Ograniczenie dostępu do zasobów HubSpot

Zarządzaj dostępem do treści, danych i innych zasobów, tak aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być przydatne, jeśli chcesz rozdzielić zasoby według działów lub zespołów. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i porządek.

Nazwa zasobu	Centrum
	Centrum marketingowe	Centrum sprzedaży	Centrum usług	Centrum treści	Centrum danych	Inteligentny CRM	Centrum handlu
	Wszystkie konta
Rekordy CRM	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Widoki CRM	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Skrzynka odbiorcza rozmów	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Profesjonalne i dla przedsiębiorstw
Szablony		✓	✓
Sekwencje		✓	✓
Dokumenty		✓	✓
Potoki obiektów	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Konta w mediach społecznościowych	✓
Pliki	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Przedsiębiorstwo
Kampanie	✓
Wezwania do działania	✓			✓
Panele kontrolne	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Raporty	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Właściwości	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Nagrywaj paski boczne	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Wpisy na blogu	✓			✓
Domeny	✓			✓
Strony docelowe	✓			✓
Strony internetowe				✓
E-mail	✓
Formularze	✓			✓
Segmenty	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Przepływy pracy	✓	✓	✓			✓
Podręczniki		✓	✓
Reklamy	✓
Ustawienia subskrypcji e-mailowej (wersja beta)	✓
HubDB	✓			✓

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem dostępu do treści i zasobów należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Nawet jeśli dostęp do określonych zasobów został ograniczony do niektórych zespołów lub użytkowników, superadministratorzynadal mają możliwość ich przeglądania.
• Zasoby, takie jak szablony, sekwencje, dokumenty i scenariusze, mogą być przeglądane wyłącznie przez superadministratorów oraz zespoły i użytkowników posiadających do nich dostęp. Aby wyświetlić więcej niż pięć pierwszych dokumentów lub szablonów na koncie, musisz posiadaćprzypisanestanowiskow Sales Hub lubService Hub.
• A Treści lub Marketing HubEnterprise, aby ograniczyć dostęp do wpisów na blogu i stron według zespołów.
• Ogólnie rzecz biorąc, jeśli użytkownik ma uprawnienia „Ogranicz dostęp według zespołów” w ramach uprawnień typu „ ”, ale znajduje się w zespole, który nie ma podległych zespołów, opcja przypisywania do zespołów nie będzie widoczna.
• W tej chwili nie można ograniczyć dostępu do zasobów, które nie są wymienione w powyższej tabeli.
• Jeśli ograniczysz użytkownikowi dostęp do narzędzia, ale posiadasz uprawnienie włączone uprawnienie „Ogranicz dostęp według zespołów”(tylko wersja Enterprise), użytkownik nadal będzie miał dostęp do narzędzia, jeśli jego zespół ma do niego dostęp. Dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników.

Ustaw domyślne uprawnienia dla treści marketingowych

Wymagana subskrypcja A Aby ustawić domyślne uprawnienia do treści marketingowych, lub Marketing Hub Enterprise. 

Domyślnie nowo utworzone zasoby marketingowe są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających uprawnienia do tych zasobów. Możesz jednak zechcieć zezwolić na tworzenie lub

edytowanie

zasobów tylko określonym użytkownikom lub zespołom.

W ustawieniach konta możesz automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów marketingowych, tak aby tylko twórca zasobów i jego zespół mogli je przeglądać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu plików. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiUżytkownicy i zespoły.
3. Kliknij kartęZespoły.
4. Kliknij, aby włączyć przełącznik Ogranicz dostęp do nowych treści.

 

Jak ograniczyć dostęp

Możesz ograniczyć dostęp do narzędzi, wykonując poniższe czynności. W przypadku pulpitów nawigacyjnych, widoków CRM i preferencji subskrypcji e-mailowej zapoznaj się z sekcją dotyczącą konkretnego narzędzia poniżej.

1. Na koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
2. Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menurozwijane Działaniai wybierz opcjęZarządzaj dostępem. 
3. Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznaczpola wyboruobok zasobów, które chcesz przypisać, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem lub Przypisz użytkowników i zespoły.
   

 

4. W oknie dialogowym wybierz op cję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować. 
5. Aby przypisać treść do zespołów lub użytkowników, kliknij kartęZespoły lub Użytkownicy, a następnie zaznaczpola wyboru obokzespołów i użytkowników, którym chcesz przypisać zasób.
6. KliknijZapisz. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów. 
   
   
   

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą przeglądać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i zgłoszenia. Możesz dostosować uprawnienia użytkownika tak, aby mógł przeglądać i edytować wyłącznie rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp użytkowników do rekordów CRM:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiUżytkownicy i zespoły.
3. Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego chcesz edytować. Następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
4. W menu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM > Obiekty CRM. 
5. W zakładceCRM kliknij [Obiekt], aby rozwinąć sekcję.
   • Kliknij menu rozwijane obok uprawnieńWyświetl,Edytuj i Usuńdla określonego typu rekordu.
   • Wybierz opcję Wszystkie kontakty, Kontakty ich zespołu lub Ich kontakty. Podczas konfigurowania uprawnień do edycji lub usuwania możesz również wybrać opcję Brak. 

 

6. Aby edytować ustawienia dotyczące tego, kto może komunikować się z rekordem, w menu na lewym pasku bocznym kliknij CRM > Narzędzia CRM. 
   • Kliknij menu rozwijaneobok opcji Komunikuj się.
   • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu,Rekordy, których są właścicielami lubBrak.
7. Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu .

Uwaga: aby zmiany uprawnień zaczęły obowiązywać,użytkownicy będą musieli wylogować się z konta i zalogować ponownie. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników

 

Widoki CRM

Zasoby, do których dostęp można ograniczyć, zależą od posiadanego abonamentu HubSpot:

Nie można ograniczyć dostępu do widoków standardowych, ale widoki niestandardowe CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, dla Twojego zespołu lub dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do niestandardowego widoku CRM:

1. Przejdź do swoich rekordów(np.CRM>Kontakty).
2. U góry kliknij opcję Wszystkie widoki.
3. Najedź kursorem nanazwę widoku, a następnie kliknij Opcje. W menu rozwijanym wybierzZarządzaj udostępnianiem.
4. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
   • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
   • Mój zespół: widok będzie widoczny tylko dla użytkowników z Twojego zespołu. 
   • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie HubSpot.
   • Niestandardowe: widok będzie widoczny tylko dla wybranych przez Ciebie użytkowników i zespołów.
5. KliknijZapisz.

Skrzynka odbiorcza

rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją przeglądać, edytując ustawienia dostępu do skrzynki odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Najedź kursorem na skrzynkę, którą chcesz zarządzać, i kliknij Edytuj. 
4. U góry kliknij kartę Dostęp . 
5. W sekcji Dostęp wybierz op cję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować.  

Panele

Wymagana subskrypcja Wymagana jest subskrypcja ,aby ustawić, które zespoły mają dostęp do przeglądania i edycji niestandardowych pulpitów nawigacyjnych.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie > Pulpity.
2. W prawym górnym rogu kliknij przypisany [dostęp].
   

3. W prawym panelu wybierz jedną z poniższych opcji:
   • Ograniczone tylko do superadministratorów i właściciela: pozwól tylko superadministratorom i właścicielowi pulpitu nawigacyjnego na przeglądanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Prywatny dla właściciela: zezwól na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego wyłącznie właścicielowi.
   • Zezwól wszystkim na przeglądanie i edycję: zezwól wszystkim użytkownikom na przeglądanie i edycję pulpitu nawigacyjnego. 
   • Zezwól wszystkim na przeglądanie: zezwól wszystkim użytkownikom na przeglądanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Przypisz zespoły i użytkowników (tylkowersja Enterprise): zezwól na dostęp do pulpitu nawigacyjnego tylko określonym zespołom i użytkownikom.
4. KliknijZapisz.

Pipeline obiektów

Jeśli jesteś superadministratorem, możesz ograniczyć dostęp do określonych potoków dla wybranych użytkowników i zespołów. Dostęp jest zarządzany osobno dla każdego potoku. Aby uzyskać dostęp do rekordów w ramach potoku, musisz również posiadać odpowiednie uprawnienia do obiektów CRM (np. uprawnienia do transakcji ).

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do Obiekty.
3. W górnej części strony Obiekty kliknij menu rozwijaneWybierz obiekt iwybierz obiekt (np. Transakcje) z potokiem, który chcesz edytować.
4. Kliknij kartę „Pipeline ”.
5. W sekcji Dostosuj poszczególne ścieżki transakcjikliknij menu rozwijane i wybierz ścieżkę do edycji.
6. Kliknij opcję Działania, a następnie wybierz Zarządzaj dostępem.
7. W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do ścieżki ograniczy dostęp dla wszystkich pozostałych osób. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do przeglądania ścieżki:

• Ograniczone procesy sprzedaży będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze i w aplikacji mobilnej.
• Może wyświetlić konkretny rekord, jeśli otrzyma bezpośredni link od użytkownika z dostępem do potoku.
• Może przeglądać rekordy z ograniczonych potoków w raportach.
• Może przeglądać rekordy z ograniczonych potoków jako powiązania w rekordach.
• Może wyszukiwać rekordy w ramach potoku.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w ramach leja sprzedażowego. 

Dokumenty, scenariusze, sekwencje i szablony sprzedaży

Zarządzaj poziomem dostępu do swoich dokumentów, podręczników, sekwencji lub szablonów. Możesz ustawić je jako prywatne dla właściciela, udostępnione wszystkim lub udostępnione określonym użytkownikom i zespołom. 

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych. 

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniami do ustawień domen mogą przeglądać i edytować wszystkie domeny, a także publikować treści we wszystkich domenach. Można również ograniczyć, którzy użytkownicy mogą edytować lub publikować treści w określonych domenach.

Dowiedz się, jak przypisywać zespołom uprawnienia do publikowania w domenach.

Konta społecznościowe

Ograniczając dostęp do swoich kont w mediach społecznościowych, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Jeśli z kontem społecznościowym jest połączonych wielu użytkowników, tylko superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do tego konta społecznościowego.
• Jeśli z kontem społecznościowym jest połączony tylko jeden użytkownik, dostępem do tego konta będą mogli zarządzać zarówno superadministratorzy, jak i użytkownik, który połączył konto.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta w serwisie społecznościowym ograniczy dostęp wszystkim pozostałym. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać ani zarządzać postami z tego konta w narzędziu społecznościowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu publikowaniem treści w mediach społecznościowych przez użytkowników i dostępem do kont.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiMarketing > Media społecznościowe.
3. Najedź kursorem na swoje konto w mediach społecznościowych i w kolumnie Dostęp do konta kliknij Edytuj.

4. W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować. Tylko klienci posiadający Marketing Hub Enterprisemogą ograniczać dostęp użytkowników i zespołów. 
   • Jeśli wybierasz konkretnych użytkowników lub zespoły, w pasku wyszukiwania znajdź i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
   • Aby odebrać dostęp kontu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp.
5. W dolnej części panelu kliknij Zapisz.

E-maile

Przydziel

uprawnienia do

edycji określonych wiadomości e-mailowych dotyczących marketingu poszczególnym użytkownikom lub zespołom z poziomu pulpitu nawigacyjnego wiadomości e-mail, korzystając z ogólnych instrukcji. Wiadomości e-mail przypisane do zespołu mogą być edytowane wyłącznie przez użytkowników należących do tego zespołu. Dostęp do każdej wiadomości e-mail, która nie została przypisana, będą mieli wszyscy użytkownicy i zespoły posiadające uprawnienia użytkownika do wiadomości e-mail.

Jeśli użytkownik na Twoim koncie HubSpot nie ma uprawnień do edycji określonej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp do niej, wykonując poniższe czynności:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > E-mail.
2. Kliknijnazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać uprawnienia do edycji.
3. W prawym górnym rogu najedź kursorem na przycisk„Sprawdź i wyślij ”, a następnie kliknij„Poproś o aktualizację uprawnień”.
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Osoba zatwierdzająca ” i wybierz administratora z Twojego zespołu.
5. Opcjonalnie możesz wpisaćwiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz uprawnień do edycji wiadomości e-mail.
6. KliknijWyślij prośbę. Wybrany przez Ciebie zatwierdzający otrzyma powiadomienie, że poprosiłeś o dostęp do adresu e-mail. Po przyznaniu dostępu przez zatwierdzającego otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki 

Zarządzaj dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu plików, aby jeszcze dokładniej kontrolować, którzy użytkownicy lub zespoły mogą je przeglądać lub edytować.

Konfigurując dostęp do plików, możesz zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do folderu głównego, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Niemożna skonfigurować ustawień dostępu do folderów systemowych wygenerowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Treść > Pliki. Jeśli korzystasz z bezpłatnych narzędzi HubSpot, przejdź do Marketing > E-mail. W prawym górnym rogu kliknij Narzędzia e-mail i wybierz Pliki.
2. Najedź kursorem na plik lubfolderi kliknijDziałania. Następnie wybierzZarządzaj dostępem. 

3. W prawym panelu skonfiguruj dostęp do pliku lub folderu: 
   • Tylko dla mnie: ogranicz dostęp wyłącznie do swojego konta użytkownika.
   • Dostępne dla wszystkich:wszyscy użytkownicy mogą przeglądać i edytować plik lub folder. 
   • Wybierz użytkowników i zespoły, które mają dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli masz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp przypisanym zespołom. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
     • Zaznaczpole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp. 
     • Aby odebrać dostęp zespołowi, usuń zaznaczeniepola wyboru oboknazwy użytkownika lub zespołu albo kliknijXw sekcjiKto ma dostęp.
4. W dolnej części panelu kliknijZapisz.

Właściwości

Superadministratorzymogą ograniczyć dostęp do właściwości, tak aby tylko określone osoby i zespoły mogły edytować tę właściwość w rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, którym nie przyznano dostępu, zobaczą komunikatNie masz uprawnień do edycji wartości tego pola po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji właściwości.

Paski boczne rekordów

Możesz dostosować paski boczne wyświetlane w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń, tak aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla określonych zespołów.

Raporty

Istnieje wiele sposobów na ograniczenie dostępu do raportów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, możesz ograniczyć do niego dostęp indywidualnie z poziomu narzędzia raportów.
• Jeśli raport został dodany do pulpitu nawigacyjnego, dostęp do niego można ograniczyć, przypisując uprawnienia do pulpitu nawigacyjnego.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analitycznych ani do poszczególnych niestandardowych widoków analitycznych.

Segmenty

Superadministratorzymogą określać, które zespoły mają wgląd w poszczególne segmenty, edytując dostęp do segmentów. Dostęp można również dodatkowo zarządzać, przypisując segmenty i ograniczając rekordy na podstawie własności rekordów.

Przepływy pracy

Przypisz przepływy pracy do konkretnego zespołu z pulpitu nawigacyjnego przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być przeglądane i edytowane wyłącznie przez użytkowników z tego zespołu. Każdy przepływ pracy, który nie jest przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów posiadającychuprawnienia użytkownika do przepływów pracy.

Kampanie

Ogranicz dostęp do swoich kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę zasobów z nią powiązanych. 

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
2. Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijaneDziałania i wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
3. W prawym panelu wybierz opcjęDostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
4. W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do kampanii.
5. Aby cofnąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczeniepola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknijX wsekcji Kto ma dostęp.
6. W dolnej części panelu kliknijZapisz.

Reklamy

Po połączeniu kont reklamowych Google, Facebooka lub LinkedIn z HubSpot możesz przypisać je do konkretnych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź doMarketing >Reklamy.
3. Najedź kursorem na konto reklamowe, dla którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Działania. Wybierz Zarządzaj dostępem.
4. W prawym panelu wybierz opcjęDostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do konta reklamowego.
6. Aby cofnąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczeniepola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknijX wsekcji Kto ma dostęp.
7. W dolnej części panelu kliknijZapisz.