設定HubSpot收據工具

使用HubSpot發票，您可以直接從HubSpot發送發票、追蹤應收款項，並使用Stripe付款處理或HubSpot付款方式收取款項。 使用發票，您的買家可以預期結帳流程與付款連結和報價類似。 然而，與付款連結和報價不同，收據會追蹤到期日、餘額，並可以在付款處理商之外標記為已付款。 它們還包含一些買家在要求付款時可能需要的發票號碼。

在下方，了解如何設定使用HubSpot收據收取款項。 在開始之前，請確保需要更新以下任何設定的用戶具有超級管理員權限。

設定一般收據設定

若要開始使用，請設定以下收據設定：

• 設定發票權限：控制哪些HubSpot使用者有權檢視、建立和編輯發票，瞭解如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
  
  

  請注意：在2023年2月9日之前建立的HubSpot使用者預設擁有收據檢視和編輯權限。 根據預設，在此日期之後建立的使用者沒有收據權限。

• 在HubSpot品牌套件中新增標誌：發票會自動提取HubSpot品牌預設設定中設定的標誌。
  • 收據不會使用品牌工具組的顏色。
  • 更新標誌不會更新現有已確定的發票，只會更新目前草擬的發票，以及更新後建立的發票。

• 設定預設付款選項：你可以選擇在付款設定中設定收據預設接受的付款方式。 你也可以在建立收據時自訂。
• 將網域連結至HubSpot ：預設情況下，收據託管在連結至帳戶的主要網域上。 建立收據時，你也可以從任何已連結的網域中選擇。 如果你尚未連接網域，或想連接另一個子網域以託管收據（例如billing.website.com ） ，請了解如何將網域連接到HubSpot。

設定

自訂收據前綴和起始號碼

為確保HubSpot發票號碼不會與帳戶系統中的發票號碼重疊， HubSpot發票的預設前綴為INV ，起始號碼為1001。 您可以在收據設定中自訂前綴和起始號碼。 收據完成並指派號碼(例如INV-1002)後，便無法變更或重複使用該號碼。 

請注意：在自訂您的發票前綴和起始號碼之前，您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能夠與您當前的系統配合使用。

若要自訂收據前綴和起始號碼，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 根據預設，發票以前綴INV開頭。 若要變更此設定，請在「設定」索引標籤上，按一下編輯前綴。 然後，在對話方塊中輸入新的前綴，然後按一下儲存前綴。 前綴最多可為8個字元。
• 根據預設，起始發票號碼為1001。 若要變更此設定，請按一下發票編號的「更新起點」。 然後，在對話方塊中輸入新的起始點數字，然後按一下更新起始點。

開啟編輯未結收據的功能

編輯已完成且處於「開啟」狀態的發票。 在使用者編輯收據之前，超級管理員必須開啟編輯未結收據的功能。 無需開啟此設定，即可允許使用者編輯草稿狀態的發票。

若要存取設定，請按照以下步

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 在「收據管理」下方，選取「允許編輯收據」核取方塊。
• 按一下儲存。

開啟刪除未付發票的功能

刪除已確定但未付款的發票。 無需此設定，即可刪除發票草稿。

超級管理員必須先開啟刪除未付發票的功能，才能刪除已完成的發票。 發票刪除是永久性的，無法復原。

請注意：發票號碼將繼續從上次創建的發票中順序增加（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。 因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。 只有在刪除所有發票時才能重設編號（但無法刪除已付款發票）。 您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能夠與您目前的系統配合使用。

若要存取設定，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 在「收據管理」下方，選取「允許刪除收據」核取方塊。
• 按一下儲存。

設定傳送發票的預設電子郵件地址

設定預設電子郵件地址，以透過電子郵件傳送發票。 預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址或個人電子郵件地址。 如果未設定預設電子郵件，發票將從用戶在發送發票時選擇的個人或團隊電子郵件地址發送。

若要設定預設電子郵件地址，請按照以下步驟操作

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 在「電子郵件設定」下方，點擊「預設寄件者地址」下拉式選單，然後選擇預設的電子郵件地址。
• 若要允許使用者從個人電子郵件地址或其他團隊電子郵件地址手動傳送發票，請勾選「允許從其他電子郵件地址傳送」核取方塊。
• 按一下儲存。

發票範本

新增或移除自訂欄位

您可以選擇最多四個自訂收據屬性，以顯示在顧客的收據上。 擁有超級管理員權限的使用者可以修改這些設定。

若要設定哪些自訂屬性可見：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 在範本自訂下方，按一下設定預設自訂欄位。
• 在右側面板的編輯預設自訂欄位下，按一下新add 新增自訂欄位。
  • 您可以從清單中選擇現有的自訂發票屬性，搜尋要使用的自訂屬性，或按一下「建立新的發票屬性」以設定新的自訂發票屬性。

• • 若要新增其他欄位，請按一下「新add 自訂欄位」，然後選取另一個發票屬性。 您最多可以新增四個自訂收據屬性。
    • 新增後，你可以點擊下拉式選單，更改為其他旅居。
  • 新增屬性時，「預覽」區段中會顯示即時預覽。
  • 若要移除屬性，請按一下delete deletr e刪除圖示。

• 完成後，按一下儲存。

• 若要允許使用者在建立發票時編輯欄位，請選取允許使用者覆寫預設自訂欄位核取方塊，然後按一下左下角的儲存。

啟用此設定後建立

請注意：如果刪除自訂屬性，該欄位將從草稿和未來的發票中刪除。 刪除前完成的發票仍會包含自訂屬性。

使用自訂標題

根據預設，收據文件的標題為「收據」。 若要選擇其他標題，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 選取使用自訂文件標題核取方塊。
• 在文字欄位中輸入收據上顯示的標題。
• 按一下儲存。

設定預設留言

若要在每張收據的備註欄位中新增預設訊息，請按照以下步驟操作： 

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 輸入預設留言，然後按一下儲存。

請注意：確認此設定後，任何新發票都會顯示預設評論，即使現有發票目前處於草稿狀態，也不會更新。

新增稅務編號

你可以選擇在每張收據的標題中新增最多三個稅務編號，以及公司資料。 新增稅務編號至帳戶後，系統不會更新現有的已確定或草擬的收據，只會更新新建立的收據。

若要新增稅務編號，請按照以下步驟操作

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 在「新增稅務編號至收據」下方，點擊「新增稅務編號」。
• 點擊稅號類型下拉式選單，然後選擇類型。
• 在稅務編號欄位中輸入您的稅務編號。
• 如果你需要新增第二個或第三個稅務編號，請重複這些步驟。
• 按一下儲存。

刪除發票貨幣和銷售稅通知

根據預設，收據會附上通知，說明所有費用均以收據的貨幣計算，並可能須繳納銷售稅。 例如，對於以美元開立的發票，通知中以英文顯示所有費用均以美元列出，並須繳納銷售稅（如適用）。

若要關閉此通知，請按照以下步驟操作：

• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 按一下「收據範本」索引標籤。
• 清除包含發票貨幣和銷售稅通知核取方塊。
• 按一下儲存。

後續步驟

設定HubSpot發票工具後，請瞭解如何：

• 建立、管理和傳送收據。
• 建立序號(僅限Sales Hub 和 Service Hub 專 業版和企業版 )和發票式工作流程 (僅限專 業版和企業版) ，將發票流程自動化。
• 使用HubSpot的自訂報告產生器建立自訂報告(僅限專 業版和企業版)。