Konfigurer innboksen for samtaler

Samtaleinnboksen er et sentralt sted i HubSpot-kontoen din hvor meldinger fra alle tilkoblede kanaler vises. Du kan se pågående samtaler og svare på meldinger.

Avhengig av HubSpot-abonnementet ditt, kan du enten redigere standard samtaleinnboksen eller opprette nye innbokser.

Merk: Alle kontoer opprettet etter 1. april 2024 kan ikke opprette billetter fra kanaler som er koblet til innboksen. I stedet kan du lære hvordan du administrerer billetter i helpdesk. Ellers kan du bruke innboksen som en delt innboks.

Konfigurer standardinnboksen

Når du oppretter en HubSpot-konto for første gang, oppretter HubSpot automatisk en samtaleinnboks og tilordner en reserve-e-postadresse. Du kan redigere reserve-e-postadressen eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som har tilgang til samtaleinnboksen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks > Innbokser.
3. Slik endrer du navnet på innboksen:
   • Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Gi innboksen nytt navn.
   • I dialogboksen skriver du inn et navn for innboksen og klikker på Gi nytt navn.
4. For å koble til en kanal for å begynne å motta meldinger i innboksen, klikker du på Koble til en kanal og velger deretter en kanal. Les mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen.
5. For å koble en Slack-konto til innboksen,klikker du på Koble til Slack idelen Slack-integrasjon . Les mer om hvordan du konfigurerer Slack-integrasjonen.
6. For å administrere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen, klikker du på fanen Tilgang og velger et alternativ:
   
   • Tilgjengelig for alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
   • Velg brukere og team som kan redigere: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til denne innboksen.
7. Klikk på Lagre.

Rediger reserve-e-postadressen

En reserve-e-post er en e-post som HubSpot stiller til rådighet, og som lar deg bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel automatisering av billetter, hvis du ikke har koblet til en team-e-postadresse ennå. Reserve-e-posten brukes også hvis team-e-postadressen din plutselig kobles fra innboksen for samtaler.

Når du konfigurerer innboksen, har du muligheten til å tilpasse reserve-e-postadressen for å umiddelbart begynne å sende e-post. Hvis du ikke vil bruke reserve-e-postadressen, kan du lære hvordan du kobler til en team-e-postadresse for å begynne å motta e-post i innboksen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks > Innbokser.
3. Klikk på Rediger ved siden av reserve-e-postadressen.

4. For å aktivere reserve-e-postadressen for sending, merker du av for Bruk HubSpot-e-post for sending av meldinger på fanen Konfigurasjon .
5. For å tilpasse avsenderens navn som vises, klikker du på rullegardinmenyen Avsenderens navn og velger et alternativ.

Merk: Du kan ikke bruke samme avsender for flere reserve-e-postadresser. Avsenderens navn må være unikt for reserve-e-postadressen.

• • Agent- og firmanavn: Brukernavnet og firmanavnet vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise bare firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.

6. For å tilpasse avsenderadressen, velg ett av følgende alternativer: 
   • Bruk standard: Standard avsenderadresse for brukere med betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratistbrukere vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot-inbox.com.

6. • Tilpass avsenderadresse: Hvisdu oppgir en e-postadresse som ikke gjenkjennes, må du bekrefte at du har tilgang til det domenet. Klikk påKoble til domenet dittfor åkoble til ogautentisere domenet du sender e-post fra.
7. Du kan konfigurere reserve-e-posten som en videresendingsadresse i e-postklientinnstillingene, slik at e-poster som sendes til den e-postadressen, videresendes til samtaleinnboksen. Klikk på Kopier ved siden av feltet Videresendingsadresse , og legg den deretter til som en videresendingsadresse i e-postklientinnstillingene.
8. Slik inkluderer du en e-postsignatur for teamet:

1. • Klikk på Legg til teamsignatur. Denne signaturen gjelder bare e-poster som sendes direkte fra innboksen for samtaler. Lær hvordan du konfigurerer e-postsignaturen din for e-poster som sendes fra CRM-poster.
   • I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i den enkle redigeringsmodusen , eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML.
   • Bruk verktøylinjen for rik tekst nederst til å formatere teksten, sette inn en lenke eller sette inn et bilde.
   • For å sette inn et personaliseringstoken som fyller ut avsenderens navn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn token og velger Fullt navn, Fornavn eller Etternavn. Hvis du har valgt Flere personaliseringsalternativer for e-postsignaturer for teamet beta , kan du også legge til avsenderens e-postadresse, stilling og telefonnummer.

9. Til høyre kan du forhåndsvise hvordan avsenderens navn, e-postadresse og e-postsignatur vil vises i kontaktens innboks, og deretter klikke på Lagre.
10. Når en e-post videresendes til innboksen, logges den som standard i kontaktoppføringen til den opprinnelige avsenderen. For å deaktivere denne innstillingen, slik at e-poster logges til avsenderen som videresendte e-posten, klikker du for å slå av bryteren Velg opprinnelig avsender av videresendte e-poster.

Merk: Bare de opprinnelige CC-mottakerne vises i samtalens innboks og tidslinje. Mottakere som er lagt til i CC-feltet når e-posten videresendes, vises ikke.

11. For å konfigurere tildelingsreglene dine, klikker du på fanen Automatisering .
12. Hvis du er tildelt en salgs- eller servicestilling, kan du angir rutingsregler for automatisk å videresende innkommende e-poster til bestemte brukere og team i kontoen din:
    • Klikk for å slå på bryteren Tildel samtaler automatisk .
    • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til og velg en rutingsalternativ:

• • • Spesifikke brukere og team: tilordne innkommende e-poster til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukerne eller teamene fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
    • Kontakteier: Tilordne innkommende e-poster til en kontakts eier. Kontakten må ha en eier tilordnet sin post og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er offline, vil innsendingen bli sendt på e-post til besøkerens eier.
  • Som standard vil innkommende samtaler bare bli tildelt agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, vil e-postsamtalen ikke bli tildelt. Du kan fjerne merket for Tildel kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agenters tilgjengelighet.

Merk: Innkommende meldinger kan bare sendes automatisk til brukere med tildelte salgs-eller servicesteder. Hvis brukeren ikke har tilgang til et betalt sted, kan du ikke inkludere dem i dine automatiske tildelingsregler.

13. Slik redigerer du standardegenskapene for billetter, inkludert billettpipeline og -fase:
• Klikk på Rediger billett ved siden av innstillingen Behandle innkommende samtaler som supportbilletter .
• I høyre panel bruker du rullegardinmenyene til å redigere egenskapene.
• Hvis du har konfigurert automatiske tildelingsregler i innboksen, vil billettens eier som standard være den samme som samtalens eier. For å endre billettens eier, klikker du på rullegardinmenyen Billettens eier og velger et annet alternativ.

• • Klikk på Lagre.

14. For å fullføre redigeringen av reserve-e-postadressen din, klikker du på Lagre.

Hvis du har gjort endringer i konfigurasjonen eller rutingsreglene, vil kontaktene dine se det oppdaterte navnet, adressen og e-postsignaturen når de mottar en e-post fra deg.

Opprett en ny innboks ( kun Professional eller Enterprise )

Brukere med en Professional- eller Enterprise-konto kan opprette flere innbokser for samtaler. Dette er nyttig hvis du har flere team som trenger tilgang til samtaleverktøyet, men du vil holde meldingene dine segmentert og organisert. Du kan for eksempel opprette en salgsinnboks for å administrere henvendelser om priser og pakker, og en kundesupportinnboks for supportteamet ditt for å administrere innkommende forespørsler.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks > Innbokser.
3. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Opprett ny innboks.
4. I feltet Navn på teaminnboks skriver du inn et navn for innboksen.
5. Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til innboksen for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter at du har opprettet innboksen.
   • Alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
   • Spesifikke brukere og team: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.

Merk: Innkommende samtaler kan bare tildeles automatisk til brukere med en betalt lisens, men gratistbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.

Hvis du velger Bestemte brukere og team, kan brukere med konto-tilgang eller superadministratorrettigheter se alle samtaler i innboksen i portalen, men de kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlemmer i innboksenstilgangsinnstillinger.

6. Klikk på Neste.
7. Velg en kanal du vil koble til, eller klikk Koble til en kanal senere.

Lær mer om hvordan du kobler kanaler til samtaleinnboksen.

Når du navigerer til innboksinnstillingene, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere innstillingene for eksisterende kanaler eller koble til flere kanaler. Lær hvordan du skriver og svarer på e-poster i innboksen eller chatter med besøkende på nettstedet ditt.

Administrer kanalstatus

Du kan slå av en tilkoblet kanal i innboksinnstillingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks > Innbokser.
3. Klikk for å slåstatusbryterenpå eller av for en tilkoblet kanal.

Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Videre vil innkommende meldinger til kanalen ikke vises i samtaleverktøyet og vil ikke loggføres i CRM.