Määritä keskustelujen saapuneet-kansiot

Keskustelujen postilaatikko on HubSpot-tilisi keskitetty sijainti, jossa näkyvät kaikki liitettyjen kanavien viestit. Voit tarkastella käynnissä olevia keskusteluja ja vastata viesteihin.

HubSpot-tilauksesi mukaan voit joko muokata oletusarvoista keskustelujen postilaatikkoa tai luoda uusia postilaatikoita.

Huomaa: kaikki 1.4.2024 jälkeen luodut tilit eivät voi luoda tikettejä postilaatikkoon liitetyistä kanavista. Sen sijaan voit oppia hallinnoimaan lippuja asiakaspalvelussa. Muussa tapauksessa voit käyttää postilaatikkoa jaettuna postilaatikkona.

Oletuspostilaatikon määrittäminen

Kun luot HubSpot-tilin ensimmäisen kerran, HubSpot luo automaattisesti keskustelujen postilaatikon ja varatoiminnon sähköpostiosoitteen. Voit muokata varatoiminnon sähköpostiosoitetta tai yhdistää lisää kanavia, jotta voit alkaa vastaanottaa viestejä postilaatikkoon. Voit myös muokata, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät keskustelujen postilaatikkoon.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa valikkoon Saapuneet > Saapuneet-kansiot.
3. Vastaanottokansion nimen muuttaminen:
   • Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Nimeä postilaatikko uudelleen.
   • Kirjoita valintaikkunaan postilaatikon nimi ja napsauta Nimeä uudelleen.
4. Voit yhdistää kanavan, jotta voit alkaa vastaanottaa viestejä postilaatikkoon, napsauttamalla Yhdistä kanava ja valitsemalla sitten kanavan. Lisätietoja kanavien yhdistämisestä postilaatikkoon.
5. Voit yhdistää Slack-tilin postilaatikkoonnapsauttamalla Slack-integraatio -osiossa Yhdistä Slack. Lisätietoja Slack-integraation määrittämisestä.
6. Voit hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat käyttää postilaatikkoa, napsauttamalla Access-välilehteä ja valitsemalla vaihtoehdon:
   
   • Kaikille saatavilla: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää postilaatikkoa.
   • Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää tätä postilaatikkoa.
7. Napsauta Tallenna.

Muokkaa varasähköpostiosoitetta

Varasähköposti on HubSpotin tarjoama sähköpostiosoite, jonka avulla voit käyttää tiettyjä HubSpot-työkaluja, kuten tikettien automatisointia, jos et ole vielä liittänyt tiimin sähköpostiosoitetta. Varasähköpostia käytetään myös, jos tiimin sähköpostiosoite irtoaa yllättäen keskustelujen postilaatikosta.

Kun määrität postilaatikon, voit mukauttaa varasähköpostiosoitteen, jotta voit aloittaa sähköpostien lähettämisen välittömästi. Jos et halua käyttää varasähköpostiosoitetta, lue ohjeet tiimin sähköpostiosoitteen liittämisestä, jotta voit alkaa vastaanottaa sähköposteja postilaatikkoon.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa valikkoon Saapuneet > Saapuneet.
3. Napsauta varasähköpostin vieressä Muokkaa.

4. Voit ottaa varasähköpostiosoitteen käyttöön lähettämistä varten valitsemalla Configuration-välilehdessä Use the HubSpot email for sending messages -valintaruudun .
5. Voit mukauttaa näkyvän lähettäjän nimen napsauttamalla Lähettäjän nimi -pudotusvalikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon.

Huomaa: et voi käyttää samaa lähettäjän nimeä useille varasähköposteille. Lähettäjän nimen on oltava yksilöllinen varasähköpostiosoitteelle.

• • Agentin ja yrityksen nimi: käyttäjän nimi ja yrityksen nimi näkyvät, kun yhteyshenkilö vastaanottaa sähköpostin. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Yrityksen nimi: valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään .

6. Voit mukauttaa lähettäjän osoitteen valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista: 
   • Käytä oletusasetusta: maksullisen tilin käyttäjienoletuslähettäjän osoite näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hs-inbox.com. Ilmaisten käyttäjien oletusasetus näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hubspot-inbox.com.

6. • Mukauta lähettäjän osoite: jossyötät sähköpostiosoitteen, jota ei tunnisteta, sinun on vahvistettava, että sinulla on pääsy kyseiseen verkkotunnukseen. NapsautaYhdistä verkkotunnuksesiyhdistääksesijatodentaaksesi sähköpostin lähetysverkkotunnuksesi.
7. Voit määrittää varasähköpostiosoitteen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelman asetuksissa, jotta kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit välitetään keskustelujen postilaatikkoon. Napsauta Kopioi-painiketta edelleenlähetysosoite-kentän vieressä ja lisää se edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelman asetuksissa.
8. Tiimin sähköpostin allekirjoituksen lisääminen:

1. • Napsauta Lisää tiimin allekirjoitus. Tämä allekirjoitus koskee vain suoraan keskustelujen postilaatikosta lähetettyjä sähköposteja. Opi määrittämään sähköpostin allekirjoitus CRM-tietueista lähetettäville sähköposteille.
   • Mukauta tiimin sähköpostin allekirjoitus tekstikentässä yksinkertaisella editorilla tai napsauta HTML ja muokkaa allekirjoitusta HTML-muodossa.
   • Käytä alareunan rich text -työkaluriviä tekstin muotoiluun, linkkien lisäämiseen tai kuvien lisäämiseen.
   • Jos haluat lisätä personointitunnuksen, joka täyttää lähettäjän nimen, napsauta Lisää tunnus -pudotusvalikkoa ja valitse Koko nimi, Etunimi tai Sukunimi. Jos olet valinnut Lisää henkilökohtaistamisvaihtoehtoja tiimin sähköpostin allekirjoituksille -beetaversioon , voit lisätä myös lähettäjän sähköpostiosoitteen, työnimikkeen ja puhelinnumeron.

9. Oikealla voit esikatsella, miten lähettäjän nimi, lähettäjän sähköpostiosoite ja sähköpostin allekirjoitus näkyvät kontaktin postilaatikossa, ja napsauttaa sitten Tallenna.
10. Oletusarvoisesti, kun sähköposti välitetään postilaatikkoon, se kirjataan alkuperäisen lähettäjän yhteystietorekisteriin. Voit poistaa tämän asetuksen käytöstä, jotta sähköpostit kirjataan sähköpostin välittäneen lähettäjän yhteystietorekisteriin, napsauttamalla Valitse sähköpostin välittäjän alkuperäinen lähettäjä -kytkintä.

Huomaa: vain alkuperäiset CC-vastaanottajat näkyvät keskustelun postilaatikossa ja tietueen aikajanalla. Sähköpostin edelleenlähetyksen yhteydessä CC-kenttään lisättyjä vastaanottajia ei näytetä.

11. Voit määrittää tehtävien säännöt napsauttamalla Automaatio-välilehteä .
12. Jos sinulle on osoitettu myynti- tai palvelutehtävä, voit määrittää reitityssäännöt , jotka ohjaavat saapuvat sähköpostit automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi:
    • Klikkaa kytkeäksesi Automaattinen keskustelujen osoittaminen -kytkimen päälle.
    • Napsauta Määritä-pudotus valikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:

• • • Tietyt käyttäjät ja tiimit: määritä saapuvat sähköpostit valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimit Tietyt käyttäjät ja tiimit -pudotusvalikosta.
    • Yhteyshenkilön omistaja: määritä saapuvat sähköpostit yhteyshenkilön omistajalle. Yhteyshenkilöllä on oltava omistaja määritettynä tietueeseensa ja hänet on seurattava evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, lähetys lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.
  • Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut osoitetaan vain käytettävissä oleville agenteille. Jos agentteja ei ole käytettävissä, sähköpostikeskustelua ei osoiteta kenellekään. Voit poistaa valinnan Osoita vain käytettävissä oleville käyttäjille -valintaruudusta, jos et halua osoittaa viestejä agenttien käytettävyyden perusteella.

Huomaa: saapuvat viestit voidaan reitittää automaattisesti vain käyttäjille, joilla on osoitettu myynti-tai palvelupaikka. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä maksettuun paikkaan, et voi sisällyttää häntä automaattisiin osoitussääntöihin.

13. Voit muokata oletusarvoisia tikettien ominaisuuksia, mukaan lukien tikettien putki ja vaihe, seuraavasti:
• Napsauta Muokkaa lippua -painiketta kohdassa Käsittele saapuvia keskusteluja tukilippuina -asetuksen vieressä .
• Muokkaa ominaisuuksia oikeanpuoleisessa paneelissa avattavien valikoiden avulla.
• Oletuksena, jos olet määrittänyt automaattiset osoitussäännöt postilaatikossa, lipun omistaja on sama kuin keskustelun omistaja. Voit muuttaa lipun omistajaa napsauttamalla Lipun omistaja -pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen vaihtoehdon.

• • Napsauta Tallenna.

14. Voit lopettaa varasähköpostiosoitteen muokkaamisen napsauttamalla Tallenna.

Jos olet tehnyt muutoksia kokoonpanoon tai reitityssääntöihin, yhteyshenkilösi näkevät päivitetyn lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen ja sähköpostin allekirjoituksen, kun he saavat sinulta sähköpostia.

Luo uusi postilaatikko ( vain Professional- tai

Enterprise-tilit

)

Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat luoda useita keskustelupostilaatikoita. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on useita tiimejä, jotka tarvitsevat pääsyn keskustelutyökaluun, mutta haluat pitää viestisi segmentoituina ja järjestettyinä. Voit esimerkiksi luoda myyntipostilaatikon hinnoittelua ja pakkauksia koskevien kyselyjen hallintaan ja asiakastukipostilaatikon tukitiimisi saapuvien pyyntöjen hallintaan.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa valikkoon Saapuneet > Saapuneet-kansiot.
3. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Luo uusi postilaatikko.
4. Kirjoita Tiimin postilaatikon nimi -kenttään postilaatikkosi nimi.
5. Napsauta Kuka voi käyttää postilaatikkoa -pudotusvalikkoa ja valitse, kuka voi nähdä tämän postilaatikon. Voit myös lisätä tai poistaa tiimin jäseniä postilaatikon luomisen jälkeen.
   • Kaikki: kaikki HubSpot-käyttäjät tilillä voivat käyttää postilaatikkoa.
   • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää postilaatikkoa.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan osoittaa automaattisesti vain maksullisen käyttöoikeuden omaaville käyttäjille, mutta ilmaiskäyttäjät voivat silti osoittaa ja vastata osoittamattomiin keskusteluihin, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Jos valitset Tietyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tilin käyttöoikeus tai pääkäyttäjän oikeudet, voivat tarkastella kaikkia keskustelupostilaatikoita portaalissa, mutta eivät voi suorittaa postilaatikossa toimia, kuten vastata keskusteluketjuun, ellei heitä ole valittu tiimin jäseniksi postilaatikonKäyttöoikeudet-asetuksissa.

6. Napsauta Seuraava.
7. Valitse kanava , johon haluat muodostaa yhteyden, tai napsauta Yhdistä kanava myöhemmin.

Lisätietoja kanavien yhdistämisestä keskustelujen postilaatikkoon.

Kun siirryt postilaatikon asetuksiin, näkyviin tulee luettelo yhdistetyistä kanavista. Voit muokata olemassa olevien kanavien asetuksia tai yhdistää lisää kanavia. Opi kirjoittamaan ja vastaamaan sähköposteihin postilaatikossa tai keskustelemaan verkkosivustosi kävijöiden kanssa.

Hallitse kanavan tilaa

Voit poistaa yhdistetyn kanavan käytöstä postilaatikon asetuksissa:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa valikkoon Saapuneet > Saapuneet.
3. Napsauta kytkeäksesitilakytkimenpäälle tai pois päältä liitetyn kanavan kohdalla.

Jos kanava on kytketty pois päältä, et voi enää lähettää viestejä kanavasta HubSpotissa. Lisäksi kanavalle saapuvat viestit eivät näy keskustelutyökalussa eivätkä ne tallennu CRM-järjestelmään.