使用工作流程指派及輪替記錄擁有者

使用「將記錄分配給擁有者 」工作流程中的 動作，將記錄指派給您的付費銷售與服務使用者。您可以透過此動作，根據[記錄] 擁有者屬性或任何自訂的 HubSpot 使用者屬性來指派使用者。

若您使用「將記錄輪替分配給擁有者」工作流程動作來指派工單記錄，可使用其他分配選項，例如負載平衡、輪詢分配及隨機分配。進一步了解如何在基於工單的工作流程中使用「將記錄輪替分配給擁有者」動作。

了解需求與注意事項

使用「將記錄輪流分配給擁有者」工作流程動作時，將適用以下要求與限制。

了解需求

• 將記錄指派給特定使用者時：
  • 使用者必須為活躍狀態，並已分配「銷售」或「服務」Hub 的專業版 或企業版授權。
  • 持有核心授權或唯讀授權的用戶，或尚未接受加入 HubSpot 帳戶邀請的用戶，其選項將顯示為灰色。
• 將記錄指派給團隊時：
  • 該團隊必須至少有一名用戶已獲指派Sales或Service Hub Professional 或Enterprise授權。若未達此條件，在設定工作流程動作時，該團隊將顯示為灰色。
  • 僅限已分配「銷售 中心 」或「服務中心」專業版 或企業版授權的主團隊成員才有資格接受指派。額外團隊成員將不被納入。
  • 若該帳戶已選擇參與「支援多個主要團隊以獲得完整功能」測試版，則所有團隊成員皆符合指派資格。
• 已停用或不再持有付費授權的用戶，在路由規則中將顯示為紅色邊框，且不會被納入指派範圍。

了解注意事項

• 若HubSpot 的「擁有者」屬性已與 Salesforce 同步，此動作可能無法如預期般運作。即使 HubSpot 已清除擁有權，Salesforce 仍可能會嘗試將先前擁有者的資訊更新至 HubSpot。
• 使用此動作指派潛在客戶時，您需要關閉「將潛在客戶擁有者與聯絡人或公司擁有者同步」設定 。

工作流程指派分配

• 預設情況下，在分配已加入的工作流程的記錄時，系統會將記錄平均分配給選定團隊內的用戶，或在指定用戶之間平均分配。此設定不適用於基於服務單的工作流程。
• 若在工作流程啟用後，於該動作中新增或移除擁有者：
  • 該動作的分配次數將重置，並重新開始隨機分配。
  • 新加入的記錄將均勻輪流分配給所有選定的負責人或團隊成員，無論先前已加入記錄的輪替分配次數為何。
• 為確保分配公平性，HubSpot 每次僅允許一個物件進行輪替。
  • 若「輪替物件」動作中同時包含多個物件，系統將僅允許其中一個通過，其餘物件則需重新嘗試。
  • 這可能會導致物件通過此動作所需的時間較長。

使用工作流程指派記錄

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點選現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的註冊觸發條件。
4. 點擊「+」加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 。接著， 點擊「 將記錄輪替分配給負責人」。
6. 設定「將記錄輪替給擁有者」動作：
   • HubSpot 使用者屬性：選擇 您希望與此動作搭配使用的使用者屬性。預設情況下，系統會選取[object] 擁有者屬性。您也可以使用任何其他自訂使用者屬性。
   • 若 [object] 已有擁有者，則覆寫：選擇 是否要覆寫現有的使用者屬性值。
   • 輪替對象：選擇 是否在特定使用者或團隊之間進行輪替。
     • 特定使用者：選取要指派記錄的特定使用者。
     • 團隊：選擇 要指派記錄的特定團隊。
7. 設定完工作流程後，請點擊頂部的「儲存」。
8. 繼續設定您的工作流程。