Opsæt indbakken til samtaler

Samtaleindbakken er et centralt sted i din HubSpot-konto, hvor beskeder fra alle dine tilknyttede kanaler vises. Du kan se igangværende samtaler og svare på beskeder.

Afhængigt af dit HubSpot-abonnement kan du enten redigere standardindbakken for samtaler eller oprette nye indbakker.

Bemærk: Alle konti, der oprettes efter 1. april 2024, kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er tilknyttet indbakken. I stedet kan du lære, hvordan du administrerer tickets i helpdesk. Ellers kan du bruge indbakken som en delt indbakke.

Opsæt standardindbakken

Når du opretter en HubSpot-konto for første gang, opretter HubSpot automatisk en samtaleindbakke og tildeler en reserve-e-mailadresse. Du kan redigere reserve-e-mailadressen eller forbinde yderligere kanaler for at begynde at modtage beskeder i indbakken. Du kan også redigere, hvilke brugere og teams der har adgang til samtaleindbakken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Sådan omdøber du indbakken:
   • Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Omdøb indbakke.
   • I dialogboksen skal du indtaste et navn til indbakken og klikke på Omdøb.
4. For at forbinde en kanal, så du kan begynde at modtage beskeder i indbakken, skal du klikke på Forbind en kanal og derefter vælge en kanal. Få mere at vide om at forbinde kanaler til indbakken.
5. For at forbinde en Slack-konto til indbakkenskal du klikke på Forbind Slack iafsnittet Slack-integration . Få mere at vide om opsætning af Slack-integration.
6. For at administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til indbakken, skal du klikke på fanen Adgang og vælge en indstilling:
   
   • Tilgængelig for alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen har adgang til indbakken.
   • Vælg brugere og teams, der kan redigere: Kun udvalgte brugere eller teams har adgang til denne indbakke.
7. Klik på Gem.

Rediger den alternative e-mailadresse

En alternativ e-mail er en e-mail, som HubSpot stiller til rådighed, og som giver dig mulighed for at bruge visse HubSpot-værktøjer, såsom billetautomatisering, hvis du endnu ikke har tilknyttet en team-e-mailadresse. Den alternative e-mail bruges også, hvis din team-e-mailadresse pludselig afbrydes fra samtaleindbakken.

Når du konfigurerer indbakken, har du mulighed for at tilpasse den alternative e-mailadresse, så du straks kan begynde at sende e-mails. Hvis du ikke ønsker at bruge den alternative e-mailadresse, kan du læse, hvordan du tilknytter en team-e-mailadresse, så du kan begynde at modtage e-mails i indbakken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på Rediger ud for reserve-e-mailen.

4. For at aktivere reserve-e-mailadressen til afsendelse skal du på fanen Konfiguration markere afkrydsningsfeltet Brug HubSpot-e-mail til afsendelse af beskeder .
5. For at tilpasse det navn, der vises som afsender, skal du klikke på rullemenuen Afsender og vælge en indstilling.

Bemærk: Du kan ikke bruge det samme afsender-navn til flere reserve-e-mails. Værdien for afsender-navnet skal være unik for reserve-e-mail-adressen.

• • Agent- og firmanavn: Brugerensnavn og firmanavnet vises, når kontakten modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Vælg denne indstilling for kun at vise firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.

6. For at tilpasse afsenderadressen skal du vælge en af følgende muligheder: 
   • Brug standard: Standardafsenderadresse for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[underdomæne].hs-inbox.com. Standardindstillingen for gratis brugere vises som [brugernavn]@[underdomæne].hubspot-inbox.com.

6. • Tilpas afsenderadresse: Hvisdu indtaster en e-mailadresse, der ikke genkendes, skal du bekræfte, at du har adgang til det pågældende domæne. Klik påForbind dit domænefor atforbinde oggodkende dit e-mail-afsendelsesdomæne.
7. Du kan konfigurere reserve-e-mailen som en videresendelsesadresse i dine mailklientindstillinger, så e-mails sendt til den e-mailadresse videresendes til samtaleindbakken. Klikpå Kopier ud for feltet Videresendelsesadresse , og tilføj den derefter som en videresendelsesadresse i dine mailklientindstillinger.
8. Sådan inkluderer du en team-e-mail-signatur:

1. • Klik på Tilføj teamsignatur. Denne signatur gælder kun for e-mails, der sendes direkte fra samtaleindbakken. Lær, hvordan du konfigurerer din e-mail-signatur for e-mails, der sendes fra CRM-poster.
   • I tekstfeltet kan du tilpasse din teams e-mail-signatur i den enkle editor eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML.
   • Brug værktøjslinjen til rich text nederst til at formatere teksten, indsætte et link eller indsætte et billede.
   • For at indsætte et personaliseringstoken, der udfylder afsenderens navn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt token og vælge Fulde navn, Fornavn eller Efternavn. Hvis du har tilmeldt dig Flere personaliseringsmuligheder for team-e-mail-signaturer beta , kan du også indsætte afsenderens e-mailadresse, jobtitel og telefonnummer.

9. Til højre kan du se, hvordan afsenderens navn, e-mailadresse og e-mail-signatur vil se ud i kontaktpersonens indbakke. Klik derefter på Gem.
10. Når en e-mail videresendes til indbakken, logges den som standard i den oprindelige afsenders kontaktoplysninger. For at deaktivere denne indstilling, så e-mails logges hos den afsender, der videresendte e-mailen, skal du klikke for at slå kontakten Vælg oprindelig afsender af videresendte e-mails fra.

Bemærk: Kun de oprindelige CC-modtagere vises i samtalens indbakke og tidslinje. Modtagere, der er tilføjet til CC-feltet, når e-mailen videresendes, vises ikke.

11. Klik på fanen Automatisering for at konfigurere dine tildelingsregler.
12. Hvis du er tildelt en salgs- eller servicestilling, kan du indstille routingregler for automatisk at videresende indgående e-mails til bestemte brugere og teams i din konto:
    • Klik for at aktivere kontakten Tildel automatisk samtaler .
    • Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en routingindstilling:

• • • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående e-mails til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teams fra rullemenuen Specifikke brugere og teams.
    • Kontaktindehaver: Tildel indgående e-mails til en kontakts indehaver. Kontakten skal have en indehaver tildelt til sin post og spores med en cookie. Hvis indehaveren er offline, sendes indsendelsen via e-mail til den besøgendes indehaver.
  • Som standard tildeles indgående samtaler kun til agenter, der er tilgængelige. Hvis der ikke er nogen agenter tilgængelige, vil e-mail-samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at deaktivere tildeling baseret på agenters tilgængelighed.

Bemærk: Indgående beskeder kan kun automatisk videresendes til brugere med tildelte salgs-eller servicestillinger. Hvis brugeren ikke har adgang til en betalt stilling, kan du ikke medtage dem i dine automatiske tildelingsregler.

13. Sådan redigerer du standardegenskaberne for tickets, herunder ticket-pipeline og -fase:
• Klik på Rediger billet ved siden af indstillingen Behandl indgående samtaler som supportbilletter .
• Brug rullemenuerne i højre panel til at redigere egenskaberne.
• Hvis du har opsat automatiske tildelingsregler i indbakken, vil billetindehaveren som standard være den samme som samtaleindehaveren. For at ændre billetindehaveren skal du klikke på rullemenuen Billetindehaver og vælge en anden mulighed.

• • Klik på Gem.

14. Klik på Gem for at afslutte redigering af din reserve-e-mailadresse.

Hvis du har foretaget ændringer i din konfiguration eller dine routingregler, vil dine kontakter se det opdaterede navn, afsenderadresse og e-mail-signatur, når de modtager en e-mail fra dig.

Opret en ny indbakke ( kun Professional eller Enterprise )

Brugere med en Professional- eller Enterprise-konto kan oprette flere indbakker til samtaler. Dette er nyttigt, hvis du har flere teams, der har brug for adgang til samtaleværktøjet, men du vil holde dine beskeder segmenterede og organiserede. Du kan f.eks. oprette en salgsindbakke til at administrere forespørgsler om priser og pakker og en kundesupportindbakke, som dit supportteam kan bruge til at administrere indgående anmodninger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Opret ny indbakke.
4. Indtast et navn til din indbakke i feltet Navn på teamindbakke .
5. Klik på rullemenuen Hvem har adgang til indbakken for at vælge, hvem der kan se denne indbakke. Du kan også tilføje eller fjerne teammedlemmer, efter du har oprettet din indbakke.
   • Alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen har adgang til indbakken.
   • Specifikke brugere og teams: Kun udvalgte brugere eller teams har adgang til indbakken.

Bemærk: Indgående samtaler kan kun tildeles automatisk til brugere med en betalt plads, men gratis brugere kan stadig tildele og svare på ikke-tildelte samtaler, hvis de har adgang til indbakken.

Hvis du vælger Bestemte brugere og teams, kan brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder se alle samtaler i indbakken i portalen, men de kan ikke udføre handlinger i indbakken, såsom at svare på en tråd, medmindre de er valgt som teammedlem i indbakkensadgangsindstillinger.

6. Klik på Næste.
7. Vælg en kanal , du vil forbinde, eller klik på Forbind en kanal senere.

Få mere at vide om at forbinde kanaler til samtaleindbakken.

Når du navigerer til indbakkeindstillingerne, vises en liste over forbundne kanaler. Du kan redigere de eksisterende kanalers indstillinger eller forbinde yderligere kanaler. Få mere at vide om, hvordan du skriver og svarer på e-mails i indbakken eller chatter med besøgende på dit websted.

Administrer kanalstatus

Du kan deaktivere en forbundet kanal i dine indbakkeindstillinger:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik for at slåstatusknappentil eller fra for en tilknyttet kanal.

Hvis en kanal er slået fra, kan du ikke længere sende beskeder fra kanalen i HubSpot. Desuden vises indgående beskeder til kanalen ikke i samtaleværktøjet og logges ikke i CRM.