Eigenaren van records toewijzen en afwisselen met behulp van workflows

Gebruik de workflowactie ‘Record toewijzen aan eigenaar’ ( ) om records toe te wijzen aan je betaalde verkoop- en servicegebruikers. Je kunt deze actie gebruiken om gebruikers toe te wijzen op basis van de eigenschap ‘eigenaar’ van het [record] of een willekeurige aangepaste HubSpot-gebruikerseigenschap.

Als je de workflowactie 'Record toewijzen aan eigenaar ' gebruikt om ticketrecords toe te wijzen, kun je gebruikmaken van aanvullende distributieopties, zoals 'load balanced', 'round robin' en 'random'. Lees meer over het gebruik van de actie'Record toewijzen aan eigenaar ' in op tickets gebaseerde workflows.

Vereisten en overwegingen

Bij het gebruik van de workflowactie 'Record to owner roteren' gelden de volgende vereisten en beperkingen.

De vereisten begrijpen

• Bij het toewijzen van records aan specifieke gebruikers:
  • Gebruikers moeten actief zijn en beschikken over een toegewezen Sales- of Service Hub Professional- of Enterprise -licentie.
  • Gebruikers met basislicenties en licenties met alleen-lezen-toegang, of gebruikers die de uitnodiging om lid te worden van het HubSpot-account niet hebben geaccepteerd, worden grijs weergegeven.
• Bij het toewijzen van records aan een team:
  • Het team moet ten minste één gebruiker hebben met een toegewezen Sales- of Service Hub Professional- of Enterprise-licentie. Zo niet, dan wordt het team grijs weergegeven bij het instellen van de workflowactie.
  • Alleen hoofdteamleden met een toegewezen Sales- of Service Hub Professional- of Enterprise-licentie komen in aanmerking voor toewijzing. Extra teamleden worden niet meegenomen.
  • Als een account is aangemeld voor de bètaversie 'Support Multiple Main Teams for Full Functionality', komen alle teamleden in aanmerking voor toewijzing.
• Gedeactiveerde gebruikers of gebruikers die geen betaalde licentie meer hebben, worden in de routeringsregels weergegeven met een rode rand en worden niet meegenomen bij toewijzingen.

Overwegingen

• Als de eigenschap‘eigenaar’ van HubSpot wordt gesynchroniseerd met Salesforce, werkt de actie mogelijk niet zoals verwacht. Salesforce kan proberen HubSpot bij te werken met de vorige eigenaar, zelfs nadat HubSpot het eigendom heeft gewist.
• Wanneer je leads toewijst met deze actie, moet je de instelling 'Lead-eigenaar synchroniseren met contact- of bedrijfseigenaar' uitschakelen.

Verdeling van toewijzingen in de workflow

• Standaard worden geregistreerde records bij de verdeling gelijkmatig toegewezen aan gebruikers binnen een geselecteerd team of onder opgegeven gebruikers. Dit geldt niet voor op tickets gebaseerde workflows.
• Als u eigenaren aan de actie toevoegt of verwijdert nadat uw workflow is ingeschakeld:
  • worden de toewijzingsaantallen voor die actie gereset en begint de willekeurige toewijzing opnieuw.
  • Nieuw toegevoegde records worden gelijkmatig verdeeld over alle geselecteerde eigenaren of teamleden, ongeacht de toewijzingsstatistieken voor eerder toegevoegde records.
• HubSpot staat toe dat er slechts één object tegelijk wordt geroteerd om een eerlijke verdeling te garanderen.
  • Als er meerdere objecten tegelijkertijd in de actie 'Object roteren' staan, wordt er slechts één doorgelaten, terwijl de andere het opnieuw moeten proberen.
  • Dit kan ertoe leiden dat het langer duurt voordat objecten deze actie doorlopen.

Records toewijzen met behulp van workflows

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel je inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op 'Record toewijzen aan eigenaar'.
6. Configureer je actie 'Record naar eigenaar roteren ':
   • HubSpot-gebruikerskenmerk: selecteer het gebruikerskenmerk dat je bij de actie wilt gebruiken. Standaard is het kenmerk [object]-eigenaar geselecteerd. Je kunt ook andere aangepaste gebruikerskenmerken gebruiken.
   • Overschrijven als [object] al een eigenaar heeft: kies of je bestaande waarden van gebruikerskenmerken wilt overschrijven.
   • Wisselen tussen: selecteer of je wilt wisselen tussen specifieke gebruikers of teams.
     • Specifieke gebruikers: selecteer de specifieke gebruikers waaraan records moeten worden toegewezen.
     • Teams: selecteer het specifieke team waaraan records moeten worden toegewezen.
7. Nadat u uw workflow hebt ingesteld, klikt u bovenaan op ‘Opslaan’.
8. Ga verder met het instellen van uw workflow.