Zarządzaj modelem danych

W systemie CRM HubSpot obiekty reprezentują klientów oraz informacje dotyczące procesów biznesowych (np. kontakty, transakcje). Każdy obiekt posiada indywidualne rekordy, które można powiązać z rekordami innych obiektów (np. Lorelai Gilmore jest kontaktem powiązanym z firmą The Dragonfly Inn). W każdym rekordzie informacje są przechowywane w właściwościach, a interakcje są śledzone za pomocą działań. Każde konto HubSpot domyślnie zawiera określone obiekty, właściwości i działania, ale w zależności od posiadanego abonamentu można również tworzyć niestandardowe właściwości i obiekty.

Na koncie HubSpot można skonfigurować model danych, w tym ustawienia niestandardowych właściwości i obiektów, ustawienia powiązań oraz aktywację obiektów.

Zanim zaczniesz

• Wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać kartę „Zarządzaj ”.
• Aby wprowadzać zmiany w zakładce „Zarządzaj”, musisz posiadać uprawnienia superadministratora.

Utwórz niestandardową właściwość

Aby utworzyć niestandardowe właściwości:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. W widoku wykresu przejdź do obiektu CRM i kliknij, aby rozwinąć właściwości. Kliknij menu rozwijane, aby wyświetlić 10 najczęściej używanych właściwości lub ostatnio utworzone właściwości niestandardowe. Aby wyświetlić wszystkie właściwości obiektu, kliknij op cję „Wyświetl wszystkie”.

4. Aby utworzyć właściwość dla obiektu CRM, kliknij „+ Utwórz właściwość”.
5. W panelu po prawej stronie wypełnij pola, aby utworzyć właściwość (np. „Lokalizacja firmy”), a następnie kliknij „Utwórz właściwość”.

Właściwość pojawi się teraz w obiekcie CRM.

Możesz również użyć asystenta Breeze Assistant do utworzenia niestandardowej właściwości. Na przykład przejdź do asystenta Breeze Assistant i wpisz „Utwórz właściwość kontaktu: Dodatkowy adres e-mail”.

Utwórz obiekt niestandardowy i wyświetl właściwości

Aby utworzyć obiekty niestandardowe i wyświetlić właściwości:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę plusa obok pozycji „Wszystkie obiekty”. Jeśli lewy pasek boczny jest zwinięty, kliknij ikonę strzałki w prawo, aby go rozwinąć.
4. W prawym panelu bocznym wypełnij pola, aby utworzyć obiekt i wyświetlić właściwości, a następnie kliknij „Utwórz”.

Obiekt pojawi się teraz w modelu danych.

Możesz również użyć Breeze Assistant do utworzenia obiektu niestandardowego. Na przykład przejdź do Breeze Assistant i wpisz „Utwórz obiekt ofert pracy”. Możesz również użyć Breeze Assistant do zmiany nazwy obiektu. Na przykład wpisz „Zmień nazwę transakcji na szansę sprzedaży”.

Włączanie lub wyłączanie obiektów na ekranie

Aby włączyć lub wyłączyć obiekty w widoku:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. Kliknij menu rozwijane „Wyświetlanie wszystkich obiektów ”.
   • Aby wyświetlić lub ukryć pojedynczy obiekt lub działanie, zaznacz lub odznacz odpowiednie pole wyboru.
   • Aby wyświetlić lub ukryć całą grupę obiektów lub działań, zaznacz lub odznacz pole wyboru obok nagłówka grupy (np. Obiekty CRM, Obiekty niestandardowe, Obiekty sprzedaży, Działania).

Obiekt pojawi się lub zniknie z modelu danych.

Aktywowanie lub dezaktywowanie obiektu

Uwaga: niektóre obiekty są domyślnie aktywowane i nie można ich dezaktywować.

Aby aktywować obiekt typu spotkanie, kurs, oferta lub usługa:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. Aby aktywować obiekt:
   • W widoku graficznym kliknij opcję Aktywuj obiekt.

1. • W widoku tabeli kliknij ikonę trzech poziomych kropek obok obiektu, a następnie kliknij opcję „Aktywuj obiekt”.
2. Kliknij „Potwierdź”.

Obiekt jest teraz aktywowany. Po aktywacji można go powiązać z innymi obiektami, wyświetlić na stronie indeksowej CRM oraz wykorzystać w narzędziach, takich jak przepływy pracy lub segmenty.

Aby dezaktywować obiekt:

1. Na obiekcie, który chcesz dezaktywować, kliknij ikonę trzech poziomych kropek w widoku wykresu lub tabeli.
2. Kliknij opcję „Dezaktywuj obiekt”, a następnie kliknij „Potwierdź”.

Obiekt jest teraz wyłączony.

Tworzenie powiązań i limitów

Aby utworzyć etykiety powiązań i ograniczenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. W widoku wykresu, aby wyświetlić powiązania obiektu, kliknij opcję „Wyświetl wszystkie ” obok liczby powiązanych obiektów (np. 14 powiązanych obiektów) lub kliknij ikonę trzech poziomych kropek i wybierz opcję „Wyświetl wszystkie powiązane obiekty”.

Aby utworzyć powiązanie obiektu niestandardowego:

1. Kliknij przycisk „+” obok obiektu CRM.

2. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, aby wybrać powiązanie niestandardowe, a następnie kliknij „Utwórz”.

Aby aktywować powiązanie:

1. Kliknij ikonę z trzema pionowymi kropkami na powiązaniu, a następnie kliknij opcję „Aktywuj powiązanie”.

2. W oknie dialogowym kliknij „Potwierdź”.

Po aktywacji powiązanie będzie widoczne na stronie indeksowej CRM i będzie można z niego korzystać w narzędziach takich jak przepływy pracy czy segmenty.

Aby dezaktywować powiązanie:

1. Kliknij ikonę z trzema pionowymi kropkami na powiązaniu, a następnie kliknij opcję „Dezaktywuj powiązanie”.
2. Kliknij Potwierdź.

Aby utworzyć etykietę powiązania:

1. Kliknij powiązanie, a następnie kliknij + Utwórz etykietę powiązania.

2. W panelu po prawej stronie wypełnij pola, a następnie kliknij „Utwórz”.

Aby utworzyć limit powiązania:

1. Kliknij opcję „wiele do wielu” obok powiązania.
2. W panelu po prawej stronie wypełnij pola, aby umożliwić powiązanie wielu firm lub wprowadzenie niestandardowej liczby, a następnie kliknij „Zapisz”.

Można również użyć Asystenta Breeze do utworzenia etykiety powiązania. Na przykład przejdź do Asystenta Breeze i wpisz „Skonfiguruj etykiety powiązań między zgłoszeniami a kontaktami. Jedną dla „klienta” i jedną dla „hydraulika””.

Eksportuj obraz obszaru roboczego

Aby wyeksportować obraz obszaru roboczego:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. W prawym górnym rogu kliknij menu rozwijane „Więcej ”, a następnie wybierz opcję „Eksportuj model danych jako obraz”.

Obraz zostanie pobrany na pulpit.

Korzystanie z widoku tabelarycznego

Aby poruszać się po widoku tabelarycznym:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Zarządzaj ”.
3. Domyślnie wszystkie obiekty i działania są wyświetlane w widoku tabelarycznym. Aby wyświetlić obiekty na wykresie, kliknij ikonę wykresu w lewym górnym rogu. Kliknij ikonę tabeli, aby powrócić do widoku tabelarycznego.

4. Aby zarządzać tym, które obiekty i działania są uwzględnione, kliknij menu rozwijane „Wyświetl wszystkie obiekty ”:
   • Aby wyświetlić lub ukryć pojedynczy obiekt lub aktywność, zaznacz lub odznacz odpowiednie pole wyboru.

• • Aby wyświetlić lub ukryć całą grupę, zaznacz lub odznacz pole wyboru obok nagłówka grupy (np. Obiekty CRM, Obiekty niestandardowe, Obiekty sprzedaży, Działania).

Aby wyświetlić relacje między obiektami lub działaniami:

1. W widoku wykresu kliknij op cję „Wyświetl wszystkie ” obok liczby powiązanych obiektów lub kliknij ikonę trzech poziomych kropek i wybierz opcję „Wyświetl wszystkie powiązane obiekty”.
2. W widoku tabelarycznym kliknij obiekt lub czynność, a następnie kliknij kartę „Powiązane obiekty i etykiety ”.

Aby wyświetlić więcej informacji o obiekcie w widoku tabelarycznym, kliknij nazwę obiektu:

• Na karcie „Właściwości” wyświetl wszystkie właściwości dla tego typu obiektu. Aby edytować właściwość, kliknij ikonę ołówka. Dowiedz się więcej o zarządzaniu właściwościami.
• Na karcie „Grupy właściwości ” wyświetl grupy właściwości dla tego obiektu. Aby edytować nazwę grupy, kliknij „Edytuj”, wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij „Zapisz”.
• W zakładce „Powiązane obiekty i etykiety ” wyświetl zdefiniowane powiązania i etykiety obiektu. Aby utworzyć nowe powiązanie, kliknij „+ Utwórz powiązanie”, wybierz obiekt z menu rozwijanego, a następnie kliknij „Utwórz”.
• W zakładce „Logika warunkowa ” można kontrolować, kiedy dodatkowe właściwości są wyświetlane lub wymagają podania wartości w oparciu o poprzednie dane wprowadzone przez użytkownika. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu logiki warunkowej dla właściwości wyliczeniowych.

Aby przejść do strony indeksowej obiektu lub działania w widoku tabelarycznym, kliknij [x] rekordów obok wybranego obiektu.

Gdy już zapoznasz się z modelem danych, dowiedz się, jak zarządzać bazą danych CRM. Jeśli Twoje konto posiada Data HubProfessional lub Enterprise, możesz również korzystać znarzędzi do monitorowaniajakości danych.

Analizuj trendy w danych

W zakładce Analiza możesz przeglądać wykresy i tabele, aby zrozumieć, w jaki sposób rekordy były tworzone, aktualizowane, usuwane lub scalane na przestrzeni czasu. Dowiedz się więcej o wartościach źródłowych wykorzystywanych w raportach.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Model danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
2. Kliknij kartę „Analiza ”.
3. Domyślnie wyświetlane są dane kontaktowe. Aby wyświetlić inny obiekt, kliknij opcję Kontakty, a następnie wybierz obiekt.
4. Aby edytować zakres dat, kliknij selektory dat, a następnie wybierz datę początkową i końcową lub względny zakres czasowy (np. „W tym miesiącu”).
5. Aby filtrować według typu działania, kliknij menu rozwijane „Typy działań ”, a następnie wybierz opcję:
   • Wszystkie działania: wyświetla wszystkie dane dotyczące działań związanych z rekordami, w tym sposób i czas utworzenia, usunięcia, aktualizacji lub scalania rekordów.
   • Utwórz: wyświetla dane dotyczące sposobu i czasu utworzenia rekordów.
   • Usuń: wyświetla dane dotyczące sposobu i czasu usunięcia rekordów.
   • Aktualizacja: wyświetla dane dotyczące sposobu i czasu aktualizacji rekordów.
   • Scalanie: wyświetla dane dotyczące sposobu i czasu scalenia rekordów.
6. Aby filtrować według źródła, kliknij menu rozwijane Typy źródeł, a następnie zaznacz pola wyboru obok źródeł, które chcesz wyświetlić. Aby przywrócić domyślne wybory, kliknij opcję Wybierz domyślne najpopularniejsze typy źródeł. Aby usunąć wszystkie zaznaczenia, kliknij opcję Wyczyść wszystkie zaznaczenia.

Na wykresie każde źródło jest reprezentowane przez unikalny kolor i linię pokazującą liczbę rekordów, których dotyczy dana operacja. Najedź kursorem na punkt danych, aby wyświetlić łączną liczbę rekordów, których dotyczyła operacja w danym dniu, w podziale na źródła. W tabeli każdy wiersz odpowiada jednemu dniu, a każda kolumna — jednemu źródłu.

Śledź limity danych i wykorzystanie

W zakładce „Limity” możesz wyświetlić limity wykorzystania dotyczące rekordów, powiązań, potoków, właściwości niestandardowych i obliczeniowych, etykiet powiązań oraz obiektów niestandardowych. Dowiedz się, jak śledzić limity i wykorzystanie w systemie CRM.