Tilldela och växla mellan registeransvariga med hjälp av arbetsflöden

Använd arbetsflödesåtgärden ”Rotera post till ägare ” ( ) för att tilldela poster till dina betalande försäljnings- och serviceanvändare. Du kan använda den här åtgärden för att tilldela användare utifrån egenskapen [post]ägare eller valfri anpassad HubSpot-användaregenskap.

Om du använder åtgärden ”Rotera post till ägare ” i arbetsflödet för att tilldela ärendeposter kan du använda ytterligare fördelningsalternativ, till exempel lastbalansering, round robin och slumpmässig fördelning. Läs mer om hur du använder åtgärden”Rotera post till ägare” i ärendebaserade arbetsflöden.

Förstå krav och överväganden

När du använder arbetsflödesåtgärden ”Rotera post till ägare” gäller följande krav och begränsningar.

Förstå kraven

• När du tilldelar poster till specifika användare:
  • Användarna måste vara aktiva och ha en tilldelad licens för Sales Hub Professional eller Service Hub Professional eller Enterprise.
  • Användare med Core- och läsbehörighetslicenser, eller som inte har accepterat inbjudan att ansluta sig till HubSpot-kontot, kommer att vara gråmarkerade.
• När du tilldelar poster till ett team:
  • Teamet måste ha minst en användare med en tilldelad Sales- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-licens. Om så inte är fallet kommer teamet att vara gråmarkerat när du konfigurerar arbetsflödesåtgärden.
  • Endast huvudteammedlemmar med en tilldelad Sales- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-licens är berättigade till tilldelning. Extra teammedlemmar kommer inte att inkluderas.
  • Om ett konto har anmält sig till betaversionen av ”Stöd för flera huvudteam för full funktionalitet ” kommer alla teammedlemmar att kunna tilldelas.
• Inaktiverade användare eller användare som inte längre har en betald licens visas i vidarebefordringsreglerna med en röd ram och inkluderas inte i tilldelningarna.

Överväganden

• Om egenskapen”Ägare” i HubSpot synkroniseras med Salesforce kanske åtgärden inte fungerar som förväntat. Salesforce kan försöka uppdatera HubSpot med den tidigare ägaren även efter att HubSpot har raderat ägarskapet.
• När du tilldelar leads med den här åtgärden måste du inaktivera inställningen Synkronisera leadägare med kontakt- eller företagsägare .

Fördelning av tilldelningar i arbetsflödet

• Som standard fördelas registrerade poster jämnt mellan användare inom ett valt team eller mellan angivna användare. Detta gäller inte för ticketbaserade arbetsflöden.
• Om du lägger till eller tar bort ägare från åtgärden efter att ditt arbetsflöde har aktiverats:
  • Åtkningsantalet för den åtgärden nollställs och den slumpmässiga tilldelningen börjar om.
  • Nyligen registrerade poster kommer att fördelas jämnt mellan alla valda ägare eller teammedlemmar, oavsett antalet tilldelningar för tidigare registrerade poster.
• HubSpot tillåter endast att ett objekt roteras åt gången för att säkerställa en rättvis fördelning.
  • Om flera objekt finns i åtgärden ”rotera objekt” samtidigt kommer endast ett att släppas igenom medan de andra får försöka igen.
  • Detta kan leda till att det tar längre tid för objekten att gå igenom denna åtgärd.

Tilldela poster med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Rotera post till ägare.
6. Konfigurera åtgärden ”Rotera post till ägare ”:
   • HubSpot-användaregenskap: välj den användaregenskap som du vill använda med åtgärden. Som standard väljs egenskapen [object] owner. Du kan också använda andra anpassade användaregenskaper.
   • Skriv över om [objekt] har en befintlig ägare: välj om du vill skriva över befintliga värden för användaregenskaper.
   • Växla mellan: välj om du vill växla mellan specifika användare eller team.
     • Specifika användare: välj de specifika användare som posterna ska tilldelas till.
     • Team: välj det specifika teamet som posterna ska tilldelas till.
7. När du har konfigurerat ditt arbetsflöde klickar du på Spara högst upp.
8. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde.