Skorzystaj z funkcji synchronizacji kalendarza HubSpot z Kalendarzem Google lub Kalendarzem Outlooka

Skorzystaj z integracji HubSpot z Kalendarzem Google lub Kalendarzem Outlooka, aby zsynchronizować spotkania między swoim kalendarzem a platformą HubSpot, tworzyć wydarzenia kalendarzowe dotyczące spotkań oraz wysyłać zaproszenia do uczestników spotkań.

Synchronizacja kalendarza pozwala gromadzić informacje o spotkaniach w jednym miejscu oraz przechowywać historię interakcji z klientami zarówno w HubSpot, jak i w kalendarzu. Na przykład, jeśli zaplanujesz spotkanie z kontaktem w HubSpot, wydarzenie to zostanie automatycznie dodane do połączonego kalendarza i odnotowane w rekordzie kontaktu.

Aby korzystać z kalendarza w połączeniu z narzędziem do spotkań HubSpot, zapoznaj się z tym artykułem.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Synchronizacja kalendarza będzie działać wyłącznie z głównym kalendarzem użytkownika. Jeśli użytkownik posiada wiele kalendarzy w programie Outlook lub w usłudze Google, HubSpot zsynchronizuje się wyłącznie z kalendarzem głównym lub domyślnym.
• Możesz połączyć z HubSpotem albo synchronizację z Kalendarzem Google, albo z kalendarzem programu Outlook. Nie można korzystać z obu jednocześnie.
• Wydarzenia utworzone przed podłączeniem kalendarza nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Dotyczy to również sytuacji, w której goście tych wydarzeń są kontaktami na Twoim koncie HubSpot i mają ten sam adres e-mail w polu „E-mail ”. Tylko wydarzenia utworzone w Google lub Office 365 w czasie, gdy integracja jest aktywna, zostaną zsynchronizowane z osi czasu kontaktu.

Połącz Kalendarz Google z HubSpot

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj integrację Kalendarza Google i wybierz Kalendarz Google z listy wyników.
3. Kliknij „Zainstaluj”.
4. W wyskakującym oknie „Zainstaluj ” zapoznaj się z informacjami dotyczącymi połączenia Kalendarza Google z HubSpot. Następnie kliknij „Zainstaluj”.
5. W oknie podręcznym „Połącz swój kalendarz ” wybierz opcję „Google/Gmail”. Następnie kliknij przycisk „Połącz swój kalendarz”.
6. W oknie podręcznym „Połącz swoje konto Google ” kliknij „Akceptuj i połącz z Google”.
7. Zostaniesz przekierowany do serwisu Google, aby się zalogować lub wybrać konto Google, jeśli posiadasz wiele kont.
8. Sprawdź wymagane uprawnienia i kliknij „Zezwól”.

Zostaniesz przekierowany z powrotem do HubSpot, gdzie pojawi się okno dialogowe potwierdzające, że aplikacja „Kalendarz Google dla HubSpot” została zainstalowana.

Połącz kalendarz Outlooka z HubSpot

Przed połączeniem kalendarza programu Outlook z platformą HubSpot upewnij się, że jesteś zalogowany na właściwym koncie e-mail w programie Outlook.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj integrację „Kalendarz programu Outlook” i wybierz opcję „Kalendarz programu Outlook ” spośród wyników.
3. Kliknij „Zainstaluj”.
4. W wyskakującym oknie „Połącz kalendarz ” wybierz opcję „Microsoft Outlook”. Następnie kliknij „Połącz kalendarz”.
5. W wyskakującym oknie „Połącz swoją skrzynkę odbiorczą Outlook 365 ” kliknij „Akceptuj i połącz z Outlook 365”.
6. Zostaniesz przekierowany do serwisu Office 365, gdzie możesz zalogować się na swoje konto.
7. Sprawdź wymagane uprawnienia i kliknij „Akceptuj”.

Po wprowadzeniu danych logowania zostaniesz przekierowany z powrotem do HubSpot, gdzie pojawi się okno dialogowe potwierdzające, że kalendarz Outlooka został zainstalowany.

Po zainstalowaniu integracji inni użytkownicy konta HubSpot będą mogli połączyć swój kalendarz Outlooka z HubSpotem.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Ogólne.
3. Kliknij kartę „Kalendarz ”.
4. Kliknij opcję „Połącz kalendarz”.

Zaplanuj spotkanie w HubSpot

1. Po podłączeniu kalendarza Google lub kalendarza Outlook przejdź do dowolnego kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia na swoim koncie HubSpot.
2. Na pasku bocznym po lewej stronie kliknij opcję„ date ” (Ustal spotkanie ), aby utworzyć wydarzenie spotkania.
3. W wyskakującym oknie „Zaplanuj” wprowadź szczegóły spotkania.
4. Kliknij „Zapisz”, aby dodać spotkanie do kalendarza i wysłać kontaktowi zaproszenie na spotkanie.

Dowiedz się więcej o planowaniu spotkania w rekordzie kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia.

Uwaga: usunięcie spotkania w HubSpot nie spowoduje usunięcia tego wydarzenia z Kalendarza Google ani Kalendarza Outlooka.

Zaplanuj spotkanie w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlooka

Gdy utworzysz spotkanie w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlook i zaprosisz do niego osobę, która figuruje na Twoim koncie HubSpot, spotkanie to pojawi się na jej osi czasu w HubSpot. Podobnie, jeśli osoba z HubSpot zaprosi Cię na spotkanie, spotkanie to również pojawi się na jej osi czasu w HubSpot.

Kwestie związane z synchronizacją kalendarza w przypadku spotkań

Sposób synchronizacji spotkań

• Jeśli edytujesz lub usuniesz wydarzenie w swoim kalendarzu, aktualizacje automatycznie pojawią się w spotkaniu na osi czasu kontaktu w HubSpot.
• W przypadku spotkań cyklicznych HubSpot zsynchronizuje pięć kolejnych wydarzeń z serii z wyprzedzeniem do jednego roku.
• Po anulowaniu spotkania w programie Outlook zostanie ono usunięte z osi czasu kontaktu w HubSpot.

• Spotkania z programu Outlook, których treść przekracza 65 536 znaków, nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot w ramach synchronizacji kalendarza.

Uczestnicy i tworzenie kontaktów

• Po utworzeniu spotkania dodanie uczestników do interakcji związanej ze spotkaniem w HubSpot nie spowoduje dodania ich do wydarzenia w kalendarzu. Aby uniknąć tego problemu, możesz wprowadzić niewielką zmianę w opisie spotkania w momencie dodawania uczestników, a następnie kliknąć „Zapisz i wyślij aktualizację”.
• Gdy spotkanie jest tworzone z podłączonego kalendarza, zostanie ono zarejestrowane wyłącznie na osi czasu kontaktów, które już istnieją na koncie HubSpot. HubSpot nie utworzy automatycznie rekordów kontaktów, jeśli goście nie figurują jeszcze na koncie HubSpot.
• Aby spotkanie pojawiło się na osi czasu kontaktu, gość musi używać tego samego adresu e-mail, co ten podany we właściwości „E-mail” w jego rekordzie kontaktu.
• Grupowe adresy e-mail dodane jako uczestnicy zaproszenia na spotkanie nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Zamiast tego zaproś każdego członka grupy indywidualnie na spotkanie.

Synchronizacja wydarzeń wewnętrznych, prywatnych i dotyczących nieobecności w biurze

• HubSpot automatycznie zapobiega dodawaniu jakichkolwiek wydarzeń dla członków Twojej organizacji na podstawie domeny e-mail (domen docelowych i połączonych z Twoim kontem HubSpot) oraz istniejących użytkowników. Wydarzenia nie będą również tworzone na podstawie adresów e-mail z domeną @hubspot.com.
• Synchronizacja kalendarza HubSpot nie synchronizuje prywatnych wydarzeń z kalendarza z kontem HubSpot. Jeśli wydarzenie publiczne zostanie później zmienione na prywatne, wydarzenie pozostanie na koncie HubSpot, ale zmiany w wydarzeniu nie będą już synchronizowane.
• Możesz synchronizować wydarzenia związane z nieobecnością w biurze między HubSpot a kalendarzem Google lub Outlook. Dowiedz się więcej o zarządzaniu godzinami nieobecności użytkowników.