Usar guías prácticas

Con la herramienta de guías prácticas, puedes crear tarjetas de contenido interactivas que se muestran en los registros de contactos, empresas, negocios y tickets. Al hablar con clientes y prospectos, tu equipo puede consultarlas y crear notas estandarizadas.

Crear guías

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Guías prácticas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear guías prácticas.
• Puedes crear una guía práctica desde cero o elegir una plantilla de guías prácticas de ventas o una guías prácticas de servicio al cliente. Para obtener una vista preliminar de una plantilla, haz clic en la pestaña Vista preliminar del panel derecho. Para hacer la selección, en el panel izquierdo, selecciona un tipo de guías prácticas.
• En la parte superior de la página, haz clic en el ícono del lápiz edit e introduce un título para las guías prácticas.
• Haz clic en Crear guía práctica.
• Haz clic en cualquier parte del editor de texto de la guía práctica para escribir.

Nota: para utilizar el redactor de contenidos AI de HubSpot el asistente de contenidos AI debe estar activado.

• • Para utilizar el redactor de contenidos AI de HubSpot, escribe / en el editor de playbook y elige una de las opciones disponibles. 

• • Para editar el contenido existente, resáltelo y haga clic en el icono .

• • Elige una de las opciones disponibles para refinar aún más el texto resaltado.

• • En el panel derecho de Copilot, revise las sugerencias. Más información sobre utilizando Copilot.
  • Una vez que haya finalizado el contenido, haga clic en Reemplazar.
• Usa la barra de herramientas de la parte superior para dar formato a tu contenido o insertar enlaces, imágenes, artículos de la base de conocimientos, fragmentos, preguntas o un botón de nuevo registro:
  • Para insertar una URL, arrastra el cursor por el texto para resaltar el lugar donde deseas insertar el enlace. Después, haz clic en el ícono de enlace link, y pega un enlace en el cuadro de texto URL. Si es necesario, haz clic en la casilla Abrir en una nueva pestaña o en la casilla Indicar a los motores de búsqueda que no sigan este enlace. 
  • Para insertar una imagen desde la herramienta de archivos, tu equipo o una URL, haz clic en el ícono de imagen insertImage.
  • Para insertar un artículo de la Base de conocimientos, haz clic en el icono cap Base de conocimientos. A continuación, busca un artículo de la base de conocimientos.
  • Para insertar un fragmento, haz clic en el icono textSnippets Fragmento . A continuación, busca un fragmento.
  • Para insertar preguntas, haz clic en el icono questionAnswer Pregunta. En el panel derecho, escribe una preguntao un prompt. Para exigir una respuesta a una pregunta, haz clic en la casilla de verificación Obligatorio. Selecciona uno de los tipos de respuesta Tipos de respuestas:
    • Texto libre: escribe respuestas en un campo de texto libre.
    • Lista de opciones de respuesta (solo Sales Hub  Enterprise): crea un conjunto de opciones de respuesta que se pueda guardar como una nota en el registro. En Opciones de respuesta, escribe una respuesta y presiona la tecla Enter.
      • Selecciona la casilla de verificación Restringir solo a una única respuesta para no permitir que se seleccionen varias respuestas. 
      • Seleccione la casilla Ocultar campo de notas para eliminar el campo de notas abierto predeterminado de la pregunta.
    • Actualizar una propiedad (solo Sales Hub o Service Hub Enterprise ): actualiza automáticamente las propiedades de un registro de contacto, empresa, negocio o ticket desde la guía práctica.

• • • • Haz clic en el menú desplegable Tipo de propiedad y selecciona un tipo de propiedad, luego selecciona una propiedad específica con la que deseas enlazar. 
      • Seleccione la casilla Ocultar campo de notas para eliminar el campo de notas abierto predeterminado de la pregunta.
      • Haz clic en Guardar.

• • Para agregar un token de personalización, haz clic en el menú desplegable Personalización y luego busca un token.
  • Para agregar o cargar un archivo de video, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Video.
  • Para insertar una URL para crear un código de incrustación de YouTube, Vimeo o Instagram, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Incrustar.
  • Para crear un nuevo registro, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego seleccione Acciones > Crear un nuevo registro. Selecciona un tipo de registro en el menú desplegable y luego haz clic en Insertar acción.

• • Para programar una reunión desde dentro de una guía práctica, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Acciones > Programar una reunión. Más información sobre cómo programar una reunión con un registro de contacto.

• Después de escribir el contenido de la guía práctica, haz clic en la pestaña Configuración.
  • Para registrar los envíos de las guías prácticas, haz clic en la casilla de verificación Registrar envíos de guías prácticas. 
    • Para especificar el tipo de interacciones que unas guías prácticas guardarán en un registro, haz clic en el menú desplegable Tipos de interacciones y haz clic en la casilla de verificación situada junto a los tipos de interacción que prefieras. El tipo de interacción será por defecto Llamada.
    • Al registrar una interacción de llamada o reunión, puedes seleccionar el tipo de llamada o de reunión (por ejemplo, Actividades de ventas, Generación de leads) en el menú desplegable Tipo de llamada o reunión predeterminado.

Nota: cuando registres unas guías prácticas en un registro, la interacción solo se guardará en el registro donde usaste las guías. No se guardará en ninguno de los registros asociados.

• • Puedes recomendar unas guías prácticas según las diferentes propiedades de empresa, contacto, negocio y ticket. Cuando las propiedades de un registro coincidan con la regla de recomendación de guías prácticas, estas se mostrarán en la parte superior de la lista de guías prácticas. Para recomendar unas guías prácticas en función de la propiedad de empresa, contacto, negocio o ticket de un registro:
    
    • En Configuración de recomendaciones, haz clic en el menú desplegable Seleccionar tipo de objeto para comenzar y selecciona una propiedad de empresa, contacto, negocio o ticket. 
    • Haz clic en + Crear regla.

• • • En la barra lateral derecha Filtros, haz clic en + Agregar filtro. 
      • Selecciona una categoría de filtro de la lista Información del objeto o Información de objeto asociado. Después, selecciona un filtro de la lista de propiedades. 
      • Haz clic en los menús desplegables para seleccionar los parámetros del filtro. Para añadir más filtros, haz clic en + Agregar filtro en la parte inferior izquierda del editor de filtros. 

• • • • Los cambios se guardan automáticamente. Haz clic en Cerrar editor o en el botón X de la parte superior derecha para volver a la pestaña de Configuración del editor de guías prácticas. Para volver al editor de filtros, junto a Filtros, haz clic en el menú desplegable Acciones, haz clic en Editar y, después, haz clic en Editar filtros en la barra lateral derecha Filtros. 

• Cuando hayas terminado de personalizar tus guías prácticas, haz clic en Publicar.

Crear una tarjeta de CRM de guía práctica recomendada (Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise)

Los superadministradores pueden crear tarjetas de CRM en un registro para que las guías prácticas recomendadas aparezcan en la parte superior del registro.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, haz clic en Objetos y luego selecciona el tipo de registro (Contactos, Empresas, etc.) al que quieres agregar una tarjeta de CRM.
• Haz clic en la pestaña Personalización de registros. Luego, haz clic en Personalizar la columna central.
• Haz clic en la Vista predeterminada o en una vista de equipo. Si quieres crear una vista de equipo, haz clic en Crear vista de equipo.
• Haz clic en Agregar tarjetas. A continuación, haz clic en la casilla de verificación Habilitación recomendada. Haz clic en cualquier lugar de la pantalla para cerrar la ventana emergente Agregar tarjetas.

• Para mover la tarjeta de CRM, haz clic en la casilla Habilitación recomendada, y arrástrala a la parte superior.

• Cuando hayas terminado de personalizar, haz clic en Guardar y salir en la parte superior derecha.
• Navega al tipo de registro que personalizaste:
  • Contactos: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • Negocios: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Tickets: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.
  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.
• Haz clic en un registro para ver la tarjeta de CRM Habilitación recomendada que acaba de personalizar en el panel central. Verás una de las siguientes opciones:
  • Si hay una guía práctica recomendada, la tarjeta mostrará una vista previa de la guía práctica. Haz clic en Abrir guía práctica para verla.

• • Si hay varias guías prácticas recomendadas, utiliza las flechas para recorrerlas. Haz clic en Abrir guía práctica para verla.

• • Si no hay guías prácticas recomendadas, puedes consultar o buscar todas las guías prácticas disponibles. Haz clic en el nombre de la guía práctica para abrirla.

Administrar guías

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Guías prácticas.
• En la esquina superior izquierda, usa la barra de búsqueda para buscar una guía práctica por nombre.
• Para filtrar por el propietario de la guía práctica, haz clic en el menú desplegable Propietario.
• Para editar, clonar, eliminar, cancelar la publicación o cambiar quién puede acceder a las guías, pasa el cursor sobre su nombre.
  • Para editar las guías prácticas, haz clic en su nombre.
    
    • Para revisar y restaurar versiones anteriores de la guía práctica, en la esquina superior derecha del editor, haz clic en Historial de versiones. 
    • En la parte izquierda del cuadro de diálogo, selecciona un borrador anterior. 
    • Para restaurar este borrador, haz clic en Restaurar

• • Para clonar la guía práctica, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego haz clic en Clonar.
  • Para eliminar las guías, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar. También puedes seleccionar la casilla de verificación que está junto a las guías prácticas que deseas eliminar, y luego en la parte superior de la tabla haz clic en delete Eliminar.
  • Para cancelar la publicación de las guías, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Cancelar publicación.
  • Para cambiar con quién se comparten las guías de manera que solo ciertos usuarios puedan ver y usar las guías prácticas, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Administrar lo que se comparte. Más información sobre compartir acceso a contenido de ventas con tus usuarios y equipos.

Una vez que hayas creado tus guías, puedes organizarlas en diferentes carpetas:

• En la parte superior derecha, haz clic en Carpeta nueva.
• Ingresa el nombre de la carpeta, luego haz clic en Agregar carpeta.
• Para mover guías a una carpeta, selecciona la casilla de verificación junto a las guías que vas a mover, luego haz clic en folder Mover a carpeta.
• En el cuadro de diálogo, selecciona una carpeta y luego haz clic en Mover.
• Si quieres cambiar el nombre de una carpeta, selecciona la casilla de verificación junto a la carpeta, luego en la parte superior de la tabla, haz clic en ediCambiar nombre.

Usar guías prácticas en registros de contactos, empresas, negocios, tickets o registros del CRM personalizados

• Ve a los registros:
  • Contactos: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • Negocios: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Tickets: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.
  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.

• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel derecho en la sección Guías, usa la barra de búsqueda para buscar una guía o haz clic en una guía para abrirla. 

• En la barra lateral Contenido de guías prácticas, haz clic en una preguntapara abrirla en las guías prácticas.

• Para cada pregunta, introduce notas, selecciona opciones de respuesta o actualiza una propiedad en un registro. Si elegiste Ocultar campo de notas, no habrá ningún cuadro de texto debajo de la pregunta.

• • En el campo de notas, puedes utilizar fragmentos para pegar frases que se utilizan habitualmente en las interacciones con clientes. Haz clic en el ícono textSnippets Fragmentos y, después, utiliza el campo de notas para editar el texto enriquecido del fragmento.

• • Si la pregunta está enlazada a una propiedad en un objeto diferente, las guías prácticas mostrarán una lista de registros asociados y te permitirán elegir el registro que desea actualizar (solo para versiones Enterprise). Luego puedes introducir un valor y actualizar la propiedad CRM vinculada cuando registres la interacción.

• • Si estás creando un registro desde una guía práctica, haz clic en el botón Crear [registro]. En el panel derecho, rellena la información del nuevo registro. A continuación, haz clic en Crear o Crear y agregar otro. Si vas a agregar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar existente y luego busca un registro.

• Si estás registrando la guía práctica como una llamada, utiliza los menús desplegables Selecciona un resultado y Selecciona el tipo de llamada para seleccionar un resultado de llamada o editar el tipo de llamada. Si estás registrando la guía práctica como una reunión, utiliza el menú desplegable Seleccionar tipo de reunión para editar el tipo de reunión. Solo puedes seleccionar un resultado en las guías prácticas de llamada.

• Puedes adjuntar un compromiso registrado en las últimas seis horas a una guía práctica para capturar notas y valores de propiedad en la guía. Esto puede evitar la duplicación de registros de interacción si la reunión ya se ha registrado. Después de seleccionar las guías prácticas, haz clic en la flecha hacia abajo down djunto a Registrar [tipo de interacción]. En la lista desplegable Adjuntar a reciente, selecciona la interacción registrada recientemente para adjuntarla a las guías prácticas. En el cuadro de diálogo Confirmación, haz clic en Aceptar.

• Puedes crear una tarea de seguimiento seleccionando la casilla de verificación Crear una tarea de seguimiento.
• Cuando hayas terminado de usar la guía, haz clic en Registrar [tipo de interacción] en la parte inferior izquierda. El tipo de interacción será el que selecciones en la pestaña Configuración en el editor de guías.

La guía se guardará como una interacción en la cronología del registro con las preguntas, respuestas y cualquier nota. Toda la información introducida en una guía práctica se guardará automáticamente como borrador hasta que hagas clic en Registrar [tipo de interacción]. Una vez que hayas seleccionado Registrar [tipo de interacción], cualquier propiedad que esté enlazada a una questionAnswerpregunta y respuesta se actualizará con las respuestas que hayas seleccionado o introducido al utilizar las guías prácticas (solo Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise ).

Ver analíticas de informes de guías prácticas

Puedes consultar las analíticas de informes de guías prácticas para conocer mejor tus guías prácticas, quién los utiliza y cómo funcionan.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Guías prácticas.
• En la parte superior, haz clic en la pestaña Analizar.
• En la parte superior de la pestaña Analizar, utiliza las secciones Uso total de Guías prácticas y Adopción del equipo para ver métricas como el número de guías prácticas, el total de vistas y el total de usuarios activos. A la derecha, haz clic en Datos de usuario para ver cuántas veces los usuarios de tu cuenta han visto o iniciado sesión en guías prácticas. En la tabla Datos de usuario, haz clic en el usuario para ver los datos específicos del usuario. Utiliza los filtros para afinar aún más tu búsqueda.

• En el centro de la página Analizar, puedes ver las métricas Uso total de Guías prácticas en un gráfico de líneas con filtros para métricas y frecuencia.

• En la parte inferior de la página Analizar, haz clic en una guía práctica en la tabla para ver las métricas de la guía práctica individual, como el uso de la guía práctica, los usuarios de la guía práctica y las actividades. Utiliza los filtros para afinar aún más tu búsqueda.

Ver guías en Slack

Si has instalado la integración de HubSpot con Slack, puedes buscar y ver guías prácticas directamente en Slack utilizando el comando /hs-search-playbook barra oblicua.

Utilizar una guía práctica para desencadenar un workflow

Puedes desencadenar un workflow al registrar una guía práctica. Más información sobre cómo configurar los desencadenantes de inscripción de eventos.