Registrer e-postmeldinger i CRM-systemet ditt ved hjelp av BCC-feltet eller videresendingsadressen

Med HubSpot Sales-e-postutvidelsen eller -tillegget kan du automatisk logge e-poster som er sendt utenfor HubSpot, i CRM-systemet. Hvis du ikke bruker salgsutvidelsen eller tillegget, kan du bruke HubSpots BCC-adresse eller videresendingsadresse til å logge e-poster manuelt. 

E-poster som loggføres i HubSpot ved hjelp av BCC-adressen eller videresendingsadressen, vil inneholde e-postinnholdet og eventuelle vedlegg i e-posten. Den loggførte e-posten vil automatisk knyttes til mottakerens kontaktoppføring, den primære tilknyttede bedriftsoppføringen og de fem siste åpne avtaleoppføringene som er knyttet til kontakten. Les mer om å loggføre e-postsvar i HubSpot. 

Begrensninger og hensyn

• Brukere med en leserrettighet kan ikke loggføre e-poster med BCC- eller videresendingsadressen. Les mer om administrering av lisenser.
• Den totale størrelsesgrensen for e-poster som logges med BCC eller en videresendingsadresse er 40 MB. Denne grensen gjelder den samlede størrelsen på e-postteksten, overskriftene og alle vedlegg.

Bruk BCC-adressen

Når du sender en e-post fra e-postklienten din, legger du til BCC-adressen i BCC-feltet i e-posten. E-postinnholdet blir automatisk registrert i kontaktens oppføring i HubSpot. BCC-adressen er den samme for alle brukere i HubSpot-kontoen din.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, navigerer du til Objekter.

3. Øverst på Objekter siden klikker du på Velg et objekt og velg Aktiviteter.

4. Påfanen «E-postlogg og sporings » i delen «Manuell loggføring » klikker du på «Kopier » ved siden av feltet«BCC-adresse ».

5. Gå til e-postinnboksen din og skriv en ny e-post.
6. Legg til den kopierte BCC-adressen i BCC-feltet i e-posten.

Den sendte e-posten blir loggført i kontaktens post i HubSpot basert på den samsvarende e-postadressen. Hvis mottakerens e-postadresse ikke samsvarer med en eksisterende kontakt, opprettes det en ny kontaktpost.

Krav for å loggføre e-poster i CRM ved bruk av BCC-adressen

• Brukeren som sender e-posten, må ha tilgang til sin personlige e-postkonto.
• E-postadressen du sender e-posten fra, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av dine tilknyttede individuelle arbeids-e-postadresser.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilknyttede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).
• Mottakerens e-postadresse står ikke oppført i listen «Aldri logg».
• E-postadressen har ikke tidligere blitt slettet permanent. 
• Hvis du har aktivert GDPR-personverninnstillingene i HubSpot-kontoen din, må du ha et rettslig grunnlag for å kommunisere med e-postmottakerne.

Merk: Hvis du manuelt bruker BCC-adressen i en e-postklient uten sporing, vil dette bare loggføre e-posten på en kontaktoppføring i HubSpot. Dette vil ikke gi deg mulighet til å spore åpninger eller klikk på e-postene dine.

Bruk videresendingsadressen

Bruk videresendingsadressen til å loggføre et e-postsvar på tidslinjen til kontaktoppføringen. Videresendingsadressen er nyttig når du trenger å loggføre en e-post etter at du har mottatt den. Videresendingsadressen er den samme for alle brukere i HubSpot-kontoen din.

Før du begynner, må du sørge for at e-postklienten din støtter videresendingsfunksjonen. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under «Datahåndtering», navigerer du til «Objekter».

3. Øverst på siden Objekter siden klikker du på «Velg et objekt» og velg Aktiviteter.

4. Påfanen «E-postlogg og sporing»( ), idelen «Manuell logging », klikker du på «Kopier» ved siden avfeltet «Videresendingsadresse».

5. Gå til e-postinnboksen din og åpne e-posten du vil logge i HubSpot.
6. Videresend e-posten til den kopierte videresendingsadressen.

Den videresendte e-posten blir loggført i kontaktens post i HubSpot. Hvis e-postmottakeren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, opprettes det en ny post.

Krav for å loggføre svar i CRM ved hjelp av videresendingsadressen

E-posten din må oppfylle følgende kriterier for å bli loggført i CRM-systemet:

• Brukeren som sender e-posten, må ha tilgang til sin personlige e-postkonto.

• Du videresender den enkelte svare-e-posten (ikke andre deler av e-postkjeden). Overskriften på den videresendte meldingen, som genereres av e-postklienten din, må være til stede:

• E-postadressen du bruker til å sende den videresendte e-posten, må være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av de tilknyttede e-postkontoene dine.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilknyttede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).
• Kontakt-e-postadressen er ikke oppført i«Never Log»-listen.
• Hvis du har aktivert GDPR-personverninnstillingene i HubSpot-kontoen din, må du ha et rettslig grunnlag for å kommunisere med e-postmottakerne.
• Hvis personen som sendte deg den opprinnelige e-posten ikke finnes i CRM-systemet ditt, vil videresending av meldingen opprette en kontaktoppføring, så lenge e-postadressen eller e-postdomenet ikke står oppført på «Never Log »-listen din.
• Den videresendte meldingen må være på et av språkene som støttes av HubSpot. 
• Den videresendte meldingen må inneholde både HTML-delen og ren tekst-delen av e-posten.
• E-postserveren din må tillate ekstern videresending. 

Det finnes ingen standardformatering for videresendte e-poster. Hvis HubSpot ikke klarer å behandle e-postformatet ditt, vil e-posten ikke loggføres i HubSpot. Lær hvordan du manuelt loggfører en e-post i HubSpot. 

Merk: hvis du mottar et e-postsvar fra en kontakt eller en potensiell kunde, og de setter mottakere i CC, vil HubSpot ikke legge til disse mottakerne i CC som kontakter i kontoen din.

E-postklienter som støttes av videresendingsfunksjonen

Hvis den videresendte e-posten din oppfyller kravene ovenfor, men likevel ikke registreres i HubSpot, kan det hende at e-postklienten din ikke er kompatibel med HubSpots videresendingsfunksjon. Hvis e-postklienten din ikke er kompatibel med videresendingsfunksjonen, vil du ikke kunne videresende en e-post til en post i HubSpot.

E-postklientene nedenfor er kompatible med videresendingsverktøyet: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010–2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Tilskrivning av avsender for BCC- og videresendte e-poster

Når du sender e-post ved hjelp av BCC- eller videresendingsadressen, avgjør følgende regler hvilken bruker som tilskrives som avsender av e-posten som logges i CRM-systemet. Disse reglene, i prioritetsrekkefølge, avgjør hvilke e-poster som teller med i en brukers totale aktivitet i salgsrapportene dine. 

1. Hvis bare én bruker har avsenderadressen som en tilknyttet individuell arbeids-e-postadresse, skal den tilskrives den brukeren.
2. Hvis bare én bruker har avsenderadressen som e-postadresse for sin HubSpot-brukerkonto, skal den tilskrives den brukeren.
3. Hvis bare én bruker har avsenderadressen som et alias, tilskrives den til den brukeren.
4. Hvis flere brukere har avsenderadressen som en tilknyttet individuell arbeids-e-postadresse, tilskrives den til brukeren som var logget inn da e-posten ble sendt. Hvis sendingen skjer via BCC-adressen ved hjelp av salgsutvidelsen, tilskrives den til brukeren som var logget inn på salgsutvidelsen på sendetidspunktet. 

Hvis du logger en e-post fra utenfor HubSpot ved hjelp av BCC-adressen, og du sender fra en e-postadresse som er koblet til som en team-e-post i HubSpot, vil e-posten alltid tilskrives den brukeren som opprinnelig koblet til team-e-postkontoen. Hvis e-posten derimot sendes ved hjelp av BCC-adressen gjennom salgsutvidelsen, vil e-posten tilskrives den brukeren som var logget inn på salgsutvidelsen på sendetidspunktet.