Ograniczenie dostępu do zasobów HubSpot

Zarządzaj dostępem do treści, danych i innych zasobów, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być pomocne, jeśli chcesz rozdzielić zasoby według działów lub zespołów. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i porządek.

Zasoby, do których dostęp można ograniczyć, zależą od subskrypcji HubSpot:

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem dostępu do treści i zasobów należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Nawet jeśli dostęp do określonych zasobów został ograniczony do niektórych zespołów lub użytkowników, administratorzy nadrzędninadal mają możliwość ich przeglądania.
• Zasoby, takie jak szablony, sekwencje, dokumenty i podręczniki, mogą być przeglądane tylko przez administratorów nadrzędnych oraz zespoły i użytkowników, którzy mają do nich dostęp. Aby wyświetlić więcej niż pięć pierwszych dokumentów lub szablonów na koncie, musisz miećprzypisanemiejsce wSales Hub lubService Hub.
• A Treść lub Marketing Hub Aby ograniczyć dostęp zespołów do wpisów na blogu i stron, wymagana jest subskrypcja Enterprise.
• Zasadniczo, jeśli użytkownik ma uprawnienia „Ogranicz dostęp według zespołów” , ale należy do zespołu, który nie ma zespołu podrzędnego, opcja przypisania do zespołów nie będzie widoczna.
• W przypadku zasobów, które nie są wymienione w powyższej tabeli, nie można obecnie ograniczyć dostępu.
• Jeśli ograniczysz dostęp do narzędzia dla użytkownika, ale masz uprawnienie Uprawnienie „Ogranicz dostęp według zespołów”(tylko w wersji Enterprise), użytkownik nadal będzie miał dostęp do narzędzia, jeśli jego zespół ma do niego dostęp. Dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników.

Ustaw domyślne uprawnienia dla treści marketingowych

Domyślnie nowo utworzone zasoby marketingowe są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających uprawnienia do tych zasobów. Możesz jednak zechcieć zezwolić tylko określonym użytkownikom lub zespołom na tworzenie lub edytowanie zasobów.

W ustawieniach konta możesz automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów marketingowych, tak aby tylko twórca zasobów i jego zespół mogli je przeglądać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu plików. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiUżytkownicy i zespoły.
3. Kliknij kartęZespoły.
4. Kliknij, aby włączyć przełącznik Ogranicz dostęp do nowych treści.

Jak ograniczyć dostęp

Możesz ograniczyć dostęp do narzędzi, wykonując poniższe czynności. W przypadku pulpitów nawigacyjnych, widoków CRM i preferencji subskrypcji e-mailowych zapoznaj się z sekcją poświęconą konkretnym narzędziom poniżej.

1. W swoim koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
2. Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menurozwijane Działaniai wybierz opcjęZarządzaj dostępem. 
3. Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznaczpola wyboruobok zasobów, które chcesz przypisać, a następnie kliknij opcję Zarządzaj dostępem lub Przypisz użytkowników i zespoły.
   

4. W oknie dialogowym wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować. 
5. Aby przypisać zawartość do zespołów lub użytkowników, kliknij kartęZespoły lub Użytkownicy, a następnie kliknijpole wyboru obokzespołów i użytkowników, których chcesz przypisać.
6. Kliknijprzycisk Zapisz. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów. 
   
   

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą przeglądać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i zgłoszenia. Możesz dostosować uprawnienia użytkownika, aby mógł on przeglądać i edytować tylko rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp użytkowników do rekordów CRM:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiUżytkownicy i zespoły.
3. Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego dane chcesz edytować. Następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
4. W menu bocznym po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć CRM > Obiekty CRM. 
5. Na karcieCRM kliknij [Obiekt], aby rozwinąć sekcję.
   • Kliknij menu rozwijane obok uprawnieńWyświetlanie,Edytowanie i Usuwaniedla określonego typu rekordu.
   • Wybierz opcję Wszystkie kontakty, Kontakty ich zespołu lub Ich kontakty. Podczas konfigurowania uprawnień Edytuj lub Usuń możesz również wybrać opcję Brak. 

6. Aby edytować osoby, które mogą komunikować się z rekordem, w menu po lewej stronie kliknij CRM > Narzędzia CRM. 
   • Kliknij menu rozwijaneobok opcji Komunikuj się.
   • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu,Rekordy należące do nich lubBrak.
7. Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Uwaga: aby zmiany uprawnień zaczęły obowiązywać,użytkownicy będą musieli wylogować się z konta i zalogować ponownie. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników

Widoki CRM

Nie można ograniczyć dostępu do widoków standardowych, ale niestandardowe widoki CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, dla Twojego zespołu lub dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do niestandardowego widoku CRM:

1. Przejdź do swoich rekordów(np.CRM>Kontakty).
2. W górnej części kliknij opcję Wszystkie widoki.
3. Najedź kursorem nanazwę widoku, a następnie kliknij Opcje. W menu rozwijanym wybierzZarządzaj udostępnianiem.
4. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
   • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
   • Mój zespół: widok będzie widoczny tylko dla użytkowników z Twojego zespołu. 
   • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie HubSpot.
5. KliknijZapisz.

Skrzynka

odbiorcza

rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować ustawienia dostępu do niej, aby określić, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją przeglądać. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza i pomoc techniczna > Skrzynki odbiorcze.
3. Najedź kursorem na skrzynkę odbiorczą, którą chcesz zarządzać, i kliknij Edytuj. 
4. U góry kliknij kartę Dostęp . 
5. W sekcji Dostęp wybierz opcję Dostępna dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować.  

Panele

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie > Pulpity.
2. W prawym górnym rogu kliknij przypisany [dostęp].
   

3. W prawym panelu wybierz jedną z następujących opcji:
   • Ograniczone tylko do superadministratorów i właściciela: zezwól tylko superadministratorom i właścicielowi pulpitu nawigacyjnego na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Prywatny dla właściciela: zezwól tylko właścicielowi pulpitu nawigacyjnego na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Pozwól wszystkim przeglądać i edytować: zezwól wszystkim użytkownikom na przeglądanie i edytowanie pulpitu nawigacyjnego. 
   • Zezwól wszystkim na przeglądanie: zezwól wszystkim użytkownikom na przeglądanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Przypisz zespoły i użytkowników (tylkowersja Enterprise): zezwól tylko określonym zespołom i użytkownikom na dostęp do pulpitu nawigacyjnego.
4. KliknijZapisz.

Rurociągi obiektów

Superadministratorzymogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych potoków. W przypadku każdego potoku superadministratorzy mogą przyznać dostęp wszystkim użytkownikom na koncie lub ograniczyć dostęp do poszczególnych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierzobiekt z potokiem, do którego chcesz zarządzać dostępem.
3. U góry kliknij kartę Potoki.
4. W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane i wybierz potok, który chcesz edytować.
5. Kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
6. W prawym panelu wybierz opcję Prywatny dla mnie, Dostępny dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do potoku ograniczy dostęp wszystkim pozostałym. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do wyświetlania potoku:

• Ograniczone potoki będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze stacjonarnym i w aplikacji mobilnej.
• Użytkownik może wyświetlić określony rekord, jeśli otrzyma bezpośredni link od użytkownika mającego dostęp do potoku.
• Może wyświetlać rekordy z ograniczonych potoków w raportach.
• Może wyświetlać rekordy z ograniczonych potoków jako powiązania w rekordach.
• Może wyszukiwać rekordy w ramach procesu.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w ramach procesu sprzedaży. 

Dokumenty, podręczniki, sekwencje i szablony sprzedaży

Zarządzaj poziomem dostępu do dokumentów, podręczników, sekwencji lub szablonów. Możesz ustawić je jako prywatne dla właściciela, udostępnione wszystkim lub udostępnione określonym użytkownikom i zespołom. 

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych. 

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniami do ustawień domeny mogą przeglądać i edytować wszystkie domeny, a także publikować treści we wszystkich domenach. Możesz również ograniczyć, którzy użytkownicy mogą edytować lub publikować treści w określonych domenach.

Dowiedz się, jak przypisywać zespołom uprawnienia do publikowania w domenach.

Konta społecznościowe

Ograniczając dostęp do kont społecznościowych, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Jeśli z kontem społecznościowym jest połączonych wielu użytkowników, tylko administratorzy nadrzędni mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do tego konta.
• Jeśli do konta społecznościowego podłączony jest tylko jeden użytkownik, dostępem do tego konta będą mogli zarządzać zarówno administratorzy nadrzędni, jak i użytkownik, który podłączył konto.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta społecznościowego ograniczy dostęp wszystkim pozostałym. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać ani zarządzać postami z tego konta w narzędziu społecznościowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu publikacjami społecznościowymi użytkowników i dostępem do kont.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź doMarketing > Media społecznościowe.
3. Najedź kursorem na swoje konto społecznościowe i w kolumnie Dostęp do konta kliknij Edytuj.

4. W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować. Tylko klienci z Marketing Hub Enterprise mogą ograniczać dostęp użytkowników i zespołów. 
5. • Jeśli wybierasz konkretnych użytkowników lub zespoły, w pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
   • Aby usunąć dostęp z konta, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu lub kliknij przycisk X w sekcji Kto ma dostęp.
6. W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

E-maile

Przypisz dostęp do edycji określonych wiadomości e-mail marketingowych poszczególnym użytkownikom lub zespołom z poziomu pulpitu nawigacyjnego poczty e-mail, korzystając z ogólnych instrukcji. Wiadomości e-mail przypisane do zespołu mogą być edytowane tylko przez użytkowników tego zespołu. Wszelkie wiadomości e-mail, które nie zostały przypisane, będą dostępne dla wszystkich użytkowników i zespołów posiadających uprawnienia użytkownika poczty e-mail.

Jeśli użytkownik na koncie HubSpot nie ma dostępu do edycji określonej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp, wykonując poniższe czynności:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > E-mail.
2. Kliknijnazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać dostęp do edycji.
3. W prawym górnym rogu najedź kursorem na przycisk„Przejrzyj i wyślij”, a następnie kliknij„Poproś o aktualizację uprawnień”.
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Osoba zatwierdzająca ” i wybierz administratora ze swojego zespołu.
5. Opcjonalnie możesz wpisaćwiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz dostępu do edycji wiadomości e-mail.
6. KliknijWyślij prośbę. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie powiadomiona, że poprosiłeś o dostęp do wiadomości e-mail. Po przyznaniu dostępu przez osobę zatwierdzającą otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki 

Zarządzaj dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu plików, aby uzyskać większą kontrolę nad tym, którzy użytkownicy lub zespoły mogą je przeglądać lub edytować.

Konfigurując dostęp do plików, możesz zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do folderu głównego, ale ograniczyć dostęp do podfolderów. Niemożna skonfigurować ustawień dostępu do folderów systemowych generowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Treść > Pliki. Jeśli korzystasz z bezpłatnych narzędzi HubSpot, przejdź do Marketing > E-mail. W prawym górnym rogu kliknij Narzędzia e-mail i wybierz Pliki.
2. Najedź kursorem na plik lubfolderi kliknijopcję Działania. Następnie wybierz opcjęZarządzaj dostępem. 

3. W prawym panelu skonfiguruj dostęp do plików lub folderów: 
   • Prywatny dla mnie: ogranicz dostęp tylko do swojego konta użytkownika.
   • Dostępne dla wszystkich:wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować plik lub folder. 
   • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą uzyskać dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli masz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp przypisanym zespołom. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
     • Zaznaczpole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp. 
     • Aby odebrać dostęp zespołowi, usuń zaznaczeniepola wyboru oboknazwy użytkownika lub zespołu lub kliknij znakXw sekcjiKto ma dostęp.
4. W dolnej części panelu kliknij przyciskZapisz.

Właściwości

Superadministratorzymogą ograniczyć dostęp do właściwości, tak aby tylko określone osoby i zespoły mogły edytować właściwości w rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, które nie mają dostępu, zobaczą komunikatNie masz uprawnień do edycji wartości tego pola po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji właściwości.

Paski boczne rekordów

Możesz dostosować paski boczne wyświetlane w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń, aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla określonych zespołów.

Raporty

Istnieje kilka sposobów ograniczenia dostępu do raportów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, można ograniczyć dostęp do niego indywidualnie za pomocą narzędzia raportów.
• Jeśli raport został dodany do pulpitu nawigacyjnego, dostęp do niego można ograniczyć, przypisując dostęp do pulpitu nawigacyjnego.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analitycznych ani do poszczególnych niestandardowych widoków analitycznych.

Segmenty

Superadministratorzymogą ustawić, które zespoły mają wgląd w poszczególne segmenty, edytując dostęp do segmentów. Można również zarządzać dostępem, przypisując segmenty i ograniczając rekordy na podstawie własności rekordów.

Przepływy pracy

Przypisz przepływy pracy do określonego zespołu z poziomu pulpitu przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być przeglądane i edytowane tylko przez użytkowników tego zespołu. Każdy przepływ pracy, który nie został przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów posiadającychuprawnienia użytkownika przepływów pracy.

Kampanie

Ogranicz dostęp do swoich kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę zasobów z nią powiązanych. 

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
2. Najedź kursorem na kampanię, do której chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijaneDziałania i wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
3. W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
4. W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do kampanii.
5. Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczeniepola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij przyciskX wsekcji Kto ma dostęp.
6. W dolnej części panelu kliknij przyciskZapisz.

Reklamy

Po połączeniu kont reklamowych Google, Facebook lub LinkedIn z HubSpot możesz przypisać je do określonych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź doMarketing >Reklamy.
3. Najedź kursorem na konto reklamowe, do którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Działania. Wybierz Zarządzaj dostępem.
4. W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do konta reklamowego.
6. Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczeniepola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij przyciskX wsekcji Kto ma dostęp.
7. W dolnej części panelu kliknij przyciskZapisz.