Opret og brug datasæt

Et datasæt er en samling af data fra hele din HubSpot-konto, som derefter kan bruges i brugerdefinerede rapporter. Et datasæt kan indeholde egenskaber for CRM-objekter og HubSpot-aktiver sammen med formler til at beregne dine data efter behov. Du kan f.eks. oprette et felt til at beregne den årlige tilbagevendende omsætning baseret på egenskaben deal amount.

Få adgang til og brug forudbyggede datasæt

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Datahåndtering > Datasæt.
• Hold musen over navnet på det datasæt, du vil bruge, og klik på Build report.

• Klik på Rediger for at redigere et datasæt.
• For at eksportere datasættet skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på Eksporter.

Opret et brugerdefineret datasæt (kunOperations Hub Professional og Enterprise )

Når du opretter flere datasæt til dine teams, betyder det, at rapportskaberne ikke behøver at vælge deres datakilder, hver gang de skal oprette en rapport. Et datasæt kan også opdateres efter oprettelsen, hvilket gør det muligt at opdatere alle rapporter, der bruger det pågældende datasæt, på samme tid.

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter et datasæt, hvordan du bruger datasættet i rapporten og definitionerne af de tilgængelige funktioner i datasætværktøjet.

Sådan opretter du et datasæt:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Datahåndtering > Datasæt.
• Klik på Opret datasæt øverst til højre. Eller hvis du vil oprette et datasæt ved hjælp af en skabelon, skal du gennemse de tilgængelige skabeloner og derefter klikke på Brug skabelon.

Datakilder

Vælg først de datakilder, der skal indgå i dit datasæt. Datakilder er de objekter, aktiver og begivenheder, som du vil rapportere om. Dette omfatter alle CRM-objekter som f.eks. kontakter eller brugerdefinerede objekter og aktiver som f.eks. websider og e-mails, samtaler, salgsaktiviteter og meget mere. Du kan vælge op til 5 datakilder pr. datasæt.

Den primære datakilde vil være datasættets fokus, og alle andre datakilder relaterer til den primære kilde. For at forbinde disse datakilder sammenføjer HubSpot dataene i baggrunden ved hjælp af den kortest mulige vej. Kontakter og aftaler er f.eks. direkte relaterede og kan vælges uden behov for ekstra joins.

Men andre datakilder kan ikke forbindes direkte og kræver yderligere kilder for at forbinde dataene. Hvis din primære kilde f.eks. er Deals, og du vil inkludere blogindlægsdata i rapporten, kan HubSpot kun forbinde disse kilder via kilderne Contacts og Web activities. Disse andre kilder vil automatisk blive valgt til at forbinde dataene.

• For at vælge den primære datakilde skal du klikke på Tilføj primær datakilde og derefter vælge en datakilde.
  
  
• Klik på Fortsæt.
• Fortsæt med at vælge yderligere datakilder. I højre panel kan du se relationerne mellem de aktuelt valgte datakilder.
• Når du vælger kilder, kan du se ruden Preview nederst på skærmen for at få en forhåndsvisning af dine data.
• Når du har valgt dine datakilder, skal du klikke på Næste øverst til højre.

Tilføj egenskaber og felter

Vælg de felter, der skal indgå i datasættet. Du kan tilføje eksisterende HubSpot-egenskaber til datasættet såvel som brugerdefinerede formelfelter.

Tilføj egenskaber

• For at tilføje egenskaber til datasættet skal du trække og slippe egenskaberne fra venstre sidepanel til sektionen Datasætfelter.

• Hvis du vil omdøbe en egenskab eller se en forhåndsvisning af dens data, skal du klikke på egenskaben under Dataset-felter og derefter indtaste et nyt navn i navnefeltet til højre. Når man omdøber en egenskab, opdateres dens navn kun i dette datasæt. Dette giver dig mulighed for at tilpasse, hvordan disse felter vises i rapportbyggeren, men påvirker ikke navnet på den eksisterende egenskab.

Tilføjelse af formelfelter

Formelfelter er specifikke for datasættet og kan bruges til at beregne værdier baseret på egenskaber i datasættet. Få mere at vide om opbygning af formler ved hjælp af fleksible udtryk.

• For at oprette et formelfelt skal du klikke på Tilføj afledt felt > Formelfelt.
  
  
• Indtast et navn til feltet i bunden.
• Indtast din formel. Du kan henvise til egenskaber, som du har føjet til datasættet, samt andre HubSpot-egenskaber uden for datasættet, og bruge funktioner til at beregne ud fra egenskabs- og bogstavdata. Få mere at vide om formelsyntaks og definitioner nedenfor.
  • For at indtaste din formel manuelt skal du begynde at skrive i feltet Formel. Som standard vil HubSpot vise muligheder for automatisk udfyldning, når du indtaster tekst.
    
    
  • For at indsætte en egenskab, du har føjet til datasættet, skal du klikke på dropdown-menuen Datasæt-felt og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en egenskab, der ikke er i datasættet, skal du klikke på rullemenuen HubSpot property og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en funktion skal du klikke på rullemenuen Funktion og derefter vælge en funktion.
  • Hvis du vil indsætte et uddrag, skal du klikke på rullemenuen Uddrag og derefter vælge en præfabrikeret formel. Uddrag udfyldes på baggrund af de kilder, der indgår i datasættet. Derfor vil der være forskellige uddrag til rådighed for datasæt, der er lavet fra kontaktdatakilden sammenlignet med tilbudsdatakilden.

• Når du opretter formler, vil feltet Formula vise eventuelle problemer, det opdager. Når en formel er ugyldig, vises en indikator. Klik på [X]-problemer for at se detaljer om fejlen.
  
• Når du har opsat dine felter, skal du klikke på Review øverst til højre.

Tilføj betingede felter

Betingede felter gør det muligt for brugere at gruppere eller samle data baseret på bestemte betingelser. Disse felter kan kun bruges i datasæt eller i den brugerdefinerede rapportbygger. Du kan bruge betingede felter til at beregne forskellige provisioner baseret på størrelsen af en aftale eller oversætte feedback-svar til kategorier, f.eks. vil en etiket mellem 1-6 blive betegnet som en afviser.

Det betingede felt giver dig mulighed for at opbygge en formel ved hjælp af IF()-funktionen. Alle felter, der er opbygget ved hjælp af et betinget felt, kan genskabes ved hjælp af en IF()-funktion i et standardfelt til oprettelse af formler.

• For at oprette et betinget felt skal du klikke på Tilføj afledt felt > Betinget formelfelt.

• Nederst skal du indtaste et navn til feltet. Dette navn vil blive vist, når man opbygger en rapport ved hjælp af dette segment.
• I afsnittet Betingelse skal du indtaste din IF-betingelse. Hvis den betingelse, der er angivet i dette afsnit, er sand, vil rækken for hver datarække blive mærket med den værdi, der er angivet ifeltet Then. Hvis betingelsen er falsk, vil rækken blive mærket med den værdi, der er angivet ifeltet Standardværdi . Du kan henvise til egenskaber, som du har føjet til datasættet, samt andre HubSpot-egenskaber uden for datasættet, og bruge funktioner til at foretage beregninger baseret på egenskabs- og bogstavdata. Få mere at vide om formelsyntaks og definitioner nedenfor.
  • For at indtaste din formel manuelt skal du begynde at skrive i IF-feltet. Som standard vil HubSpot vise muligheder for automatisk udfyldning, når du indtaster tekst.
    
    
  • For at indsætte en egenskab, du har føjet til datasættet, skal du klikke på dropdown-menuen Datasæt-felt og derefter vælge egenskaben.
  • For at indsætte en egenskab, der ikke er i datasættet, skal du klikke på rullemenuen HubSpot property og derefter vælge egenskaben.
  • Hvis du vil indsætte en funktion, skal du klikke på rullemenuen Funktion og derefter vælge en funktion.
    
    
  • I feltet Then skal du indtaste den værdi, du vil tildele, hvis betingelsen er sand.

• Klik på Tilføj betingelsesblok for at tilføje endnu et betinget felt. Betingede blokke behandles sekventielt, hvis den første betingelse er sand, vil den værdi, der er defineret i den blok, blive indstillet. Hvis den ikke er sand, går HubSpot videre til den næste blok og så videre. Alle rækker, der ikke opfylder de indstillede betingelser, får tildelt standardværdien.
  
  
• I sektionen Default skal du indtaste en værdi for Else, hvis betingelsen ikke er opfyldt.
  
  
• Når du har opsat dine felter, skal du klikke på Review øverst til højre.

Filtrer

Afgræns dine data yderligere ved at tilføje filtre til dine felter.

Sådan tilføjer du et filter:

• Gå til fanen Filtre.
• Klik og træk felter fra venstre sidepanel.
• Klik på et felt for at se dets filterindstillinger. Vælg et filter, og klik derefter på Anvend.
• Du kan gruppere filtre ved at klikke på et felt og derefter klikke på rullemenuen Gruppér med et andet filter. Vælg et andet aktivt filter, og klik derefter på Anvend.

• • Du kan ændre, hvordan filtrene bruges, ved at klikke på rullemenuen Include data if it matches :
    • Alle filtrene nedenfor: Data skal opfylde alle de indstillede filtre.

• • • Ethvert af nedenstående filtre: data kan medtages, hvis de opfylder et eller flere af de indstillede filtre.
    • Brugerdefinerede filter regler: Skriv dine egne filterregler. Du kan bruge boolske udtryk som "1 og (2 eller 3)".

• • For at fjerne grupperingen af filtre skal du klikke på et filter og derefter klikke på rullemenuen Gruppér med et andet filter. Vælg Ingen, og klik derefter på Anvend.
• Når du har opsat dine filtre, skal du klikke på Næste.

Gennemgang

Gennemgå dit datasæt, før du gemmer det.

• Under Kilder kan du se de datakilder, du har valgt.
• Under Felter kan du se felterne i datasættet. Dette inkluderer:
  • Felt: navnet på feltet.
  • Afledt: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et brugerdefineret beregnet felt.

• Datatype: den type data, der er indeholdt i feltet.
• Input: feltets udtryk.
• Kilde : kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
• I panelet Preview kan du se en forhåndsvisning af dine data. Du kan klikke på Vis tabelrelationer for at se, hvordan dataene er forbundet.
• Når du har gennemgået dine data, skal du gemme datasættet ved at klikke på Gem.
• I højre panel skal du indtaste et navn og en beskrivelse af datasættet.
• Klik på Anvend.

Du kommer derefter til rapportbyggeren, hvor du kan oprette en rapport baseret på dit datasæt.

Se og administrer datasæt

På datasæt-dashboardet kan du se og redigere eksisterende datasæt.

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Datastyring og derefter vælge Datasæt.
• Du kan filtrere dine eksisterende datasæt ved at bruge filtrene øverst i tabellen.
• For at redigere et datasæt skal du holde musen over datasættet og derefter klikke på Rediger. Så kommer du til siden med detaljer om datasættet.
  • På fanen Preview kan du se en forhåndsvisning af datasættets data.
  • På fanen Metadata kan du se de datakilder og felter, der er inkluderet i datasættet. Dette inkluderer:
    • Felt: navnet på feltet.
    • Afledt: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et brugerdefineret beregnet felt.
    • Datatype: den type data, der er indeholdt i feltet.
    • Input: den streng, der bruges til at bringe data ind i feltet.
    • Kilde : kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
  • På fanen Rapporter kan du se de rapporter, der er blevet oprettet ved hjælp af datasættet.

  • Fra datasættets detaljeside kan du også oprette en ny rapport ved hjælp af datasættet ved at klikke på Build report.

Opret en rapport ved hjælp af et datasæt

Når et datasæt er oprettet, kan du oprette en rapport baseret på datasættet enten fra rapportbyggeren eller fra datasætværktøjet.

• Sådan opretter du en rapport fra et datasæt:
• På din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Datastyring og derefter vælge Datasæt.
• Klik på navnet på et datasæt.
• Klik på Byg rapport øverst til højre.
• Fortsæt med at bygge din rapport i den brugerdefinerede rapportbygger.
• Sådan opretter du en rapport fra den brugerdefinerede rapportbygger:
• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapportering > Rapporter.
• Klik på Opret rapport øverst til højre.
• Vælg Brugerdefineret rapportbygger.
• Klik øverst på fanen Datasæt for at se dine eksisterende datasæt.

• Vælg det datasæt, du vil bruge, og klik derefter på Næste.

• Fortsæt med at opbygge din rapport i Custom Report Builder.

Henvisning

Syntaks

I en funktion kan du bruge data fra egenskaber og felter eller bogstavelige data. Egenskabs- og feltdata vil være dynamiske baseret på de enkelte datakilder, mens bogstavdata er konstante. For eksempel:

• 2021-03-05 er en bogstavelig dato, som er konstant.
• [CONTACT.createdate] er en egenskabsbaseret dato, som er dynamisk for hver kontaktpost.

Funktioner kan indeholde både bogstavelige og egenskabs-/feltdata, så længe datatyperne er kompatible med funktionens krævede argumenter. For eksempel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedenfor kan du lære om syntaksen for bogstaver og egenskabs-/feltdata, og hvordan du indarbejder dem i formler.

Syntaks for bogstaver

Brug literals til at tilføje specifikke, statiske tekststrenge, tal, sande eller falske værdier og datoer i dine beregninger.

• String literal: tekst omgivet af anførselstegn. For eksempel “My cool string”.

• Talbogstav: tal uden anførselstegn. For eksempel 42.
• Boolsk bogstav: true eller false.
• Datobogstav: en streng formateret som "YYY-MM-DD" eller et dato-tidsstempelnummer (f.eks. 1635715904).

Syntaks for egenskaber

Egenskabsreferencer giver dig mulighed for direkte at inkludere værdier fra egenskaberne i dine valgte datakilder. Du behøver ikke at tilføje egenskaben som et datasætfelt for at henvise til den.

Brug følgende syntaks, når du henviser til egenskaber:

• Referenceudtryk er altid omgivet af firkantede parenteser ( [ og ] ).
• Egenskabsreferencer angiver objekt- eller begivenhedsnavnet efterfulgt af et punktum og det interne egenskabsnavn. For eksempel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaks for feltreference

Du kan henvise til felter i en formel ved at omgive feltnavnet med firkantede parenteser. For eksempel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan henvise til felter i formler, så længe formlens operatorer og funktioner accepterer feltets datatype. Hvis du f.eks. opretter et nyt felt, der indeholder en streng, kan du henvise til feltet i en funktion, der accepterer strenge:

• Hvis Felt 1 er [DEAL.name], indeholder det en strengværdi (aftalens navn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") ville være gyldig, fordi den indeholder to strengværdier.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ville ikke være gyldigt, fordi det indeholder både en streng og en talværdi.

Operatorer

Du kan bruge operatorer med bogstav- og egenskabs-/feltværdier, og operatorer evalueres i PEMDAS' standardrækkefølge. Det giver dig mulighed for at indlejre operatorer ved hjælp af parenteser. For eksempel:

• Tilføjelse af et tal med en egenskabsreference: 1 + [DEAL.amount]
• Brug af parenteser til atindlejre operationer: (1 + 2) * (3 + 4)

HVIS

IF-logik er et sæt regler, der udføres, hvis en bestemt betingelse er opfyldt. Du kan bruge IF-logik til at differentiere data. Du kan f.eks. bruge IF-logik til:

• Beregne forskellige provisioner baseret på størrelsen af en aftale (dvs. give en højere % for en større aftale).
• Inddele aftaler i niveauer til analyse og handling i dine rapporter.
• Oversætte feedback-svar til kategorier (f.eks. label 1-6 er detractor).
• Definer kontaktprioritet baseret på, hvor mange dage de har været markeret som lead.
  

LABEL

LABEL-funktionen konverterer intervalværdier for opregningsegenskaber til brugervenlige værdier. Nogle HubSpot-definerede egenskaber, som f.eks. Deal og Contact owner, repræsenteres som interne værdier. Det gør analysen vanskelig. Når den bruges med HubSpots definerede egenskaber, der understøtter oversættelse, vil LABEL-funktionen give oversættelsen baseret på portalindstillinger, ikke brugerindstillinger. Du kan f.eks. bruge LABEL-funktionen til:

• Få adgang til kontakt- eller deal stage-navne direkte i felter

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Henvise til HubSpot-ejere ved navn direkte i felter

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriske funktioner

Strengfunktioner

Datofunktioner