Benutzerverfügbarkeit für Helpdesk verwalten

Im Helpdesk bestimmt der Verfügbarkeitsstatus eines Benutzers, ob ihm automatisch neue Tickets zugewiesen werden können. Dieser Status wird automatisch auf der Grundlage ihrer Arbeitszeiten festgelegt, die Benutzer können ihn jedoch auch manuell aktualisieren. Darüber hinaus können Teammitglieder mit der Berechtigung Verfügbarkeitsmanagement den Verfügbarkeitsstatus anderer Teammitglieder ändern.

Erfahren Sie mehr über die automatische Ticket-Zuweisung im Helpdesk .

Benutzerarbeitszeiten festlegen

Super-Admins und einzelne Benutzer können wöchentliche Arbeitszeiten auf der Grundlage der Zeitzone des Benutzers festlegen. Wenn ein Benutzer außerhalb seiner Arbeitszeit ist, wird seine Verfügbarkeit in Abwesend geändert und er steht nicht automatisch der Zuweisung im Helpdesk zur Verfügung. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitzone, um die richtige Benutzerzeitzone auszuwählen. Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Klicken Sie unter Allgemeine Arbeitszeiten auf + Stunden hinzufügen. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Wochentage sowie die Anfangs- und Endzeiten auszuwählen. Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.
8. Am oberen Rand des Benutzerdatensatzes sehen Sie nun den Verfügbarkeitsstatus des Benutzers und die Arbeitszeiten für den Tag.
   
   • Um den Verfügbarkeitsstatus manuell zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   • Um die Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf Arbeitszeiten bearbeiten.

Den Verfügbarkeitsstatus für Teammitglieder festlegen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Postfach & Helpdesk-Verfügbarkeitsmanagement > .
3. In der Tabelle können Sie den Namen jedes Benutzers, den aktuellen Verfügbarkeitsstatus sowie, wenn Sie Kapazitätslimits für Tickets festgelegt haben, die Anzahl der zugewiesenen Tickets neben seiner Kapazität anzeigen.
4. Um Benutzer zu filtern, klicken Sie auf die Filter oben in der Tabelle und wählen Sie einen Wert aus. Von Ihnen angewendete Filter sind in Zukunft für alle Benutzer sichtbar, die auf diese Ansicht zugreifen.
5. Um Filter zu entfernen, klicken Sie auf Filter löschen.
6. Klicken Sie auf den Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.

Legen Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus über den Helpdesk fest

Zu Beginn der Arbeitszeit eines Benutzers ist sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Verfügbar festgelegt. Am Ende der Arbeitszeit eines Benutzers wird sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Abwesend gesetzt. Benutzer können ihren Verfügbarkeitsstatus im Laufe des Tages manuell ändern, um zu zeigen, wann sie Abwesend sind.

So ändern Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus manuell:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und dann auf Helpdesk.
2. Klicken Sie unten links auf das Dropdown-Menü Sie sind verfügbar . Wählen Sie dann eine Option aus:
   
   • Als abwesend festlegen: Sie werden so lange als abwesend markiert, bis Sie den Status manuell wieder auf Verfügbar ändern.
   • Vorübergehend als abwesend festlegen (BETA): Wenn Sie über eine zugewiesene Service-Lizenz verfügen, können Sie sich für einen bestimmten Zeitraum als Abwesend festlegen.
     
     • Wählen Sie im Dialogfenster eine vordefinierte Zeitdauer aus . Um eine benutzerdefinierte Dauer festzulegen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben dann Ihre bevorzugte Zeit ein. Nach Ablauf der Zeitdauer wird Ihr Status wieder auf Verfügbar zurückgesetzt. 
     • Klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten: Wenn Sie sich selbst vorübergehend als abwesend festlegen, hat die ausgewählte Zeitdauer Vorrang vor Ihren Arbeitszeiten. Wenn Ihre Arbeitszeit beginnt, während Sie vorübergehend als abwesend markiert sind, bleibt Ihr Status Abwesend , bis der Timer abläuft oder Sie manuell zurück zu Verfügbar wechseln.

Sie können auch Abwesenheitszeiträume von Benutzern für den Helpdesk festlegen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.