Połącz kanały ze skrzynką odbiorczą rozmów

Kanały to różne ścieżki, którymi użytkownicy mogą się skontaktować z Twoim zespołem. Możesz połączyć kanały ze skrzynką odbiorczą rozmów, dzięki czemu wiadomości wysłane na dowolny z tych kanałów będą gromadzone razem w tej skrzynce. Aby edytować zawartość skrzynek odbiorczych, które łączysz, musisz również posiadać uprawnienie „Dostęp do konta ”. Kanał może należeć do jednej z następujących kategorii:

• Poczta zespołowa: podłącz kanał poczty zespołowej, jeśli chcesz, aby wiadomości e-mail wysyłane na wspólny adres e-mail zespołu pojawiały się w skrzynce odbiorczej. Możesz podłączyć konto e-mail Gmail lub Office 365 albo skonfigurować hostowane konto e-mail. Po podłączeniu tego kanału możesz dostosować nazwę nadawcy (tylko w przypadku kont e-mail hostowanych przez HubSpot), adres nadawcy, podpis e-mailowy zespołu oraz kontrolować, do których członków zespołu są kierowane przychodzące wiadomości e-mail.
• Czat: podłącz kanał czatu, aby dodać przepływy czatu do stron swojej witryny. Podczas konfiguracji kanału możesz dostosować dostępność zespołu oraz branding przepływów czatu.
• Facebook Messenger: podłącz kanał Facebook Messenger, aby dodać sekwencję czatu do swojej strony firmowej na Facebooku. Wiadomości wysyłane do Twojej firmy na Facebooku pojawią się w skrzynce odbiorczej.
• Formularz: podłącz kanał formularza, aby gromadzić przesłane formularze w skrzynce odbiorczej. Twój zespół może następnie odpowiadać na przesłane formularze tak samo, jak na każdą inną przychodzącą rozmowę. Po podłączeniu formularza HubSpot w skrzynce odbiorczej może zostać utworzony zgłoszenie dla każdego nowego przesłanego formularza.
• Konto WhatsApp Business: jeśli posiadasz konto Marketing Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise, możesz podłączyć konto WhatsApp Business, aby wysyłać i odbierać wiadomości z zweryfikowanego numeru telefonu WhatsApp. Dowiedz się więcej o tym, jak podłączyć konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot.
• Połączenia telefoniczne: jeśli posiadasz Sales Hub lub Service HubProfessional lub Enterprise, możesz podłączyć kanał połączeń telefonicznych, aby rozpocząć wątek rozmowy, z którego można korzystać równolegle z czatem, e-mailem i innymi wspólnymi kanałami.
• SMS: jeśli posiadasz kontoMarketing Hub w wersji Professional lub Enterprise oraz dodatek SMS Access, możesz podłączyć swój numer SMS jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Po podłączeniu możesz zarządzać przychodzącymi wiadomościami SMS i odpowiadać na nie bezpośrednio w skrzynce odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać marketingowymi wiadomościami SMS i odpowiadać na nie w skrzynce odbiorczej rozmów.
• Kanał niestandardowy: jeśli posiadasz Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise, możesz zintegrować zewnętrzną aplikację do przesyłania wiadomości za pomocą interfejsu API kanałów niestandardowych i zarządzać przychodzącymi wiadomościami w rozmowach. Możesz zainstalować istniejące aplikacje z HubSpot App Marketplace, takie jak WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, lub stworzyć własną integrację od podstaw za pomocą interfejsu API kanałów niestandardowych. Dowiedz się więcej o łączeniu aplikacji kanałów niestandardowych ze skrzynką odbiorczą rozmów.

Kanały można połączyć z istniejącą skrzynką odbiorczą lub podczas tworzenia nowej skrzynki odbiorczej.

Uwaga: konta utworzone po 1 kwietnia 2024 r. nie mogą tworzyć zgłoszeń z kanałów połączonych ze skrzynką odbiorczą. Zaleca się korzystanie z centrum pomocy w celu tworzenia zgłoszeń i zarządzania nimi.

Podłączaj kanały do skrzynki odbiorczej „Rozmowy”

Uwaga: jeśli włączyłeś opcję przerobionej wersji beta ustawień kanałów, nawigacja służąca do podłączania kanałów zmieniła się na Ustawienia > Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Kanały. Dowiedz się więcej o łączeniu kanałów na zaktualizowanej stronie ustawień.

Podłącz i dostosuj kanał e-mailowy zespołu

Dzięki zespołowemu kanałowi e-mailowemu Twój zespół może przeglądać, zarządzać i odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane na wspólny adres e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów. Wszystkie przychodzące wiadomości e-mail wysłane na podłączony zespołowy adres e-mail będą widoczne dla wszystkich użytkowników mających dostęp do skrzynki odbiorczej.Żadne wiadomości e-mail otrzymane przed podłączeniem konta do HubSpot nie pojawią się w skrzynce odbiorczej.

Różni się to od podłączonego indywidualnego konta e-mail, które jest adresem e-mail przypisanym wyłącznie do konkretnego użytkownika i nie jest używane przez nikogo innego w zespole. Nie można używać tego samego adresu e-mail zarówno jako indywidualnego konta e-mail użytkownika, jak i jako adresu e-mail zespołu w HubSpot. Dowiedz się więcej o różnych rodzajach połączeń skrzynek odbiorczych.

Uwaga: zespołowe adresy e-mail można wykorzystać tylko raz. Na przykład nie można połączyć tego samego adresu e-mail zarówno z działem pomocy technicznej, jak i jako kanału w skrzynce odbiorczej rozmów. Jeśli spróbujesz połączyć zespołowy adres e-mail, który jest już połączony z działem pomocy technicznej, pojawi się komunikat o błędzie: „Konto jest już połączone z innym narzędziem w HubSpot”. 

Podłącz kanał z adresem e-mail zespołu

Aby podłączyć adres e-mail zespołu:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Kanały.
3. W sekcji „ ” ( Kanały zespołu ) kliknij opcję „Team Email”(E-mail zespołu).
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Połącz adres e-mail”.
5. Kliknij przycisk „Wysyłaj przychodzące rozmowy do” i wybierz skrzynkę odbiorczą, którą chcesz połączyć.
6. Kliknij „Dalej”.
7. Kliknij menu rozwijane Wybierz dostawcę poczty e-mail i wybierz opcję Gmail, Office 365 lub Inne. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza nie jest hostowana w usłudze Office 365 ani Google albo korzystasz z konta Google Groups lub aliasu e-mail do komunikacji z kontaktami, wybierz opcję Inne. Umożliwi to przekazywanie wiadomości e-mail z Twojego klienta pocztowego do działu pomocy technicznej.

8. Uwaga: protokół IMAP oraz środowiska Office 365 GCC High i DOD nie są obsługiwane.
9. Zapoznaj się z warunkami udostępniania tego konta e-mail platformie HubSpot, a następnie kliknij „Jestem gotowy do połączenia”.
10. Wybierz lub wprowadź adres e-mail, który chcesz podłączyć, wprowadź dane logowania i zakończ proces łączenia, aby umożliwić HubSpot dostęp do skrzynki odbiorczej.
11. Kliknij „Dalej”.
12. Aby dostosować wyświetlaną nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane „Nazwa nadawcy ” i wybierz jedną z następujących opcji:

1. Uwaga: nazwę nadawcy można dostosować tylko w przypadku kont e-mail hostowanych przez HubSpot. Jeśli korzystasz z Gmaila lub Office 365, nazwa nadawcy jest zarządzana przez dostawcę poczty e-mail i nie można jej edytować w HubSpot.

• • Nazwa agenta i firmy: kontakty zobaczą nazwę użytkownika i nazwę firmy po otrzymaniu wiadomości e-mail. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: kontakty zobaczą nazwę firmy po otrzymaniu wiadomości e-mail. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.

12. Aby dodać podpis e-mailowy zespołu:
    • Kliknij „Dodaj podpis zespołu”. Ten podpis dotyczy wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio z działu pomocy technicznej. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mailowy dla wiadomości wysyłanych z rekordów CRM.
    • W polu tekstowym dostosuj podpis e-mailowy zespołu w edytorze prostym lub kliknij opcję „HTML” i edytuj podpis w formacie HTML.
    • Użyj paska narzędzi sformatowanego tekstu u dołu, aby sformatować tekst, wstawić link lub obraz.
    • Aby wstawić token personalizacji, który wypełni nazwisko nadawcy, kliknij menu rozwijane „Wstaw token ” i wybierz opcję „Pełne imię inazwisko”, „Imię”,„Nazwisko”,„Adres e-mail”, „Stanowisko” lub „Numer telefonu”.
13. Po prawej stronie wyświetl podgląd nazwy nadawcy i podpisu e-mail, a następnie kliknij „Dalej”.
14. Na stronie „Konfiguracja zgłoszeń i przypisywania” kliknij menu rozwijane i wybierz „Potok zgłoszeń”, „Etap zgłoszenia” oraz „Priorytet zgłoszenia ” dla nowych zgłoszeń przychodzących.
15. Aby dodać właściwość zgłoszenia, której nie ma na liście, kliknij opcję „Dodaj kolejną właściwość zgłoszenia”.
16. Kliknij menu rozwijane „Przypisz przychodzące zgłoszenia do” i wybierz opcję kierowania:
    • Agent obsługi klienta: przypisz agenta obsługi klienta opartego na sztucznej inteligencji, który będzie odpowiadał na pytania dotyczące pomocy technicznej. Jeśli agent obsługi klienta nie będzie w stanie udzielić odpowiedzi, zgłoszenie zostanie ponownie przypisane zgodnie z ustawieniami przekazywania zgłoszeń. Dowiedz się, jak skonfigurować i dostosować proces przekazywania zgłoszeń przez agenta obsługi klienta.
    • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące zgłoszenia do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego „Konkretni użytkownicy i zespoły ”.
    • Tylko zespół (bez konkretnego użytkownika): przypisz przychodzące zgłoszenia do zespołów bez wyznaczania właściciela zgłoszenia. Zgłoszenia zostaną przekierowane do wybranego zespołu i pojawią się w widokach zespołowych, w tym w sekcjach „Nieprzypisane do mojego zespołu ” i „Otwarte w moim zespole”. Do przekierowania do zespołu można wybrać tylko te zespoły, w których przynajmniej jeden użytkownik posiada licencjęService Hub.
    • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel kontaktu jest niedostępny, ma wyczerpane możliwości lub nie kwalifikuje się do otrzymywania zgłoszeń, zgłoszenie zostanie przekierowane zgodnie ze skonfigurowaną regułą awaryjną. Aby skonfigurować regułę awaryjną:
      • Kliknij menu rozwijane „Jeśli nie ma właściciela kontaktu, przypisz do*” i wybierz opcję:
      •  Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące zgłoszenia do wybranych użytkowników lub zespołów, korzystając z preferowanej metody dystrybucji.
      • Brak właściciela: pozostaw przychodzące zgłoszenia nieprzypisane, gdy właściciel kontaktu nie może ich odebrać.
        
    • Użyj kierowania opartego na umiejętnościach: przypisuj przychodzące zgłoszenia do użytkowników na podstawie ich umiejętności. Na przykład kieruj zgłoszenia do użytkowników posiadających umiejętność „Python” lub „język francuski”. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu kierowania opartego na umiejętnościach w systemie pomocy technicznej.
    • Użyj przepływu pracy przypisywania: przypisuj przychodzące zgłoszenia za pomocą przepływu pracy opartego na zgłoszeniach. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu przepływów pracy opartych na zgłoszeniach.
17. Kliknij Dalej.
18. Aby zarządzać tym, kto może wysyłać wiadomości e-mail z adresu zespołowego, wybierz op cję „Każdy” lub „Określone zespoły i użytkownicy”.
19. Jeśli wybrano opcję „Określone zespoły i użytkownicy”, kliknij menu rozwijane i wybierz użytkowników oraz zespoły , które mogą wysyłać wiadomości e-mail z kanału.
20. Kliknij „Dalej”.
21. Uwaga: istnieje limit liczby obiektów, które można powiązać z rekordem kontaktu. Jeśli rekord kontaktu osiągnie ten limit, zgłoszenie nie zostanie automatycznie utworzone po rozpoczęciu przez niego rozmowy. Dowiedz się więcej o ograniczeniach technicznych dotyczących powiązań obiektów w katalogu produktów i usług HubSpot.

21. Kliknij „Połącz i zakończ”.

Adres e-mail zespołu jest teraz podłączony i możesz tworzyć i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów. Jeśli odwiedzający wyśle wiadomość e-mail do skrzynki odbiorczej „Rozmowy”, używając adresu e-mail, który nie jest jeszcze powiązany z rekordem kontaktu na Twoim koncie, HubSpot automatycznie utworzy nowy rekord kontaktu dla tej wiadomości.

Edytuj ustawienia kanału e-maila zespołowego

Aby edytować ustawienia kanału e-mailowego zespołu:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy ” > „Kanały”.
3. W sekcji Kanały zespołu kliknij opcję „E-mail zespołu”.
4. Kliknij kanał e-maila zespołu, który chcesz edytować.
5. W konfiguracji możesz edytować nazwę i adres nadawcy, podpis oraz powiązany kontakt dla przekazywanych wiadomości e-mail:
   • W przypadku kont e-mail hostowanych przez HubSpot można również edytować nazwę nadawcy. W przypadku kont e-mail zespołowych w Gmailu lub Office 365 nazwy nadawcy nie można edytować po podłączeniu kanału. Aby ustawić inną nazwę nadawcy dla tych kont, należy odłączyć i ponownie podłączyć e-mail działu pomocy technicznej, a następnie ustawić nazwę nadawcy podczas ponownego podłączania.
   • Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do działu pomocy technicznej, zostanie ona zarejestrowana w rekordzie kontaktowym pierwotnego nadawcy. Aby zamiast tego rejestrować wiadomości e-mail w rekordzie nadawcy, który przekazał wiadomość, wyłącz przełącznik Wybierz pierwotnego nadawcę przekazywanych wiadomości e-mail.
   • Aby ustawić, by wszystkie odpowiedzi były wysyłane na ten adres e-mail, włącz opcję „Włącz ten adres e-mail jako domyślny adres e-mail do odpowiedzi ”. Następnie użyj menu rozwijanego, aby wybrać użytkowników i zespoły, do których będzie miał zastosowanie domyślny adres e-mail.
6. Kliknij „Zapisz”.

Podłącz i dostosuj kanał czatu

Dzięki podłączonemu do skrzynki odbiorczej „Rozmowy” kanałowi czatu odwiedzający mogą rozpocząć rozmowę z Twoim zespołem bezpośrednio z Twojej strony internetowej. Członkowie Twojego zespołu mogą odpowiadać z poziomu skrzynki odbiorczej „Rozmowy”. Możesz również dostosować wygląd widżetu czatu, w tym jego kolor i awatar, oraz ustawić preferencje dotyczące dostępności swojego zespołu. Dowiedz się więcej o podłączaniu i dostosowywaniu kanału czatu w skrzynce odbiorczej „Rozmowy”.

Podłącz i dostosuj kanał Facebook Messenger

Aby odpowiadać na wiadomości przychodzące wysyłane z Twojej strony firmowej na Facebooku, podłącz konto Facebook Messenger jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Po podłączeniu Facebook Messenger w Twoim koncie zostanie utworzony i włączony domyślny schemat rozmowy. Jest to główny schemat rozmowy używany na Twojej stronie Facebook Messenger. Dostęp do tego domyślnego schematu rozmowy uzyskasz, edytując kanał Facebook Messenger lub korzystając z narzędzia do zarządzania schematami rozmów. Możesz również tworzyć własne schematy rozmów w Facebook Messenger.

Podłącz kanał Facebook Messenger

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Kanały.
3. W kanale sekcji „Kanały zespołów” kliknij Facebook Messenger.
4. Kliknij menu rozwijane „Wysyłaj przychodzące rozmowy do” i wybierz skrzynkę odbiorczą, do której chcesz wysyłać rozmowy. 
5. Kliknij „Dalej”.
6. Kliknij „Kontynuuj z Facebookiem”.
7. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zalogować się do serwisu Facebook.
8. Kliknij opcję „Połącz” obok strony na Facebooku, z którą chcesz się połączyć.
9. Uwaga: musisz posiadać uprawnienia administratora na stronie na Facebooku, którą chcesz połączyć. Potwierdź lub edytuj swoją aktualną rolę, aby kontynuować proces łączenia.

9. Jeśli nie masz jeszcze strony na Facebooku, kliknij „Utwórz stronę na Facebooku”.

1. Uwaga: niemożna połączyć konta Facebook Messenger z więcej niż jednym kontem HubSpot.

10. W polu tekstowym „Powitanie” wprowadź wiadomość, która zostanie wyświetlona, gdy odwiedzający po raz pierwszy rozpocznie z Tobą rozmowę.

11. Kliknij „Dalej”.
12. Aby wysłać odpowiedź do odwiedzających natychmiast po wysłaniu przez nich pierwszej wiadomości, wprowadź odpowiedź w polu tekstowym „Wyślij natychmiastową odpowiedź ”.

1. Wymagane stanowiska Aby skonfigurować i uwzględnić stanowisko w regułach routingu, wymagane jest przypisane stanowisko Sales Seat lub Service Seat.

13. Domyślnie przychodzące wiadomości pozostają nieprzypisane w skrzynce odbiorczej, gdzie Twój zespół może je sortować. Możesz ustawić reguły przekierowywania, tak aby przychodzące wiadomości były automatycznie kierowane do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:
    • Kliknij, aby włączyć przełącznik „Automatycznie przypisuj rozmowy ”.
    • Kliknij menu rozwijane „Przypisz do ” i wybierz opcję kierowania:
      • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego „Określeni użytkownicy i zespoły ”.
      • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące wiadomości do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.

14. Kliknij „Dalej”.
15. Aby wyświetlić podgląd powitania i natychmiastowej odpowiedzi, użyj przycisków „Powitanie” i „Natychmiastowa odpowiedź ” znajdujących się nad obrazkiem podglądu.
16. W prawym dolnym rogu kliknij „Gotowe”.

Zostaniesz przekierowany do ustawień skrzynki odbiorczej, gdzie zobaczysz swoją stronę biznesową na Facebooku z włączonym przełącznikiem statusu. Na Twojej stronie biznesowej na Facebooku, gdy odwiedzający kliknie przycisk „Wyślij wiadomość”, w prawym dolnym rogu otworzy się okno Messengera. Odwiedzający może napisać i wysłać wiadomość, która następnie pojawi się w skrzynce odbiorczej rozmów.

Gdy odwiedzający wchodzi w interakcję z firmą lub botem na Facebooku, zgodnie z „Przeglądem zasad platformy Facebook Messenger” wiadomości dotyczące zapytania, którego nie można rozwiązać w standardowym oknie czasowym, mogą być wysyłane w ciągu siedmiu dni. Na przykład, jeśli Twoja firma jest zamknięta w weekend, a w tym czasie wpłynie zapytanie, masz siedem dni na udzielenie odpowiedzi. Automatyczne wiadomości lub treści niezwiązane z zapytaniami użytkowników nie mogą być wysyłane poza standardowym 24-godzinnym oknem czasowym.

Dowiedz się, jak odpowiadać na przychodzące wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów.

Edytuj ustawienia kanału Facebook Messenger

Aby edytować ustawienia kanału Facebook Messenger:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy ” > „Kanały”.
3. W sekcji„ ” ( Kanały zespołu) wybierz opcję „Facebook Messenger”.
4. Kliknij stronę.
5. Jeśli w swoim koncie włączyłeś ustawienia dotyczące prywatności danych, możesz włączyć zgodność z RODO dla połączonego konta w Messengerze, aby uzyskać zgodę odwiedzających na przetwarzanie ich danych.
6. Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji.
7. Kliknij, aby włączyć przełącznik „Zastosuj RODO do Facebook Messenger ”.
8. Kliknij menu rozwijane i wybierz jedną z następujących opcji:
   • Wyraźna zgoda: odwiedzający muszą kliknąć „Zgadzam się”, zanim będą mogli wysłać wiadomość.
   • Zgoda dorozumiana: zgodaodwiedzających jest dorozumiana w momencie rozpoczęcia rozmowy z Tobą. Tekst dotyczący zgody na przetwarzanie danych nadal będzie wyświetlany, ale nie muszą oni klikać opcji „Zgadzam się”, aby rozpocząć rozmowę.

8. W polu tekstowym „Tekst powitania ” możesz również edytować wiadomość wyświetlaną, gdy kontakt po raz pierwszy rozpoczyna rozmowę. Aby wprowadzić zmiany w wiadomości z automatyczną odpowiedzią, przejdź do swojego głównego schematu rozmowy.
9. Uwaga: ponieważ interfejs API profilu Facebook Messenger nie pozwala HubSpot na zbieranie adresów e-mail odwiedzających, mogą powstać zduplikowane rekordy , jeśli odwiedzający rozpocznie rozmowę na wielu stronach.

Ustaw HubSpot Conversations jako główny odbiorca wiadomości z Facebook Messenger

Jeśli podłączyłeś konto Facebook Messenger do skrzynki odbiorczej rozmów, ale przychodzące wiadomości nie pojawiają się w skrzynce odbiorczej, być może w ustawieniach Facebooka jako główny odbiorca ustawiona jest inna aplikacja. Gdy z stroną na Facebooku zintegrowane są dwie różne aplikacje do czatu, domyślnie to aplikacja ustawiona jako główny odbiorca kontroluje i odbiera wszystkie przychodzące wiadomości. Dowiedz się więcej okonfigurowaniu HubSpot Conversations jako głównego odbiorcy na Facebooku. 

Podłącz i dostosuj kanał formularza

Gdy odwiedzający wyśle formularz połączony ze skrzynką odbiorczą Conversations, możesz odpowiedzieć na jego zapytanie w skrzynce odbiorczej tak samo, jak odpowiadasz na e-mail. W przypadku formularzy HubSpot możesz również utworzyć odpowiedni zgłoszenie dotyczące prośby odwiedzającego.

Uwaga: wszystkie konta utworzone po 1 kwietnia 2024 r. nie mogą tworzyć zgłoszeń z kanałów połączonych ze skrzynką odbiorczą. Zamiast tego dowiedz się, jak zarządzać zgłoszeniami w centrum pomocy. W przeciwnym razie możesz używać skrzynki odbiorczej jako skrzynki wspólnej. 

Podłącz kanał formularza

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym kliknij „Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy ” > „Kanały”.
3. W kanałach sekcji „Internet i aplikacje” kliknij Formularz.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję Połącz formularz.
5. Kliknij menu rozwijane „Wysyłaj przychodzące rozmowy do” i wybierz skrzynkę odbiorczą , do której ch cesz wysyłać rozmowy.
6. Kliknij Dalej.
7. Wybierz istniejący formularz lub skonfiguruj nowy:
   • Jeśli podłączasz istniejący formularz, kliknij przycisk menu rozwijane „Wybierz formularz” i wybierz istniejący formularz.
   • Jeśli tworzysz nowy formularz, kliknij Utwórz nowy formularz. Następnie nadaj nazwę formularzowi oraz skonfiguruj pola i opcje.
8. Aby określić, jakie właściwości będą zawierały nowe zgłoszenia z tego kanału formularza, kliknij Edytuj szczegóły zgłoszenia i skorzystaj z rozwijanych menu, aby ustawić Potok zgłoszeń, status zgłoszeniaoraz Priorytet zgłoszenia.
9. Aby dodać właściwość zgłoszenia, której nie ma na liście, kliknij Dodaj kolejną właściwość.

Uwaga: pola „Potok zgłoszeń ” i „Status zgłoszenia” są domyślnie uwzględnione w nowych formularzach, ale są ukryte i nie pojawiają się w edytorze ani w formularzu na stronie. Potok zgłoszeń lub status można edytować podczas edycji domyślnych właściwości zgłoszeń w ustawieniach formularza.

6. Aby ustawić reguły przypisywania tak, aby nadesłane formularze były automatycznie kierowane do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:

7. Wymagane stanowiska Aby skonfigurować stanowisko i uwzględnić je w regułach routingu, wymagane jest przypisane stanowisko sprzedaży lub stanowisko obsługi klienta.

• Włącz przełącznik „Automatycznie przypisuj rozmowy ”.
• Kliknij menu rozwijane „Przypisz do ” i wybierz opcję kierowania:
  • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisuj przychodzące zgłoszenia z formularzy do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego „Konkretni użytkownicy i zespoły ”.
  • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące zgłoszenia z formularzy do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.
• Domyślnie przychodzące rozmowy będą przypisywane wyłącznie do agentów, którzy są dostępni. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, rozmowa pozostanie nieprzypisana. Możesz odznaczyć pole wyboru „Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników”, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agentów.

Uwaga: przychodzące wiadomości mogą być automatycznie kierowane wyłącznie do użytkowników, którym przypisano Sales Hub lub Service Hub . Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego konta, nie można uwzględnić go w regułach przypisywania.

7. Kliknij „Zapisz”. 
8. Aby dostosować właściwości zgłoszenia, kliknij Edytuj zgłoszenie.
9. W panelu po prawej stronie użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
   • Domyślnie, jeśli skonfigurowano reguły automatycznego przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane „Właściciel zgłoszenia” i wybierz inną opcję.

• • Kliknij „Zapisz”.

8. Aby zakończyć podłączanie formularza, kliknij „Zapisz”.

Możesz również podłączyć dowolny formularz do skrzynki odbiorczej bezpośrednio z edytora formularzy. W lewym panelu edytora formularzy, w sekcji Właściwości zgłoszenia , kliknij, aby włączyć przełącznik Automatyczne tworzenie zgłoszeń . Spowoduje to dodanie domyślnych pól zgłoszenia do formularza, dzięki czemu po każdym przesłaniu formularza zostanie automatycznie utworzone zgłoszenie. Aby edytować reguły przypisywania, przejdź do ustawień kanału formularza.

Gdy odwiedzający wyśle formularz, zgłoszenie pojawi się w skrzynce odbiorczej, gdzie można odpowiedzieć na zapytanie klienta. Jeśli kanał formularza zostanie usunięty ze skrzynki odbiorczej rozmów, właściwości zgłoszenia zostaną również automatycznie usunięte z formularza.

Uwaga: ukryte pola formularza nie pojawią się w zgłoszeniu w skrzynce odbiorczej, ale nadal będą widoczne na pulpicie nawigacyjnym zgłoszeń formularzowych oraz na osi czasu rekordu kontaktu.

Jeśli kontakt osiągnął limit zgłoszeń formularzowych, zgłoszenie nie zostanie utworzone po przesłaniu formularza powiązanego ze skrzynką odbiorczą rozmów.

Edytuj ustawienia kanału formularza

Aby edytować ustawienia kanału formularza:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Kanały.
3. W menu po lewej stronie kliknij „Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy ” > „Kanały”.
4. W sekcji Kanały internetowe i aplikacje kliknij Formularz.
5. Kliknij formularz, który chcesz edytować.
6. Aby edytować reguły przypisywania lub właściwości zgłoszeń, najedź kursorem na kanał formularza i kliknij opcję Edytuj.

• • Włącz lub wyłącz przełącznik „Automatyczne przypisywanie rozmów ”. Jeśli opcja jest włączona, użyj menu rozwijanych, aby edytować reguły przypisywania. 
  • Aby dostosować właściwości zgłoszenia, kliknij „Edytuj zgłoszenie”.
  • Kliknij menu rozwijane „Adres e-mail agenta do odpowiedzi klientom ” i wybierz adres e-mail, z którego agent będzie wysyłał odpowiedzi.
    
    

    Uwaga: konta utworzone po 1 kwietnia 2024 r. nie mogą tworzyć zgłoszeń z kanałów podłączonych do skrzynki odbiorczej. Zaleca się korzystanie z systemu pomocy technicznej do tworzenia zgłoszeń i zarządzania nimi.

5. Kliknij „Zapisz”. 

Podłącz konto WhatsApp Business jako kanał

Podłącz konto WhatsApp Business, aby wysyłać i odbierać wiadomości z zweryfikowanego numeru telefonu WhatsApp. Dowiedz się więcej o tym, jak podłączyć konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot.

Podłącz kanał połączeń telefonicznych

Podłącz kanał połączeń, aby rozpocząć wątek rozmowy, z którego można korzystać równolegle z czatem, e-mailem i innymi wspólnymi kanałami. Dowiedz się więcej o tym, jak skonfigurować kanały połączeń, odbierać połączenia i zarządzać kanałami połączeń.

Podłącz kanał niestandardowy

Zintegruj zewnętrzną aplikację do przesyłania wiadomości za pomocą interfejsu API kanałów niestandardowych i zarządzaj przychodzącymi wiadomościami w skrzynce odbiorczej rozmów. Możesz zainstalować istniejące aplikacje z HubSpot App Marketplace, takie jak WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, lub stworzyć własną integrację od podstaw za pomocą interfejsu API kanałów niestandardowych. Dowiedz się więcej o podłączaniu aplikacji kanałów niestandardowych do skrzynki odbiorczej rozmów.