Administrer brugernes tilgængelighed for helpdesk

I helpdesken afgør en brugers tilgængelighedsstatus, om vedkommende automatisk kan tildeles nye sager. Denne status indstilles automatisk ud fra brugerens arbejdstid, men brugerne kan også opdatere den manuelt. Derudover kan teammedlemmer med tilladelsen »Tilgængelighedsstyring« ændre andre teammedlemmers tilgængelighedsstatus.

Læs mere om automatisk tildeling af sager i helpdesken.

Hvis du har en tildelt plads, kan du bruge siden til personaleadministration til at konfigurere og overvåge brugernes tilgængelighed og begrænsninger for ticketkapacitet i helpdesken.

Bemærk: En brugers arbejdstid, fraværstid og tilgængelighedsstatus vises både i indbakken og i helpdesken.

Indstil brugerens arbejdstid

Indstil ugentlige arbejdstider baseret på brugerens tidszone. Når en bruger er uden for sine arbejdstider, ændres vedkommendes tilgængelighedsstatus til »Fraværende«, og vedkommende vil ikke være berettiget til automatisk tildeling i helpdesken. Ved begyndelsen af en brugers arbejdstid indstilles vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til »Tilgængelig«.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til " Brugere og teams" i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på en bruger post i brugertabellen.
4. Klik på fanen Indstillinger. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre sidepanel.
5. Klik på rullemenuen " Tidszone " for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på " Gem".
6. Under " Generelle arbejdstider" skal du klikke på "+ Tilføj arbejdstider". Brug rullemenuerne til at vælge ugedage samt start- og sluttider. For at fjerne en dag skal du klikke på sletteikonet " delete ".
7. Klik på " Gem".
8. Øverst i brugeroplysningerne kan du nu se brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstider for dagen.
   
   • For manuelt at ændre tilgængelighedsstatus skal du klikke på rullemenuen "Brugerstatus" og derefter klikke på " Tilgængelig " eller " Fraværende".
   • For at redigere arbejdstiden skal du klikke på Rediger arbejdstid.

Indstil brugerens fraværstid

Indstil fraværsstatus baseret på brugerens tidszone. Når en bruger er fraværende, ændres vedkommendes tilgængelighed til "Fraværende", og vedkommende vil ikke være berettiget til automatisk tildeling i indbakker eller helpdesk.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til " Brugere og teams" i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på en bruger post i brugertabellen.
4. Klik på fanen Indstillinger. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre sidepanel.
5. Klik på rullemenuen " Tidszone " for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på " Gem".
6. Under Ude af kontoret skal du klikke på + Tilføj datoer.
7. Indtast navnet på begivenheden, f .eks. " Årlig ferie".
8. For at angive en periode, hvor du er fraværende, skal du klikke på datofelterne og vælge datoer. Brug rullemenuerne til at vælge start- og sluttidspunkter. For at fjerne datoer skal du klikke på sletteikonet.
9. Klik på " Gem".
10. Øverst i brugeroplysningerne vil brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstid for dagen afspejle start- og slutdatoen for brugerens fraværsperiode.
    
    • For manuelt at ændre tilgængelighedsstatus skal du klikke på rullemenuen "Brugerstatus" og derefter klikke på " Tilgængelig " eller " Fraværende".
    • For at redigere arbejdstiden skal du klikke på " Rediger arbejdstid".

Synkroniser kalenderbegivenheder for fravær med HubSpot

Hvis du bruger HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook-kalenderen, kan du automatisk synkronisere "ude af kontoret"-begivenheder mellem din kalender og HubSpot.

Sådan synkroniserer du "ude af kontoret"-begivenheder mellem HubSpot og din Google- eller Outlook-kalender:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Brugere og teams i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på en bruger post i brugertabellen.
4. Klik på fanen Indstillinger. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre sidepanel .
5. I afsnittet" Ude af kontoret" skal du markere afkrydsningsfeltet "Synkroniser ude af kontoret med din kalender" .

Indstil din tilgængelighedsstatus fra helpdesken

Ved begyndelsen af en brugers arbejdstid indstilles vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til " Tilgængelig". Ved afslutningen af en brugers arbejdstid indstilles vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til " Fraværende". Brugere kan manuelt ændre deres tilgængelighedsstatus i løbet af dagen for at angive, hvornår de er fraværende.

Sådan ændrer du din tilgængelighedsstatus manuelt:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Helpdesk. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Helpdesk.
2. Klik på rullemenuen " Du er tilgængelig " i nederste venstre hjørne. Vælg derefter en indstilling:
   
   • Indstil som fraværende: Du markeres som " Fraværende", indtil status opdateres manuelt, eller indtil dine arbejdstimer begynder, hvorefter din status automatisk skifter til "Tilgængelig".
   • Indstil som midlertidigt fraværende: Hvis du har en tildelt servicestilling, kan du indstille dig selv som " Fraværende " i et bestemt tidsrum.
     
     • I dialogboksen skal du vælge en foruddefineret tidsperiode. For at angive en brugerdefineret tidsperiode skal du klikke på "Brugerdefineret" og derefter indtaste den ønskede tid. Når tidsperioden er udløbet, skifter din status tilbage til "Tilgængelig".
     • Klik på " Gem".

Bemærk: Når du markerer dig selv som midlertidigt fraværende, har den valgte tidsperiode forrang frem for dine arbejdstider. Hvis dine arbejdstider begynder, mens du er midlertidigt markeret som fraværende, forbliver din status »Fraværende«, indtil timeren udløber, eller du manuelt skifter tilbage til »Tilgængelig«.

Du kan også indstille brugerens fraværstider for helpdesk. Læs mere i denne artikel.

Indstil tilgængelighedsstatus for teammedlemmer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Tilgængelighedsstyring i venstre sidepanel.
3. I tabellen kan du se de brugere, der har adgang til dine indbakker eller helpdesk.
4. For at filtrere brugere skal du klikke på filtrene øverst i tabellen og vælge en værdi. De filtre, du anvender, vil fremover være synlige for alle brugere, der åbner denne visning.
5. For at fjerne filtre skal du klikke på Ryd filtre.
6. Klik på brugerstatus, og klik derefter på Tilgængelig eller Fraværende.

Bemærk: Hvis du er en gratisbruger, kan du se dine andre teammedlemmers status, men du kan ikke ændre en anden brugers sendestatus.

Når brugeren går ind på sin helpdesk, vil vedkommende se en meddelelse om, at en administrator har ændret vedkommendes status til " Fraværende". For at kunne modtage chats igen skal vedkommende klikke på "Indstil mig selv som tilgængelig".

Opsæt regler for kanalfordeling

Lær, hvordan du opsætter videresendelsesregler for hver helpdesk- kanal, så indgående tickets automatisk videresendes til bestemte brugere og teams på din konto.