Gutschriften verwalten

Bearbeiten Sie auf der Indexseite für Gutschriften Entwürfe, verwalten Sie angewendete Gutschriften, stornieren oder löschen Sie Datensätze, exportieren Sie Daten und ordnen Sie finalisierte Gutschriften anderen Datensätzen zu.

Gutschriften anzeigen und filtern

So zeigen Sie Gutschriften an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Zeigen Sie alle Gutschriften in der Tabelle an. Um die in der Tabelle angezeigten Spalten zu bearbeiten, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten . 
3. So filtern Sie die Indexseite nach bestimmten Gutschriftseigenschaften:
   • Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Erweiterte Filter .
   • Klicken Sie im rechten Bereich auf + Filter hinzufügen. Suchen und wählen Sie die Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten, und legen Sie dann die Filterkriterien fest. Um der Filtergruppe einen weiteren Filter hinzuzufügen, klicken Sie unter und auf + Filter hinzufügen.
   • Um eine zusätzliche Filtergruppe hinzuzufügen, klicken Sie unter oder auf + Filtergruppe hinzufügen.
   • Klicken Sie auf das X oben rechts im Bereich, wenn Sie Ihren Filter eingerichtet haben. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Filtern und das Speichern von Ansichten.
4. Gutschriften können folgende Status haben:
   • Entwurf: Die Gutschrift wird gerade erstellt und ist noch nicht finalisiert. Entwürfe von Gutschriften können nicht auf Rechnungen angewendet werden.
   • Nicht angewendet: Die Gutschrift wurde erstellt, aber noch nicht auf eine Rechnung angewendet.
   • Teilweise angewendet: Der Betrag der Gutschrift wurde teilweise auf eine Rechnung angewendet (z. B. wurden 50 $ einer Gutschrift über 100 $ auf die Rechnung angewendet).
   • Angewendet: Der volle Betrag der Gutschrift wurde auf eine Rechnung angewendet.
   • Annulliert: Die Gutschrift wurde für ungültig erklärt.
5. So zeigen Sie eine individuelle Gutschrift an:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Gutschrift und klicken Sie auf Vorschau.
   • Im rechten Bereich können Sie die Details der Gutschrift und andere mit der Gutschrift verknüpfte Datensätze anzeigen. Um die Gutschrift in einer neuen Browser-Registerkarte oder einem neuen Fenster anzuzeigen, klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Gutschrift anzeigen aus.

Entwürfe von Gutschriften bearbeiten

Nur Gutschriften mit dem Status Entwurf können bearbeitet werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Gutschrift und klicken Sie auf Vorschau.
3. Klicken Sie im rechten Bereich oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
4. Fahren Sie mit der Konfiguration Ihrer Gutschrift fort.

Zugeordnete Gutschriften verwalten 

Sie können zugeordnete Gutschriften anzeigen, bearbeiten oder von Rechnungen entfernen.

Zugeordnete Gutschriften anzeigen

So zeigen Sie zugeordnete Gutschriften und den angepassten fälligen Saldo an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung.
3. Der korrigierte fällige Saldo wird auf der Karte Über diese Rechnung angezeigt. Angewendete Gutschriften werden auf der Karte Gutschriften angezeigt. Wenn die Karte "Gutschriften" nicht standardmäßig in Ihrem Datensatz angezeigt wird, können Sie die Karte manuell zu Ihrem HubSpot-Datensatz hinzufügen.
   
   
   
4. Klicken Sie auf Zugeordnete Gutschriften anzeigen, um die zugeordneten Gutschriften auf der Indexseite anzuzeigen.
   
   
   

Eine angewendete Gutschrift bearbeiten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung.
3. Klicken Sie im rechten Bereich oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Guthaben anwenden oder verwalten aus.
4. Im Dialogfeld:
   • Wenn mehr als eine Gutschrift für den Abrechnungskontakt verfügbar ist, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gutschrift und wählen Sie eine Gutschrift aus, um die angewendete Gutschrift zu ändern.
   • Um den Betrag anzupassen, geben Sie im Feld Angewendeter Betrag den Betrag des Guthabens ein. Sie können einen teilweisen oder vollständigen Betrag der Gutschrift auf die Rechnung anwenden.
   • Um eine weitere Gutschrift hinzuzufügen, klicken Sie auf + Verfügbares Guthaben hinzufügen.
   • Um eine Gutschrift zu entfernen, klicken Sie auf das delete Löschen-Symbol neben der Gutschrift.
   • Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
     
     
     
5. Verwenden Sie das Dialogfeld Rechnung senden , um den Link für die aktualisierte Rechnung zu senden, herunterzuladen oder zu kopieren.

Eine Gutschrift von einer Rechnung entfernen

Sie können eine Gutschrift von einer Rechnung entfernen oder die Gutschrift stornieren und eine neue erstellen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung.
3. Klicken Sie im rechten Bereich oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Guthaben anwenden oder verwalten aus. 
4. Im Dialogfeld:
   • Klicken Sie auf das delete Löschen-Symbol neben dem Guthaben-Betrag.
   • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
5. Verwenden Sie das Dialogfeld Rechnung senden , um den Link für die aktualisierte Rechnung zu senden, herunterzuladen oder zu kopieren.

Link kopieren oder Gutschrift herunterladen

Sie können einen Gutschriftslink kopieren oder die Gutschrift als PDF herunterladen, wenn sie den Status Nicht angewendet, Teilweise angewendet, Ausgeglichen oder Annulliert hat.  

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Gutschrift und klicken Sie auf Vorschau.
3. Klicken Sie im rechten Bereich oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Link kopieren: Kopieren Sie einen Link zur Gutschrift. Sie könnten den Link zum Beispiel in einer E-Mail an den Käufer einfügen.
   • Download: Laden Sie eine PDF-Version der Gutschrift herunter.

Gutschriften aufheben oder löschen

Gutschriften mit dem Status Nicht angewendet können storniert werden. Gutschriften mit dem Status Entwurf, Nicht angewendet oder Storniert können gelöscht werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Gutschrift und klicken Sie auf Vorschau.
3. Klicken Sie im rechten Bereich oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus: 
   • Annullieren: Annullieren der Gutschrift. Klicken Sie im Dialogfeld zum Bestätigen auf Stornieren .
   • Löschen: Löschen Sie die Gutschrift. Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der zu löschenden Gutschriften ein und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen .

Massenlöschung von Gutschriften

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Gutschriften, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Löschen.
   
   
   
4. Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der zu löschenden Gutschriften ein und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen .

Gutschriften anderen Datensätzen zuordnen

Sie können Gutschriften Standardobjekten oder benutzerdefinierten Objekten in HubSpot zuordnen.

Gutschriften Standardobjekten zuordnen

Sie können Gutschriften manuell Datensätzen zuordnen, um die Beziehungen innerhalb und zwischen Objekten nachzuverfolgen. Gutschriften können nur Rechnungen zugeordnet werden, indem Sie eine Gutschrift aus einer Rechnung erstellen oder eine auf der Indexseite erstellte Gutschrift auf eine Rechnung anwenden. Gutschriften können manuell zugeordnet werden zu:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals

Erfahren Sie mehr über das manuelle Zuordnen von Datensätzen.

Gutschriften benutzerdefinierten Objekten zuordnen

Verknüpfen Sie Guthabenanzeigen mit benutzerdefinierten Objekten, um einen besseren Kontext in Ihrem Datenmodell zu erhalten, wenn Sie benutzerdefinierte Objekte neben den Standardobjekten von HubSpot verwenden. Erfahren Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot mehr über die Limits für Zuordnungen. 

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Objekt .
2. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Datenmanagement > Datenmodell. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Datenmanagement > Datenmodell.
3. Klicken Sie oben rechts auf Datenmodell bearbeiten.
4. Klicken Sie im linken Bereich auf das benutzerdefinierte Objekt .
5. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Zugeordnete Objekte und Labels .
6. Klicken Sie oben rechts auf + Zuordnung erstellen.
7. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen, das Sie [Name des benutzerdefiniertes Objekts] zuordnen möchten und wählen Sie Gutschriften aus.
8. Klicken Sie auf Erstellen.
9. So fügen Sie Gutschriften zum benutzerdefiniertes Objekt hinzu:
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Gutschrift und klicken Sie auf Vorschau.
   • Gehen Sie in der rechten Seitenleiste zur Karte für benutzerdefiniertes Objekt. Wenn die Karte für benutzerdefiniertes Objekt nicht standardmäßig in Ihrem Datensatz angezeigt wird, können Sie die Karte manuell zu Ihrem HubSpot-Datensatz hinzufügen.
   • Klicken Sie auf + Hinzufügen , um der Gutschrift ein vorhandenes benutzerdefiniertes Objekt zuzuordnen.
   • Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte Vorhandene hinzufügen und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den benutzerdefinierten Objekten , die Sie zuordnen möchten. Klicken Sie auf Speichern.
10. So zeigen Sie weitere Details zu zugeordneten Gutschriften von dem benutzerdefinierten Objekt an:
    • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu CRM-System> [benutzerdefiniertes Objekt]. 
    • Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes eines benutzerdefiniertes Objekts.
    • Gehen Sie in der rechten Seitenleiste zur Karte Gutschriften . Wenn die Karte "Gutschriften" nicht standardmäßig in Ihrem Datensatz angezeigt wird, können Sie die Karte manuell zu Ihrem HubSpot-Datensatz hinzufügen.
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Gutschrift.
      • Klicken Sie auf das externalLink Symbol für Link öffnen , um die Gutschrift in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.
      • Klicken Sie auf das duplicate Kopiersymbol , um einen Link zur Gutschrift zu kopieren.
      • Klicken Sie auf das preview Vorschausymbol , um die Details der Gutschrift im rechten Bereich anzuzeigen.

Gutschriften exportieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Gutschriften. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Gutschriften.
2. Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Exportieren.
3. Im Dialogfeld:
   • Geben Sie im Feld Exportname einen Exportnamen ein.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie ein Format aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie eine Sprache aus.
   • Klicken Sie auf den Abschnitt Anpassen , um ihn zu erweitern und den Export weiter anzupassen:
     • Wählen Sie unter "In den Export aufgenommene Eigenschaften" eine Option aus, für welche Eigenschaften der Export einbezogen werden soll.
     • Aktivieren Sie unter In den Export eingeschlossene Zuordnungen das Kontrollkästchen Name des zugeordneten Datensatzes berücksichtigen , um zugeordnete Datensatznamen (z. B. den Rechnungsnamen) einzubeziehen.
     • Wählen Sie unter Im Export berücksichtigte Zuordnungen aus, ob bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze oder alle zugeordneten Datensätze berücksichtigt werden sollen.
   • Klicken Sie auf Exportieren. Hier erfahren Sie mehr über das Exportieren von Datensätzen.

Nächste Schritte

• Verwalten Sie Rechnungen, einschließlich Bearbeiten, Annullieren, Löschen, Nachverfolgen und Exportieren.

• Verwalten Sie Zahlungen , einschließlich Rückerstattungen, Quittungen, Berichte, Auszahlungen und Exporte.