Rejestruj wiadomości e-mail w systemie CRM na podstawie adresu w polu „BCC” lub adresu, na który wiadomość została przekazana

Dzięki rozszerzeniu lub dodatku HubSpot Sales do poczty e-mail możesz automatycznie rejestrować wiadomości e-mail wysłane spoza platformy HubSpot w systemie CRM. Jeśli nie korzystasz z rozszerzenia lub dodatku do sprzedaży, możesz użyć adresu BCC lub adresu przekierowania HubSpot, aby ręcznie rejestrować wiadomości e-mail. 

E-maile rejestrowane w HubSpot za pomocą adresu BCC lub adresu przekierowującego będą zawierały treść wiadomości oraz wszelkie załączniki dołączone do wiadomości. Zarejestrowany e-mail zostanie automatycznie powiązany z rekordem kontaktu odbiorcy, jego głównym powiązanym rekordem firmy oraz pięcioma najnowszymi rekordami otwartych transakcji powiązanymi z tym kontaktem. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu odpowiedzi na e-maile w HubSpot. 

Ograniczenia i kwestie do rozważenia

• Użytkownicy z licencją „Tylko do przeglądania” nie mogą rejestrować wiadomości e-mail wysyłanych z adresem BCC lub adresem przekierowania. Dowiedz się więcej o zarządzaniu planami.
• Całkowity limit rozmiaru wiadomości e-mail rejestrowanych z wykorzystaniem pola BCC lub adresu przekierowania wynosi 40 MB. Limit ten dotyczy łącznego rozmiaru treści wiadomości, nagłówków oraz wszystkich załączników.

Użyj adresu BCC

Wysyłając wiadomość e-mail z klienta pocztowego, dodaj adres BCC w polu „BCC” wiadomości. Treść wiadomości zostanie automatycznie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Adres BCC jest taki sam dla wszystkich użytkowników na koncie HubSpot.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do opcji Obiekty.

3. W górnej części strony kliknij przycisk menu rozwijane „Wybierz obiekt” i wybierz „Działania”.

4. Wzakładce „ ” ( Rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail) w sekcji „Rejestrowanie ręczne ” kliknij przy cisk „Kopiuj ” obok pola„Adres BCC ”.

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej i utwórz nową wiadomość e-mail.
6. Dodaj skopiowany adres w polu „BCC” wiadomości e-mail.

Wysłana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot na podstawie pasującego adresu e-mail. Jeśli adres e-mail odbiorcy nie pasuje do żadnego istniejącego kontaktu, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu.

Wymagania dotyczące rejestrowania wiadomości e-mail w CRM przy użyciu adresu BCC

• Użytkownik wysyłający wiadomość musi mieć dostęp do osobistej skrzynki e-mailowej.
• Adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomość, musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jeden z połączonych indywidualnych adresów służbowych.
  • Alias w kliencie poczty ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmaila lub alias dodany w sekcji „Profil i preferencje”).
• Adres e-mail odbiorcy nie znajduje się na liście „Nigdy nie loguj”.
• Adres e-mail nie został wcześniej trwale usunięty. 
• Jeśli w swoim koncie HubSpot włączyłeś ustawienia prywatności zgodne z RODO, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli ręcznie użyjesz adresu BCC w kliencie poczty e-mail bez funkcji śledzenia, spowoduje to jedynie zarejestrowanie wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot. Nie pozwoli to na śledzenie otwarć ani kliknięć w Twoich wiadomościach e-mail.

Użyj adresu do przekazywania wiadomości

Użyj adresu przekierowania, aby zarejestrować odpowiedź na wiadomość e-mail na osi czasu rekordu kontaktu. Adres przekierowania jest przydatny, gdy chcesz zarejestrować wiadomość e-mail po jej otrzymaniu. Adres przekierowania jest taki sam dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie HubSpot.

Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój klient poczty obsługuje funkcję przekazywania wiadomości. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do Obiekty.

3. W górnej części strony strony kliknij przycisk menu rozwijane „Wybierz obiekt” i wybierz „Działania”.

4. Wzakładce „ ” ( Rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail) wsekcji „Rejestrowanie ręczne ” kliknij przycisk „Kopiuj ” obok pola „Adres przekierowania”.

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej i otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zarejestrować w HubSpot.
6. Prześlij wiadomość e-mail na skopiowany adres przekazania.

Przekierowana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi w CRM przy użyciu adresu przekierowania

Aby wiadomość e-mail została zarejestrowana w CRM, musi spełniać następujące kryteria:

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć dostęp do osobistej skrzynki e-mailowej.

• Przekazujesz indywidualną wiadomość e-mail z odpowiedzią (a nie inne części łańcucha wiadomości). Musi być obecny nagłówek przekazanej wiadomości wygenerowany przez klienta poczty e-mail:

• Adres e-mail używany do wysłania przekazanej wiadomości musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jedno z połączonych kont e-mail.
  • Alias w Twoim kliencie poczty ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmaila lub alias dodany w sekcji „Profil i preferencje”).
• Adres e-mail kontaktu nie znajduje się na liścieliście „Nigdy nie rejestruj”.
• Jeśli w koncie HubSpot włączyłeś ustawienia prywatności zgodne z RODO, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.
• Jeśli osoba, która wysłała Ci pierwotną wiadomość e-mail, nie figuruje w Twoim systemie CRM, przekazanie tej wiadomości spowoduje utworzenie rekordu kontaktu, o ile jej adres e-mail lub domena e-mailowa nie znajdują się na liście„Nigdy nie rejestruj”.
• Przekazana wiadomość musi być w jednym z języków obsługiwanych przez HubSpot. 
• Przekazana wiadomość musi zawierać zarówno część HTML, jak i część tekstową wiadomości e-mail.
• Twój serwer poczty e-mail musi zezwalać na przekazywanie wiadomości na zewnątrz. 

Nie ma standardowego formatowania wiadomości e-mail przekazywanych dalej. Jeśli HubSpot nie będzie w stanie przetworzyć formatu wiadomości, nie zostanie ona zarejestrowana w HubSpot. Dowiedz się, jak ręcznie zarejestrować wiadomość e-mail w HubSpot. 

Uwaga: jeśli otrzymasz odpowiedź e-mailową od kontaktu lub potencjalnego klienta, a nadawca umieści innych odbiorców w polu „DW”, HubSpot nie doda tych odbiorców z kopii do listy kontaktów na Twoim koncie.

Klienty poczty obsługujące funkcję przekazywania wiadomości

Jeśli przekazana wiadomość e-mail spełnia powyższe wymagania, ale nadal nie jest rejestrowana w HubSpot, Twój klient poczty elektronicznej może być niekompatybilny z funkcją przekazywania wiadomości w HubSpot. Jeśli Twój klient poczty elektronicznej nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania wiadomości, nie będziesz w stanie przekazać wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

Poniższe programy pocztowe są zgodne z narzędziem do przekazywania wiadomości: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010–2019
• Yahoo! Mail
• Poczta Samsung
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Przypisywanie nadawcy w przypadku wiadomości wysłanych z polem BCC i przekazanych

Podczas wysyłania wiadomości e-mail z wykorzystaniem adresu BCC lub adresu przekierowania następujące zasady określają, który użytkownik zostanie przypisany jako nadawca wiadomości zarejestrowanej w CRM. Zasady te, w kolejności według priorytetu, określają, które wiadomości e-mail są uwzględniane w całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży. 

1. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako powiązany indywidualny służbowy adres e-mail, przypisz go temu użytkownikowi.
2. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako adres e-mail swojego konta użytkownika HubSpot, przypisz wiadomość temu użytkownikowi.
3. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako alias, przypisz go temu użytkownikowi.
4. Jeśli wielu użytkowników ma adres e-mail nadawcy jako połączony indywidualny służbowy adres e-mail, przypisz go do użytkownika, który był zalogowany w momencie wysłania wiadomości. Jeśli wysyłka odbywa się za pośrednictwem adresu BCC przy użyciu rozszerzenia sprzedaży, przypisz ją do użytkownika, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysłania. 

Jeśli zarejestrujesz wiadomość e-mail spoza HubSpot przy użyciu adresu BCC i wysyłasz ją z adresu e-mail powiązanego w HubSpot jako adres zespołowy, wiadomość ta zawsze zostanie przypisana użytkownikowi, który pierwotnie powiązał konto e-mailowe zespołu. Jeśli jednak wiadomość e-mail zostanie wysłana przy użyciu adresu BCC za pośrednictwem rozszerzenia sprzedaży, zostanie ona przypisana użytkownikowi, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysłania.