Gestionar la disponibilidad de los usuarios para el centro de ayuda

En el centro de ayuda, el estado de disponibilidad de un usuario determina si se le pueden asignar automáticamente nuevos tickets. Este estado se ajusta automáticamente en en función de su horario laboral, pero los usuarios también pueden actualizarlo manualmente. Además, los miembros del equipo con permiso deGestión de disponibilidad pueden cambiar el estado de disponibilidad de otros miembros del equipo.

Más información sobre la asignación automática de tickets en el centro de ayuda.

Establecer las horas de trabajo del usuario

Los superadministradores y los usuarios individuales pueden establecer las horas de trabajo semanales en función de la zona horaria del usuario. Cuando un usuario se encuentre fuera de su horario laboral, su disponibilidad cambiará a Ausente y no podrá ser asignado automáticamente al centro de ayuda. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
4. Haz clic en la pestaña Preferencias. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Horas de trabajo.
5. Haz clic en el menú desplegable Zona horaria para seleccionar la zona horaria correcta del usuario. Luego haz clic en Guardar.
6. En Horas de trabajo generales, haga clic en + Añadir horas. Utilice los menús desplegables para seleccionar los días de la semana y las horas de inicio y fin. Para eliminar un día, haga clic en el icono delete icono de eliminación .
7. Haz clic en Guardar.
8. En la parte superior de la ficha de usuario, ahora puedes ver el estado de disponibilidad del usuario y las horas de trabajo del día.
   
   • Para cambiar manualmente el estado de disponibilidad, haga clic en el menú desplegable Estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.
   • Para editar las horas de trabajo, haz clic en Editar horas de trabajo.

Ajuste del estado de disponibilidad de los miembros del equipo

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navegue hasta la bandeja de entrada & Help Desk > Availability Management.
3. En la tabla, puede ver el nombre de cada usuario, el estado de disponibilidad actual y, si ha ajustado límites de capacidad de tickets, el número de tickets asignados junto con su capacidad.
4. Para filtrar usuarios, haga clic en los filtros de la parte superior de la tabla y seleccione un valor. Los filtros que apliques serán visibles para todos los usuarios que accedan a esta vista en adelante.
5. Para eliminar los filtros, haga clic en Borrar filtros.
6. Haga clic en el estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.

Ajuste su estado de disponibilidad desde el centro de ayuda

Al inicio del horario laboral de un usuario, su estado de disponibilidad se ajusta automáticamente a Disponible. Al final del horario laboral de un usuario, su estado de disponibilidad se ajusta automáticamente a Ausente. Los usuarios pueden cambiar manualmente su estado de disponibilidad durante el día para reflejar cuándo están Ausentes.

Para cambiar manualmente su estado de disponibilidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Centro de ayuda.
2. En la esquina inferior izquierda, haz clic en el menú desplegable Estás disponible . A continuación, seleccione una opción:
   
   • Ajuste como Ausente: se le marcará como Ausente hasta que vuelva a cambiar manualmente el estado a Disponible.
   • Ajuste como Ausente temporalmente (BETA): si tiene asignada una Licencia de Service, puede establecerse como Ausente durante un tiempo determinado.
     
     • En el cuadro de diálogo, seleccione una duración predefinida. Para ajustar una duración personalizada, haz clic en Personalizar e introduce la hora que prefieras. Una vez transcurrido el plazo, su estado volverá a ser Disponible. 
     • Haz clic en Guardar.

Atención: si se ajusta como ausente temporalmente, la duración seleccionada tiene prioridad sobre su horario de trabajo. Si tu horario de trabajo comienza mientras estás temporalmente marcado como Ausente, tu estado seguirá siendo Ausente hasta que expire el temporizador o vuelvas a cambiar manualmente a Disponible.

También puede ajustar el usuario fuera de las horas de oficina para el centro de ayuda, aprender más en este artículo.