Konfigurowanie skrzynki odbiorczej konwersacji

Skrzynka odbiorcza rozmów to centralne miejsce w Twoim koncie HubSpot, w którym pojawiają się wiadomości ze wszystkich podłączonych kanałów. Możesz przeglądać bieżące rozmowy i odpowiadać na wiadomości.

W zależności od subskrypcji HubSpot możesz edytować domyślną skrzynkę odbiorczą rozmów lub tworzyć nowe skrzynki odbiorcze.

Uwaga: wszystkie konta utworzone po 1 kwietnia 2024 r. nie mogą tworzyć zgłoszeń z kanałów podłączonych do skrzynki odbiorczej. Zamiast tego dowiedz się, jak zarządzać zgłoszeniami w centrum pomocy. W przeciwnym razie możesz używać skrzynki odbiorczej jako skrzynki współdzielonej.

Skonfiguruj domyślną skrzynkę odbiorczą

Po utworzeniu konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i przydzieli zapasowy adres e-mail. Możesz edytować zapasowy adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć odbierać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej rozmów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
3. Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
   • Obok menu rozwijanego Widok bieżący kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
   • W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij Zmień nazwę.
4. Aby połączyć kanał i zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij Połącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o łączeniu kanałów ze skrzynką odbiorczą.
5. Aby połączyć konto Slack z skrzynką odbiorczą, wsekcji Integracja Slack kliknij opcję Połącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.
6. Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp i wybierz opcję:
   
   • Dostępne dla wszystkich: każdy użytkownik HubSpot na koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
   • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mają dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
7. Kliknij Zapisz.

Edytuj adres e-mail rezerwowy

Adres e-mail rezerwowy to adres e-mail przydzielony przez HubSpot, który umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie podłączyłeś jeszcze adresu e-mail zespołu. Adres e-mail rezerwowy jest również używany, jeśli adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania adresu e-mail rezerwowego, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz korzystać z adresu e-mail rezerwowego, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
3. Obok adresu e-mail rezerwowego kliknij Edytuj.

4. Aby włączyć adres e-mail rezerwowy do wysyłania wiadomości, w zakładce Konfiguracja zaznacz pole wyboru Użyj adresu e-mail HubSpot do wysyłania wiadomości .
5. Aby dostosować wyświetlaną nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Nazwa nadawcy i wybierz opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy nadawcy dla wielu adresów e-mail rezerwowych. Nazwa nadawcy musi być unikalna dla adresu e-mail rezerwowego.

• • Nazwa agenta i firmy: nazwa użytkownika i nazwa firmy pojawią się, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić tylko nazwę firmy. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.

6. Aby dostosować adres nadawcy, wybierz jedną z następujących opcji: 
   • Użyj domyślnego: domyślny adres nadawcy dla użytkowników posiadających płatne konto będzie wyglądał następująco: [nazwa użytkownika]@[subdomena].hs-inbox.com. Domyślna opcja dla użytkowników korzystających z bezpłatnej wersji będzie wyglądała następująco: [nazwa użytkownika]@[subdomena].hubspot-inbox.com.

6. • Dostosuj adres nadawcy: jeśliwprowadzisz adres e-mail, który nie zostanie rozpoznany, musisz zweryfikować, czy masz dostęp do tej domeny. Kliknij opcjęPołącz swoją domenę,abypołączyć się iuwierzytelnić domenę wysyłającą wiadomości e-mail.
7. Możesz skonfigurować e-mail rezerwowy jako adres przekazywania w ustawieniach klienta poczty, aby e-maile wysyłane na ten adres były przekazywane do skrzynki odbiorczej rozmów. Kliknij opcję Kopiuj obok pola Adres przekazywania , a następnie dodaj go jako adres przekazywania w ustawieniach klienta poczty.
8. Aby dołączyć podpis e-mailowy zespołu:

1. • Kliknij opcję Dodaj podpis zespołu. Ten podpis ma zastosowanie tylko do wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej rozmów. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości wysyłanych z rekordów CRM.
   • W polu tekstowym dostosuj podpis e-mailowy zespołu w edytorze Simple lub kliknij HTML i edytuj podpis w HTML.
   • Użyj paska narzędzi tekstu sformatowanego u dołu, aby sformatować tekst, wstawić link lub wstawić obraz.
   • Aby wstawić token personalizacji, który wypełni nazwisko nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełne imię i nazwisko, Imię lub Nazwisko. Jeśli zdecydowałeś się na Więcej opcji personalizacji podpisów e-mailowych zespołu beta , możesz również dodać adres e-mail nadawcy, stanowisko i numer telefonu.

9. Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa nadawcy, adres e-mail nadawcy i podpis e-mail będą wyglądać w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij Zapisz.
10. Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do skrzynki odbiorczej, zostanie ona zarejestrowana w rekordzie kontaktu pierwotnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były rejestrowane u nadawcy, który je przekazał, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz pierwotnego nadawcę przekazanych wiadomości e-mail.

Uwaga: w skrzynce odbiorczej rozmowy i osi czasu rekordu będą wyświetleni tylko pierwotni odbiorcy w polu DW. Odbiorcy dodani do pola DW podczas przekazywania wiadomości e-mail nie będą wyświetleni.

11. Aby skonfigurować reguły przypisywania, kliknij kartę Automatyzacja .
12. Jeśli masz przypisane stanowisko w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, możesz ustawić reguły routingu , aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:
    • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj rozmowy .
    • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane pocztą elektroniczną do właściciela odwiedzającego.
  • Domyślnie przychodzące rozmowy będą przypisywane tylko do dostępnych agentów. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, rozmowa e-mailowa nie zostanie przypisana. Możesz wyczyścić pole wyboru Przypisz tylko do dostępnych użytkowników, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agentów.

Uwaga: przychodzące wiadomości mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi stanowiskami w dziale sprzedażylub obsługi klienta. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego stanowiska, nie można go uwzględnić w regułach automatycznego przypisywania.

13. Aby edytować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym ścieżkę i etap zgłoszenia:
• Kliknij op cję Edytuj zgłoszenie obok ustawienia Traktuj przychodzące rozmowy jako zgłoszenia do pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj menu rozwijanego, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli skonfigurowałeś reguły automatycznego przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel rozmowy. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybierz inną opcję.

• • Kliknij Zapisz.

14. Aby zakończyć edycję adresu e-mail rezerwowego, kliknij Zapisz.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę nadawcy, adres nadawcy i podpis e-maila, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą ( tylko w planach Professional lub Enterprise )

Użytkownicy posiadający konto Professional lub Enterprise mogą utworzyć wiele skrzynek odbiorczych rozmów. Jest to przydatne, jeśli masz wiele zespołów, które potrzebują dostępu do narzędzia rozmów, ale chcesz, aby Twoje wiadomości były podzielone na segmenty i uporządkowane. Na przykład możesz utworzyć skrzynkę odbiorczą sprzedaży, aby zarządzać zapytaniami dotyczącymi cen i opakowań, oraz skrzynkę odbiorczą obsługi klienta, aby Twój zespół wsparcia mógł zarządzać przychodzącymi zgłoszeniami.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
3. Obok menu rozwijanego Widok bieżący kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Utwórz nową skrzynkę odbiorczą.
4. W polu Nazwa skrzynki odbiorczej zespołu wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej.
5. Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej, aby wybrać osoby, które mogą wyświetlać tę skrzynkę. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz również dodawać lub usuwać członków zespołu.
   • Wszyscy: każdy użytkownik HubSpot na koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
   • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: przychodzące rozmowy mogą być automatycznie przypisywane tylko użytkownikom posiadającym płatną licencję, ale użytkownicy bezpłatni nadal mogą przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane rozmowy, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję „Określeni użytkownicy i zespoły”, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą przeglądać wszystkie skrzynki odbiorcze rozmów w portalu, ale nie mogą wykonywać działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu skrzynki odbiorczej.

6. Kliknij Dalej.
7. Wybierz kanał , który chcesz połączyć, lub kliknij opcję Połącz kanał później.

Dowiedz się więcej o łączeniu kanałów ze skrzynką odbiorczą rozmów.

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista połączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub połączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub rozmawiać na czacie z osobami odwiedzającymi Twoją witrynę.

Zarządzaj statusem kanału

Możesz wyłączyć połączony kanał w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
3. Kliknij, aby włączyć lub wyłączyćprzełącznik Statusdla podłączonego kanału.

Jeśli kanał zostanie wyłączony, nie będzie już można wysyłać wiadomości z kanału w HubSpot. Ponadto żadne wiadomości przychodzące do kanału nie będą wyświetlane w narzędziu rozmów i nie będą rejestrowane w CRM.