Entender los contratos en HubSpot

Utilice el objeto de contratos en HubSpot como fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos. Al gestionar los contratos en HubSpot, puedes registrar y gestionar los acuerdos contractuales existentes, registrar manualmente los pagos o facturar automáticamente a los compradores, realizar actualizaciones a lo largo de la vigencia del contrato, realizar la renovación de contratos y elaborar informes precisos sobre los ingresos.

Puedes crear un contrato directamente desde un registro o desde la página de índice de contratos (BETA), o bien crear uno automáticamente cuando un comprador acepte una cotización:

• Contratos creados directamente (BETA): crea o importa contratos cuando se establezca un acuerdo fuera de HubSpot, cuando el contrato no dependa de una cotización aceptada por el comprador o si utilizas otro sistema para gestionar el CPQ. Crea contratos en HubSpot y utilízalos como fuente de referencia para la elaboración de informes y la automatización.

• Contratos creados automáticamente a partir de cotizaciones: crea contratos a partir de cotizaciones aceptadas cuando el comprador tiene que revisar y aceptar una cotización antes de que se cree el contrato. Gestionael CPQ de y los ingresos de principio a fin en HubSpot. 

Descubre cómo puedes utilizar los contratos en tu empresa, entre otras cosas:

• Cómo utilizar contratos en combinación con otros objetos de HubSpot como negocios, cotizaciones y facturas.

• Cómo gestionar los cambios y renovaciones a mitad de contrato.

• Cómo se gestiona el prorrateo al realizar cambios en los contratos.

¿Qué es un contrato?

Los contratos son la fuente de referencia para los ingresos comprometidos en HubSpot, en la que se detallan los productos puntuales y recurrentes, las métricas de ingresos y la evolución a lo largo del tiempo. A diferencia de los negocios, en los que se hace un seguimiento de las oportunidades de venta individuales, los contratos están diseñados para soportar todo el ciclo de vida del acuerdo con el cliente, incluidas las modificaciones y renovaciones.

Con los contratos, sus equipos pueden informar sobre las métricas de ingresos, establecer renovaciones y modificaciones, y alinear las operaciones de ingresos en toda la empresa. Más información sobre el informe de ingresos.

Un contrato se puede crear directamente en HubSpot o a partir de una cotización aceptada. Las cotizaciones y los contratos pueden ir de la mano, pero no es necesario presentar una cotización para todos los contratos.

Configuraciones de contrato

Utiliza la tabla siguiente para identificar la configuración del contrato que mejor se adapte a tus necesidades, así como los requisitos en HubSpot.

¿Los contratos de HubSpot sustituyen a los contratos legales?

Los contratos de HubSpot no sustituyen a los contratos legales, como los acuerdos marco de prestación de servicios (MSA) o los contratos en formato PDF firmados. Si necesitas hacer referencia a un contrato legal en HubSpot, puedes crear una propiedad de contrato personalizada con un tipo de campo «Archivo» o «URL» y subir el documento o añadir su URL. Antes de almacenar un contrato legal en HubSpot, revisa el documento detenidamente y obtén más información sobre cómo almacenar datos sensibles en HubSpot.

¿Cómo se crea un contrato?

Puedes crear un contrato directamente en HubSpot (BETA) o a partir de una cotización aceptada. El registro del contrato ofrece una visión general de los datos clave del contrato, como la información de contacto y de la empresa, los ingresos comprometidos y las relaciones con otros registros.

Crear un contrato directamente (BETA)

Si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en labetade « : Creación, edición y renovación directas de contratos de HubSpot» ( ).

Los usuarios autorizados pueden crear un contrato a partir de un registro de negocio, contacto, empresa o ticket, o bien desde la página de índice de contratos. Al crear el contrato, los usuarios pueden añadir los datos del contrato, los elementos de pedido, las condiciones y las asociaciones directamente al registro del contrato.

Crear un contrato a partir de una cotización aceptada

Si la creación automática de contratos está activada, podrás crear un contrato cuando un comprador acepte una cotización. El contrato refleja el acuerdo establecido en la cotización aceptada.

Uso de contratos con la versión beta de Connected CPQ, facturación y pagos

Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, puedes gestionar el proceso desde la cotización hasta el pago en HubSpot, desde la aceptación de la cotización hasta la facturación y el cobro. Inscríbete en la versión beta si quieres que se apruebe una cotización antes de que se cree el contrato. Si no es necesario que se acepte la cotización, puedes crear los contratos directamente. Obtén más información sobre el proceso beta de CPQ, facturación y pagos conectados.

Cómo utilizar conjuntamente negocios, cotizaciones, contratos y facturas

Puedes utilizar 

• Negocios: utilizalos negocios para realizar un seguimiento de una oportunidad comercial y cerrarla. Cuando se utilizan contratos, se recomienda configurar diferentes pipelines de negocios para los distintos tipos de negocios. Por ejemplo, una pipeline de proyectos de nuevos negocios, una pipeline de proyectos de ampliaciones (modificaciones a mitad de contrato) y una pipeline de renovaciones. Esto garantiza que las distintas operaciones de venta de un contrato puedan registrarse y reflejarse en los informes de forma individual.

• Cotizaciones: si lo deseas, puedes crear cotizaciones basadas en el negocio y enviárselas al comprador para que las revise. Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, y la opción para crear contratos automáticamente está activada, cuando se acepta una cotización, se crea automáticamente un contrato que refleja el compromiso de ingresos de la cotización. Los negocios, las cotizaciones y los contratos pueden contener elementos de pedido tanto puntuales como recurrentes. 

• Contratos: la fuente centralizada de referencia para los ingresos comprometidos. Incluye los productos y servicios por los que el cliente está pagando, así como cualquier modificación introducida en el contrato. Los contratos se utilizan para gestionar la facturación en curso, la creación de facturas y el cobro de pagos. Infórmate sobre las diferentes formas de facturar a tus compradores.

• Facturas:emitir facturas para el pago. Puedes cobrar los pagos online a través de HubSpot o marcar manualmente las facturas como pagadas si utilizas otro método de pago.

• Modificaciones en los contratos: realizar actualizaciones en los contratos a lo largo de su ciclo de vida. Editadirectamente el contrato (BETA)para actualizar los datos del vendedor y del comprador, el proceso de cobro, la forma de pago que se va a aplicar, los elementos de pedido del contrato y la configuración del pago. Si deseas utilizar un proceso basado en cotizaciones para proponer y aprobar modificaciones en un contrato ya existente, obtén más información sobre cómo crear cotizaciones de modificación.

• Cotizaciones de renovación: elabora cotizaciones de renovación cuando un cliente se acerque al final de su contrato actual para conseguir su compromiso de renovación para el próximo periodo. Cuando se acepta una cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato anterior.

¿Qué información puedo ver en el expediente del contrato?

Utilice el contrato para ver los siguientes detalles:

• Estado:consultar el estado actual del contrato.

• Información financiera y de ingresos: consulte el valor total del contrato (TCV), el valor anual del contrato, los ingresos recurrentes mensuales (MRR) y los ingresos recurrentes anuales (ARR).

• Detalles de facturación: conozca los detalles de facturación, incluido el contacto de facturación, la cantidad facturada, el historial de facturación y los próximos pagos.

• Fechas de renovación: vea cuándo vence la renovación del contrato.

• Asociaciones: ver los registros a los que está asociado el contrato, incluidos contactos, empresas, negocios, facturas, elementos de línea, pagos, cotizaciones y suscripciones.

¿Pueden los clientes ver sus contratos?

El objeto de contrato de HubSpot no puede ser visto por tus clientes. Se les envían cotizaciones (si se elaboran cotizaciones como parte del proceso), facturas, recibos y otras notificaciones relacionadas con la facturación para sus registros contables.

¿Qué es un contrato de duración indefinida?

Los contratos de duración indefinida contienen elementos de pedido recurrentes que están configurados para realizar la renovación automática hasta que se cancelen. Dado que no tienen fecha de finalización, no se calculan el valor total del contrato ni el valor anual del contrato. El MRR y los ingresos recurrentes anuales siguen calculándose.

Cómo modificar y actualizar los contratos

Puedes modificar los datos del contrato, los elementos de pedido, las condiciones y la información de facturación y pago desde el registro del contrato (BETA). En el caso de los contratos creados directamente a partir de una cotización, puedes generar cotizaciones modificadas. Las cotizaciones de modificación ofrecen un proceso basado en presupuestos para proponer y aprobar modificaciones en un contrato existente y deben estar asociadas a un negocio. Se recomienda configurar pipelines (por ejemplo, el pipeline de expansión) para los negocios relacionados con cambios en la previsión, con el fin de elaborar informes separados sobre las expansiones y las contracciones.

Ten en cuenta que, si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, en caso de que se haya aplicado una nota de crédito a una factura, la cantidad ajustada de la factura no se reflejará en el contrato.

Cómo gestionar las renovaciones

Puedes renovar un contrato desde el registro del contrato (BETA) o creandocotizaciones de renovación. Las cotizaciones de renovación ofrecen un proceso basado en cotizaciones para proponer y aprobar renovaciones, y deben estar asociadas a un negocio. A continuación, encontrarás más información sobre cómo gestionar el proceso de renovación en HubSpot.

Ver la información de los contratos vigentes

Utiliza el registro del contrato para consultar la información del contrato vigente, incluyendo el cumplimiento, los elementos de pedido asociados, el calendario de facturación, la información sobre renovaciones, la cronología de actividades y el historial. Utiliza esta información para preparar las conversaciones sobre la renovación antes de enviar la cotización de renovación.

Crear un pipeline específico para las renovaciones

Se recomienda crear un pipeline específico para las operaciones de renovación y crear nuevos negocios para las cotizaciones de renovación. Esto significa que puedes elaborar informes sobre los ingresos por nuevos negocios frente a los ingresos por renovaciones, y gestionar las renovaciones por separado del resto de negocios activos.

Qué incluye una renovación

Por defecto, la renovación tiene la misma duración que el contrato vigente (por ejemplo, si el contrato vigente era de 12 meses, la cotización de renovación se configurará para 12 meses). La renovación incluye:

• Contactos asociados al contrato vigente.
• La empresa asociada al contrato vigente.
• Contactos de facturación, en caso de que se hayan añadido al contrato vigente.
• Elementos de pedido del contrato vigente. Si se ha actualizado el contrato, la renovación también incluirá esos elementos de pedido. Por ejemplo, si un cliente comenzó con 10 licencias y posteriormente añadió 10 más, la renovación incluirá 20 licencias para todo el periodo de vigencia de la cotización.
• Condiciones de pago acordes con las del contrato vigente.

Utiliza workflows para automatizar las renovaciones

Puedes utilizar las propiedades del contrato para crear workflows que automaticen acciones en HubSpot en torno a las fechas de renovación, como recordatorios de tareas, la creación de negocios de renovación y la elaboración de cotizaciones de renovación:

• Crea un workflow en torno a las fechas de renovación para automatizar otras tareas en HubSpot (por ejemplo, recordatorios de tareas).

• Crea acuerdos de renovación antes de la fecha de renovación del contrato para gestionar la comunicación con el cliente sobre la renovación (por ejemplo, correos electrónicos, reuniones, llamadas). 

• Elabora cotizaciones antes de las fechas de renovación. Obtén más información sobre cómo crear cotizaciones de renovación a partir de un workflow.

¿Cómo se calcula el prorrateo de los contratos?

Si la opción de prorrateo está activada, el prorrateo ajusta la cantidad de un elemento de pedido cuando se produce un cambio durante un período de facturación ya en curso. Por ejemplo, si modificas la cantidad o el precio de un elemento de pedido a mitad de un período de facturación, dicho período se divide en partes independientes. Cada tramo se factura en función del número de meses o días que abarca.

HubSpot utiliza un método híbrido para calcular la cantidad prorrateada:

• Cada mes de un periodo de facturación tiene el mismo peso:cada mes de un periodo de facturación trimestral representa un tercio del total, aunque los meses tengan un número diferente de días.

• En el caso de los meses parciales, se utiliza el número exacto de días cubiertos: si un periodo abarca 3 de los 30 días de un mes, ese mes aporta 3/30 de su cuota mensual.

• Expansión de prorrateo final: la contribución total de los meses cubiertos dividida entre el número de meses del periodo de facturación completo.

Cómo se calculan los meses de facturación

A efectos del prorrateo, se toma como referencia el periodo de facturación, y no el mes natural. Comienza en la fecha de inicio del elemento de pedido y finaliza el día anterior a esa misma fecha del mes siguiente.

Por ejemplo, si un elemento de pedido comienza el 15 de marzo, los meses de facturación son:

• Del 15 de marzo al 14 de abril
• Del 15 de abril al 14 de mayo
• Del 15 de mayo al 14 de junio

En el caso de un elemento de pedido trimestral, cada mes completo de facturación contribuye por igual (un tercio de la cantidad total), independientemente de si tiene 28, 30 o 31 días. Solo se prorratea el mes parcial restante utilizando el número exacto de días.

Ejemplo de prorrateo

Se establece un elemento de pedido trimestral a partir del 15 de marzo por un importe de 3.000 dólares por trimestre. El 18 de abril se sustituye por un nuevo elemento de pedido de 4.500 dólares por trimestre.

Los meses de facturación de este trimestre son:

• Del 15 de marzo al 14 de abril
• Del 15 de abril al 14 de mayo
• Del 15 de mayo al 14 de junio

Dado que el cambio se produce durante el segundo mes de facturación, el periodo trimestral se divide entre los dos elementos de pedido. La escala de prorrateo representa la parte del trimestre asignada a cada elemento de pedido.

Las escalas de prorrateo suman un total de uno, por lo que las dos partes cubren la totalidad del periodo de facturación trimestral. Este método utiliza cálculos diarios exactos para los meses de facturación parciales, mientras que trata cada mes de facturación completo de la misma manera.

Si la opción de prorrateo está desactivada, los cambios en el contrato que se produzcan a mitad de período se aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.

Nota: si se produce un cambio durante un periodo de facturación ya en curso, se emiten una factura prorrateada y una nota de crédito prorrateada correspondientes a la parte no utilizada del periodo de servicio actual.

Pasos siguientes

• Obtén más información sobre cómo configurar contratos en tu cuenta de HubSpot.

• Obtén más información sobre cómo crear contratos directamente (BETA) o a partir de cotizaciones aceptadas.

• Obtén más información sobre cómo consultar y gestionar contratos, incluyendo cómo rescindirlos, asociarlos a otros registros y exportarlos.