Administrer listen over tilladte og blokerede kontakter i indbakken for samtaler eller i helpdesken

Når du forbinder dit teams e-mail til samtaleindbakken eller helpdesken, vil alle indgående e-mails blive videresendt dertil. For at holde orden i disse kanaler bør du konfigurere din tilladelses- og afvisningsliste, så din indbakke forbliver fri for e-mails, der ikke kræver dit teams opmærksomhed.

Hvis du tilføjer en e-mailadresse eller et domæne til din tilladelses- eller afvisningsliste i HubSpot, påvirker det ikke indstillingerne i den eksterne e-mailklient for din tilknyttede team-e-mail (f.eks. vil e-mails, der er tilføjet til din afvisningsliste i HubSpot, ikke blive sendt til din spam-mappe i en tilknyttet Gmail- eller Outlook-konto).

Tilføj e-mailadresser eller domæner til listen over tilladte eller afviste

Meddelelser sendt fra e-mailadresser eller domæner, der er med på din tilladelsesliste, vil aldrig blive markeret som spam, men e-mailadresser eller domæner, der er med på din afvisningsliste, vil blive markeret som spam og vises ikke i indbakken eller i helpdesken. Sådan tilføjer du e-mailadresser eller domæner til din tilladelses- eller afvisningsliste:

Hvis en samtale markeres som spam, enten manuelt eller automatisk på baggrund af filtreringsregler, slettes den permanent fra spam -visningen efter 90 dage.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Tilladelses- og afvisningsliste i menuen i venstre sidepanel.
3. Gå til listen over tilladte eller afviste, og klik derefter på Tilføj e-mail eller domæne.
   
   
4. Indtast en e-mailadresse eller et domæne i dialogboksen.

• • For at tillade eller afvise e-mails sendt til indbakken fra en bestemt afsender skal du indtaste e-mailadressen som emailaddress@domain.com (f.eks. name@hubspot.com).
  • For at tillade eller afvise e-mails sendt til indbakken fra et bestemt domæne skal du indtaste domænet som domain.com (f.eks. hubspot.com).

• • Klik på Tilføj.

Marker e-mails automatisk som spam

Du kan styre, hvilke typer e-mails der automatisk skal markeres som spam. Du kan f.eks. vælge, at alle e-mails, der indeholder et abonnementslink, automatisk skal markeres som spam.

Hvis en e-mail eller e-mailtråd tidligere er blevet markeret som spam, men den seneste besked i e-mailtråden ikke opfylder spamkriterierne, flyttes e-mailen automatisk ud af spam-mappen. Hvis en medarbejder f.eks. starter en samtale med en kontakt, og kontaktens automatiske feriesvar sender en besked tilbage, vil samtalen automatisk blive markeret som spam. Men hvis kontakten senere svarer i samme tråd med en rigtig besked, vil tråden automatisk blive flyttet ud af spam-mappen.

Standardadfærd

Ud over de e-mailadresser og domæner, som du manuelt tilføjer til din tilladelses- eller afvisningsliste, vil følgende ske som standard i din indbakke eller i helpdesken:

Bemærk: Med undtagelse af e-mails, der er markeret som spam af din e-mailudbyder, kan disse regler ikke tilsidesættes ved at tilføje e-mailadresserne eller domænerne til listen over tilladte afsendere.

• E-mails sendt fra en eksisterende kontakt i din database markeres ikke som spam, medmindre e-mailen er et automatisk svar.
• E-mails sendt fra din tilknyttede team-e-mailadresse til den samme e-mailadresse vil blive markeret som spam. Dette hjælper med at forhindre e-mail-loop og kan ikke tilsidesættes af listen over tilladte afsendere.
• E-mails sendt fra en blokeret besøgende vil blive markeret som spam.
• E-mails sendt fra noreply@hubspot.com og noreply@notifications.hubspot.com vil blive markeret som spam.
• E-mails sendt fra din HubSpot-konto (f.eks. e-mails sendt fra dine workflows) vil blive markeret som spam.
• E-mails, der sendes som svar på en workflow-e-mail, og som opretter en ny tråd i indbakken eller helpdesken, vil blive markeret som spam.
• E-mails, der er markeret som spam af din e-mailudbyder, vil blive markeret som spam i samtaleindbakken eller helpdesken og vises i spamvisningen. Hvis e-mailen er sendt fra en e-mailadresse eller et domæne, der er med på din tilladelsesliste, vil e-mailen i stedet blive vist som en almindelig e-mail.

Marker automatisk som spam

For at styre, hvilke e-mailtyper der automatisk skal markeres som spam, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for følgende:

• Automatiske svar-e-mails: en automatisk genereret e-mail, f.eks. et automatisk svar eller et fraværsbesked.
• Marketing-e-mails: e-mails, der sendes som led i en marketingkampagne.
• Rollebaserede e-mails: e-mails, der ikke sendes fra en bestemt person, men fra en virksomhed, afdeling, stilling eller gruppe. En komplet liste over rollebaserede e-mails:
  • misbrug
  • admin
  • advarsel
  • fakturering
  • compliance
  • devnull
  • DNS
  • finans
  • ftp
  • hostmaster
  • info
  • infrastruktur
  • inoc
  • ispfeedback
  • ispsupport
  • it
  • liste
  • listeanmodning
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • markedsføring
  • no-reply
  • noc
  • noreply
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • privatliv
  • registrator
  • root
  • salg
  • sikkerhed
  • spam
  • support
  • systemadministration
  • teknik
  • ukendte modtagere
  • afmeld
  • usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
  • E-mails med afmeldingslink: e-mails, der indeholder links til afmelding.
• Klik på Gem.

Marker e-mails som ikke-spam

Hvis en besøgende er blevet markeret som spam, kan du fjerne spam-markeringen, så fremtidige e-mails fra denne afsender leveres til din indbakke eller helpdesk.

1. Gå til indbakken for samtaler eller helpdesken:
   • For at få adgang til indbakken for samtaler skal du gå til CRM > Indbakke.
   • For at få adgang til helpdesken skal du gå til Arbejdsområder > Helpdesk.
2. I venstre sidepanel skal du gå til visningen Spam.
3. Klik på en e-mail-samtale for at åbne den.
4. Klik på Markér som ikke spam i banneret oven over samtalen.

Hvis du har aktiveret indstillingerne for automatisk oprettelse af tickets i din indbakke, oprettes der et nyt ticket, når du markerer en e-mail-tråd som ikke spam. Dette nye ticket får et tidsstempel baseret på, hvornår e-mailen oprindeligt blev modtaget, ikke hvornår den blev markeret som ikke spam. Der oprettes kun nye tickets for e-mails, der automatisk blev markeret som spam.