Impostare la casella di posta delle conversazioni

La casella di posta delle conversazioni è una posizione centrale nel tuo account HubSpot in cui vengono visualizzati i messaggi provenienti da tutti i tuoi canali collegati. Puoi visualizzare le conversazioni in corso e rispondere ai messaggi.

A seconda del tuo abbonamento HubSpot, puoi modificare la casella di posta delle conversazioni predefinita o crearne di nuove .

Nota: tutti gli account creati dopo il 1° aprile 2024 non possono creare ticket dai canali collegati alla casella di posta. Scopri invece come gestire i ticket nell'help desk. In alternativa, puoi utilizzare la casella di posta in arrivo come casella di posta condivisa.

Configura la casella di posta in arrivo predefinita

Quando crei un account HubSpot per la prima volta, HubSpot creerà automaticamente una casella di posta in arrivo delle conversazioni e fornirà un indirizzo email di riserva. Puoi modificare l'indirizzo email di riserva o collegare canali aggiuntivi per iniziare a ricevere messaggi nella casella di posta in arrivo. Puoi anche modificare quali utenti e team hanno accesso alla casella di posta in arrivo delle conversazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
3. Per rinominare la casella di posta:
   • Accanto al menu a discesa Vista corrente , fai clic sul menu a discesa Azioni e seleziona Rinomina casella di posta.
   • Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per la casella di posta in arrivo e fai clic su Rinomina.
4. Per collegare un canale e iniziare a ricevere messaggi nella casella di posta in arrivo, clicca su Collega un canale, quindi seleziona un canale. Scopri di più sul collegamento dei canali alla casella di posta in arrivo.
5. Per collegare un account Slack alla casella di posta in arrivo, nellasezione Integrazione Slack , clicca su Collega Slack. Ulteriori informazioni sulla configurazione dell'integrazione Slack.
6. Per gestire quali utenti e team possono accedere alla posta in arrivo, fai clic sulla scheda Accesso e seleziona un'opzione:
   
   • Disponibile per tutti: tutti gli utenti HubSpot dell'account possono accedere alla casella di posta in arrivo.
   • Seleziona utenti e team che possono modificare: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere a questa casella di posta.
7. Fai clic su Salva.

Modifica l'indirizzo email di fallback

Un'email di fallback è un'email fornita da HubSpot che ti consente di utilizzare determinati strumenti HubSpot, come l'automazione dei ticket, se non hai ancora collegato un indirizzo email del team. L'email di fallback viene utilizzata anche se l'indirizzo email del tuo team viene improvvisamente disconnesso dalla casella di posta in arrivo delle conversazioni.

Durante la configurazione della casella di posta in arrivo, hai la possibilità di personalizzare l'indirizzo e-mail di fallback per iniziare immediatamente a inviare e-mail. Se non desideri utilizzare l'indirizzo e-mail di fallback, scopri come collegare un indirizzo e-mail del team per iniziare a ricevere e-mail nella casella di posta in arrivo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
3. Accanto all'indirizzo e-mail di riserva, fai clic su Modifica.

4. Per attivare l'indirizzo email di fallback per l'invio, nella scheda Configurazione , seleziona la casella di controllo Usa l'email HubSpot per l'invio dei messaggi .
5. Per personalizzare il nome del mittente visualizzato, clicca sul menu a discesa Nome del mittente e seleziona un'opzione.

Nota: nonè possibile utilizzare lo stesso nome del mittente per più email di fallback. Il valore del nome del mittente deve essere univoco per l'indirizzo email di fallback.

• • Nome agente e nome azienda: il nome dell'utente e il nome dell'azienda appariranno quando il contatto riceverà un'email. Inserisci il nome dell'azienda nel campo di testo.
  • Nome dell'azienda: seleziona questa opzione per visualizzare solo il nome dell'azienda. Inserisci il nome dell'azienda nel campo di testo.

6. Per personalizzare l'indirizzo del mittente, seleziona una delle seguenti opzioni: 
   • Usa impostazione predefinita: l'indirizzo mittente predefinito per gli utenti con un account a pagamento apparirà come [nome utente]@[sottodominio].hs-inbox.com. L'opzione predefinita per gli utenti gratuiti apparirà come [nome utente]@[sottodominio].hubspot-inbox.com.

6. • Personalizza indirizzo mittente: seinserisci un indirizzo email che non viene riconosciuto, dovrai verificare di avere accesso a quel dominio. Cliccasu collega il tuo dominiopercollegare eautenticare il tuo dominio di invio email.
7. Puoi configurare l'email di fallback come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del tuo client di posta, in modo che le email inviate a quell'indirizzo vengano inoltrate alla casella di posta delle conversazioni. Clicca su Copia accanto al campo Indirizzo di inoltro , quindi aggiungilo come indirizzo di inoltro nelle impostazioni deltuo client di posta.
8. Per includere una firma e-mail del team:

1. • Fai clic su Aggiungi firma del team. Questa firma si applica solo alle e-mail inviate direttamente dalla casella di posta in arrivo delle conversazioni. Scopri come impostare la firma e-mail per le e-mail inviate dai record CRM.
   • Nella casella di testo, personalizza la firma e-mail del tuo team nell'editor semplice oppure fai clic su HTML e modifica la firma in HTML.
   • Utilizza la barra degli strumenti di testo avanzato nella parte inferiore per formattare il testo, inserire un link o inserire un'immagine.
   • Per inserire un token di personalizzazione che inserirà il nome del mittente, fai clic sul menu a discesa Inserisci token e seleziona Nome completo, Nome o Cognome. Se hai attivato la Opzioni di personalizzazione aggiuntive per le firme e-mail del team beta , puoi anche inserire l'indirizzo e-mail, la qualifica e il numero di telefono del mittente.

9. A destra, visualizza in anteprima come appariranno il nome del mittente, l'indirizzo e-mail del mittente e la firma dell'e-mail nella casella di posta in arrivo del contatto, quindi fai clic su Salva.
10. Per impostazione predefinita, quando un'e-mail viene inoltrata alla casella di posta in arrivo, l'e-mail verrà registrata nel record di contatto del mittente originale. Per disattivare questa impostazione in modo che le e-mail vengano registrate al mittente che ha inoltrato l'e-mail, clicca per disattivare l'opzione Scegli mittente originale delle e-mail inoltrate.

Nota: solo i destinatari CC originali saranno visualizzati nella casella di posta in arrivo della conversazione e nella cronologia del record. I destinatari aggiunti al campo CC durante l'inoltro dell'e-mail non saranno visualizzati.

11. Per configurare le regole di assegnazione, clicca sulla scheda Automazione .
12. Se sei assegnato a un postodi vendita o assistenza, puoi impostare regole di instradamento per instradare automaticamente le e-mail in arrivo a utenti e team specifici nel tuo account:
    • Fai clic per attivare l'opzione Assegna automaticamente le conversazioni .
    • Fai clic sul menu a discesa Assegna a e seleziona un'opzione di instradamento:

• • • Utenti e team specifici: assegna le email in arrivo agli utenti o ai team selezionati. Seleziona gli utenti o i team dal menu a discesa Utenti e team specifici.
    • Proprietario del contatto: assegna le email in arrivo al proprietario di un contatto. Il contatto deve avere un proprietario assegnato al proprio record ed essere tracciato con un cookie. Se il proprietario è offline, l'invio verrà inviato via email al proprietario del visitatore.
  • Per impostazione predefinita, le conversazioni in arrivo saranno assegnate solo agli agenti disponibili. Se non ci sono agenti disponibili, la conversazione e-mail non verrà assegnata. È possibile deselezionare la casella di controllo Assegna solo agli utenti disponibili per disattivare l'assegnazione in base alla disponibilità degli agenti.

Nota: i messaggi in arrivo possono essere inoltrati automaticamente solo agli utenti con posti assegnati nelle venditeo nell'assistenza. Se l'utente non ha accesso a un posto a pagamento, non è possibile includerlo nelle regole di assegnazione automatica.

13. Per modificare le proprietà predefinite dei ticket, inclusi il flusso e la fase dei ticket:
• Fare clic su Modifica ticket accanto all 'impostazione Tratta le conversazioni in arrivo come ticket di assistenza .
• Nel pannello di destra, utilizzare i menu a discesa per modificare le proprietà.
• Per impostazione predefinita, se sono state configurate regole di assegnazione automatica nella posta in arrivo, il proprietario del ticket sarà lo stesso del proprietario della conversazione. Per modificare il proprietario del ticket, fare clic sul menu a discesa Proprietario del ticket e selezionare un'altra opzione.

• • Fai clic su Salva.

14. Per completare la modifica dell'indirizzo email di fallback, clicca su Salva.

Se hai apportato modifiche alla configurazione o alle regole di instradamento, i tuoi contatti vedranno il nome del mittente, l'indirizzo del mittente e la firma e-mail aggiornati quando riceveranno un'e-mail da te.

Crea una nuova casella di posta in arrivo ( solo Professional o Enterprise )

Gli utenti con un account Professional o Enterprise possono creare più caselle di posta in arrivo per le conversazioni. Ciò è utile se hai più team che necessitano di accedere allo strumento delle conversazioni, ma desideri mantenere i tuoi messaggi segmentati e organizzati. Ad esempio, puoi creare una casella di posta in arrivo per le vendite per gestire le richieste di informazioni sui prezzi e sui pacchetti e una casella di posta in arrivo per l'assistenza clienti per il tuo team di assistenza per gestire le richieste in arrivo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
3. Accanto al menu a discesa Vista corrente , fai clic sul menu a discesa Azioni e seleziona Crea nuova casella di posta.
4. Nel campo Nome casella di posta del team , inserisci un nome per la tua casella di posta.
5. Clicca sul menu a tendina Chi ha accesso alla casella di posta per scegliere chi può vedere questa casella di posta. Puoi anche aggiungere o rimuovere membri del team dopo aver creato la tua casella di posta.
   • Tutti: tutti gli utenti HubSpot dell'account possono accedere alla casella di posta.
   • Utenti e team specifici: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.

Nota: le conversazioniin arrivo possono essere assegnate automaticamente solo agli utenti con un account a pagamento, ma gli utenti gratuiti possono comunque assegnare e rispondere alle conversazioni non assegnate se hanno accesso alla casella di posta.

Se scegli Utenti e team specifici, gli utenti con accesso all'account o autorizzazioni di super amministratore possono visualizzare qualsiasi casella di posta delle conversazioni nel portale, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a un thread, a meno che non siano selezionati come membri del team nelle impostazioni di accesso della casella di posta.

6. Fai clic su Avanti.
7. Seleziona un canale a cui collegarsi oppure fare clic su Collega un canale in un secondo momento.

Ulteriori informazioni sul collegamento dei canali alla casella di posta in arrivo delle conversazioni.

Quando si accede alle impostazioni della casella di posta in arrivo, viene visualizzato un elenco dei canali collegati. È possibile modificare le impostazioni dei canali esistenti o collegare canali aggiuntivi. Scopri come comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta in arrivo o chattare con i visitatori del tuo sito web.

Gestisci lo stato del canale

Puoi disattivare un canale collegato nelle impostazioni della casella di posta in arrivo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
3. Fai clic per attivare o disattivarel'interruttore Statodi un canale collegato.

Se un canale è disattivato, non sarà più possibile inviare messaggi dal canale in HubSpot. Inoltre, i messaggi in arrivo sul canale non appariranno nello strumento delle conversazioni e non saranno registrati nel CRM.