建立與管理團隊

HubSpot 中的「團隊」功能可協助您將使用者組織成結構化的群組，讓您能更有效率地管理存取權限、報表及記錄的可見性。透過將使用者指派至主要團隊及額外團隊，您可以控制他們能存取哪些記錄，以及您的資料在以團隊為基礎的報表中如何呈現。

當您希望根據群組建立報表、將對話轉發至特定群組，或管理不同使用者在 HubSpot 中檢視記錄的方式時，團隊功能特別實用。例如，您可以將業務代表分組為區域團隊，以便針對各區域的績效進行報表分析。

請注意：如果您是 超級管理員，您可以將您的帳戶加入 支援多個主要團隊以啟用完整功能 測試版。

了解團隊結構

請熟悉 HubSpot 的各種團隊類型，並了解每種團隊的運作細節。

主要團隊

• 用戶的主團隊是指其被指派到的主要團隊。
• 主團隊成員將能看到為該團隊設定的任何自訂記錄檢視。

額外團隊

• 在嵌套團隊的架構中，額外團隊成員可享有與主要團隊成員相同的層級權益。這意味著，若某用戶身為擁有多個嵌套團隊之團隊的額外團隊成員，該用戶不僅能查看這些額外團隊成員的資訊，從層級角度來看，亦會被該團隊上方的父團隊所看見。
• 身為團隊的額外成員，僅允許使用者存取該團隊的記錄和內容。 額外團隊成員不會被納入任何團隊報告、路由規則（例如對話路由規則）、團隊通知（表單通知除外）或工作流程輪替動作中。他們也無法檢視團隊為左側邊欄、中間欄或 右側邊欄所設定的任何自訂記錄檢視，且無法在對話收件匣的留言中被標記。

父團隊與嵌套團隊

• 企業帳戶中的使用者可透過將一個團隊嵌套在另一個團隊（父團隊）之下，來建立團隊層級結構。
• 父團隊可以檢視其下所有所屬團隊的內容，但嵌套團隊無法檢視父團隊所屬的所有內容。

開始之前

在開始使用此功能之前，請務必充分了解該功能的限制以及使用時可能產生的後果。

了解限制與注意事項

• 若帳戶已加入「支援多個主要團隊以實現完整功能」測試版，使用者可被加入多個團隊，但「主要團隊」和「額外團隊」將被「團隊」欄位取代。先前被指派至額外團隊的使用者將被加入該團隊。
• 您可以建立的團隊數量取決於您的訂閱方案。進一步了解您帳戶的團隊限制。
• 若團隊成員原本隸屬於其他主要團隊，而您將其指派至另一個主要團隊，則該成員將自動被設定為額外團隊成員。瞭解如何變更用戶的主要團隊。
• 擁有「團隊所有權」權限的使用者可存取：
  • 其所屬「」團隊中任何成員所擁有的記錄，以及；
  • 若您建立嵌套團隊（僅限企業版），則可存取該團隊所屬嵌套團隊的成員。進一步了解「僅限團隊」權限。
• 當您更新記錄的所有者時，HubSpot 的「團隊」屬性會自動填入該使用者的主要團隊。若要變更團隊，請編輯「聯絡人所有者」屬性的值。

建立團隊

您可以手動建立單一團隊，或透過匯入功能建立多個團隊。

手動建立團隊

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點選「團隊」分頁，然後點選「建立團隊」。在右側面板中，輸入團隊名稱。
4. 若您是企業版使用者，您可以建立團隊層級結構，並將新團隊置於現有團隊之下：
   • 勾選「將此團隊置於另一個團隊之下」核取方塊。
   • 點擊「此團隊隸屬於」下拉式選單，並選擇目標團隊。
5. 若要將團隊成員加入該團隊，請點選「團隊成員」下拉式選單，然後選取使用者。
6. 點擊「儲存」。

匯入團隊

若要一次建立大量團隊，請匯入包含團隊清單的 CSV 檔案。點擊此處下載範例檔案。該檔案需包含以下欄位：

• 團隊名稱：團隊的預期名稱

• 父團隊名稱： 父團隊的名稱 。此欄位為選填。 
• 預設值：將指派給該團隊的預設值名稱。此欄位為選填

要匯入團隊： 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊「團隊」分頁。
4. 點擊「匯入團隊」。
5. 點擊「選擇檔案」，然後選取您的匯入檔案。
6. 點擊「選擇檔案中欄位標題的語言」下拉式選單，並選擇一種語言。
7. 點擊「下一步」。
8. 在「映射至」欄位中，點擊下拉式選單，並 選擇各欄位應映射的位置。例如，「團隊名稱」應映射至「團隊名稱」。
   
   
9. 點擊「下一步」。
10. 在「匯入名稱」欄位中，輸入此匯入作業的名稱。
11. 點擊「完成」。系統將自動將您導向至檢視與分析匯入資料的頁面。 

管理團隊

建立團隊後，您可以編輯其資訊、將其移至其他團隊之下（僅限企業版），或刪除該團隊。

編輯現有團隊

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊「團隊」分頁。
4. 瀏覽或搜尋您的團隊。如果您是企業版使用者，且要編輯的團隊是嵌套團隊，請點擊downIcon （展開圖示）以找到要編輯的團隊。
5. 將游標懸停在團隊名稱上，然後點擊「編輯」。
6. 根據需要修改「團隊名稱」欄位。
7. 若要向團隊新增或移除使用者，請使用「團隊成員」下拉式選單，然後選取您要新增或移除的使用者。您也可以透過使用者的「設定」來管理其所屬的團隊。
8. 點擊「儲存」。

移動團隊

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊「團隊」分頁。
4. 瀏覽或搜尋您的團隊。如果您是企業版使用者，且要編輯的團隊嵌套在另一個團隊之下，請點擊downIcon（展開圖示）以找到要編輯的團隊。
5. 將游標懸停在團隊名稱上，然後點擊「移動」。
6. 在對話方塊中：
   • 使用「團隊」下拉式選單，選取您要移動的團隊。該團隊下方的所有嵌套團隊也將一併移動。
   • 使用「此團隊位於」下拉式選單，選擇您要將選取的團隊移入其下的新團隊。
7. 點擊「儲存」。

刪除團隊

請注意：若該團隊有任何已指派的資產，建議在刪除前將這些資產重新指派給其他團隊。若刪除時沒有其他團隊被指派這些資產，該資產將變為未指派狀態，並可供該帳戶中的所有人檢視。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊「團隊」分頁。
4. 瀏覽或搜尋您的團隊。如果您是企業版使用者，且要編輯的團隊位於另一個團隊之下，請點擊downIcon（展開圖示）以 找到該團隊進行編輯。
5. 將游標懸停在團隊名稱上，然後點擊「刪除」。
6. 在對話方塊中，點擊「刪除團隊」。

管理個別使用者的團隊指派

除了可從「團隊設定」頁面編輯團隊成員外，您亦可透過使用者的「使用者設定」來設定其所屬團隊：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊該使用者的名稱。
4. 在使用者設定頁面中，點選「設定」分頁。
5. 在左側邊欄中，點選「團隊」。
6. 使用「主要團隊」下拉式選單來選取該使用者的主要團隊。
7. 若該使用者已指派至主要團隊，您可以使用「其他團隊」下拉式選單將其指派至其他團隊。
8. 點擊「儲存」。

使用案例：透過團隊限制記錄可見性

Sprocket 的銷售團隊正隨著更多區域團隊的加入而擴張。為了提升資料安全性並維護資料完整性，管理階層希望限制對交易紀錄的存取權限，使各銷售團隊僅能檢視及管理自己團隊所擁有的交易紀錄。

建立團隊

為每個銷售團隊建立團隊，並將使用者指派至各團隊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點選「團隊」分頁，然後點選「建立團隊」。在右側面板中，輸入團隊名稱。
4. 點擊「團隊成員」下拉式選單，然後選取要加入該團隊的用戶。
5. 點擊「儲存」。
6. 針對每個團隊（西南銷售團隊、東北銷售團隊等）重複這些步驟。

編輯權限

手動編輯權限，或建立權限集並將其指派給各團隊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 勾選您要編輯其權限的用戶旁邊的核取方塊。
4. 在表格頂端，點擊「編輯權限」。 
5. 導航至「CRM>CRM 物件」。
6. 在「交易」區段中，點擊「檢視」、「編輯」、「刪除」及「合併」旁邊的「變更」。點擊下拉式選單，並選擇「其團隊的交易」。

使用案例：建立新團隊、指派使用者、指派權限，以及重新指派記錄

Sprocket 正擴展至西北地區，並需要建立新的銷售團隊以支援其日益成長的業務。該團隊同時負責監督其他轄區，因此需要一套權限集，使其能夠檢視和編輯所有交易。Sprocket 需要將現有的聯絡人和公司重新指派給調動至新團隊的用戶。

建立團隊

為「西北銷售」建立一個新團隊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點選「團隊」分頁，然後點選「建立團隊」。在右側面板中，輸入「西北銷售」。
4. 點擊「儲存」。

將使用者移至新團隊

將現有使用者從某個銷售團隊移轉至「西北銷售團隊」。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點擊該使用者的名稱。
4. 在使用者設定頁面上，點選「設定」分頁。
5. 在左側邊欄中，點擊「團隊」。
6. 使用「主要團隊」下拉式選單，選擇「西北銷售」作為該使用者的主要團隊。

建立並指派權限集

由於「西北銷售團隊」亦負責監督其他區域，因此需要一套權限集，使其能夠檢視和編輯所有物件。在未啟用權限集功能的帳戶中，可一次為多位使用者指派權限。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 點選「權限集」分頁。
4. 在右上角，點擊「建立權限集」。
5. 在「存取權限」分頁中，於頂端 輸入權限集名稱 （西北銷售團隊）。
6. 在「選擇設定存取權限的方式」區段中，選擇「以範本為基礎」。 
7. 點擊「選擇範本」下拉式選單，並選取公司內所有業務代表 皆使用的業務代表範本 。
8. 勾選「展開所有權限」 核取方塊，以展開「 檢視」、 「編輯」和 「刪除」 等更具體的權限 。
9. 在「交易」下，點擊「檢視」、「編輯」、「刪除」和「合併」的下拉式選單，並選取「所有交易」。進一步了解使用者權限。
10. 點選「檢視」分頁，並檢視您為該權限集所選定的權限。
11. 點選「使用者」索引標籤。接著，點選下拉式選單，並選取西北銷售團隊的所有使用者。點選使用者名稱旁邊的「X」以將其移除。 
12. 點擊「建立」。

使用工作流程在多位擁有者之間輪替記錄

將已轉調至西北銷售團隊的團隊成員所擁有的記錄重新指派，以便其先前擁有的記錄能繼續由負責該區域的用戶管理。 舉例來說，若 Jess 原本隸屬於西南銷售團隊，現轉調至新成立的西北銷售團隊，則她原先負責的西南地區聯絡人、公司及商機，需重新指派給西南銷售團隊的業務代表。銷售經理希望將 Jess 現有的所有記錄分配給三位西南銷售團隊的業務代表，因此他們採用工作流程來執行此操作。進一步了解記錄所有權的指派方式，包括如何手動重新指派所有權。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 在右上角，點選「建立工作流程」，然後 選擇「從頭開始」。
3. 點選「符合篩選條件」。
4. 在「僅註冊符合以下條件的聯絡人」下拉式選單中，點選「聯絡人」。
5. 點擊「+ 新增條件」。
6. 在彈出視窗中，選擇「聯絡人屬性」，然後選擇「聯絡人擁有者」。
7. 將條件設定為「聯絡人擁有者為Jess Lee」。 
8. 在「觸發器」側邊欄中，點擊「 下一步」。 
9. 不允許聯絡人重新註冊。點擊「儲存並繼續」。
10. 點擊「+」以新增工作流程動作。

11. 在「或選擇動作」搜尋欄中，輸入「將記錄指派給擁有者」。

12. 在「將記錄輪替分配給擁有者」側邊面板中：
    • 在HubSpot 使用者屬性下拉式 選單中，選擇「聯絡人擁有者」。
    • 勾選「若聯絡人已有擁有者則覆寫」核取方塊。
    • 在「輪替對象」區段中，選擇「團隊」，並選取「西南銷售」。
    • 點擊「儲存」。
13. 點選「檢視並啟用」，並繼續啟用此工作流程。
14. 工作流程完成後，請將其關閉，以免 Jess 未來的新聯絡人被重新指派。
15. 針對其他需要重新指派對象的項目（例如：公司、服務單、商機等），請重新建立此工作流程