Przesyłanie i udostępnianie dokumentów

Dzięki narzędziu Dokumenty możesz zbudować bibliotekę treści dla całego zespołu, aby przesyłać i udostępniać dokumenty swoim kontaktom. Narzędzie do tworzenia dokumentów pomaga zrozumieć, które kontakty są zaangażowane w udostępniane treści i jaki jest właściwy czas na obserwowanie ewentualnych klientów.

Przed rozpoczęciem

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zrozumienie wymagań

• Aby wygenerować opisy dokumentów, należy włączyć ustawienia AI.
• Aby przesyłać, przeglądać i udostępniać więcej niż pięć pierwszych dokumentów dodanych do konta, należy spełnić jedno z poniższych kryteriów:
  • Jeśli jesteś użytkownikiem na Stanowisku Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise , musisz mieć przypisane Stanowisko Sales lub Service.
  • Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales lub Service Hub Starter , musisz mieć przypisane Stanowisko podstawowe.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Ponieważ dokumenty są udostępniane publicznie, narzędzie dokumentów nie powinno być używane do wysyłania poufnych lub wrażliwych informacji.
• Po utworzeniu linku do udostępniania dokument będzie publicznie dostępny w Internecie. Imię, nazwisko i adres e-mail użytkownika HubSpot udostępniającego dokument zostaną wyświetlone w prawym górnym rogu udostępnionego dokumentu.
• Śledzenie jest stosowane automatycznie podczas udostępniania dokumentu, z wyjątkiem dodawania linku do dokumentu do szablonu wiadomości e-mail. W takim przypadku należy zaznaczyć pole wyboru Wymagaj e-maila do wyświetlenia dokumentu , aby śledzić wyświetlenia. 

Prześlij dokument

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Prześlij dokument.
3. Wybierz źródło importu pliku. Dowiedz się więcej o obsługiwanych formatach plików dokumentów.

Po przesłaniu dokumentu pojawi się on w pulpicie dokumentów.

Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia Dokumenty HubSpot, pliki, które przesyłasz za pomocą tego narzędzia, są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.

Generowanie opisu dokumentu

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
2. Kliknij nazwę dokumentu, dla którego chcesz utworzyć opis.
3. U góry kliknij Dodaj teraz za pomocą Breeze breezeSingleStar.
4. W prawym dolnym rogu okna dialogowego kliknij ikonę breezeSingleStar Breeze. Po wygenerowaniu opisu można go w razie potrzeby edytować.

5. Kliknij przycisk Zapisz.

Udostępnianie dokumentu kontaktom

Udostępniaj dokumenty kontaktom za pośrednictwem linku do udostępniania lub szablonu wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje śledzenie podczas udostępniania dokumentu, więc użytkownik, który udostępnił link, otrzyma powiadomienie, gdy kontakt wyświetli dokument. Można również wymagać od odbiorców wprowadzenia adresu e-mail przed wyświetleniem dokumentu.

Po udostępnieniu dokumentu HubSpot powiązanie pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail danego kontaktu. Dodatkowe kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej przeglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą link do dokumentu, nie zostaną zidentyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.

Utwórz link do udostępnienia

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
2. Najedź kursorem na nazwę dokumentu i kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Utwórz łącze. Możesz też kliknąć nazwę dokumentu, a następnie kliknąć łącze Utwórz w prawym górnym rogu.
3. W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Do kogo to wysyłasz?
4. Opcje śledzenia wyświetleń dokumentu przez odbiorcę zależą od ustawień prywatności danych dokumentu:
   
   • Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych jest wyłączony, przełącz Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokument włączyć, aby śledzić ich poglądy.
   • Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych jest włączony, odbiorca będzie musiał wprowadzić swój adres e-mail i potwierdzić, że wyraża zgodę na kontakt, zanim będzie mógł wyświetlić dokument.

5. Kliknij łącze Utwórz.

6. Kliknij Kopiuj , aby skopiować link do dokumentu, lub kliknij Utwórz wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu z rekordu kontaktu.

Dodawanie dokumentu do szablonu wiadomości e-mail

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
   
2. Kliknij nazwę szablonu. Lub utwórz nowy szablon. 
3. W dolnej części edytora szablonów kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz Dokument.
   • Kliknij menu rozwijane Dokumenty i wybierz dokument do dodania.
   • W polu Link display text wprowadź tekst , który ma być wyświetlany dla łącza do dokumentu.
   • Aby śledzić, kto wyświetla dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj e-maila do wyświetlenia dokumentu .
   • Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Dołącz podgląd łącza .

4. Kliknij przycisk Wstaw.

Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail, gdy zapisuje się kontakty do sekwencji.

Zarządzanie dokumentami

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
2. W lewym górnym rogu można użyć paska wyszukiwania , aby znaleźć dokument według nazwy, lub filtrować według właściciela dokumentu za pomocą menu rozwijanego Właściciel . 
3. Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folderu w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
4. Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go wyświetlać i używać, najedź kursorem na dokument i kliknij Akcje, a następnie wybierz Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści Sales .

Wyświetlanie i edytowanie dokumentów

Aby edytować pojedynczy dokument lub wyświetlić szczegółowe informacje o dokumencie:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
2. Kliknij nazwę dokumentu.
3. Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę editn ikonę ołówka. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
4. Aby edytować opis dokumentu, kliknij ikonę editn po prawej stronie opisu. W oknie dialogowym edytuj opis, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
5. Poniżej tytułu i opisu dokumentu użyj przełącznika Włącz prywatność danych , aby włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla konkretnego dokumentu. Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności wymaga pewnych zmian w dokumentach przed udostępnieniem ich kontaktom:

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• • Jeśli na koncie użytkownika włączone są ustawienia prywatności danych, przełącznik Włącz prywatność danych jest domyślnie włączony dla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Po włączeniu tego ustawienia kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Podczas udostępniania dokumentu pojawi się język z ustawień prywatności i zgody , który będzie zawierał monit o wyrażenie zgody na typ subskrypcji komunikacji jeden-do-jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki widza, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.
  • Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja jeden na jeden. Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie on miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.

Uwaga: jeśli przesłałeś dokumenty przed włączeniem ustawień prywatności danych, będziesz musiał ręcznie włączyć opcję prywatności i zgody, włączając przełącznik.

6. Poniżej ustawień prywatności danych dokonaj oceny danych dotyczących łącznej liczby utworzonych linków, odwiedzających i wyświetleń dokumentu.
7. W tabeli Odwiedzający wyświetl kontakty, które obejrzały dokument. Najedź kursorem na ich nazwę i kliknij Szczegóły , aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat ich interakcji z dokumentem.
8. Aby zastąpić dokument:
   • Kliknij Re-upload w prawym górnym rogu.
   • W oknie dialogowym Aktualizacja istniejącego dokumentu może spowodować rozbieżności w wyświetlaniu danych kliknij przycisk Potwierdź.
   • Wybierz źródło importu pliku. Plik musi mieć format .pptx, .pdf, .docx lub .xlsx. Jeśli wcześniej wysłałeś link do dokumentu przed ponownym załadowaniem, link zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nową zawartość.
9. Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokument, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Podgląd, Pobierz lub Usuń.
10. Branding dokumentu Sales można dostosować w ustawieniach konta. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane w dokumencie.