uzupełni go informacjami z bazy danych HubSpot. Rekord firmy zostanie utworzony dla każdej unikalnej domeny, w tym subdomen (np. @example.com i @info.example.com spowodują utworzenie dwóch różnych rekordów firm).
• Jeśli kontakt ma w polu „E-mail” adres z darmowej usługi pocztowej (np. gmail.com, yahoo.com), HubSpot sprawdzi również pole „Adres URL strony internetowej” kontaktu, aby spróbować dopasować kontakt do nazwy domeny firmy.
• Zarówno obecne kontakty, jak i nowo dodane kontakty zostaną powiązane z firmami.
• Jeśli wiele firm ma tę samą wartość nazwy domeny, kontakty z adresami e-mail zawierającymi tę domenę zostaną automatycznie powiązane tylko z jedną firmą. Nie ma możliwości wyboru firmy, z którą kontakty mają być automatycznie powiązane, więc po utworzeniu kontaktów może być konieczna ręczna aktualizacja powiązań.

Sprawdź, w jakich przypadkach automatyczne powiązanie nie nastąpi

Automatyczne przypisanie nie nastąpi w następujących sytuacjach, nawet jeśli opcja jest włączona:

• Jeśli kontakt ma powiązaną firmę, której nazwa różni się od domeny adresu e-mail, ustawienie to nie zastąpi istniejącego powiązania. Nie spowoduje ono również aktualizacji ani synchronizacji wartości właściwości firmy z właściwościami kontaktu (np. nazwa firmy).
• Jeśli tworzysz kontakty poprzez import wielu obiektów, który powiązuje kontakty i firmy, to ustawienie nie zastąpi zaimportowanych powiązań. Nawet jeśli nie uwzględnisz powiązanego rekordu firmy dla rekordu kontaktu w imporcie wielu obiektów, to ustawienie nadal nie utworzy firmy dla tego kontaktu.
• Jeśli kontakt ma w właściwości „E-mail” wartość wskazującą na darmową usługę pocztową (np. gmail.com, hotmail.com) i nie ma wartości we właściwości „Adres URL strony internetowej ”.

Włącz lub wyłącz automatyczne powiązanie między kontaktami a firmami

Uwaga: jeśli włączyłeś integrację HubSpot-Salesforce, nie zaleca się włączania automatycznego powiązania, ponieważ może to spowodować powielenie rekordów firm. Dowiedz się, jak zarządzać zduplikowanymi rekordami firm podczas korzystania z integracji.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.

3. Na stronie „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Firmy”.

4. W sekcji „Automatyzacja ” zaznacz pole wyboru „Utwórz i powiąż firmy z kontaktami ”.

   

5. W oknie dialogowym wybierz, czy chcesz zezwolić HubSpot na tworzenie nowych rekordów firm i powiązań na podstawie adresów e-mail istniejących kontaktów:

   • Kliknij „Tak”, aby z mocą wsteczną utworzyć rekordy firm i powiązać istniejące kontakty na podstawie ich adresów e-mail. Zarówno istniejące, jak i nowe kontakty zostaną automatycznie powiązane z firmami na podstawie ich adresów e-mail.

   • Kliknij „Nie”, aby zastosować to ustawienie wyłącznie do nowych kontaktów. Nie wpłynie to na istniejące kontakty, ale od tej pory wszystkie nowe kontakty, które utworzysz, będą automatycznie powiązane z firmami na podstawie ich adresów e-mail.

Aby wyłączyć automatyczne powiązanie między kontaktami a firmami:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.

3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Firmy.

4. W sekcji „Automatyzacja ” usuń zaznaczenie pola wyboru „Utwórz i powiąż firmy z kontaktami ”.

Po wyłączeniu tego ustawienia firmy nie będą automatycznie tworzone ani powiązane z kontaktami na podstawie adresu e-mail i domeny firmy. Istniejące rekordy pozostaną bez zmian. Nadal możesz ręcznie tworzyć firmy i powiązywać je z obiektami, korzystając z innych narzędzi HubSpot.

Wyklucz określone domeny z automatycznego powiązania

Możesz wykluczyć do 1000 domen z automatycznego powiązania. Oznacza to, że jeśli wykluczona domena jest wartością w właściwości „Nazwa domeny firmy”, firma nie zostanie automatycznie utworzona ani powiązana z kontaktem w większości przypadków.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.

3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Firmy.

4. Pod polem wyboru „Utwórz i powiąż kontakty oraz firmy ” kliknij opcję „Wyklucz domenę z automatycznego powiązania”.

5. W oknie dialogowym, w polu „Domeny wyłączone z automatycznego powiązania”, wprowadź domeny, które chcesz wykluczyć z automatycznego powiązania, a następnie kliknij „Zapisz”.

6. Kliknij znak „X” po prawej stronie domeny, aby usunąć istniejącą wykluczoną domenę, a następnie kliknij „Zapisz”.

Uwaga: jeśli usuniesz domenę z listy „Domeny wyłączone z automatycznego kojarzenia ” i chcesz, aby była ona automatycznie kojarzona w przyszłości, musisz wyłączyć automatyczne kojarzenie, a następnie włączyć je ponownie, odznaczając i ponownie zaznaczając pole wyboru „Utwórz i powiąż firmy z kontaktami ”.