Asignar y rotar a los responsables de los registros mediante workflows

Utiliza la acción «Rotate record to owner» ( ) del workflow para asignar registros a tus usuarios de ventas y servicios de pago. Puedes utilizar esta acción para asignar usuarios a la propiedad «propietario» del [registro] o a cualquier propiedad de usuario personalizada de HubSpot.

Si utilizas la acción de workflow «Rotar registro al propietario» para asignar registros de tickets, puedes utilizar opciones de distribución adicionales, como el equilibrio de carga, el método «round robin» y la distribución aleatoria. Obtén más información sobre cómo utilizar laacción« : transferir el registro al propietario»en los workflows basados en tickets.

Comprender los requisitos y las consideraciones

Al utilizar la acción de workflow «Rotar registro al propietario», se aplicarán los siguientes requisitos y limitaciones.

Comprender los requisitos

• Al asignar registros a usuarios concretos:
  • Los usuarios deben estar activos y disponer de una licencia de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise asignada.
  • Los usuarios con licencias principales y de solo lectura, o aquellos que no hayan aceptado la invitación para unirse a la cuenta de HubSpot, aparecerán en gris.
• Al asignar registros a un equipo:
  • El equipo debe tener al menos un usuario con una licencia de Sales Hub Pro o Service Hub Enterprise asignada. De lo contrario, el equipo aparecerá desactivado al configurar la acción del workflow. 
  • Sólo podrán ser asignados los miembros del equipo principal que tengan asignada una licencia de Sales Hub Pro o Service Hub Enterprise . No se incluirán miembros adicionales del equipo.
  • Si una cuenta se ha inscrito en la versión beta «Compatibilidad con varios equipos principales para una funcionalidad completa» , todos los miembros del equipo podrán ser asignados.
• Los usuarios desactivados o aquellos que ya no dispongan de una licencia de pago aparecerán en las reglas de enrutamiento con un borde rojo y no se incluirán en las asignaciones.

Comprender los aspectos a tener en cuenta

• Si la propiedad«propietario» de HubSpot se sincroniza con Salesforce, es posible que la acción no funcione como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.
• Al asignar leads mediante esta acción, deberás desactivar la opción «Sincronizar el titular del lead con el titular del contacto o de la empresa ».

Distribución de tareas en el workflow

• Por defecto, al distribuir los registros inscritos, estos se asignarán a los usuarios de forma equitativa dentro de un equipo seleccionado o entre los usuarios especificados. Esto no se aplica a los workflows basados en tickets. 
• Si añades o eliminas propietarios de la acción después de que se haya activado tu workflow:
  • El recuento de asignaciones para esa acción se reiniciará y volverán a comenzar las asignaciones aleatorias.
  • Los registros inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para registros previamente inscritos.
• HubSpot solo permitirá la rotación de un objeto a la vez para garantizar la equidad en la distribución.
  • Si hay varios objetos en la acción de rotar objeto al mismo tiempo, solo se permitirá el paso a uno de ellos, mientras que los demás volverán a intentarlo.
  • Esto puede dar lugar a que los objetos tarden más en moverse a través de esta acción.

Asignar registros mediante workflows

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. Establece tus desencadenantes.
4. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
5. En el panel izquierdo, haz clic para ampliar la sección CRM . A continuación, haga clic en Girar registro a propietario.
6. Configura la acción «Rotar registro al propietario»: 
   • Propiedad de usuario de HubSpot: selecciona la propiedad de usuario que quieras utilizar con la acción. De forma predeterminada, se seleccionará la propiedad «propietario» del [objeto] . También puedes utilizar cualquier otra propiedad de usuario personalizada. 
   • Sobrescribir si [objeto] ya tiene un propietario: elige si deseas sobrescribir los valores actuales de las propiedades de usuario. 
   • Alternar entre: selecciona si deseas alternar entre usuarios o equipos concretos. 
     • Usuarios concretos: selecciona los usuarios concretos a los que se van a asignar los registros.
     • Equipos: selecciona el equipo concreto al que deseas asignar los registros.
7. Una vez configurado el workflow, haz clic en «Guardar», en la parte superior. 
8. Continúe configurando su workflow.