Administrer brugertilgængelighed for helpdesk

I helpdesk afgør en brugers tilgængelighedsstatus, om vedkommende automatisk kan få tildelt nye tickets. Denne status indstilles automatisk baseret på deres arbejdstid, men brugerne kan også opdatere den manuelt. Derudover kan teammedlemmer med tilladelsenAvailability Management ændre andre teammedlemmers tilgængelighedsstatus.

Læs mere om automatisk tildeling af tickets i helpdesk.

Indstil brugernes arbejdstid

Superadministratorer og individuelle brugere kan indstille ugentlige arbejdstider baseret på en brugers tidszone. Når en bruger befinder sig uden for sin arbejdstid, ændres vedkommendes tilgængelighed til Ude, og vedkommende vil ikke være berettiget til automatisk tildeling i helpdesken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
3. Klik på en brugeroptegnelse i brugertabellen.
4. Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
5. Klik på rullemenuen Timezone for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på Gem.
6. Klik på + Tilføj timer under Generelle arbejdstider. Brug rullemenuerne til at vælge ugedage og start- og sluttidspunkter. Klik på sletteikonet på delete for at fjerne en dag.
7. Klik på Gem.
8. Øverst i brugeroptegnelsen kan du nu se brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstid for dagen.
   
   • Hvis du vil ændre tilgængelighedsstatus manuelt, skal du klikke på rullemenuen Brugerstatus og derefter klikke på Tilgængelig eller Ude.
   • For at redigere arbejdstiden skal du klikke på Rediger arbejdstid.

Indstil tilgængelighedsstatus for teammedlemmer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Tilgængelighedsstyring i menuen i venstre side.
3. I tabellen kan du se hver brugers navn, aktuelle tilgængelighedsstatus, og hvis du har indstillet grænser for billetkapacitet, antallet af tildelte billetter sammen med deres kapacitet.
4. For at filtrere brugere skal du klikke på filtrene øverst i tabellen og vælge en værdi. De filtre, du anvender, vil være synlige for alle brugere, der får adgang til denne visning fremover.
5. For at fjerne filtre skal du klikke på Ryd filtre.
6. Klik på brugerens status, og klik derefter på Tilgængelig eller Ude.

Indstil din tilgængelighedsstatus fra helpdesk

I begyndelsen af en brugers arbejdstid sættes vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til Tilgængelig. Når en brugers arbejdstid er slut, sættes vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til Væk. Brugere kan manuelt ændre deres tilgængelighedsstatus i løbet af dagen for at afspejle, hvornår de er væk.

Sådan ændrer du manuelt din tilgængelighedsstatus:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Service > Helpdesk.
2. I nederste venstre hjørne skal du klikke på rullemenuen Du er tilgængelig. Vælg derefter en mulighed:
   
   • Sæt som væk: Du bliver markeret som væk, indtil du manuelt ændrer status tilbage til tilgængelig.
   • Set as away temporarily (BETA): Hvis du har en tildelt serviceplads, kan du sætte dig selv som væk i et bestemt tidsrum.
     
     • Vælg en foruddefineret varighed i dialogboksen. Hvis du vil indstille en brugerdefineret varighed, skal du klikke på Brugerdefineret og derefter indtaste dit foretrukne tidspunkt. Når tiden er gået, vender din status tilbage til Tilgængelig.
     • Klik på Gem.

Bemærk: Når du indstiller dig selv som midlertidigt væk, har den valgte varighed prioritet over din arbejdstid. Hvis din arbejdstid begynder, mens du midlertidigt er markeret som væk, vil din status forblive væk, indtil timeren udløber, eller du manuelt skifter tilbage til tilgængelig.

Du kan også indstille brugerens arbejdstid uden for kontoret til helpdesk, læs mere i denne artikel.