Assegnare e alternare i responsabili dei record tramite flussi di lavoro

Utilizza l'azione "Rotate record to owner" del flusso di lavoro per assegnare i record ai tuoi utenti a pagamento delle vendite e dell'assistenza. Puoi utilizzare questa azione per assegnare gli utenti in base alla proprietà "proprietario" del [record] o a qualsiasi proprietà utente personalizzata di HubSpot.

Se utilizzi l’azione del flusso di lavoro “Ruota record al proprietario” per assegnare record di ticket, puoi avvalerti di ulteriori opzioni di distribuzione, quali bilanciamento del carico, round robin e distribuzione casuale. Scopri di più sull’utilizzo dell’azione“Ruota record al proprietario” nei flussi di lavoro basati sui ticket.

Comprendere i requisiti e le considerazioni

Quando si utilizza l’azione del flusso di lavoro “Assegna record al proprietario”, si applicano i seguenti requisiti e limitazioni.

Comprendere i requisiti

• Quando si assegnano record a utenti specifici:
  • Gli utenti devono essere attivi e disporre di una licenza Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata.
  • Gli utenti con licenze base e di sola visualizzazione, o che non hanno accettato l’invito a unirsi all’account HubSpot, appariranno disattivati.
• Quando si assegnano record a un team:
  • Il team deve avere almeno un utente con una licenza Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata. In caso contrario, il team apparirà disattivato (in grigio) durante la configurazione dell’azione del flusso di lavoro.
  • Solo i membri principali del team con un abbonamento Sales o Service Hub Professional o Enterprise assegnato potranno essere assegnati. I membri aggiuntivi del team non saranno inclusi.
  • Se un account ha aderito alla versione beta “Supporto di più team principali per funzionalità complete ”, tutti i membri del team saranno idonei all’assegnazione.
• Gli utenti disattivati o quelli che non dispongono più di una licenza a pagamento verranno visualizzati nelle regole di instradamento con un bordo rosso e non saranno inclusi nelle assegnazioni.

Considerazioni da tenere presenti

• Se la proprietà"proprietario" di HubSpot viene sincronizzata con Salesforce, l'azione potrebbe non funzionare come previsto. Salesforce potrebbe tentare di aggiornare HubSpot con il proprietario precedente anche dopo che HubSpot ha annullato la proprietà.
• Quando si assegnano i lead utilizzando questa azione, è necessario disattivare l’impostazione “Sincronizza il proprietario del lead con il proprietario del contatto o dell’azienda ”.

Distribuzione delle assegnazioni nel flusso di lavoro

• Per impostazione predefinita, durante la distribuzione dei record registrati, questi verranno assegnati in modo equo agli utenti all’interno di un team selezionato o tra gli utenti specificati. Ciò non si applica ai flussi di lavoro basati sui ticket.
• Se si aggiungono o si rimuovono proprietari dall’azione dopo che il flusso di lavoro è stato attivato:
  • I conteggi delle assegnazioni per quell'azione verranno azzerati e le assegnazioni casuali ricominceranno da capo.
  • I record appena inseriti verranno distribuiti a rotazione in modo equo tra tutti i proprietari o i membri del team selezionati, indipendentemente dal conteggio delle assegnazioni a rotazione relative ai record inseriti in precedenza.
• HubSpot consentirà la rotazione di un solo oggetto alla volta per garantire l’equità nella distribuzione.
  • Se nell’azione "Ruota oggetto" sono presenti più oggetti contemporaneamente, ne verrà ammesso solo uno, mentre gli altri riproveranno.
  • Ciò può comportare un tempo di elaborazione più lungo per gli oggetti che passano attraverso questa azione.

Assegnazione dei record tramite flussi di lavoro

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente oppure crearne uno nuovo.
3. Imposta i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull 'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezione CRM . Quindi , clicca su "Assegna il record al proprietario".
6. Configura l’azione " Assegna il record al proprietario ":
   • Proprietà utente HubSpot: seleziona la proprietà utente che desideri utilizzare con l'azione. Per impostazione predefinita, verrà selezionata la proprietà "proprietario" di [object]. Puoi anche utilizzare qualsiasi altra proprietà utente personalizzata.
   • Sovrascrivi se [oggetto] ha un proprietario esistente: scegli se sovrascrivere i valori esistenti delle proprietà utente.
   • Ruotare tra: seleziona se ruotare tra utenti o team specifici.
     • Utenti specifici: seleziona gli utenti specifici a cui assegnare i record.
     • Team: seleziona il team specifico a cui assegnare i record.
7. Dopo aver configurato il flusso di lavoro, in alto, fare clic su Salva.
8. Continua a configurare il flusso di lavoro.