Crear informes de metas en el generador de informes personalizados

Con el generador de informes personalizados, puede elaborar informes sobre las metas junto con los negocios y otros datos de CRM. Seleccione metas como fuente de datos principal, únalas a negocios y, opcionalmente, una negocios a contactos, empresas, actividades, reuniones y otros objetos de CRM mediante informes multiobjeto.

Caso práctico

Un vicepresidente de ventas se dio cuenta de que, aunque el equipo se sentía ocupado, la empresa no alcanzaba sus objetivos trimestrales de ingresos. No sabían si el problema era que los comerciales no cerraban suficientes negocios o si, simplemente, no iniciaban suficientes conversaciones nuevas.

Para solucionarlo, el vicepresidente implementó dos informes de metas específicos para supervisar la salud de su embudo de ventas.

• Cantidad del negocio x meta (ingresos mensuales frente a la meta). Este informe muestra cómo se comparan los ingresos mensuales cerrados ganados con los objetivos de ingresos mensuales a lo largo del tiempo.
  • Nombre del informe: Cantidad del negocio x Meta objetivo
  • Fuente de datos primarios: Metas
  • Fuente de datos secundarios: Negocios
  • Eje X: Fecha/hora final (frecuencia: mensual)
  • Eje Y:
    • Suma del objetivo meta (objetivo meta)
    • Suma del valor del negocio cerrado en divisa nacional (ingresos reales)
  • Filtrar: El tipo de unidad de KPI es igual a todas las Divisas
• Negocios creados x meta (negocios mensuales creados frente a la meta). Este informe muestra cuántos negocios ha creado su equipo cada mes en comparación con sus metas de creación de negocios.
  • Nombre del informe: Negocios creados x Meta objetivo
  • Fuente de datos primarios: Metas
  • Fuente de datos secundarios: Negocios
  • Eje X: Fecha/hora final (frecuencia: mensual)
  • Eje Y:
    • Conteo de negocios
    • Suma del objetivo meta (objetivo meta)
  • Filtrar: El tipo de unidad KPI es igual a todos los de Número

Combinando estos dos informes, la empresa crea una cultura de alta responsabilidad. Los representantes saben exactamente cuántos negocios necesitan para cumplir sus objetivos. Los ejecutivos obtienen una visión macroeconómica del crecimiento. Si ambos informes cumplen los objetivos, pueden invertir con confianza más en diferentes áreas.

Comprender los requisitos

Para crear informes de metas, tenga en cuenta lo siguiente:

Filtro de tipo de unidad KPI necesario

Las metas pueden seguir diferentes tipos de unidades, como divisas, números, duración o decimales. Debido a que estos tipos de unidades no son comparables, cada informe de meta agregado en el generador de informes personalizados debe incluir un filtro de tipo de unidad KPI . Más información sobre cómo activar el filtro de tipo de unidad KPI.

Si omite este filtro, el informe seguirá cargándose, pero los valores de los distintos tipos de unidades se sumarán, por lo que los totales y las comparaciones no tendrán sentido. Por ejemplo, una meta de "Ingresos" (divisa) y una meta de "Reuniones programadas" (número) no deben combinarse en una misma métrica.

Filtrado de metas

Debe añadir un filtro Meta a su informe para centrarse en una sola meta o en un conjunto definido de metas.

Sin este filtro, el informe seguirá ejecutándose, pero se combinarán los valores de diferentes metas, lo que hará que los totales y las comparaciones no sean fiables.

Asociaciones y limitaciones

Las metas se asocian directamente sólo a los negocios . No puede asociar directamente metas con contactos, empresas, tickets u otros objetos de CRM, pero puede incluir esos registros uniéndolos a través de negocios en el generador de informes de clientes.

HubSpot admite hasta 10.000 negocios asociados a una única meta y 10.000 metas asociadas a un único negocio. Si alcanza cualquiera de los dos límites, no podrá añadir más asociaciones para ese registro.

Distribución temporal y cadencia de metas

Las metas se crean para una duración específica, como semanal, mensual, trimestral o anual.

Por ejemplo, las metas mensuales deben utilizar la agrupación mensual; las metas trimestrales deben utilizar la agrupación trimestral. Aprenda a configurar la agrupación de datos de su informe.

Crear metas en el generador de informes personalizados

Para crear metas en el generador de informes personalizados:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Metas.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear y, a continuación, en Crear informe.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Informe personalizado. A continuación, haz clic en Siguiente.
4. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Crear informe por su cuenta.
5. Haga clic en el menú desplegable Fuente de datos principal y seleccione Metas.
6. Active la opción Añadir más fuentes de datos y, a continuación, añada negocios y cualquier otro objeto de CRM que desee incluir a través de los negocios, como contactos o empresas.
7. Haga clic enSiguiente.

Nota: Cuando seleccione Metas como fuente de datos principal, verá fuentes de datos de CRM adicionales (por ejemplo, Contactos, Empresas). Sólo se pueden conectar a través de los negocios, por lo que cuando añada uno de ellos, los negocios se añadirán automáticamente.

Añadir propiedades clave

En la pestaña Datos , busque y seleccione las propiedades que desea utilizar. A continuación, en la pestaña Configurar :

1. Desde Metas, añada propiedades de meta básicas como:
   • Meta del objetivo: el valor del objetivo que está siguiendo
   • Cantidad de progreso de la meta o porcentaje de progreso del KPI: progreso real
   • Tipo de unidad KPI: divisa, número, duración o decimal
   • Tipo de meta, hito o nombre de la meta: para identificar la meta
   • Propietario o equipo HubSpot: el cesionario
   • Fecha de inicio y fecha de fin: periodo de tiempo de la meta
2. En Ofertas, añada las propiedades de negocio que desee comparar con sus metas, por ejemplo:
   • Cantidad o divisa de la empresa
   • Pipeline y etapa del negocio
   • Fecha de cierre o Fecha de creación
3. La ubicación de estas propiedades depende de la información que se quiera obtener del informe. Por ejemplo:
   • Para analizar el progreso a lo largo del tiempo, coloque una propiedad de fecha (como Fecha de inicio o Fecha de cierre) en el eje x, una métrica numérica (como Objetivo de meta, Cantidad de progreso de meta o Cantidad) en el eje y y utilice Propietario, Equipo de HubSpot, Tipo de meta o Pipeline como desglose.
   • Para una vista tabular, añada estas mismas propiedades a la sección decolumnas para mostrar cada registro de meta junto con sus negocios asociados.

Añadir el filtro de tipo de unidad KPI

Como se indica en la sección de requisitos, debe activar el filtro de tipo de unidad KPI.

1. En la parte superior del informe, haga clic en Filtros o en Filtros avanzados.
2. Añada un filtro en Tipo de Unidad KPI utilizando es igual a todos, y seleccione exactamente un valor: Divisa, Número, Decimal o Duración.

De este modo, se evita la agregación de tipos de unidades mixtas y se evitan totales inexactos.

Configurar el intervalo de fechas y la agrupación

Como se indica en la sección de requisitos, las metas se crean para una duración específica y deben agruparse en consecuencia.

1. En la barra de filtros, elija una propiedad de fecha (por ejemplo, el periodo de la meta o la fecha de cierre del negocio) y establezca un intervalo de fechas.
2. En esa misma propiedad de fecha (utilizada normalmente en el eje x), abre su configuración y establece la frecuencia en semanal, mensual, trimestral o anual para que coincida con la duración de las metas que estás analizando. 

Elija la visualización

Para seleccionar cómo se muestran los datos (por ejemplo, gráfico, tabla):

En la pestaña Configurar, en Gráfico, seleccione un tipo de gráfico.

• Para el progreso de la meta a lo largo del tiempo, utilice gráficos de barras verticales, líneas o áreas .
• Coloca tu propiedad de fecha en el eje x, tu métrica (como la suma de la cantidad de la meta o el valor alcanzado) en el eje y, opcionalmente, desglosa por Propietario, equipo de HubSpot, tipo de meta o pipeline.

Nota: para mostrar símbolos de divisa en el gráfico de las metas de ingresos, haga clic en la propiedad Meta de la meta y, a continuación, en el panel Editar , establezca el formato en Divisa y haga clic en Aplicar.

Guardar y gestionar el informe

Para guardar y gestionar el informe:

1. En la parte superior derecha, haga clic en Guardar informe.
2. Asigne un nombre al informe y elija si desea añadirlo a su lista de informes o a un cuadro de mando nuevo o ya existente.

A continuación, puede gestionar, compartir y exportar el informe desde su lista de informes o cuadros de mando.