Créer et gérer des équipes

Dans HubSpot, les équipes vous aident à organiser les utilisateurs en groupes structurés afin que vous puissiez gérer plus efficacement les accès, le reporting et la visibilité des fiches d’informations. En attribuant des utilisateurs à une équipe principale et à des équipes supplémentaires, contrôlez les fiches d’informations auxquelles ils peuvent accéder et l’affichage de vos données dans les rapports basés sur les équipes.

Les équipes sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez créer des rapports basés sur des groupes, transférer des conversations vers des groupes spécifiques ou gérer la façon dont différents utilisateurs consultent les fiches d’informations dans HubSpot. Par exemple, vous pouvez regrouper vos représentants commerciaux en équipes régionales afin d’établir des rapports sur les performances de chaque région.

Remarque : Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la bêta Support de plusieurs équipes principales pour toutes les fonctionnalités.

Compréhension de la structure de l’équipe

Familiarisez-vous avec les différents types d’équipes HubSpot et les spécificités de chacune d’entre elles.

Équipe principale

• L’équipe principale d’un utilisateur est l’équipe principale à laquelle il est affecté.
• Les membres de l'équipe principale verront toutes les vues d'enregistrements personnalisés configurées pour l'équipe.

Équipes supplémentaires

• Les membres de l'équipe supplémentaire bénéficient des avantages hiérarchiques des membres de l'équipe principale pour les équipes imbriquées. Cela signifie qu'un utilisateur qui est un membre supplémentaire d'une équipe comportant plusieurs équipes imbriquées aura également une visibilité sur ces membres supplémentaires et, d'un point de vue hiérarchique, sera visible par les équipes mères situées au-dessus de lui.
• Le fait d’être membre d’une autre équipe permet uniquement à l’utilisateur d’accéder aux fiches d’informations et au contenu de cette équipe. Les membres supplémentaires de l’équipe ne seront inclus dans aucun rapport d’équipe, aucune règle de transfert (par exemple, les règles de transfert des conversations), aucune notification d’équipe (à l’exception des notifications de formulaire) ou aucune action de rotation du workflow. Ils ne pourront pas non plus consulter les vues des fiches d’informations personnalisées configurées pour le menu latéral de gauche, la colonne du milieu, ou le menu latéral de droite et ne pourront pas être mentionnés dans les commentaires de la boîte de réception des conversations.

Équipes parents et imbriquées

• Les utilisateurs d’un compte Entreprise peuvent créer une équipe hiérarchique en imbriquant une équipe sous une autre équipe (l’équipe parent).
• Les équipes parents peuvent voir tout ce qu’elles possèdent en dessous d’elles, mais une équipe imbriquée ne peut pas voir tout ce qui appartient à l’équipe parent.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre ses limites et les conséquences potentielles de son utilisation.

Compréhension des limites et des considérations

• Si un compte est inscrit à la bêta Prise en charge de plusieurs équipes principales pour toutes les fonctionnalités , les utilisateurs peuvent être ajoutés à plusieurs équipes, mais « équipe principale » et « équipe supplémentaire » sont remplacés par le champ Équipes . Les utilisateurs précédemment affectés à une équipe supplémentaire seront ajoutés à cette équipe.
• Le nombre d’équipes que vous pouvez créer dépend de votre abonnement. En savoir plus sur les limites de l'équipe de votre compte.
• Si le membre de l’équipe fait partie d’une autre équipe principale et que vous l’affectez à une autre équipe principale, il sera automatiquement défini comme un membre supplémentaire de l’équipe. Apprenez à changer l'équipe principale d'un utilisateur.
• Les utilisateurs disposant d’autorisations Propriétaire d’équipe peuvent accéder à :
  • les fiches d’informations détenues par n’importe quel membre de leurs équipes assignées ;
  • Si vous créez des équipes imbriquées (Entreprise uniquement), les membres des équipes imbriquées de l’équipe. Consultez cet article pour en savoir plus sur les autorisations liées aux équipes.
• Lorsque vous mettez à jour le propriétaire d’une fiche d’informations, la propriété Équipe HubSpot sera automatiquement renseignée avec l’équipe principale de cet utilisateur. Pour changer l’équipe, modifiez la valeur de la propriété Propriétaire du contact.

Créer des équipes

Créez des équipes individuelles manuellement ou créez plusieurs équipes avec un import.

Créer des équipes manuellement

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes puis sur Créer une équipe. Dans le panneau de droite, saisissez un nom d’équipe.
4. Si vous êtes un utilisateur Entreprise , vous pouvez également créer une équipe hiérarchique et placer votre nouvelle équipe sous une équipe existante :
   • Cliquez sur la case Placer cette équipe sous une autre équipe.
   • Cliquez sur le menu déroulant Cette équipe se trouve sous et sélectionnez l’équipe.
5. Pour ajouter des membres à l'équipe, cliquez sur le menu déroulant Team Members, puis sélectionnez les users.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Importer des équipes

Pour créer plusieurs équipes à la fois, importez un fichier CSV contenant une liste d’équipes. Cliquez pour télécharger un fichier d’exemple. Le fichier a besoin des colonnes suivantes :

• Nom de l’équipe : le nom souhaité pour l’équipe

• Nom de l’équipe parent : le nom de l’équipe parent. Cette étape est facultative. 
• Préréglages : le nom du préréglage qui sera attribué à l’équipe. Cette étape est facultative.

Pour importer des équipes : 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes .
4. Cliquez sur Importer des équipes.
5. Cliquez sur Choisir un fichier et dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre fichier d’import.
6. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la langue des titres de colonnes dans votre fichier et sélectionnez unanguage.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Dans la colonne Mapper à , cliquez sur les menus déroulants et sélectionnez l’endroit où chaque colonne doit être mappée. Par exemple, Nom de l’équipe doit correspondre à Nom de l’équipe.
   
   
9. Cliquez sur Suivant.
10. Dans le champ Nom de l’import , saisissez un nom pour l’import.
11. Cliquez sur Terminer. Vous serez redirigé vers la vue et l’analyse des imports. 

Gérer les équipes

Une fois qu'une équipe est créée, vous pouvez modifier ses informations, la déplacer sous des équipes (Entreprise uniquement) ou la supprimer.

Modifier des équipes existantes

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes .
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est une équipe imbriquée, cliquez sur l’icône de downIcon développement pour localiser l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Modifier.
6. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier le champ du Nom de l'équipe.
7. Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs de l’équipe, utilisez le menu déroulant Membres d’équipe , puis sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter ou supprimer. Vous pouvez également gérer l’équipe d’un utilisateur à partir de ses paramètres de configuration .
8. Cliquez sur Enregistrer.

Déplacer une équipe

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes .
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est imbriquée sous une équipe, cliquez sur l’icône de downIcon développement pour identifier l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Déplacer.
6. Dans la boîte de dialogue :
   • Utilisez le menu déroulant Équipes pour sélectionner les équipes que vous souhaitez déplacer. Toutes les équipes placées sous cette équipe seront également déplacées.
   • Utilisez le menu déroulant Cette équipe se trouve sous pour sélectionner la nouvelle équipe sous laquelle vous souhaitez déplacer les équipes sélectionnées.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une équipe

Remarque : Si des éléments sont affectés à l'équipe, il est recommandé de les réaffecter à une autre équipe avant la suppression. Si aucune autre équipe n'est affectée à ces éléments lors de la suppression, ces derniers deviendront non affectés et pourront être consultés par tous les membres du compte.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes .
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est imbriquée sous une équipe, cliquez sur l’icône de downIcon développement pour identifier l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Supprimer.
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l’équipe.

Gérer l’attribution d’équipe d’un utilisateur individuel

Outre la possibilité de modifier les membres d'une équipe à partir de la page teams settings, vous pouvez également définir les équipes d'un utilisateur à partir de ses paramètres d'utilisateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur.
4. Sur la page des paramètres utilisateur, cliquez sur l'onglet Setup.
5. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Équipes.
6. Utilisez le menu déroulant Équipe principale pour sélectionner l’équipe principale de l’utilisateur.
7. Si l’utilisateur est affecté à une équipe principale, vous pouvez utiliser le menu déroulant Équipes supplémentaires pour l’affecter à des équipes supplémentaires.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Cas d’utilisation : limiter la visibilité des fiches d’informations avec les équipes

Logo hubspot L’équipe commerciale de Sprocket International, s’agrandit et compte de nouvelles équipes régionales. Afin d’améliorer la sécurité et l’intégrité des données, les responsables veulent limiter l’accès aux transactions afin que les équipes commerciales puissent consulter et gérer uniquement celles qui appartiennent à leur propre équipe.

Créer des équipes

Créez des équipes pour chaque équipe commerciale et attribuez des utilisateurs à chaque équipe.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes puis sur Créer une équipe. Dans le panneau de droite, saisissez un nom d’équipe.
4. Cliquez sur le menu déroulant Membres de l’équipe , puis sélectionnez les utilisateurs de l’équipe.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez ces étapes pour chaque équipe (équipe commerciale du sud-ouest, équipe commerciale du nord-est, etc.).

Modifier les autorisations

Modifiez les autorisations manuellement ou créez des ensembles d’autorisations et attribuez-les à chaque équipe.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cochez la case à côté des utilisateurs dont vous souhaitez modifier les autorisations.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations. 
5. Accédez à CRM > CRM objets.
6. Dans la section Transactions , cliquez sur Modifier à côté de Afficher, Modifier, Supprimer et Fusionner. Cliquez sur les menus déroulants et sélectionnez les transactions de leur équipe.

Cas d’utilisation : créer de nouvelles équipes, attribuer des utilisateurs, attribuer des autorisations et réattribuer des fiches d’informations

Logo hubspot se développe dans une nouvelle région, le Nord-Ouest, et doit créer une nouvelle équipe commerciale pour soutenir la croissance de son activité. Cette équipe étant également responsable de la supervision d’autres territoires, elle nécessite un ensemble d’autorisations lui permettant de consulter et de modifier toutes les transactions. Logo hubspot doit réattribuer les contacts et entreprises existants aux utilisateurs transférés vers la nouvelle équipe.

Créer des équipes

Créez une nouvelle équipe pour Northwest Sales.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes puis sur Créer une équipe. Dans le panneau de droite, saisissez Northwest Sales.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Déplacer les utilisateurs vers la nouvelle équipe

Déplacez des utilisateurs existants d’une équipe commerciale vers l’équipe commerciale du Nord-Ouest.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur.
4. Sur la page des paramètres utilisateur, cliquez sur l'onglet Setup.
5. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Équipes.
6. Utilisez le menu déroulant Équipe principale pour sélectionner Northwest Sales comme équipe principale de l’utilisateur.

Créer et attribuer des ensembles d’autorisations

L’équipe commerciale du Nord-Ouest étant également responsable de la supervision d’autres territoires, elle a besoin d’un ensemble d’autorisations lui permettant de visualiser et de modifier tous les objets. Dans les comptes qui n’ont pas accès aux ensembles d’autorisations, des autorisations peuvent être attribuées à plusieurs utilisateurs à la fois.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur l'onglet Ensembles d'autorisations.
4. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un ensemble d'autorisations.
5. Dans l’onglet Accès , saisissez le nom de l’ensemble d’autorisations en haut de l’écran (Northwest Sales Team).
6. Dans la section Choisir les modalités d’accès, sélectionnez Commencez par un modèle. 
7. Cliquez sur le menu déroulant Choisir un modèle et sélectionnez le modèle utilisé par tous les représentants commerciaux de l’entreprise.
8. Sélectionnez la case à cocher Étendre toutes les autorisations pour développer des autorisations plus spécifiques telles que Afficher, Modifier et Supprimer.
9. Par transactions, cliquez sur les menus déroulants Afficher, Modifier, Supprimer et Fusionner , puis sélectionnez Toutes les transactions. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur.
10. Cliquez sur l’onglet Vérifier et vérifiez les autorisations que vous avez sélectionnées pour l’ensemble.
11. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs . Ensuite, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez tous les utilisateurs de l’équipe commerciale Northwest. Cliquez sur le X à côté du nom de l’utilisateur pour le supprimer. 
12. Cliquez sur Créer.

Transférer les fiches d’informations à plusieurs propriétaires à l’aide d’un workflow

Réattribuez les fiches d’informations des membres de l’équipe qui sont passés à l’équipe commerciale du Nord-Ouest, afin que leurs fiches d’informations précédemment détenues puissent continuer à être gérées par les utilisateurs qui travaillent dans ces territoires. Par exemple, si Jess faisait partie de l’équipe commerciale du sud-ouest et passe à la nouvelle équipe commerciale du nord-ouest, ses contacts, entreprises et transactions du sud-ouest doivent être attribués à un représentant commercial de l’équipe commerciale du sud-ouest. Le directeur des ventes souhaite répartir toutes les fiches d’informations existantes de Jess entre trois représentants commerciaux de Southwest. Ils utilisent donc des workflows. Découvrez-en davantage sur l’attribution de la propriété des fiches d’informations, y compris la réattribution manuelle de la propriété.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow et sélectionnez À partir de zéro.
3. Cliquez sur Critères de filtrage remplis.
4. Dans le menu déroulant Inscrire uniquement les contacts répondant à ces conditions , cliquez sur Contact.
5. Cliquez sur + Ajouter des critères.
6. Dans la boîte contextuelle, sélectionnez Propriétés du contact, puis Propriétaire du contact.
7. Définir les critères sur Le propriétaire du contact est Jess Lee. 
8. Dans la barre latérale Déclencheurs , cliquez sur Suivant.
9. Ne pas autoriser la réinscription des contacts. Cliquez sur Enregistrer et continuer.
10. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une action de workflow.

11. Dans la barre de recherche ou choisissez une action, saisissez Attribuer une fiche d’informations au propriétaire.

12. Dans le panneau latéral Transférer la fiche d’informations au propriétaire :
    • Dans le menu déroulant Propriété de l’utilisateur HubSpot , sélectionnez Propriétaire du contact.
    • Sélectionnez la case à cocher Droit si le contact possède un propriétaire existant .
    • Dans la section Rediriger entre , sélectionnez Équipes, puis Southwest Sales.
    • Cliquez sur Enregistrer.
13. Cliquez sur Vérifier et activer et continuez à activer le workflow .
14. Une fois le workflow terminé, désactivez-le pour que les futurs contacts de Jess ne soient pas réattribués.
15. Recréer ce workflow pour les autres objets qui doivent être réattribués (entreprises, tickets, transactions, etc.)