Brug HubSpots kalendersynkronisering med Google Kalender eller Outlook-kalenderen

Brug HubSpots integration med Google Kalender eller Outlook Kalender til at synkronisere møder mellem din kalender og HubSpot, oprette kalenderbegivenheder for møder og sende invitationer til mødedeltagere.

Kalendersynkroniseringen samler mødeaktiviteterne ét sted og registrerer kundeinteraktioner på tværs af HubSpot og din kalender. Hvis du f.eks. planlægger et møde med en kontakt i HubSpot, føjes begivenheden automatisk til din tilknyttede kalender og registreres i kontaktoplysningerne.

Hvis du vil bruge din kalender sammen med HubSpots mødeværktøj, skal du i stedet læse denne artikel.

Før du går i gang

Inden du går i gang, skal du være opmærksom på følgende:

• Kalendersynkronisering synkroniserer kun med brugerens primære kalender. Hvis en bruger har flere kalendere i Outlook eller Google, synkroniserer HubSpot kun med den primære eller standardkalender.
• Du kan enten forbinde Google Kalender-synkroniseringen eller Outlook-kalendersynkroniseringen til HubSpot. Du kan ikke bruge begge dele på samme tid.
• Begivenheder, der er oprettet, før du tilknytter din kalender, synkroniseres ikke med HubSpot. Dette gælder også, hvis gæsterne til disse begivenheder er kontakter i din HubSpot-konto og har den samme e-mailadresse i egenskaben E-mail. Kun begivenheder, der oprettes i Google eller Office 365, mens integrationen er aktiv, synkroniseres med kontaktens tidslinje. Du kan manuelt registrere ældre møder i de relevante CRM-poster.

Tilslut Google Kalender til HubSpot

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet i den øverste navigationslinje og derefter vælge HubSpot Marketplace.
2. Søg efter Google Kalender-integrationen, og vælg Google Kalender i resultaterne.
3. Klik på Installer.
4. I pop op -vinduet Installation kan du læse, hvad du kan forvente, når du forbinder Google Kalender med HubSpot. Klik derefter på Installer.
5. I pop op-vinduet " Tilslut din kalender " skal du vælge Google/Gmail. Klik derefter på " Tilslut din kalender".
6. I pop op-vinduet " Tilslut din Google-konto " skal du klikke på " Accepter og tilslut til Google".
7. Du bliver omdirigeret til Google, hvor du skal logge ind eller vælge en Google-konto, hvis du har flere konti.
8. Gennemgå de anmodede tilladelser, og klik på Tillad.

Du bliver omdirigeret tilbage til HubSpot, hvor en dialogboks bekræfter, at Google Kalender til HubSpot er blevet installeret.

Forbind Outlook-kalenderen til HubSpot

Før du forbinder din Outlook-kalender til HubSpot, skal du sikre dig, at du er logget ind på den rigtige e-mail-konto i Outlook.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet i den øverste navigationslinje og derefter vælge HubSpot Marketplace.
2. Søg efter Outlook-kalenderintegrationen, og vælg Outlook-kalender blandt resultaterne.
3. Klik på Installer.
4. I pop op-vinduet " Forbind din kalender " skal du vælge " Microsoft Outlook". Klik derefter på "Forbind din kalender".
5. I pop op-vinduet " Tilslut din Outlook 365-indbakke " skal du klikke på " Accepter og tilslut til Outlook 365".
6. Du bliver omdirigeret til Office 365, hvor du kan logge ind på din konto.
7. Gennemgå de anmodede tilladelser, og klik på Accepter.

Når du har indtastet dine loginoplysninger, bliver du omdirigeret tilbage til HubSpot med en dialogboks, der bekræfter, at Outlook-kalenderen er blevet installeret.

Når integrationen er installeret, kan andre brugere på HubSpot-kontoen forbinde deres Outlook-kalender til HubSpot.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Generelt i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Kalender .
4. Klik på " Forbind din kalender".

Planlæg et møde i HubSpot

1. Når du har tilknyttet din Google Kalender eller Outlook-kalender, skal du gå til en vilkårlig kontakt, virksomhed, aftale eller ticket i din HubSpot-konto.
2. Klikpå " date " i venstre sidepanelfor at opretteen møde begivenhed.
3. Indtast mødeoplysningerne i pop op-vinduet " Planlæg ".
4. Klik på "Gem" for at tilføje mødet til din kalender og sende kontakten en mødeinvitation.

Læs mere om, hvordan du planlægger et møde for en kontakt, en virksomhed, en aftale eller en ticket.

Bemærk: Hvis du sletter et møde i HubSpot, fjernes begivenheden ikke fra Google Kalender eller Outlook Kalender.

Planlæg et møde i Google Kalender eller Outlook-kalenderen

Når du opretter et møde i Google Kalender eller Outlook Kalender og inviterer en kontakt, der findes i din HubSpot-konto, vises mødet på vedkommendes kontakt-tidslinje i HubSpot. Tilsvarende gælder det, at hvis en kontakt i HubSpot inviterer dig til et møde, vises mødet også på vedkommendes tidslinje i HubSpot.

Overvejelser vedrørende kalendersynkronisering for møder

Synkroniseringsadfærd for møder

• Hvis du redigerer eller sletter en begivenhed i din kalender, vises opdateringerne automatisk i mødet på kontaktens tidslinje i HubSpot.
• For tilbagevendende møder synkroniserer HubSpot de næste fem kommende begivenheder i serien op til et år i forvejen.
• Når du aflyser et møde i Outlook, slettes mødet fra kontaktens tidslinje i HubSpot.

• Outlook-møder med en beskrivelse på mere end 65.536 tegn synkroniseres ikke til HubSpot via kalendersynkroniseringen.

Deltagere og oprettelse af kontakter

• Når et møde er oprettet, vil tilføjelse af deltagere til mødeaktiviteten i HubSpot ikke føje dem til kalenderbegivenheden. For at undgå dette problem kan du foretage en lille ændring i mødets beskrivelse, samtidig med at du tilføjer deltagere, og derefter klikke på Gem og send opdatering.
• Når et møde oprettes fra din tilknyttede kalender, vises mødet kun på tidslinjen for kontakter, der allerede findes i din HubSpot-konto. HubSpot opretter ikke automatisk kontaktposter, hvis gæsterne ikke allerede findes i din HubSpot-konto.
• For at mødet skal vises på din kontakts tidslinje, skal gæsten bruge den samme e-mailadresse i egenskaben "E-mail" i sin kontaktpost.
• Gruppemails, der tilføjes som deltagere i mødeinvitationen, synkroniseres ikke med HubSpot. Inviter i stedet hvert gruppemedlem individuelt til mødet.

Synkronisering af interne, private og fraværsbegivenheder

• HubSpot forhindrer automatisk, at der tilføjes begivenheder for medlemmer af din organisation baseret på e-mail-domæne (din HubSpot-kontos måldomæner og tilknyttede domæner) samt eksisterende brugere. Der oprettes heller ikke begivenheder fra e-mail-adresser med @hubspot.com.
• HubSpots kalendersynkronisering synkroniserer ikke private kalenderbegivenheder til din HubSpot-konto. Hvis en offentlig begivenhed senere ændres til privat, forbliver begivenheden i din HubSpot-konto, men ændringer til begivenheden synkroniseres ikke længere.
• Du kan synkronisere fraværsbegivenheder mellem HubSpot og din Google- eller Outlook-kalender. Få mere at vide om administration af brugeres fraværstider.