Konfigurera inkorgen för konversationer

Konversationsinkorgen är en central plats i ditt HubSpot-konto där meddelanden från alla dina anslutna kanaler visas. Du kan visa pågående konversationer och svara på meddelanden.

Beroende på ditt HubSpot-abonnemang kan du antingen redigera standardinkorgen för konversationer eller skapa nya inkorgar.

Observera: alla konton som skapas efter den 1 april 2024 kan inte skapa ärenden från kanaler som är anslutna till inkorgarna. Lär dig istället hur du hanterar ärenden i helpdesken. Annars kan du använda inkorg som en delad inkorg.

Konfigurera standardinkorgen

När du skapar ett HubSpot-konto för första gången skapar HubSpot automatiskt en inkorg för konversationer och tillhandahåller en reserv-e-postadress. Du kan redigera reserv-e-postadressen eller ansluta ytterligare kanaler för att börja ta emot meddelanden i inkorg. Du kan också redigera vilka användare och team som har åtkomst till inkorg för konversationer.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxar.
3. Så här byter du namn på inkorg:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj Byt namn på inkorg.
   • I dialogrutan anger du ett namn för inkorg och klickar på Byt namn.
4. Om du vill ansluta en kanal för att börja ta emot meddelanden i inkorgen klickar du på Anslut en kanal och väljer sedan en kanal. Läs mer om hur du ansluter kanaler till inkorgen.
5. Om du vill ansluta ett Slack-konto till inkorgenklickar du på Anslut Slack iavsnittet Slack-integration . Läs mer om hur du konfigurerar Slack-integrationen.
6. Om du vill hantera vilka användare och team som har åtkomst till inkorgen klickar du på fliken Åtkomst och väljer ett alternativ:
   
   • Tillgänglig för alla: alla HubSpot-användare i kontot har åtkomst till inkorgen.
   • Välj användare och team som kan redigera: endast utvalda användare eller team har åtkomst till den här inkorg.
7. Klicka på Spara.

Redigera reserv-e-postadressen

En reserv-e-postadress är en e-postadress som HubSpot tillhandahåller och som gör att du kan använda vissa HubSpot-verktyg, till exempel automatisering av ärenden, om du ännu inte har anslutit en team-e-postadress. Reserv-e-postadressen används också om din team-e-postadress plötsligt kopplas bort från konversationsinkorgen.

När du konfigurerar inkorgen har du möjlighet att anpassa reserv-e-postadressen för att omedelbart börja skicka e-postmeddelanden. Om du inte vill använda reserv-e-postadressen kan du läsa om hur du ansluter en team-e-postadress för att börja ta emot e-postmeddelanden i inkorgen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxar.
3. Klicka på Redigera bredvid reserv-e-postadressen.

4. För att aktivera reserv-e-postadressen för sändning, markera kryssrutan Använd HubSpot-e-postadressen för att skicka meddelanden på fliken Konfiguration .
5. Om du vill anpassa avsändarnamnet som visas klickar du på rullgardinsmenyn Avsändarnamn och väljer ett alternativ.

Observera: du kan inte använda samma avsändarnamn för flera reserv-e-postadresser. Avsändarnamnet måste vara unikt för reserv-e-postadressen.

• • Agent- och företagsnamn: användarensnamn och företagsnamnet visas när kontakten får ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
  • Företagsnamn: välj det här alternativet för att endast visa företagsnamnet. Ange företagsnamnet i textfältet.

6. För att anpassa avsändaradressen väljer du ett av följande alternativ: 
   • Använd standard: standardavsändaradressen för användare med betalkonto visas som [användarnamn]@[underdomän].hs-inbox.com. Standardalternativet för gratisanvändare visas som [användarnamn]@[underdomän].hubspot-inbox.com.

6. • Anpassa avsändaradress: omdu anger en e-postadress som inte känns igen måste du verifiera att du har åtkomst till den domänen. Klicka påanslut din domänför attansluta ochautentisera din e-postdomän.
7. Du kan konfigurera reserv-e-postadressen som en vidarebefordringsadress i dina e-postklientinställningar så att e-postmeddelanden som skickas till den e-postadressen vidarebefordras till konversationsinkorgen. Klickapå Kopiera bredvid fältet Vidarebefordringsadress och lägg sedan till den som en vidarebefordringsadress i dina e-postklientinställningar.
8. Så här lägger du till en e-postsignatur för teamet:

1. • Klicka på Lägg till teamsignatur. Denna signatur gäller endast e-postmeddelanden som skickas direkt från konversationsinkorgen. Lär dig hur du konfigurerar din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.
   • I textrutan kan du anpassa din teams e-postsignatur i den enkla redigeraren eller klicka på HTML och redigera signaturen i HTML.
   • Använd verktygsfältet för rik text längst ned för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild.
   • Om du vill infoga en personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga token och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn. Om du har valt Fler personaliseringsalternativ för teamets e-postsignaturer beta kan du också ange avsändarens e-postadress, jobbtitel och telefonnummer.

9. Till höger kan du förhandsgranska hur avsändarnamnet, avsändaradressen och e-postsignaturen kommer att visas i kontaktens inkorg. Klicka sedan på Spara.
10. Som standard loggas e-postmeddelanden som vidarebefordras till inkorgen i den ursprungliga avsändarens kontaktpost. För att inaktivera denna inställning så att e-postmeddelanden loggas hos den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet, klickar du för att inaktivera alternativet Välj ursprunglig avsändare av vidarebefordrade e-postmeddelanden.

Observera: endast de ursprungliga CC-mottagarna visas i konversationens inkorg och tidslinje. Mottagare som läggs till i CC-fältet när e-postmeddelandet vidarebefordras visas inte.

11. För att konfigurera dina tilldelningsregler klickar du på fliken Automatisering .
12. Om du är tilldelad en försäljnings- eller servicetjänst kan du ställa in vidarebefordringsregler för att automatiskt vidarebefordra inkommande e-postmeddelanden till specifika användare och team i ditt konto:
    • Klicka för att aktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett vidarebefordringsalternativ:

• • • Specifika användare och team: tilldela inkommande e-postmeddelanden till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team från rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
    • Kontaktägare: tilldela inkommande e-postmeddelanden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlämningen via e-post till besökarens ägare.
  • Som standard tilldelas inkommande konversationer endast till tillgängliga agenter. Om inga agenter är tillgängliga kommer e-postkonversationen att vara otilldelad. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast tillgängliga användare för att inaktivera tilldelning baserat på agenters tillgänglighet.

Observera: inkommande meddelanden kan endast dirigeras automatiskt till användare med tilldelade försäljnings-eller servicetilldelningar. Om användaren inte har tillgång till en betald tilldelning kan du inte inkludera dem i dina automatiska tilldelningsregler.

13. Så här redigerar du standardegenskaperna för ärenden, inklusive ärendepipeline och ärendestadium:
• Klicka på Redigera ärende bredvid inställningen Behandla inkommande konversationer som supportärenden.
• I den högra panelen använder du rullgardinsmenyerna för att redigera egenskaperna.
• Om du har ställt in automatiska tilldelningsregler i inkorgen kommer biljettens ägare som standard att vara samma person som konversationens ägare. Om du vill ändra biljettens ägare klickar du på rullgardinsmenyn Biljettens ägare och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

14. Klicka på Spara för att avsluta redigeringen av din reserv-e-postadress.

Om du har gjort några ändringar i din konfiguration eller dina vidarebefordringsregler kommer dina kontakter att se det uppdaterade avsändarnamnet, avsändaradressen och e-postsignaturen när de får ett e-postmeddelande från dig.

Skapa en ny inkorg ( endast Professional eller Enterprise )

Användare med ett Professional- eller Enterprise-konto kan skapa flera inkorgar för konversationer. Detta är användbart om du har flera team som behöver tillgång till konversationsverktyget, men vill hålla dina meddelanden segmenterade och organiserade. Du kan till exempel skapa en inkorg för försäljning för att hantera förfrågningar om priser och paket och en inkorg för kundsupport för ditt supportteam för att hantera inkommande förfrågningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxar.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj Skapa ny inkorg.
4. I fältet Teaminkorgens namn anger du ett namn för din inkorg.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Vem har åtkomst till inkorg för att välja vem som kan se den här inkorg. Du kan också lägga till eller ta bort teammedlemmar efter att du har skapat din inkorg.
   • Alla: alla HubSpot-användare i kontot har åtkomst till inkorgarna.
   • Specifika användare och team: endast utvalda användare eller team har åtkomst till inkorgarna.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på otilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med kontoåtkomst eller superadministratörsbehörighet visa alla konversationer i inkorgen i portalen, men de kan inte utföra åtgärder i inkorgen, till exempel svara på en tråd, om de inte är valda som teammedlemmar i inkorgenunder inställningarna för åtkomst .

6. Klicka på Nästa.
7. Välj en kanal att ansluta till, eller klicka på Anslut en kanal senare.

Läs mer om hur du ansluter kanaler till konversationsinkorgen.

När du navigerar till inkorgens inställningar visas en lista över anslutna kanaler. Du kan redigera de befintliga kanalernas inställningar eller ansluta ytterligare kanaler. Lär dig hur du skriver och svarar på e-postmeddelanden i inkorg eller chattar med besökare på din webbplats.

Hantera kanalstatus

Du kan stänga av en ansluten kanal i inkorgens inställningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxes.
3. Klicka för att slå på eller stänga avstatusomkopplarenför en ansluten kanal.

Om en kanal är avstängd kan du inte längre skicka meddelanden från kanalen i HubSpot. Dessutom kommer inga inkommande meddelanden till kanalen att visas i konversationsverktyget och kommer inte att loggas i CRM.