Przypisywanie i zmiana właścicieli rekordów za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji „Rotate record to owner” w ramach przepływu pracy , aby przypisywać rekordy do użytkowników korzystających z płatnych planów sprzedaży i obsługi klienta. Za pomocą tej akcji możesz przypisywać użytkowników na podstawie właściwości „właściciel” [rekordu] lub dowolnej niestandardowej właściwości użytkownika w HubSpot.

Jeśli używasz akcji „Rotate record to owner” w przepływie pracy do przypisywania rekordów zgłoszeń, możesz skorzystać z dodatkowych opcji dystrybucji, takich jak równoważenie obciążenia, metoda „round robin” i losowe przypisywanie. Dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji„Rotate record to owner” w przepływach pracy opartych na zgłoszeniach.

Zapoznaj się z wymaganiami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

Podczas korzystania z akcji przepływu pracy „Rotate record to owner” obowiązują następujące wymagania i ograniczenia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Podczas przypisywania rekordów do konkretnych użytkowników:
  • Użytkownicy muszą być aktywni i posiadać przypisane konto Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise.
  • Użytkownicy posiadający licencje podstawowe i z prawem wyłącznie do przeglądania lub którzy nie przyjęli zaproszenia do dołączenia do konta HubSpot, będą wyświetleni na szaro.
• Podczas przypisywania rekordów do zespołu:
  • Zespół musi mieć co najmniej jednego użytkownika z przypisanym kontem Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise. W przeciwnym razie zespół będzie wyświetlany na szaro podczas konfigurowania akcji przepływu pracy.
  • Tylko główni członkowie zespołu z przypisanym kontem Sales lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise będą kwalifikować się do przypisania. Dodatkowi członkowie zespołu nie zostaną uwzględnieni.
  • Jeśli konto uczestniczy w programie beta „Obsługa wielu głównych zespołów w celu uzyskania pełnej funkcjonalności ”, wszyscy członkowie zespołu będą kwalifikować się do przypisania.
• Użytkownicy dezaktywowani lub użytkownicy, którzy nie posiadają już płatnej licencji, będą wyświetlani w regułach kierowania z czerwoną ramką i nie zostaną uwzględnieni w przypisaniach.

Zapoznaj się z kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Jeśli właściwość„właściciel” z HubSpot jest synchronizowana z Salesforce, działanie to może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Salesforce może próbować zaktualizować dane w HubSpot, przypisując poprzedniego właściciela, nawet po usunięciu przypisania właściciela w HubSpot.
• Podczas przypisywania leadów za pomocą tej akcji należy wyłączyć ustawienie „Synchronizuj właściciela leada z właścicielem kontaktu lub firmy ”.

Rozkład przypisywania w ramach przepływu pracy

• Domyślnie podczas dystrybucji zarejestrowanych rekordów będą one przypisywane użytkownikom równomiernie w ramach wybranego zespołu lub pomiędzy określonymi użytkownikami. Nie dotyczy to przepływów pracy opartych na zgłoszeniach.
• Jeśli dodasz lub usuniesz właścicieli z akcji po włączeniu przepływu pracy:
  • Liczba przypisanych działań dla tej czynności zostanie zresetowana, a losowe przypisywanie rozpocznie się od nowa.
  • Nowo zarejestrowane rekordy będą przydzielane na zasadzie rotacji równomiernie wszystkim wybranym właścicielom lub członkom zespołu, niezależnie od liczby przydziałów w ramach rotacji dla wcześniej zarejestrowanych rekordów.
• HubSpot zezwala na rotację tylko jednego obiektu naraz, aby zapewnić sprawiedliwość w dystrybucji.
  • Jeśli w akcji „rotacja obiektów” znajduje się jednocześnie wiele obiektów, tylko jeden z nich zostanie przepuszczony, a pozostałe będą próbowały ponownie.
  • Może to spowodować, że przejście obiektów przez tę akcję potrwa dłużej.

Przypisywanie rekordów za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję „Przekaż rekord właścicielowi ”:
   • Właściwość użytkownika HubSpot: wybierz właściwość użytkownika, której chcesz użyć w tej akcji. Domyślnie wybrana jest właściwość „Właściciel [obiektu] ”. Możesz też użyć dowolnej innej niestandardowej właściwości użytkownika.
   • „Zastąp, jeśli [obiekt] ma już właściciela”: wybierz , czy chcesz zastąpić istniejące wartości właściwości użytkownika.
   • Rotacja między: wybierz , czy chcesz rotować między konkretnymi użytkownikami czy zespołami.
     • Konkretni użytkownicy: wybierz konkretnych użytkowników, którym mają być przypisywane rekordy.
     • Zespoły: wybierz konkretny zespół, któremu mają być przypisywane rekordy.
7. Po skonfigurowaniu przepływu pracy kliknij przyc isk Zapisz u góry.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.