Bruk HubSpots kalendersynkronisering med Google Kalender eller Outlook-kalenderen

Bruk HubSpots integrasjon med Google Kalender eller Outlook-kalenderen til å synkronisere møter mellom kalenderen din og HubSpot, opprette kalenderhendelser for møter og sende invitasjoner til møtedeltakere.

Kalendersynkroniseringen samler møteaktiviteten på ett sted og fører oversikt over kundeinteraksjoner både i HubSpot og i kalenderen din. Hvis du for eksempel planlegger et møte med en kontakt i HubSpot, blir hendelsen automatisk lagt til i den tilknyttede kalenderen din og loggført i kontaktoppføringen.

Hvis du vil bruke kalenderen din sammen med HubSpots møteverktøy, kan du i stedet lese denne artikkelen.

Før du begynner

Før du begynner, må du være oppmerksom på følgende:

• Kalendersynkronisering vil kun synkronisere med brukerens primære kalender. Hvis en bruker har flere kalendere i Outlook eller Google, vil HubSpot kun synkronisere med den primære eller standardkalenderen.
• Du kan koble enten Google Kalender-synkroniseringen eller Outlook-kalender-synkroniseringen til HubSpot. Du kan ikke bruke begge samtidig.
• Hendelser som er opprettet før du kobler til kalenderen, synkroniseres ikke til HubSpot. Dette gjelder også hvis gjestene for disse hendelsene er kontakter i HubSpot-kontoen din og har samme e-postadresse i e-postfeltet. Kun hendelser som er opprettet i Google eller Office 365 mens integrasjonen er aktiv, synkroniseres til kontaktens tidslinje.

Koble Google Kalender til HubSpot

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter Google Kalender-integrasjonen, og velg Google Kalender i resultatene.
3. Klikk på Installer.
4. I popup -vinduet «Installer » kan du lese om hva du kan forvente når du kobler Google Kalender til HubSpot. Klikk deretter på «Installer».
5. I popup-vinduet «Koble til kalenderen din » velger du Google/Gmail. Klikk deretter på «Koble til kalenderen din».
6. I popup-vinduet «Koble til Google-kontoen din » klikker du på «Godta og koble til Google».
7. Du blir omdirigert til Google for å logge inn eller velge en Google-konto hvis du har flere kontoer.
8. Gå gjennom de forespurte tillatelsene og klikk på Tillat.

Du blir sendt tilbake til HubSpot med en dialogboks som bekrefter at Google Kalender for HubSpot er installert.

Koble Outlook-kalenderen til HubSpot

Før du kobler Outlook-kalenderen til HubSpot, må du sørge for at du er logget inn på riktig e-postkonto i Outlook.

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter Outlook-kalenderintegrasjonen, og velg Outlook-kalender i resultatene.
3. Klikk på Installer.
4. I popup-vinduet «Koble til kalenderen din » velger du Microsoft Outlook. Klikk deretter på «Koble til kalenderen din».
5. I popup-vinduet «Koble til Outlook 365-innboksen » klikker du på «Godta og koble til Outlook 365».
6. Du blir omdirigert til Office 365, hvor du kan logge inn på kontoen din.
7. Gjennomgå de forespurte tillatelsene og klikk på Godta.

Etter at du har oppgitt påloggingsopplysningene dine, blir du omdirigert tilbake til HubSpot med en dialogboks som bekrefter at Outlook-kalenderen er installert.

Når integrasjonen er installert, kan andre brukere i HubSpot-kontoen koble sin Outlook-kalender til HubSpot.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt går du til Generelt.
3. Klikk på fanen «Kalender ».
4. Klikk på «Koble til kalenderen din».

Planlegg et møte i HubSpot

1. Når du har koblet til Google Kalender eller Outlook-kalenderen, går du til en hvilken som helst kontakt, bedrift, avtale eller sak i HubSpot-kontoen din.
2. I venstre sidefelt klikker du på« date » og deretter «Planlegg et møte » for å opprette en møtehendelse.
3. I popup-vinduet «Schedule» (Planlegg) angir du møtedetaljene.
4. Klikk på «Lagre» for å legge til møtet i kalenderen din og sende kontakten en møteinvitasjon.

Les mer om hvordan du planlegger et møte for en kontakt, et selskap, en avtale eller en sak.

Merk: Hvis du sletter et møte i HubSpot, fjernes ikke hendelsen fra Google Kalender eller Outlook-kalenderen.

Planlegg et møte i Google Kalender eller Outlook Kalender

Når du oppretter et møte i Google Kalender eller Outlook Kalender og inviterer en kontakt som finnes i HubSpot-kontoen din, vil møtet vises på kontaktens tidslinje i HubSpot. På samme måte vil møtet også vises på tidslinjen i HubSpot hvis en kontakt i HubSpot inviterer deg til et møte.

Hensyn ved kalendersynkronisering for møter

Hvordan synkronisering av møter fungerer

• Hvis du redigerer eller sletter en hendelse i kalenderen din, vil oppdateringene automatisk vises i møtet på kontaktens tidslinje i HubSpot.
• For gjentakende møter vil HubSpot synkronisere de neste fem kommende hendelsene i serien opptil ett år i forveien.
• Når du avlyser et møte i Outlook, blir møtet slettet fra kontaktens tidslinje i HubSpot.

• Outlook-møter med en beskrivelse på mer enn 65 536 tegn synkroniseres ikke til HubSpot via kalendersynkronisering.

Deltakere og oppretting av kontakter

• Når et møte er opprettet, vil det å legge til deltakere i møteengasjementet i HubSpot ikke føre til at de legges til i kalenderhendelsen. For å unngå dette problemet kan du gjøre en liten endring i møtets beskrivelse samtidig som du legger til deltakere, og deretter klikke på Lagre og send oppdatering.
• Når et møte opprettes fra den tilkoblede kalenderen din, vil møtet bare vises på tidslinjen til kontakter som allerede finnes i HubSpot-kontoen din. HubSpot oppretter ikke automatisk kontaktoppføringer hvis gjestene ikke allerede finnes i HubSpot-kontoen din.
• For at møtet skal vises i kontaktens tidslinje, må gjesten bruke den samme e-postadressen i e-postfeltet i kontaktoppføringen sin.
• Gruppemails som legges til som deltakere i møteinvitasjonen, synkroniseres ikke til HubSpot. Inviter i stedet hvert gruppemedlem individuelt til møtet.

Synkronisering av interne, private og «ute av kontoret»-hendelser

• HubSpot hindrer automatisk at hendelser legges til for medlemmer av organisasjonen din basert på e-postdomene (mål- og tilknyttede domener for HubSpot-kontoen din) og eksisterende brukere. Det opprettes heller ikke hendelser fra e-postadresser som slutter på @hubspot.com.
• HubSpots kalendersynkronisering synkroniserer ikke private kalenderhendelser til HubSpot-kontoen din. Hvis en offentlig hendelse senere endres til privat, vil hendelsen forbli i HubSpot-kontoen din, men endringer i hendelsen vil ikke lenger synkroniseres.
• Du kan synkronisere fraværshendelser mellom HubSpot og Google- eller Outlook-kalenderen din. Les mer om hvordan du administrerer brukernes fraværstider.