Beheer de lijst met toegestane en geweigerde contacten in de inbox van de gesprekken of bij de helpdesk

Wanneer je de e-mail van je team koppelt aan de inbox voor gesprekken of de helpdesk, worden alle inkomende e-mails daarheen doorgestuurd. Om deze kanalen overzichtelijk te houden, kun je je lijst met toegestane en geweigerde afzenders configureren, zodat je inbox vrij blijft van e-mails die geen aandacht van je team vereisen.

Het toevoegen van een e-mailadres of domein aan je lijst met toegestane of geweigerde adressen in HubSpot heeft geen invloed op de instellingen in je externe e-mailclient van je gekoppelde team-e-mail (e-mails die bijvoorbeeld aan je lijst met geweigerde adressen in HubSpot zijn toegevoegd, worden niet naar je spamfolder in een gekoppelde Gmail- of Outlook-e-mail gestuurd).

E-mailadressen of domeinen toevoegen aan de lijst met toegestane of geweigerde adressen

Berichten die worden verzonden vanaf e-mailadressen of domeinen die op je lijst met toegestane afzenders staan, worden nooit als spam gemarkeerd, maar e-mailadressen of domeinen die op je lijst met geblokkeerde afzenders staan, worden wel als spam gemarkeerd en verschijnen niet in de inbox of de helpdesk. Om e-mailadressen of domeinen toe te voegen aan je lijst met toegestane of geblokkeerde afzenders:

Als een bericht handmatig of automatisch op basis van filterregels als spam wordt gemarkeerd, wordt het na 90 dagen definitief verwijderd uit de weergave ‘Spam ’.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Toegestane- en geblokkeerde lijst.
3. Ga naar de Toelatingslijst of Blokkeerlijst en klik vervolgens op E-mailadres of domein toevoegen.
   
   
4. Voer in het dialoogvenster een e-mailadres of domein in.

• • Om e-mails van een specifieke afzender naar de Inbox toe te laten of te weigeren, voert u het e-mailadres in als emailaddress@domain.com (bijv. name@hubspot.com).
  • Om e-mails van een specifiek domein naar de Inbox toe te staan of te weigeren, voert u het domein in als domain.com (bijv. hubspot.com).

• • Klik op ‘Toevoegen’.

E-mails automatisch als spam markeren

Je kunt instellen welke soorten e-mails automatisch als spam worden gemarkeerd. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle e-mails die een aanmeldingslink bevatten automatisch als spam te laten markeren.

Als een e-mail of e-mailthread eerder als spam is gemarkeerd, maar het laatste bericht in de e-mailthread niet aan de spamcriteria voldoet, wordt de e-mail automatisch uit de spamfolder verwijderd. Stel dat een medewerker een gesprek begint met een contactpersoon en de automatische vakantie-afwezigheidsreactie van de contactpersoon een bericht terugstuurt, dan wordt het gesprek automatisch als spam gemarkeerd. Als de contactpersoon later echter in dezelfde thread reageert met een echt bericht, wordt de thread automatisch uit de spammap gehaald.

Standaardgedrag

Naast de e-mailadressen en domeinen die u handmatig toevoegt aan uw lijst met toegestane of geweigerde adressen, gebeurt het volgende standaard in uw inbox of helpdesk:

Let op: met uitzondering van e-mails die door uw e-mailprovider als spam zijn gemarkeerd, kunnen deze regels niet worden opgeheven door de e-mailadressen of domeinen aan de lijst met toegestane afzenders toe te voegen.

• E-mails die worden verzonden door een bestaand contact in uw database, worden niet als spam gemarkeerd, tenzij het om een automatisch antwoord gaat.
• E-mails die vanuit het gekoppelde e-mailadres van uw team naar datzelfde e-mailadres worden verzonden, worden als spam gemarkeerd. Dit helpt e-maillussen te voorkomen en kan niet worden omzeild via de lijst met toegestane afzenders.
• E-mails die worden verzonden door een geblokkeerde bezoeker, worden als spam gemarkeerd.
• E-mails die worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com en noreply@notifications.hubspot.com worden als spam gemarkeerd.
• E-mails die vanuit je HubSpot-account worden verzonden (bijvoorbeeld e-mails vanuit je workflows) worden als spam gemarkeerd.
• E-mails die worden verzonden als antwoord op een workflow-e-mail en die een nieuwe thread in de inbox of helpdesk aanmaken, worden als spam gemarkeerd.
• E-mails die door uw e-mailprovider als spam zijn gemarkeerd, worden ook in de conversatie-inbox of de helpdesk als spam gemarkeerd en verschijnen in de weergave 'Spam '. Als de e-mail is verzonden vanaf een e-mailadres of domein dat op uw toelatingslijst staat, wordt de e-mail in plaats daarvan als een gewone e-mail weergegeven.

Automatisch als spam markeren

Om te bepalen welke soorten e-mails automatisch als spam worden gemarkeerd, vinkt u het selectievakje naast de volgende opties aan of uit:

• Automatisch gegenereerde e-mail: een automatisch gegenereerde e-mail, zoals een automatisch antwoord of een afwezigheidsbericht.
• Marketing-e-mails: e-mails die worden verzonden als onderdeel van een marketingcampagne.
• Op rol gebaseerde e-mails: e-mails die niet door een specifieke persoon worden verzonden, maar door een bedrijf, afdeling, functie of groep. Een volledige lijst met op rol gebaseerde e-mails:
  • misbruik
  • admin
  • waarschuwing
  • facturering
  • compliance
  • devnull
  • DNS
  • financiën
  • ftp
  • hostmaster
  • info
  • infrastructuur
  • inoc
  • ispfeedback
  • ispsupport
  • it
  • lijst
  • lijst-verzoek
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • marketing
  • no-reply
  • noc
  • noreply
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • privacy
  • registrar
  • root
  • verkoop
  • beveiliging
  • spam
  • ondersteuning
  • systeembeheer
  • tech
  • geheime-ontvangers
  • afmelden
  • usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
  • E-mails met afmeldlinks: e-mails die een link bevatten om je af te melden.
• Klik op 'Opslaan'.

E-mails markeren als geen spam

Als een e-mail als spam is gemarkeerd, kunt u de spamvlag verwijderen, zodat toekomstige e-mails van deze afzender in uw inbox of helpdesk worden afgeleverd.

1. Ga naar de inbox met gesprekken of de helpdesk:
   • Om de inbox voor gesprekken te openen, gaat u naar CRM > Inbox.
   • Om naar de helpdesk te gaan, navigeert u naar Werkruimten > Helpdesk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar de weergave 'Spam '.
3. Klik op een e-mailgesprek om het te openen.
4. Klik in de banner boven het gesprek op 'Markeren als geen spam'.

Als u de instellingen voor het automatisch aanmaken van tickets voor uw inbox hebt ingeschakeld, wordt er een nieuw ticket aangemaakt zodra u een e-mailconversatie als geen spam markeert. Dit nieuwe ticket krijgt een tijdstempel op basis van het tijdstip waarop de e-mail oorspronkelijk werd ontvangen, niet op het moment waarop de e-mail als geen spam werd gemarkeerd. Er worden alleen nieuwe tickets aangemaakt voor e-mails die automatisch als spam zijn gemarkeerd.