Gérer les listes de tâches d’onboarding à l’aide de check-lists

Utilisez les checklists pour gérer l’onboarding et la configuration de HubSpot en travaillant sur des tâches prédéfinies dans une liste structurée. Des listes de contrôle aident les équipes à suivre les étapes, à attribuer la propriété et à suivre les progrès réalisés à mesure qu’un compte est configuré ou qu’elle exécute des processus récurrents.

Les checklists vous permettent de consulter et de gérer les tâches, de personnaliser les détails de votre check-list, de créer des modèles réutilisables et de les partager entre les comptes HubSpot afin de standardiser les workflows d’onboarding.

Analyser les tâches de la check-list

Dans l’onglet Toutes les tâches , vous pouvez passer en revue chaque tâche créée pour l’ensemble de vos listes de contrôle. La check-list associée apparaîtra sous le nom de chaque tâche.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Cliquez sur l'onglet Toutes les tâches.  
3. En haut du tableau, sélectionnez et appliquez vos filtres : 
   • Check-list : filtrez selon la check-list associée aux tâches de la checklist . 
   • Attribué à : filtrez selon l’utilisateur attribué à la check-list. 
   • Statut : filtrez par statut d’achèvement des tâches de la check-list. 
   • Échéance : filtrez par date d’échéance des tâches de la check-list. 

Passez en revue vos check-lists

Dans l’onglet Toutes les listes de contrôle , consultez les tâches et les listes de contrôle sur lesquelles vous travaillez ou qui ont été partagées avec vous par l’un des membres de votre équipe.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Pour sélectionner une check-list, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de la check-list. 
3. Pour créer une nouvelle check-list, cliquez sur Créer une check-list pour créer une nouvelle check-list à partir de zéro ou cliquez sur Créer à partir d’un modèle pour afficher la bibliothèque de modèles de checklist.
4. Pour modifier l’ordre des tâches dans une check-list, cliquez sur une tâche et faites-la glisser vers un nouvel emplacement.
5. Par défaut, toutes les tâches de la check-list terminées sont masquées. Pour afficher les tâches terminées d’une check-list, cliquez sur le bouton Masquer les tâches terminées .
   
   
   

Gérer les détails de votre check-list 

Pour consulter ou modifier les détails de votre check-list :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de la check-list. 
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Afficher les détails de la check-list.
4. Dans le panneau de droite, examinez, modifiez ou configurez les détails de votre check-list :
   • Responsable : les utilisateurs affectés à la liste de contrôle. Cliquez sur le menu déroulant Responsable et sélectionnez les utilisateurs à attribuer à cette check-list. Lorsde l’attribution d’une check-list, vous pouvez sélectionner uniquement les utilisateurs qui ont reçu un accès Marketing dans votre compte. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur HubSpot.
   • Date d’échéance : cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez la date à laquelle la check-list doit être complétée. 

• • Description : ajoutez des notes dans votre check-list et @mentionnez d’autres utilisateurs HubSpot.
  • Pièces jointes : chargez et associez vos fichiers à la check-list.

• • Actions de la checklist : créez un modèle à partir de la checklist, archivez ou supprimez la checklist.
    • Créer un modèle à partir de cette liste de contrôle : créez un nouveau modèle en utilisant la structure de la liste de contrôle pour une utilisation ultérieure. 
    • Archiver la check-list : archivez la check-list. Les listes de contrôlearchivées ne s’afficheront que dans la section Listes de contrôlearchivées du panneau de gauche. 
    • Supprimer la liste de contrôle : supprimez définitivement la liste de contrôle.

Gérer les tâches de votre check-list 

Pour consulter ou modifier les tâches de votre check-list :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de la check-list.
3. Dans le tableau de bord de votre check-list, cliquez sur le nom de la tâche.
4. Dans le panneau de droite, révisez, modifiez ou configurez les détails de votre tâche de liste de contrôle :
   
   • Nom de la tâche et état d'achèvement : le nom de la tâche et une case à cocher indiquant si la tâche a été achevée. 
   • Assignee : les utilisateurs assignés à la tâche. Cliquez sur le menu déroulant Responsable et sélectionnez les utilisateurs à attribuer à cette check-list. Lorsde l’attribution d’une tâche, vous pouvez sélectionner uniquement les utilisateurs qui ont reçu un accès Marketing dans votre compte.
   • Date d'échéance : cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez la date à laquelle la tâche doit être terminée. 

• • Description : ajouter des notes de tâches et @-mentionner d'autres utilisateurs de HubSpot. 
  • Pièces jointes : téléchargez et associez vos fichiers à la tâche.
  • Discussion : collaborez avec votre équipe en laissant un commentaire et en @-mentionnant d'autres utilisateurs de HubSpot.
  • Supprimer la tâche : supprimez définitivement la tâche de la liste de contrôle.

Gérer les modèles de check-list

Utilisez les modèles de checklists pour créer efficacement des checklists à partir de modèles existants. Les modèles deliste peuvent être conservés dans un compte ou partagés sur plusieurs comptes. 

Utiliser un modèle de check-list

Pour utiliser un modèle de checklist existant :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Cliquez sur l’onglet Modèles deliste de contacts C .
3. Pour consulter un modèle, en bas d’un modèle, cliquez sur Afficher le modèle. 
4. Après avoir sélectionné un modèle de liste de contrôle , dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Copier dans Mes listes de contrôle.

Créer un modèle de check-list

Vous pouvez créer un nouveau modèle de liste de contrôle à partir de zéro ou d’une liste de contrôle existante : 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Pour créer un nouveau modèle de checklist à partir de zéro :
   • Cliquez sur l’onglet Modèles deliste de contacts C.
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Créer un modèle de check-list. Un nouveau modèle sera créé dans votre bibliothèque de modèles de check-list.
   • Dans l’angle supérieur gauche, saisissez le nom de votre check-list. 
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Afficher les détails de la check-list. Puis, configurez les détails de votre modèle de liste de contrôle :
     
     • Description : ajoutez des notes dans votre check-list et @mentionnez d’autres utilisateurs HubSpot.
     • Pièces jointes : chargez et associez vos fichiers à la check-list.

• • Dans le tableau ci-dessous, ajoutez les tâches de votre check-list et les détails des tâches. 
  • Pour créer une nouvelle check-list à partir de ce modèle, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Copier dans mes check-lists. 
  • Après avoir configuré les tâches et les détails de votre modèle de liste de contrôle , celui-ci sera enregistré automatiquement. Un nouveau modèle sera créé dans votre bibliothèque de modèles de check-list.

3. Pour créer un nouveau modèle de checklist à partir d’une checklist existante :

• • Cliquez sur l’onglet Tous les clients C
  • Accédez à votre check-list.
  • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Afficher les détails de la check-list.
  • Dans le panneau de droite, en bas, cliquez sur le modèle Créer un modèle d’actions > de liste de contacts C à partir de cette check-list. Un nouveau modèle sera créé dans votre bibliothèque de modèles de check-list.
    
    

Partager un modèle de checklist avec un autre compte

Une fois que vous avez créé un modèle à partir de la checklist, vous pouvez le partager avec d’autres comptes HubSpot. Pour partager votre modèle de liste de contrôle :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Checklists.
2. Cliquez sur l’onglet Modèles deliste de contacts C.
3. Localisez votre modèle, puis cliquez sur Afficher le modèle.
4. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Afficher les détails de la check-list. 
5. Dans le panneau de droite, en bas, cliquez sur Actions deliste > de heck C Partager avec un autre HubID.
   
   
   
   
   
   
6. Dans la boîte de dialogue, saisissez le HubID de l’autre compte HubSpot et l’adresse e-mail de l’utilisateur.

• • Pour ajouter un message lorsque vous partagez votre modèle de liste de contrôle , cliquez sur +Ajouter un message personnalisé. Ensuite, saisissez votre message. Le message personnalisé sera envoyé à tous les destinataires. 
  • Pour partager le modèle de checklist avec des Hub ID supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un autre HubID. Ensuite, saisissez le Hub ID du compte HubSpot supplémentaire et l'e-mail de l'utilisateur. 
  • Cliquez sur Partager le modèle. L'utilisateur spécifié recevra un e-mail l'invitant à accepter le modèle. Si l’utilisateur accepte le modèle, vous recevrez également un e-mail de mise à jour indiquant que l’invitation a été acceptée.