Configurare le impostazioni del flusso di lavoro per gestire i tempi di esecuzione delle azioni, le notifiche relative al flusso di lavoro e le connessioni del flusso di lavoro. Dall'editor del flusso di lavoro, è possibile anche impostare i trigger di disiscrizione e consentire l'iscrizione a Salesforce.
Tempistica
Le impostazioni di temporizzazione consentono di specificare quando un flusso di lavoro deve o non deve eseguire le azioni dopo l' iscrizione.
- Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
- Nell'editor del flusso di lavoro, in alto a sinistra, fare clic su Impostazioni.
- Nella sezione Timing del pannello di destra, configurare quanto segue:
- Esegui flusso di lavoro: specificare quando i record possono eseguire le azioni del flusso di lavoro in base al fuso orario dell'account. Per impostazione predefinita, le azioni del flusso di lavoro vengono eseguite non appena un record iscritto raggiunge l'azione. Quando si specificano i tempi di esecuzione, tenere presente quanto segue:
- Se un flusso di lavoro non ha una data di pausa:
- Se il record raggiunge un'azione al di fuori della finestra temporale di esecuzione specificata, il flusso di lavoro tenterà di riprogrammare l'azione per la prima ora disponibile del giorno successivo.
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- Se un flusso di lavoro ha una data di pausa:
- Se il record raggiunge un'azione al di fuori dell'orario di esecuzione specificato, il flusso di lavoro tenterà di riprogrammare per il primo orario disponibile nel giorno successivo disponibile.
- Se il record raggiunge un'azione durante le ore di esecuzione specificate, ma non in un giorno di esecuzione specificato, il flusso di lavoro tenterà di riprogrammare per la stessa ora del giorno successivo disponibile.
- Per evitare il sovraccarico del flusso di lavoro, le azioni vengono riprogrammate per essere eseguite entro una finestra di 15 minuti. Ad esempio, se il prossimo orario disponibile è le 9:00, le azioni saranno riprogrammate tra le 9:00 e le 9:15.
- I ritardi e i rami if/then non vengono riprogrammati, ma l'azione successiva sì. Ad esempio, un flusso di lavoro basato sulle trattative è impostato per eseguire solo azioni dal lunedì al giovedì, dalle 9:00 alle 17:00. L'affare entra in un ritardo di 2 giorni il giovedì e ne esce il sabato. L'azione successiva sarà riprogrammata per lunedì tra le 9:00 e le 9:15 del mattino.
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Non eseguire ilflusso di lavoro: mettere in pausa un flusso di lavoro per impedire l'esecuzione di azioni in date specifiche. È anche possibile impostare le date di pausa annualmente. In queste date, quando un record raggiunge un'azione, viene messo in pausa fino alla data successiva disponibile. Quando si usano le date di pausa, tenere presente quanto segue:
- Le date di pausa tengono conto di altre impostazioni di data quando si riprogrammano le azioni. Ad esempio, un flusso di lavoro è impostato per eseguire azioni solo nei giorni da lunedì a mercoledì dalle 9.00 alle 17.00. Se si aggiunge una data di pausa che ha luogo il mercoledì, l'azione successiva verrà riprogrammata per il lunedì successivo alle 9.00. I record continueranno a iscriversi e a inserire ritardi.
- I record continueranno a iscriversi e a entrare nei ritardi e nei rami se/quindi nei giorni di pausa. Una volta usciti dal ritardo o dal ramo if/then, andranno in pausa all'azione successiva.
- Programmare la disattivazione automatica del flusso di lavoro: programmare la disattivazione del flusso di lavoro dopo una data e un'ora specifiche. Per saperne di più sulla disattivazione dei flussi di lavoro.
Notifiche( soloEnterprise )
Prima di impostare le notifiche nell'editor del flusso di lavoro, assicuratevi che le notifiche degli utenti siano attivate. Sebbene i superamministratori degli account Enterprise possano impostare le preferenze di notifica predefinite per gli altri utenti, le preferenze impostate dai singoli utenti avranno la precedenza su quelle predefinite. Per saperne di più sull'impostazione delle notifiche utente in HubSpot.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
- In alto, fare clic sulla scheda Email .
- Nella sezione Email, fare clic per attivare l'interruttore per ricevere le notifiche via email nella propria casella di posta.
- Scorrere verso il basso e fare clic per espandere la sezione Flussi di lavoro .
- Selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di notifica pertinenti.
Impostare le notifiche del flusso di lavoro
Per attivare le notifiche del flusso di lavoro:
- Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
- Nell'editor del flusso di lavoro, in alto a sinistra, fare clic su Impostazioni.
- Nella sezione Notifiche del pannello di destra, configurare quanto segue:
- Ricevi notifiche via e-mail quando questo flusso di lavoro deve essere rivisto (BETA): notifica agli utenti e ai team ogni volta che lo stato del flusso di lavoro cambia in Necessità di revisione.
- L'utente riceverà una notifica la prima volta che si verifica un problema in questo flusso di lavoro.
- Dopo la revisione dei problemi, lo stato cambierà in Revisionato.
- Se si verificano nuovi problemi o se si ripresentano problemi già esaminati, lo stato cambierà di nuovo in Esigenze di revisione e verrà nuovamente inviata una notifica.
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- Ricevere notifiche via e-mail quando l'iscrizione supera una soglia: notificate agli utenti e ai team ogni volta che l'iscrizione al flusso di lavoro aumenta o diminuisce oltre una soglia specificata.
- Controlla il conteggio: scegliete se controllare il conteggio delle iscrizioni settimanalmente o giornalmente .
- Settimanale: controlla e invia una notifica via e-mail interna ogni venerdì alle 10:00 se i tassi di iscrizione settimanali per il flusso di lavoro aumentano o diminuiscono della percentuale specificata.
- Giornalmente: controlla e invia una notifica e-mail interna ogni giorno alle 10:00 se i tassi di iscrizione giornalieri per il flusso di lavoro aumentano o diminuiscono della percentuale specificata.
- Aumento minimo: inserire una percentuale per attivare la notifica in caso di aumento delle iscrizioni.
- Se i tassi di iscrizione aumentano di più di questa percentuale, verrà inviata la notifica via e-mail del flusso di lavoro.
- Se questa opzione viene lasciata vuota, le e-mail di notifica non verranno attivate per l'aumento delle iscrizioni al flusso di lavoro.
- Diminuito di almeno: inserire una percentuale per attivare la notifica in caso di diminuzione delle iscrizioni.
- Se i tassi di iscrizione diminuiscono di più di questa percentuale, verrà inviata la notifica via e-mail del flusso di lavoro.
- Se questa opzione viene lasciata vuota, le e-mail di notifica non verranno attivate per le iscrizioni diminuite nel flusso di lavoro.
Nei flussi di lavoro basati sui contatti, è possibile specificare se un contatto deve essere disiscritto da altri flussi di lavoro quando viene iscritto al flusso di lavoro selezionato. L'impostazione si applica solo al momento dell'iscrizione e non disiscrive il contatto da altri flussi di lavoro in futuro. Per impostazione predefinita, questa impostazione è disattivata.
Per disiscrivere il contatto da altri flussi di lavoro quando è iscritto a un flusso di lavoro selezionato:
- Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
- In alto a sinistra, fare clic su Impostazioni.
- Nel pannello di destra, nella sezione Connessioni , attivare l'interruttore Disiscrivi i contatti da altri flussi di lavoro quando sono iscritti a questo flusso di lavoro. Quindi, selezionare i flussi di lavoro da cui il contatto deve essere disiscritto:
- Disiscriviti da tutti gli altri flussi di lavoro: il contatto verrà rimosso da tutti gli altri flussi di lavoro al momento dell'iscrizione.
- Disiscriviti da flussi di lavoro specifici: il contatto verrà rimosso dai flussi di lavoro specificati al momento dell'iscrizione.
- Per selezionare un flusso di lavoro, fare clic sul menu a discesa e selezionare le caselle di controllo accanto al flusso di lavoro da cui si desidera rimuovere i contatti.
- Per rimuovere un flusso di lavoro da questa impostazione, fare clic sull'icona x accanto al nome del flusso di lavoro.
Disiscrizione
Nei flussi di lavoro basati sui contatti, è possibile gestire l'iscrizione di contatti uniti, rimuovere i contatti che non soddisfano più i criteri di iscrizione e impedire l'iscrizione di contatti in liste specifiche.
In altri tipi di flusso di lavoro, è possibile impostare i criteri per disiscrivere i record attivi e impedirne l'iscrizione o la reiscrizione.
Nella scheda Disiscrizione e soppressione di un flusso di lavoro basato su contatti:
- Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
- Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Modifica > Modifica attivazione iscrizione.
- Nella scheda Iscrizione, fare clic su Impostazioni iscrizione per espanderla. È quindi possibile configurare quanto segue:
- Per gestire le impostazioni di disiscrizione, nel pannello di sinistra fare clic sulla scheda Disiscrizione . Quindi, è possibile configurare quanto segue:
- I contatti fanno parte di un elenco di soppressione: aggiungere un elenco di contatti che non si desidera iscrivere.
- Se un elenco di soppressione viene rimosso o se i contatti vengono rimossi da un elenco di soppressione, questi contatti non si iscriveranno automaticamente al flusso di lavoro, anche se soddisfano i trigger di iscrizione del flusso di lavoro. Saranno idonei all'iscrizione la volta successiva che soddisfano i criteri di iscrizione o reiscrizione del flusso di lavoro.
- L'aggiunta di un elenco di soppressione a un flusso di lavoro comporta una di queste tre operazioni, in base allo stato di iscrizione attuale di un contatto:
- Ilcontatto non è attualmente iscritto al flusso di lavoro ed è membro dell'elenco di soppressione: il contatto non sarà iscritto al flusso di lavoro anche se soddisfa i criteri di iscrizione in un momento successivo e apparirà nella cronologia del flusso di lavoro come trovato in un elenco di soppressione e non iscritto. Il contatto non può nemmeno essere iscritto manualmente.
- Ilcontatto è attualmente iscritto nel flusso di lavoro e fa parte dell'elenco di soppressione: il contatto sarà disiscritto quando raggiungerà la fase successiva eseguibile del flusso di lavoro, come ad esempio l'azione Invia e-mail . Il contatto non verrà disiscritto durante le azioni di diramazione, di ritardo o di passaggio.
- Ilcontatto è attualmente iscritto al flusso di lavoro e non è membro dell'elenco di soppressione: il contatto rimarrà nel flusso di lavoro. Tuttavia, se in un secondo momento soddisfa i criteri dell'elenco di soppressione, verrà disiscritto.
- Icontatti soddisfano un obiettivo: i contattivengono disiscritti quando soddisfano l'obiettivo specificato. Per saperne di più sull'uso degli obiettivi nei flussi di lavoro basati sui contatti.
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- Il contatto non soddisfa più i criteri di iscrizione: decidere se un contatto verrà rimosso se non soddisfa più i criteri di attivazione dell'iscrizione mentre è iscritto. Per impostazione predefinita, questa impostazione non è attivata. Questa impostazione si applica solo ai trigger di iscrizione Quando un criterio di filtro è soddisfatto.
- Quando questa impostazione è selezionata, i contatti che non soddisfano i criteri non possono essere iscritti manualmente.
- Se un contatto attualmente iscritto nel flusso di lavoro non soddisfa i criteri di iscrizione prima dell' attivazione di questa impostazione, non verrà disiscritto finché non raggiungerà l'azione successiva (escluse le diramazioni e i ritardi). Se si desidera che il contatto si disiscriva immediatamente, è necessario disiscriverlo manualmente.
- Se si iscrive un contatto di prova che non soddisfa i trigger di iscrizione quando questa impostazione è attivata, verrà automaticamente disiscritto dal flusso di lavoro e non eseguirà nessuna delle fasi.
Impostazione dei trigger di disiscrizione per altri tipi di flusso di lavoro
In altri tipi di flusso di lavoro, i trigger di disiscrizione rimuovono i record attivamente iscritti dal flusso di lavoro e ne impediscono l'iscrizione o la reiscrizione. Per disiscrivere gli oggetti dai flussi di lavoro basati su Società, Trattativa, Ticket, Preventivo, Conversazione, Invio di feedback e Contraente, attenersi alla procedura descritta di seguito.
Per impostare i trigger di disiscrizione:
- Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
- Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Modifica > Modifica trigger di iscrizione.
- In alto, fare clic sulla scheda Disiscrizione .
- Fare clic su + Aggiungi criteri.
- Nel pannello di sinistra, impostare i trigger di disiscrizione. Quindi, fare clic su Applica filtro. Per saperne di più sui trigger di disiscrizione nei flussi di lavoro.
- Aggiungere altri trigger di disiscrizione se necessario, quindi fare clic su Salva.