Zarządzaj listą dozwolonych i zablokowanych kontaktów w skrzynce odbiorczej rozmów lub w dziale pomocy technicznej

Po połączeniu firmowej skrzynki e-mailowej z skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy wszystkie przychodzące wiadomości e-mail będą tam kierowane. Aby zachować porządek w tych kanałach, skonfiguruj listę dozwolonych i zablokowanych adresów, dzięki czemu w skrzynce odbiorczej nie będą pojawiać się wiadomości, które nie wymagają uwagi Twojego zespołu.

Dodanie adresu e-mail lub domeny do listy dozwolonych lub zablokowanych w HubSpot nie wpłynie na żadne ustawienia w zewnętrznym kliencie poczty e-mail połączonej poczty zespołowej (np. wiadomości e-mail dodane do listy zablokowanych w HubSpot nie będą trafiać do folderu spamu w połączonej poczcie Gmail lub Outlook).

Dodawanie adresów e-mail lub domen do listy dozwolonych lub zablokowanych

Wiadomości wysłane z adresów e-mail lub domen znajdujących się na liście dozwolonych nigdy nie będą oznaczane jako spam, natomiast adresy e-mail lub domeny znajdujące się na liście zablokowanych będą oznaczane jako spam i nie pojawią się w skrzynce odbiorczej ani w centrum pomocy. Aby dodać adresy e-mail lub domeny do listy dozwolonych lub zablokowanych:

Jeśli wiadomość zostanie oznaczona jako spam – ręcznie lub automatycznie na podstawie reguł filtrowania – zostanie trwale usunięta z widoku „Spam” po upływie 90 dni.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Lista dozwolonych i zablokowanych.
3. Przejdź do listy dozwolonych lub zablokowanych, a następnie kliknij opcję Dodaj adres e-mail lub domenę.
   
   
   
4. W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail lub domenę.

• • Aby zezwolić lub zablokować wiadomości e-mail wysyłane do skrzynki odbiorczej od konkretnego nadawcy, wprowadź adres e-mail w formacie emailaddress@domain.com (np. name@hubspot.com).
  • Aby zezwolić lub zablokować wiadomości e-mail wysyłane do skrzynki odbiorczej z określonej domeny, wprowadź nazwę domeny w formacie domain.com (np. hubspot.com).

• • Kliknij „Dodaj”.

Automatyczne oznaczanie wiadomości e-mail jako spam

Możesz zarządzać tym, jakie rodzaje wiadomości e-mail będą automatycznie oznaczane jako spam. Na przykład możesz zdecydować, aby wszystkie wiadomości zawierające link subskrypcyjny były automatycznie oznaczane jako spam.

Jeśli wiadomość e-mail lub wątek e-mailowy został wcześniej oznaczony jako spam, ale najnowsza wiadomość w tym wątku nie spełnia kryteriów spamu, wiadomość zostanie automatycznie przeniesiona z folderu spamu. Na przykład, jeśli przedstawiciel handlowy rozpocznie rozmowę z kontaktem, a automatyczna odpowiedź urlopowa tego kontaktu wyśle wiadomość zwrotną, rozmowa zostanie automatycznie oznaczona jako spam. Jeśli jednak kontakt później odpowie w tym samym wątku prawdziwą wiadomością, wątek zostanie automatycznie przeniesiony z folderu spamu.

Domyślne zachowanie

Oprócz adresów e-mail i domen, które ręcznie dodajesz do listy dozwolonych lub zablokowanych, w Twojej skrzynce odbiorczej lub systemie pomocy technicznej domyślnie będą miały miejsce następujące działania:

Uwaga: z wyjątkiem wiadomości e-mail oznaczonych jako spam przez dostawcę poczty elektronicznej, reguł tych nie można obejść poprzez dodanie adresów e-mail lub domen do listy dozwolonych.

• Wiadomości e-mail wysłane przez istniejący kontakt z bazy danych nie będą oznaczane jako spam, chyba że jest to automatyczna odpowiedź.
• Wiadomości e-mail wysłane z podłączonego adresu e-mail zespołu na ten sam adres e-mail będą oznaczane jako spam. Pomaga to zapobiegać pętlom e-mailowym i nie można tego obejść za pomocą listy dozwolonych adresów.
• Wiadomości e-mail wysłane przez zablokowanego gościa będą oznaczane jako spam.
• E-maile wysłane z adresów noreply@hubspot.com i noreply@notifications.hubspot.com będą oznaczane jako spam.
• E-maile wysłane z Twojego konta HubSpot (np. e-maile wysłane z przepływów pracy) będą oznaczane jako spam.
• E-maile wysłane w odpowiedzi na wiadomość z przepływu pracy, która tworzy nowy wątek w skrzynce odbiorczej lub centrum pomocy, będą oznaczane jako spam.
• E-maile oznaczone jako spam przez dostawcę poczty e-mail będą oznaczone jako spam w skrzynce odbiorczej rozmów lub w centrum pomocy i pojawią się w widoku „Spam ”. Jeśli e-mail zostanie wysłany z adresu e-mail lub domeny znajdującej się na liście dozwolonych, pojawi się on jako zwykły e-mail.

Automatyczne oznaczanie jako spam

Aby zarządzać typami wiadomości e-mail, które będą automatycznie oznaczane jako spam, zaznacz lub odznacz pole wyboru obok następujących opcji:

• Automatyczna wiadomość e-mail: automatycznie wygenerowana wiadomość e-mail, taka jak automatyczna odpowiedź lub powiadomienie o nieobecności.
• E-maile marketingowe: wiadomości wysyłane w ramach kampanii marketingowej.
• Wiadomości oparte na roli: wiadomości, które nie są wysyłane przez konkretną osobę, ale przez firmę, dział, stanowisko lub grupę. Pełna lista wiadomości opartych na roli:
  • nadużycia
  • admin
  • alert
  • rozliczenia
  • zgodność
  • devnull
  • DNS
  • finanse
  • ftp
  • hostmaster
  • info
  • infrastruktura
  • inoc
  • ispfeedback
  • wsparcie dostawców usług internetowych
  • it
  • lista
  • list-request
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • marketing
  • brak odpowiedzi
  • noc
  • noreply
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • polityka prywatności
  • rejestrator
  • root
  • sprzedaż
  • bezpieczeństwo
  • spam
  • wsparcie
  • administracja systemem
  • technologia
  • nieujawnieni odbiorcy
  • wypisz się
  • usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
  • E-maile z linkami do rezygnacji z subskrypcji: wiadomości e-mail zawierające linki do rezygnacji z subskrypcji.
• Kliknij „Zapisz”.

Oznaczanie wiadomości e-mail jako niebędących spamem

Jeśli wiadomość została oznaczona jako spam, możesz usunąć oznaczenie, aby przyszłe wiadomości od tego nadawcy trafiały do skrzynki odbiorczej lub działu pomocy technicznej.

1. Przejdź do skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy:
   • Aby uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej rozmów, przejdź do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
   • Aby uzyskać dostęp do centrum pomocy, przejdź do sekcji Obszary robocze > Centrum pomocy.
2. W lewym pasku bocznym przejdź do widoku „Spam ”.
3. Kliknij rozmowę e-mailową, aby ją otworzyć.
4. W banerze nad rozmową kliknij opcję Oznacz jako niebędący spamem.

Jeśli w skrzynce odbiorczej masz włączone ustawienia automatycznego tworzenia zgłoszeń, po oznaczeniu wątku e-mailowego jako niebędącego spamem zostanie utworzone nowe zgłoszenie. To nowe zgłoszenie będzie opatrzone datą i godziną na podstawie momentu pierwotnego otrzymania wiadomości e-mail, a nie momentu jej oznaczenia jako niebędącej spamem. Nowe zgłoszenia będą tworzone wyłącznie dla wiadomości e-mail, które zostały automatycznie oznaczone jako spam.