使用 HubSpot 發票，您可以直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收款項，並使用HubSpot 付款或Stripe 付款處理獲得付款。使用發票，買家會有一個類似付款連結和報價的結帳流程，而訂閱可以自動或手動發送發票和收取付款。
與付款連結和報價不同，發票可追蹤到期日、餘額，並可在您的付款處理器之外標示已付款。它們也包含發票號碼，某些買家在要求付款時可能需要這些號碼。
以下將介紹如何設定發票，以便開始收取付款。
設定一般發票設定
要開始使用，請設定下列發票設定：
- 設定發票權限： 要控制哪些 HubSpot 使用者有權檢視、建立和編輯發票，學習如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
請注意：在 2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者預設有檢視和編輯發票的權限。在該日期之後建立的使用者預設沒有發票權限。
- 在您的 HubSpot 品牌套件中添加徽標和品牌顏色：發票將自動使用在您的HubSpot 品牌預設設置中設定的徽標和顏色。更新您的標誌和顏色不會更新現有的最終發票，只會更新目前草擬的發票和更新後建立的發票。
- 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中設定發票預設接受的付款方式。您也可以在建立時在每張發票上自訂。
- 將您的網域連接到 HubSpot：預設情況下，發票會託管在與您帳戶連接的主網域上。在建立發票時，您也可以從任何已連結的網域中選擇。如果您尚未連接網域，或想連接一個獨立的子網域來託管發票（例如，billing.website.com），請瞭解如何將網域連接至 HubSpot。
設定
自訂您的發票前綴和起始號碼
為了確保 HubSpot 發票號碼不會與您帳戶系統中的發票號碼重疊，HubSpot 發票預設前綴為INV，起始號碼為1001。您可以在發票設定中自訂前綴和起始號碼。一旦發票被定稿並分配了一個號碼，例如INV-1002，該號碼就不能更改或重複使用。
請注意：在自訂發票前綴和起始號碼之前，您應該先諮詢您的會計團隊，以確保與目前的系統相容。
自訂您的發票前綴和起始號碼：
- 在左側功能表中，導覽至「物件」>「發票」。
- 預設情況下，發票以INV 開頭。若要變更，請在設定索引標籤上，按一下編輯前綴。在對話方塊中輸入新前綴，然後按一下儲存前綴。前綴最多可有 8 個字元。
- 預設情況下，起始發票號碼為1001。若要變更，請按一下更新發票號碼起始點。在對話方塊中，輸入新的起點號碼，然後按一下更新起點。
開啟編輯開啟發票的功能
開啟選項以編輯已結算、未付款且處於Open (開啟) 狀態的發票。若要允許使用者編輯草稿 狀態的發票，則無需開啟此設定。
若要存取設定，請
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在發票管理下，選取允許發票編輯核取方塊。
- 按一下儲存。
開啟刪除未付款發票的功能
開啟刪除已定案但未付款發票的選項。草稿發票可以在 沒有此設定的情況下刪除。
發票刪除是永久性的，無法撤銷。
請注意：發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號。但請記住，已付款的發票是無法刪除的。您應該諮詢您的會計團隊，以確保與您目前的系統相容。
若要存取設定
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在發票管理下，選取允許刪除發票核取方塊。
- 按一下儲存。
設定帳單聯絡人關聯
開啟選項以自動設定您為任何轉換為發票的交易和報價所指定的開票聯絡人。若要存取設定，請開啟
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在帳單聯絡人關聯之下，選取對所有發票使用公司帳單聯絡人關聯 核取方塊。
- 按一下儲存。
設定寄送發票的預設電子郵件地址
開啟選項以設定預設電子郵件地址，發票會從該電子郵件地址寄出。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址 或個人電子郵件地址。如果未設定預設電子郵件地址，發票將會從使用者在傳送發票時所選擇的個人或團隊電子郵件地址傳送。
若要設定預設電子郵件地址：
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在電子郵件設定下，按一下預設來自地址下拉式功能表，然後選擇您希望作為預設使用的電子郵件地址。
- 如果您要允許使用者從個人電子郵件地址，或他們可以存取的其他團隊電子郵件地址手動傳送發票，請選取允許從其他電子郵件地址傳送核取方塊。
- 按一下儲存。
自訂
您的帳戶中會自動設定發票的預設值，該預設值可以編輯。您可以設定額外的客製化發票預設，並根據預設設定所收集的資訊。
自訂預設可讓您在建立發票時選擇不同的發票組態。例如，您可以有一個預設發票，使用您帳戶中的主要公司地址，然後您可以設定不同的預設，使用不同的公司地址，如果您要銷售到不同的地區，可以設定不同稅號的預設，或在不同的預設上設定不同的自訂屬性，供您的賣家使用。
下列發票元素可在預設中編輯：
- 發票標題。
- 自訂屬性。
- 您的公司資訊。
- 淨額付款條件。
- 預設註解。
- 稅號。
- 訂閱發票的帳單期間。
請注意：自動產生的發票 (例如，從訂閱建立的定期發票) 將使用預設的預設值 (Default)，無法設定為使用不同的預設值。
建立預設
若要建立新預設，請
- 本地化。
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在頂端，按一下自訂索引標籤。
- 按一下建立預設。
- 輸入預設名稱，然後按一下建立。建立後，您就可以更新預設的元素。
更新預設或自訂預設
您可以更新您的預設，或是發票設定中的預設。隨時按一下Preview (預覽 ) 索引標籤，即可看到您所做變更的即時預覽。
更新預設或自訂預設：
- 導航設定
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在頂部，按一下自訂索引標籤。
- 在目前檢視下拉式功能表中，選擇要編輯的預設 。例如，選擇預設來編輯預設。
- 確定已選取內容索引標籤。
- 選取使用自訂文件標題核取方塊，以設定發票預設的自訂標題。這將會顯示在範本的發票標題中。
請注意：您無法更新預設的地址。它會使用您在帳戶設定中的 帳戶預設中所設定的主要公司地址。如果您需要使用不同的地址，請建立新的預設。
- 您最多可以選擇四個 自訂內容 ，顯示在買家的發票上。 若要設定哪些自訂屬性會在發票預設上顯示，請在自訂欄位下按一下設定預設自訂欄位：
-
-
- 若要新增額外欄位，請按一下add Add custom field（新增自訂欄位），然後選擇另一個發票屬性。 您最多可以新增四個自訂發票屬性。
- 新增後，您可以按一下屬性 下拉式功能表，將其變更為不同的屬性。
- 當您新增屬性時，即時預覽會顯示在Preview 區段。
- 若要移除屬性，請按一下delete 刪除圖示。
- 完成後，按一下儲存。
請注意：自訂屬性不會新增至由訂閱建立的定期發票。
-
- 若要允許使用者在使用此預設建立發票時編輯屬性，請選取允許使用者覆寫預設自訂欄位核取方塊，然後按一下儲存。
-
- 開啟此設定後建立的新發票，預設會顯示這些屬性。如果屬性不包含值，則不會顯示在買方的發票上。
請注意：如果刪除自訂屬性，則使用包含自訂屬性的預設的草稿和未來發票中，都會移除該欄位。使用此預設並在刪除前完成的發票仍會包含自訂屬性。
- 在發票預設值下，您可以檢視公司資訊，並設定淨付款條件預設值：
- 按一下展開Your company info (您的公司資訊) 區段，以檢視您的公司資訊。編輯預設範本時，公司資訊無法變更，並會使用您帳戶設定中的公司資訊。如果您想要不同公司資訊的發票範本，請建立自訂預設。
- 按一下展開「淨額付款條件」部分，以檢視淨額付款條件設定。
- 在提供的欄位中，設定可在發票上選擇的淨付款期限（以天為單位）。
- 按一下+ 新增另一個淨額 ，以新增額外的淨付款期限。
- 按一下delete 刪除旁邊的淨付款期，以移除該淨付款期。
- 按一下Default net payment term（預設淨額付款期限）下拉式功能表，選擇建立發票時要設定的預設淨額付款期限。如果變更此選項，新的淨付款期將會設定為變更設定後所建立發票的預設值。
- 按一下儲存。
- 註解 欄位會顯示在發票底部。它可以用來為買方加入更多關於付款條件、法律資訊或其他重要資訊。為選取的預設新增預設註解：
-
- 在註解下，在提供的欄位中加入您的註解。使用格式化工具列來格式化文字、加入連結或使用片段。
- 按一下儲存。
請注意： 新增的註解將會出現在確認此設定後建立的任何新發票上，而不會更新現有的發票，即使它們目前是在草稿中。
- 選項，您最多可以在發票的標頭中加入三個稅務 ID。在您的帳戶中加入稅務 ID 將不會更新使用此預設的現有定案或草擬發票，只會更新使用此預設的新建立發票。
- 若要在發票預設中加入稅號，請
- 在新增稅務 ID 到發票下，按一下新增稅務 ID。
- 按一下Tax ID 類型下拉式功能表，然後選擇一種類型。
- 在Tax ID 編號欄位中，輸入您的Tax ID。
- 如果您需要新增第二或第三個 Tax ID，請重複這些步驟。
- 按一下稅號旁邊的delete 刪除，以將其移除。
- 按一下儲存。
- 清除 Include invoice currency and sales tax notice（包含發票貨幣和銷售稅通知 ）核取方塊，以隱藏發票上的貨幣和銷售稅通知。
- 在Subscription invoices（訂購發票）下，清除 Show billing period on subscription invoices and emails（在訂購發票和電子郵件上顯示帳單期間）核取 方塊， 以隱藏發票上的訂購帳單期間。
重新命名預設
- 導航設定
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在頂部，按一下自訂索引標籤。
- 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
- 在目前檢視下拉式功能表旁，按一下動作，然後選擇重新命名預設。
- 輸入預設的新名稱，然後按一下儲存。
請注意： 預設不能重新命名。
刪除預設
- 導航設定
- 在左側功能表中，導覽到物件>發票。
- 按一下自訂索引標籤。
- 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
- 在目前檢視下拉式功能表旁，按一下動作，然後選擇刪除預設。
- 按一下刪除預設以確認。任何使用此預設的草擬發票將需要選擇新的預設。
請注意：預設不能刪除。
自動化
自動為付款連結和報價或訂閱的付款建立發票
選擇是否從報價或付款連結的一次性付款，或訂閱的付款自動產生發票。此設定預設為開啟。
請注意：自動產生的發票將使用預設的預設值，無法設定為使用其他預設值。
要關閉付款連結和報價付款或訂閱付款的自動發票：
- 導航設定
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在頂部，按一下自動化索引標籤。
- 清除一次性付款 核取方塊，關閉付款連結和報價付款的自動發票建立，然後按一下儲存。
- 清除「自動訂閱付款 」核取方塊，以關閉為訂閱付款自動建立發票的功能，然後按一下儲存。
傳送提醒給客戶支付未結清的發票
自動電子郵件提醒可讓您設定發送電子郵件提醒給有未結清發票的買家。提醒可以排定在到期日之前、當天或之後發送。
請注意： 必須建立發票才能傳送提醒。例如，如果將提醒設定為在發票到期日前 2 天發送，則發票必須處於Open（開啟）狀態才能發送提醒。在這種情況下，設定為在未來日期自動建立的發票 (例如，從訂閱建立的發票) 的提醒將不會傳送，因為發票要到訂閱日期才會建立。
開啟電子郵件提醒：
- 導航設定
- 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
- 在頂端，按一下自動化索引標籤。
- 在Templated automations 下方，切換Send reminders to customers to pay their open invoices開關。除非已在發票設定中設定預設寄件地址，否則電子郵件會從noreply@hubspot.com 寄出。
- 預設情況下，提醒排程會有三個提醒 (到期日、到期日後七天和到期日後十四天)。若要編輯提醒，請
- 按一下提醒下拉式功能表，然後選擇到期日 選項。
- 如果選擇到期日之後的天數或到期日之前的天數，請輸入到期日選項旁的天數。
- 按一下+ 新增提醒，以新增另一個提醒。
- 按一下delete 刪除提醒。
- 按一下提醒發送時間方塊，然後選擇提醒電子郵件的發送時間。
- 按一下預覽電子郵件，看看電子郵件寄出時的樣子。
- 設定好自動化選項後，按一下儲存。
下一步
設定 HubSpot 發票工具後，學習如何：
- 建立發票。
- 管理發票。
- 建立序列 (僅限 Sales Hub和 Service Hub Professional及Enterprise) 和以發票為基礎的工作流程 (僅限 Professional及Enterprise )，以自動化發票流程。
- 使用 HubSpot 的自訂報表建立程式建立自訂報表(僅限專業版與企業版)。