Comprendre les contrats dans HubSpot

Utilisez l’objet Contrats dans HubSpot comme centre unique d’informations pour les revenus engagés. Les contrats s’intègrent à Revenue Hub pour fusionner les abonnements et les factures à partir d’un devis initial et incluent la possibilité de gérer les modifications et les renouvellements en cours de contrat. Les contrats peuvent être utilisés avec d’autres fiches d’informations et outils, tels que les transactions et les devis, pour gérer le chiffre d’affaires de bout en bout dans HubSpot.

Découvrez comment utiliser la fiche d’informations du contrat pour votre entreprise, y compris :

• Comment utiliser les contrats en combinaison avec d’autres objets HubSpot tels que des transactions, des devis et des factures.

• Comment gérer les modifications et les renouvellements en cours de contrat.

• Gestion du calcul au prorata lors des modifications contractuelles

Avant de commencer

• Inscrivez-vous à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés pour accepter automatiquement les paiements des factures gérées via des contrats avec les paiements HubSpot ou Stripe comme option de traitement des paiements. Découvrez-en davantage sur le processus bêta du CPQ connecté, de la facturation et des paiements.
• Les devis acceptés peuvent créer des contrats, que vous soyez inscrit ou non à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés. Si vous n’êtes pas inscrit à la version bêta, la collecte des paiements reste liée au devis existant ou à l’expérience de facturation autonome. Avec la version bêta, les contrats sont utilisés pour gérer la facturation, la création de factures et la collecte des paiements. Découvrez-en davantage sur les différentes méthodes de facturation de vos acheteurs.

Qu’est-ce qu’un contrat ?

Les contrats constituent le centre unique d’informations sur le chiffre d’affaires engagé dans HubSpot, où ils présentent les produits ponctuels et récurrents, les indicateurs de chiffre d’affaires et l’évolution dans le temps. Contrairement aux transactions, qui suivent des opportunités de vente individuelles, les contrats sont conçus pour prendre en charge l’ensemble du cycle de vie de l’accord client, y compris les modifications et les renouvellements.

Grâce aux contrats, vos équipes peuvent établir des rapports sur les indicateurs de chiffre d’affaires, configurer les renouvellements et les avenants, et aligner les opérations de revenus dans toute l’entreprise.

Les contrats peuvent être créés, associés à des fiches d’informations associées et utilisés dans les rapports. Des devis de modification et de renouvellement peuvent être ajoutés aux contrats pour refléter l’arrangement actuel du client.

Les contrats HubSpot remplacent-ils les contrats juridiques ?

Les contrats HubSpot ne remplacent pas les contrats juridiques, comme les contrats de service principaux ou les contrats PDF signés. Si vous avez besoin de faire référence à un contrat légal dans HubSpot, vous pouvez créer une propriété contractuelle personnalisée avec un type de champ Fichier ou URL et charger le document ou ajouter son URL. Avant de stocker un contrat légal dans HubSpot, examinez-le attentivement et apprenez-en davantage sur le stockage des données sensibles dans HubSpot.

Comment un contrat est-il créé ?

Une fiche d’informations de contrat est créée automatiquement lorsqu’un devis est accepté (si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé). La fiche d’informations du contrat fournit un aperçu des détails clés du contrat, tels que les informations sur les contacts et l’entreprise, le chiffre d’affaires engagé et les associations à d’autres enregistrements.

Remarque : Une licence Revenue Hub est requise pour créer et modifier des contrats. Des options supplémentaires de création et d’édition de contrat pourraient être disponibles à l’avenir. Reportez-vous au produit pour obtenir les informations les plus récentes sur la disponibilité.

Comment utiliser les transactions, les devis, les contrats et les factures ensemble

• Transactions : utilisez les transactions pour suivre une opportunité commerciale et la conclure. Lorsque vous utilisez des contrats, il est recommandé de configurer différents pipelines pour les différents types de transactions. Par exemple, un pipeline pour les nouvelles affaires, un pipeline pour les expansions (modifications à mi-contrat) et un pipeline pour les renouvellements. Cela garantit que les différentes stratégies de vente d’un contrat peuvent être enregistrées et faire l’objet de rapports individuellement.

• Devis : créez des devis basés sur la transaction et envoyez-les à l’acheteur pour examen. Une fois le devis accepté, un contrat est automatiquement créé pour refléter l’engagement de chiffre d’affaires du devis. Les transactions, les devis et les contrats peuvent contenir des lignes de produits ponctuelles et récurrentes. 

• Devis de modification et de renouvellement : utilisez les devis de changement pour effectuer des modifications à mi-contrat, telles que des extensions, des mises à niveau ou des rétrogradations. Utilisez les devis de renouvellement pour les renouvellements de contrats.

• Factures : émettre des factures pour paiement. Vous pouvez collecter des paiements en ligne dans HubSpot ou marquer manuellement des factures comme payées si vous utilisez un autre mode de paiement.

• Contrats : le centre unique d’informations sur les revenus engagés. Il comprend les produits et services que le client paie et toute modification apportée au contrat. Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, les contrats sont utilisés pour gérer la facturation, la création de factures et la collecte des paiements. Découvrez-en davantage sur les différentes méthodes de facturation de vos acheteurs.

Quelles informations pouvez-vous consulter sur la fiche d’informations du contrat ?

Utilisez le contrat pour afficher les détails suivants :

• Statut : affichez le statut actuel du contrat.

• Informations financières et sur les revenus : affichez la valeur totale du contrat (TCV), la valeur annuelle du contrat, le revenu récurrent mensuel (MRR) et le revenu récurrent annuel (ARR).

• Informations de facturation : comprenez les informations de facturation, y compris le contact de facturation, le montant facturé, l’historique de facturation et les paiements à venir.

• Renouvellement de la date : affichez la date de renouvellement du contrat.

• Associations : affichez les fiches d’informations auxquelles le contrat est associé, notamment les contacts, les entreprises, les transactions, les factures, les lignes de produit, les paiements, les devis et les abonnements.

Les clients peuvent-ils consulter leurs contrats ?

L’objet Contrat HubSpot ne peut pas être consulté par vos clients. Ils reçoivent des devis, des factures, des reçus et d’autres notifications liées à la facturation pour leurs fiches d’informations de facturation.

Qu’est-ce qu’un contrat évolutif ?

Les contrats évolutifs contiennent des lignes de produits récurrentes qui sont définies pour se renouveler automatiquement jusqu’à ce qu’elles soient annulées. Comme ils n’ont pas de date de fin, le TCV et la valeur annuelle du contrat ne sont pas calculés. Le MRR et l’ARR sont toujours calculés.

Comment gérer les modifications futures et à mi-contrat ?

Les modifications futures et à mi-contrat peuvent être gérées par le biais de devis de modification, qui doivent être associés à une transaction (par exemple, expansion ou montée en gamme). Les transactions peuvent être créées pendant le processus de devis de modification ou créées séparément et associées manuellement. Une fois les devis acceptés, le contrat est mis à jour avec les modifications indiquées dans le devis. Il est recommandé de configurer différents pipelines pour modifier les transactions associées aux devis (par exemple, expansion, vente additionnelle) afin de faire des prévisions et des rapports séparément. L’onglet Historique des contrats se met à jour chaque fois que des modifications sont apportées au contrat, que ce soit directement ou via des devis de modification.

Remarque : Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, si une note de crédit a été appliquée à une facture, le montant ajusté de la facture ne sera pas répercuté sur le contrat.

Comment gérer les renouvellements

Les renouvellements peuvent être déclenchés par le biais de devis de renouvellement, qui doivent être associés à une transaction. Les transactions peuvent être créées dans le cadre du processus de devis de renouvellement ou créées et associées manuellement. Une fois le devis de renouvellement accepté, un nouveau contrat est créé et est automatiquement associé au contrat existant. Il est recommandé de configurer un renouvellement pipeline pour les transactions associées à renouvellement devis afin de prévoir et d’établir des rapports sur les renouvellements séparément.

Comment le calcul au prorata des contrats est-il calculé ?

Si le paramètre de calcul au prorata est activé, les modifications à moyen terme sont effectuées quotidiennement au prorata sur la base du nombre de jours restants dans une période de facturation. Le taux quotidien d’une ligne de produit est calculé et appliqué au nombre de jours restants dans la période d’abonnement à compter de la date d’entrée en vigueur de la modification. Si le paramètre de calcul au prorata est désactivé, les modifications de contrat à moyen terme suivront le prochain cycle de facturation.

Lorsqu’une modification de contrat à moyen terme est effectuée, les lignes de produit existantes sont mises à jour en fonction des lignes de produits et de la date d’acceptation du devis de modification. Les lignes de produits existantes sont raccourcies et de nouvelles lignes de produits sont ajoutées après. Les lignes de produits sur les devis de modification et les contrats ont des ID de fiche d’informations uniques. Découvrez-en davantage sur le comportement des lignes de produit.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur le CPQ, la facturation et les paiements connectés en version bêta.

• Découvrez-en davantage sur la configuration des contrats dans votre compte HubSpot.

• Découvrez-en davantage sur la création de contrats à partir de devis acceptés.

• Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats, notamment sur la résiliation de contrats, l’association de contrats à d’autres fiches d’informations et l’exportation de contrats.