Attribuer et rediriger les propriétaires de fiches d’informations à l’aide de workflows

Utilisez l’action de workflow Transférer la fiche d’informations au propriétaire pour attribuer des fiches d’informations à vos utilisateurs payants du Sales Hub et du Service Hub. Vous pouvez utiliser cette action pour attribuer des utilisateurs sur la propriété Propriétaire de [fiche d’informations] ou toute autre propriété d’utilisateur HubSpot personnalisée.

Si vous utilisez l’action de workflow Transférer la fiche d’informations au propriétaire pour attribuer des fiches d’informations de ticket, vous pouvez utiliser des options de distribution supplémentaires, telles que la répartition de la charge, la rotation et l’aléatoire. Découvrez-en davantage sur l’utilisation de l’action Transférer la fiche d’informations au propriétaire dans les workflows basés sur des tickets.

Comprendre les exigences et les considérations

Lors de l’utilisation de l’action de workflow Transférer la fiche d’informations au propriétaire, les exigences et limitations suivantes s’appliqueront.

Compréhension des exigences

• Lors de l’attribution de fiches d’informations à des utilisateurs spécifiques :
  • Les utilisateurs doivent être actifs avec une licence attribuée Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise .
  • Les utilisateurs disposant d’une licence essentielle ou d’une licence en lecture seule, ou n’ayant pas accepté l’invitation à rejoindre le compte HubSpot, seront grisés.
• Lors de l’affectation de fiches d’informations à une équipe :
  • L’équipe doit avoir au moins un utilisateur avec une licence attribuée Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise . Dans le cas contraire, l’équipe sera grisée lors de la configuration de l’action de workflow. 
  • Seuls les membres de l’équipe principale disposant d’une licence attribuée Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise seront éligibles. Les membres supplémentaires de l’équipe ne seront pas inclus.
  • Si un compte est inscrit à la bêta Support de plusieurs équipes principales pour toutes les fonctionnalités , tous les membres de l’équipe seront éligibles à l’affectation.
• Les utilisateurs désactivés ou qui n’ont plus de licence payante seront indiqués dans les règles de transfert avec une bordure rouge et ne seront pas inclus dans les attributions.

Comprendre les considérations

• Si la propriété Propriétaire HubSpot se synchronise avec Salesforce, il est possible que l’action ne produise pas le résultat attendu. Salesforce peut essayer de mettre à jour HubSpot avec le propriétaire précédent même après que HubSpot a effacé la propriété.
• Lors de l’attribution de leads à l’aide de cette action, vous devez désactiver le paramètre Synchroniser le propriétaire du lead avec le propriétaire du contact ou de l’entreprise.

Distribution de l’attribution des workflow

• Par défaut, lors de la distribution des fiches d’informations inscrites, les fiches d’informations sont attribuées de manière égale aux utilisateurs au sein d’une équipe donnée ou entre des utilisateurs spécifiques. Cela ne s’applique pas aux workflows basés sur des tickets.
• Si vous ajoutez ou supprimez des propriétaires de l’action après que votre workflow a été activé :
  • Le nombre d’attributions pour cette action sera réinitialisé et les attributions aléatoires recommenceront.
  • Les fiches d'informations récemment inscrites seront basculées uniformément vers tous les propriétaires ou membres de l'équipe sélectionnés, indépendamment du nombre d'attributions de rotation pour les fiches d'informations inscrites précédemment.
• HubSpot n'autorisera la rotation que d'un seul objet à la fois afin de garantir l'équité de la distribution.
  • Si plusieurs objets se trouvent simultanément dans l'action de rotation d'objet, seul l'un d'entre eux sera autorisé à passer, les autres réessayant.
  • Les objets peuvent donc mettre plus de temps à se déplacer dans le cadre de cette action.

Attribuer des fiches d’informations à l’aide de workflows

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
3. Définissez vos critères d'inscription.
4. Cliquez sur l’icône Plus (+ ) pour ajouter une action.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM. Cliquez ensuite sur Transférer la fiche d’informations au propriétaire.
6. Configurez votre action Transférer la fiche d’informations au propriétaire : 
   • Propriété de l’utilisateur HubSpot : sélectionnez la propriété de l’utilisateur que vous souhaitez utiliser avec l’action. Par défaut, la propriété Propriétaire de [objet] sera sélectionnée. Vous pouvez également utiliser toute autre propriété utilisateur personnalisée. 
   • Remplacer si [objet] possède un propriétaire existant : indiquez si vous voulez remplacer les valeurs des propriétés d’utilisateur existantes. 
   • Rediriger entre : sélectionnez d’effectuer une rotation entre des utilisateurs ou des équipes spécifiques. 
     • Utilisateurs spécifiques : sélectionnez les utilisateurs spécifiques auxquels les fiches d’informations doivent être attribuées.
     • Équipes : sélectionnez l’équipe spécifique à laquelle attribuer des fiches d’informations.
7. Après avoir configuré votre workflow, en haut, cliquez sur Enregistrer. 
8. Continuez à configurer votre workflow .