Comprendre les contrats dans HubSpot

Utilisez l’objet Contrats dans HubSpot comme centre unique d’informations pour les revenus engagés. En gérant les contrats dans HubSpot, vous pouvez enregistrer et gérer les contrats existants, enregistrer manuellement les paiements ou facturer automatiquement les acheteurs, effectuer des mises à jour pendant la durée d’un contrat, renouveler des contrats et déclarer avec précision le chiffre d’affaires.

Vous pouvez créer un contrat directement depuis une fiche d’informations ou la page index des contrats (bêta), ou en créer un automatiquement lorsqu’un acheteur accepte un devis :

• Contrats directement créés (BÊTA) : créez ou importez des contrats lorsqu’un accord est créé en dehors de HubSpot, lorsque le contrat ne dépend pas d’un devis accepté par l’acheteur ou si vous utilisez un autre système pour gérer les CPQ. Créez des contrats dans HubSpot et utilisez-les comme centre unique d’informations pour le reporting et l’automatisation.

• Contrats créés automatiquement à partir de devis : Créez des contrats à partir de devis acceptés lorsqu’un acheteur doit examiner et accepter un devis avant la création d’un contrat. Gérez les CPQ et le chiffre d’affaires de bout en bout dans HubSpot.

Découvrez comment utiliser les contrats pour votre entreprise, y compris :

• Comment utiliser les contrats en combinaison avec d’autres objets HubSpot tels que des transactions, des devis et des factures.

• Comment gérer les modifications et les renouvellements en cours de contrat.

• Gestion du calcul au prorata lors des modifications contractuelles

Qu’est-ce qu’un contrat ?

Les contrats constituent le centre unique d’informations sur le chiffre d’affaires engagé dans HubSpot, où ils présentent les produits ponctuels et récurrents, les indicateurs de chiffre d’affaires et l’évolution dans le temps. Contrairement aux transactions, qui suivent des opportunités de vente individuelles, les contrats sont conçus pour prendre en charge l’ensemble du cycle de vie de l’accord client, y compris les modifications et les renouvellements.

Grâce aux contrats, vos équipes peuvent établir des rapports sur les indicateurs de chiffre d’affaires, configurer les renouvellements et les avenants, et aligner les opérations de revenus dans toute l’entreprise. En savoir plus sur les rapports sur le chiffre d’affaires.

Un contrat peut être créé directement dans HubSpot ou à partir d’un devis accepté. Les devis et les contrats peuvent fonctionner ensemble, mais un devis n’est pas obligatoire pour chaque contrat.

Configurations contractuelles

Utilisez le tableau ci-dessous pour identifier la configuration de contrat adaptée à vos besoins et les exigences de HubSpot.

Les contrats HubSpot remplacent-ils les contrats juridiques ?

Les contrats HubSpot ne remplacent pas les contrats juridiques, comme les contrats de service principaux ou les contrats PDF signés. Si vous avez besoin de faire référence à un contrat légal dans HubSpot, vous pouvez créer une propriété contractuelle personnalisée avec un type de champ Fichier ou URL et charger le document ou ajouter son URL. Avant de stocker un contrat légal dans HubSpot, examinez-le attentivement et apprenez-en davantage sur le stockage des données sensibles dans HubSpot.

Comment un contrat est-il créé ?

Vous pouvez créer un contrat directement dans HubSpot (bêta) ou en créer un à partir d’un devis accepté. La fiche d’informations du contrat fournit un aperçu des détails clés du contrat, tels que les informations sur les contacts et l’entreprise, le chiffre d’affaires engagé et les associations à d’autres enregistrements.

Créer un contrat directement (BETA)

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta directe de création, de modification et de renouvellement des contrats HubSpot.

Les utilisateurs autorisés peuvent créer un contrat à partir d’une fiche d’informations de transaction, de contact, d’entreprise ou de ticket, ou à partir de la page index des contrats. Lors de la création du contrat, les utilisateurs peuvent ajouter des détails sur le contrat, des lignes de produit, des conditions et des associations directement à la fiche d’informations du contrat.

Créer un contrat à partir d’un devis accepté

Si la création automatique de contrat est activée, vous pouvez créer un contrat lorsqu’un acheteur accepte un devis. Le contrat reflète l’accord représenté par le devis accepté.

Utilisation de contrats avec la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés

Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, vous pouvez gérer le processus du devis au paiement dans HubSpot, de l’acceptation du devis à la facturation et à la collecte des paiements. Inscrivez-vous à la bêta si vous voulez faire accepter un devis avant la création d’un contrat. Si vous n’exigez pas l’acceptation du devis, vous pouvez directement créer des contrats. Découvrez-en davantage sur le processus bêta du CPQ connecté, de la facturation et des paiements.

Comment utiliser les transactions, les devis, les contrats et les factures ensemble

Vous pouvez utiliser 

• Transactions : utilisez les transactions pour suivre une opportunité commerciale et la conclure. Lorsque vous utilisez des contrats, il est recommandé de configurer différents pipelines pour les différents types de transactions. Par exemple, un pipeline pour les nouvelles affaires, un pipeline pour les expansions (modifications à mi-contrat) et un pipeline pour les renouvellements. Cela garantit que les différentes stratégies de vente d’un contrat peuvent être enregistrées et faire l’objet de rapports individuellement.

• Devis : créez éventuellement des devis basés sur la transaction et envoyez-les à l’acheteur pour examen. Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés et que le paramètre de création automatique de contrats est activé, lorsqu’un devis est accepté, un contrat est automatiquement créé pour refléter l’engagement de chiffre d’affaires du devis. Les transactions, les devis et les contrats peuvent contenir des lignes de produits ponctuelles et récurrentes. 

• Contrats : le centre unique d’informations sur les revenus engagés. Il comprend les produits et services que le client paie et toute modification apportée au contrat. Les contrats sont utilisés pour gérer la facturation, la création de factures et la collecte des paiements. Découvrez-en davantage sur les différentes méthodes de facturation de vos acheteurs.

• Factures : émettre des factures pour paiement. Vous pouvez collecter des paiements en ligne dans HubSpot ou marquer manuellement des factures comme payées si vous utilisez un autre mode de paiement.

• Modifications des contrats : apportez des mises à jour aux contrats pendant leur cycle de vie. Modifiez directement le contrat (BÊTA) pour mettre à jour les informations du vendeur et de l’acheteur, le processus de recouvrement, le mode de paiement facturé, les lignes de produits du contrat et les paramètres de paiement. Si vous souhaitez utiliser un processus basé sur les devis pour proposer et approuver des modifications à un contrat existant, découvrez comment créer des devis de modification.

• Renouvellement des devis : créez des devis de renouvellement lorsqu’un client approche de la fin de son contrat actuel afin d’obtenir l’engagement de votre client pour la prochaine période. Lorsqu’un devis de renouvellement est accepté, un nouveau contrat est créé et automatiquement associé au contrat précédent.

Quelles informations pouvez-vous consulter sur la fiche d’informations du contrat ?

Utilisez le contrat pour afficher les détails suivants :

• Statut : affichez le statut actuel du contrat.

• Informations financières et sur les revenus : affichez la valeur totale du contrat (TCV), la valeur annuelle du contrat, le revenu récurrent mensuel (MRR) et le revenu récurrent annuel (ARR).

• Informations de facturation : comprenez les informations de facturation, y compris le contact de facturation, le montant facturé, l’historique de facturation et les paiements à venir.

• Renouvellement de la date : affichez la date de renouvellement du contrat.

• Associations : affichez les fiches d’informations auxquelles le contrat est associé, notamment les contacts, les entreprises, les transactions, les factures, les lignes de produit, les paiements, les devis et les abonnements.

Les clients peuvent-ils consulter leurs contrats ?

L’objet Contrat HubSpot ne peut pas être consulté par vos clients. Ils reçoivent des devis (si vous créez des devis dans le cadre du processus), des factures, des reçus et d’autres notifications liées à la facturation pour leurs fiches d’informations de facturation.

Qu’est-ce qu’un contrat évolutif ?

Les contrats évolutifs contiennent des lignes de produits récurrentes qui sont définies pour se renouveler automatiquement jusqu’à ce qu’elles soient annulées. Comme ils n’ont pas de date de fin, le TCV et la valeur annuelle du contrat ne sont pas calculés. Le MRR et l’ARR sont toujours calculés.

Comment modifier et mettre à jour les contrats

Vous pouvez modifier les détails du contrat, les lignes de produit, les conditions et les informations de facturation et de paiement à partir de la fiche d’informations du contrat (BÊTA). Pour les contrats directement créés à partir d’un devis, vous pouvez créer des devis de modification. Modifier les devis offre un processus basé sur les devis pour proposer et approuver les modifications à un contrat existant et doit être associé à une transaction. Il est recommandé de configurer des pipelines (par exemple, un pipeline d’expansion) pour les transactions associées à un changement afin de prévoir et de générer des rapports distincts sur les expansions et les contractions.

Remarque : Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, si une note de crédit a été appliquée à une facture, le montant ajusté de la facture ne sera pas répercuté sur le contrat.

Comment gérer les renouvellements

Vous pouvez renouveler un contrat à partir de la fiche d’informations du contrat (BÊTA) ou en créant des devis de renouvellement. Renouvellement d’un devis : il s’agit d’un processus basé sur les devis pour proposer et approuver les renouvellements, et ils doivent être associés à une transaction. Découvrez-en davantage sur la gestion du processus de renouvellement dans HubSpot ci-dessous.

Afficher les informations sur les contrats existants

Utilisez la fiche d’informations du contrat pour consulter les informations contractuelles existantes, notamment les performances, les lignes de produits associées, le calendrier de facturation, les informations sur le renouvellement, la chronologie des activités et l’historique. Utilisez ces informations pour préparer renouvellement conversations avant d’envoyer le renouvellement devis.

Créer un renouvellement pipeline dédié

Il est recommandé de créer un renouvellement pipeline dédié pour renouvellement transactions et de créer de nouvelles transactions pour renouvellement devis. Cela signifie que vous pouvez établir des rapports sur les revenus des nouvelles affaires par rapport aux revenus des renouvellements, et gérer les renouvellements séparément des autres transactions actives.

Ce qui est inclus dans un renouvellement

Par défaut, le renouvellement utilise la même durée que le contrat existant (par exemple, si le contrat existant était un contrat de 12 mois, le devis de renouvellement sera configuré pour 12 mois). Le renouvellement comprend :

• Contacts associés au contrat existant.
• L’entreprise associée au contrat existant.
• Les contacts de facturation, s’ils ont été ajoutés au contrat existant.
• Lignes de produits du contrat existant. Si le contrat a été mis à jour, le renouvellement inclura également ces lignes de produits. Par exemple, si un client a commencé avec 10 licences et en a ajouté 10 autres par la suite, le renouvellement comprendra 20 licences pour toute la durée du devis.
• Les conditions de paiement du contrat existant sont alignées.

Utiliser des workflows pour automatiser les renouvellements

Vous pouvez utiliser les propriétés de contrat pour créer des workflows qui automatisent les actions dans HubSpot relatives aux dates de renouvellement, y compris les rappels de tâches, la création de transactions de renouvellement et la création de devis de renouvellement :

• Créez un workflow autour des dates de renouvellement pour automatiser d’autres tâches dans HubSpot (par exemple, des rappels de tâches).

• Créer des transactions de renouvellement avant la date de renouvellement du contrat pour gérer la communication avec le client au sujet du renouvellement (par exemple, e-mails, réunions, appels). 

• Créez des devis avant les dates de renouvellement. Découvrez-en davantage sur la création de devis de renouvellement à partir d’un workflow .

Comment le calcul au prorata des contrats est-il calculé ?

Si le paramètre de calcul au prorata est activé, le calcul au prorata ajuste le montant d’une ligne de produit lorsqu’un changement prend effet au cours d’une période de facturation existante. Par exemple, si vous modifiez la quantité ou le prix d’une ligne de produit au milieu d’une période de facturation, celle-ci est divisée en plusieurs parties. Chaque portion est facturée en fonction du nombre de mois ou de jours qu’elle couvre.

HubSpot utilise une approche hybride pour calculer le montant au prorata :

• Chaque mois d’une période de facturation a la même pondération : chaque mois d’une période de facturation trimestrielle représente un tiers du total, même si les mois ont un nombre de jours différent.

• Les mois partiels utilisent le nombre exact de jours couverts : si une période comprend 3 des 30 jours d’un mois, ce mois contribue à 3/30 de sa part mensuelle.

• Barème final au prorata : la contribution totale des mois couverts divisée par le nombre de mois de la période de facturation complète.

Comment sont calculés les mois de facturation

Au prorata, le mois se base sur la période de facturation et non sur le mois civil. Il commence à la date de début de la ligne de produit et se termine le jour précédant la même date du mois suivant.

Par exemple, si une ligne de produit commence le 15 mars, les mois de facturation sont :

• 15 mars au 14 avril
• 15 avril au 14 mai
• 15 mai au 14 juin

Pour une ligne de ligne de produit trimestrielle, chaque mois de facturation complet contribue de manière égale (un tiers du montant total), qu’il contienne 28, 30 ou 31 jours. Seul le mois partiel restant est calculé au prorata en utilisant le nombre exact de jours.

Exemple de calcul au prorata

Une ligne de produit trimestrielle commence le 15 mars à 3 000 $ par trimestre. Le 18 avril, elle est remplacée par une nouvelle ligne de produit à 4 500 $ par trimestre.

Les mois de facturation pour ce trimestre sont les suivants :

• 15 mars – 14 avril
• 15 avril – 14 mai
• 15 mai – 14 juin

Comme la modification a lieu au cours du deuxième mois de facturation, la période trimestrielle est divisée entre les deux lignes de produits. L’échelle de calcul au prorata représente la partie du trimestre affectée à chaque ligne de produit.

Les échelles de calcul au prorata totalisent un, de sorte que les deux parties couvrent toute la période de facturation trimestrielle. Cette approche utilise des calculs quotidiens exacts pour les mois de facturation partiels et traite chaque mois de facturation complet de la même manière.

Si le paramètre de calcul au prorata est désactivé, les modifications de contrat à moyen terme suivront le prochain cycle de facturation.

Remarque : Si une modification prend effet au cours d’une période de facturation existante, une facture facturée au prorata et une note de crédit au prorata sont créées pour la partie inutilisée de la période de service en cours.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur la configuration des contrats dans votre compte HubSpot.

• Découvrez-en davantage sur la création de contrats directement (BÊTA) ou à partir de devis acceptés.

• Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats, notamment sur la résiliation de contrats, l’association de contrats à d’autres fiches d’informations et l’exportation de contrats.