設定HubSpot收據工具

使用HubSpot發票，你可以直接從HubSpot發送發票、追蹤應收款項，並使用Stripe付款處理或HubSpot付款方式收取款項。 使用發票，您的買家可以預期結帳流程與付款連結和報價類似。 然而，與付款連結和報價不同，收據會追蹤到期日、餘額，並可以在付款處理商之外標記為已付款。 它們還包含一些買家在要求付款時可能需要的發票號碼。

請注意：一旦您使用連接的Stripe帳戶使用Stripe付款處理進行交易，目前無法連接其他Stripe帳戶，也無法設置HubSpot Payments。 同樣，一旦您使用HubSpot Payments進行交易，目前無法從HubSpot Payments轉移到Stripe付款處理。 如果你尚未完成交易，但想切換帳戶，請聯絡客戶服務。

在下方，了解如何設定使用HubSpot收據收取款項。 在開始之前，請確保需要更新以下任何設定的用戶具有超級管理員權限。

設定一般收據設定

若要開始使用，請設定以下收據設定：

• 設定發票權限：控制哪些HubSpot使用者有權檢視、建立和編輯發票，瞭解如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
  
  

  請注意：在2023年2月9日之前建立的HubSpot使用者預設擁有收據檢視和編輯權限。 根據預設，在此日期之後建立的使用者沒有收據權限。

• 在HubSpot品牌套件中新增標誌：發票會自動在HubSpot品牌預設設定中輸入標誌。
  • 收據不會使用品牌工具組的顏色。
  • 更新標誌不會更新現有已確定的發票，只會更新目前草擬的發票，以及更新後建立的發票。

• 設定預設付款選項：你可以選擇在付款設定中設定收據預設接受的付款方式。 你也可以在建立收據時自訂。
• 將網域連結至HubSpot ：預設情況下，收據託管在連結至帳戶的主要網域上。 建立收據時，你也可以從任何已連結的網域中選擇。 如果你尚未連接網域，或想連接另一個子網域以託管收據（例如billing.website.com ） ，請了解如何將網域連接到HubSpot。

自訂收據前綴和起始號碼

為確保HubSpot發票號碼不會與帳戶系統中的發票號碼重疊， HubSpot發票的預設前綴為INV ，起始號碼為1001。 您可以在收據設定中自訂前綴和起始號碼。 收據完成並指派號碼(例如INV-1002)後，便無法變更或重複使用該號碼。 

請注意：在自訂您的發票前綴和起始編號之前，您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能夠與您當前的系統配合使用。

若要自訂收據前綴和起始號碼，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 根據預設，發票以前綴INV開頭。 要更改此設置，請在“設置”選項卡上單擊編輯前綴。 然後，在對話方塊中輸入新的前綴，然後按一下儲存前綴。 前綴最多可為8個字元。
• 根據預設，起始發票號碼為1001。 若要變更此設定，請按一下發票編號的「更新起點」。 然後，在對話方塊中輸入新的起始點數字，然後按一下更新起始點。

開啟編輯未結收據的功能

編輯已完成且處於「開啟」狀態的發票。 在使用者編輯收據之前，超級管理員必須開啟編輯未結收據的功能。 無需開啟此設定，即可允許使用者編輯草稿狀態的發票。

若要存取設定，請按照以下步

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 選擇允許編輯未結收據核取方塊。

從訂閱費用建立收據

根據預設， HubSpot會為定期訂閱的付款建立發票。 當客戶成功支付訂閱費用時， HubSpot會建立付費發票。 訂閱付款失敗時，系統會將其建立為未結收據。 

若要防止HubSpot為訂閱費用建立發票，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 在「設定」索引標籤的「訂閱」下方，按一下以清除「為訂閱付款建立發票」核取方塊。

設定預設留言

若要在每張收據的備註欄位中新增預設訊息，請按照以下步驟操作： 

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 輸入預設留言，然後按一下儲存。

請注意：確認此設定後，任何新發票都會顯示預設評論，即使現有發票目前處於草稿狀態，也不會更新。

新增稅務編號

你可以選擇在每張收據的標題中新增最多三個稅務編號，以及公司資料。 新增稅務編號至帳戶後，系統不會更新現有的已確定或草擬的收據，只會更新新建立的收據。

若要新增稅務編號，請按照以下步

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 在「新增稅務編號至收據」下方，點擊「新增稅務編號」。
• 點擊稅號類型下拉式選單，然後選擇類型。
• 在稅務編號欄位中輸入您的稅務編號。
• 如果你需要新增第二個或第三個稅務編號，請重複這些步驟。
• 按一下儲存。

後續步驟

設定HubSpot發票工具後，瞭解如何：

• 建立、管理和傳送收據。
• 建立序號(僅限Sales Hub 和 Service Hub 專 業版和企業版 )和發票式工作流程 (僅限專 業版和企業版) ，將發票流程自動化。
• 使用HubSpot的自訂報告產生器建立自訂報告(僅限專 業版和企業版)。