Visualizza e gestisci i contratti

Utilizza i contratti per monitorare e gestire gli accordi associati ai preventivi in HubSpot. I contratti rappresentano la fonte centralizzata di riferimento per i ricavi confermati in HubSpot.

Questo articolo spiega come visualizzare e gestire i contratti e i record ad essi associati. Scopri come esaminare i dettagli dei contratti, i ricavi associati, le attività e la cronologia, e come apportare modifiche a contratto in corso utilizzando preventivi di modifica o rinnovo, rescindere i contratti o esportarli.

Per iniziare, scopri di più su come vengono utilizzati i contratti e su come crearli e importarli.

Prima di iniziare

I preventiviaccettatipossono generare contratti indipendentemente dal fatto che tu sia iscritto o meno alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments. Se non sei iscritto alla versione beta, la riscossione dei pagamenti rimane legata al preventivo esistente o alla procedura di fatturazione autonoma. Con la versione beta, i contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione ricorrente, la creazione delle fatture e la riscossione dei pagamenti. Scopri di più sul processo della versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments.

Visualizza i record dei contratti

Visualizza i contratti nella pagina indice

Utilizza la pagina indice dei contratti per visualizzare tutti i contratti e per creare e utilizzare le viste salvate per filtrare i contratti in base a criteri specifici. Per visualizzare tutti i contratti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fai clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
3. Per filtrare la pagina dell’indice, clicca sui menu a tendina dei filtri (ad es. " Stato") e imposta i criteri di filtro. I contratti possono avere i seguenti stati:
   • Pianificato: quando un contratto viene creato con una data di entrata in vigore futura, lo stato viene impostato suPianificato. Alla data di entrata in vigore, lo stato viene impostato suAttivo.
   • Attivo: un contratto attualmente in vigore.
   • Completato: un contratto che ha raggiunto la data di scadenza.
   • Risolto: un contratto che è stato risolto.
   • Bozza: un contratto non ancora finalizzato.
4. Per impostare filtri personalizzati, fare clic su Filtri avanzati nella parte superiore della tabella.
5. Per salvare una vista da riutilizzare in futuro, fare clic sull'icona "Salva " in alto a destra della tabella.
6. Per visualizzare in anteprima i dettagli del contratto, passa il mouse sul contratto e clicca su "Anteprima". Visualizza i dettagli nel pannello di destra.
7. Per visualizzare la scheda del contratto, clicca sul nome del contratto. 

Scopri di più sul layout dei contratti.

Visualizza i contratti nei record CRM associati

Per visualizzare un contratto da uno dei suoi record associati (ad esempio, un contatto, un'azienda o una fattura):

1. Accedi ai tuoi record. Ad esempio:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Apri la barra laterale destra facendo clic sul nome di un record oppure su Anteprima. Il comportamento dipende dalla pagina di indice dell'oggetto in cui ti trovi.
3. Nella barra laterale destra, vai alla scheda "Contratti " per visualizzare lo stato del contratto. Se la scheda "Contratti" non viene visualizzata per impostazione predefinita nel tuo record, puoi aggiungere manualmente la scheda.
4. Per visualizzare ulteriori dettagli, passare il mouse sul contratto e fare clic sull’icona "Anteprima", oppure fare clic sul nome del contratto per accedervi.
   
   
5. Esamina i dettagli del contratto nel pannello di destra.

Visualizza la panoramica del contratto, le attività e la cronologia

Utilizza il record del contratto per comprendere le informazioni relative al contratto, tra cui le prestazioni, le voci associate, il calendario di fatturazione, le informazioni sul rinnovo, la cronologia delle attività e la cronologia.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Nella colonna centrale, fare clic sulla scheda Panoramica per visualizzare una sintesi delle prestazioni del contratto, delle voci di fatturazione, del calendario di fatturazione e delle informazioni sul rinnovo.
   • La scheda " Andamento del contratto " mostra il valore del contratto, le informazioni sui ricavi ricorrenti, la data di scadenza del contratto e l'importo fatturato.
     
     
   • La scheda "Voci attuali e imminenti" elenca ciascuna delle voci del contratto e le relative proprietà (ad esempio, prezzo, quantità, calendario di fatturazione, durata, modello di prezzo).
     
     
   • La scheda "Informazioni sul rinnovo " mostra lo stato del rinnovo, in base a eventuali preventivi di rinnovo creati per il contratto.
     
     
3. Fare clic sulla scheda Attività per visualizzare una cronologia delle comunicazioni (ad esempio, e-mail e chiamate), delle attività del team (riunioni, note, attività) e degli aggiornamenti al contratto, nonché delle fatture, delle trattative e dei ticket associati.
   
   
4. Fai clic sulla scheda Cronologia per visualizzare i dettagli delle modifiche e dei rinnovi del contratto, comprese le variazioni dei ricavi ricorrenti e le aggiunte o le rimozioni di voci.

Gestire i contratti

Da un record di contratto è possibile gestire i dettagli del contratto. È possibile creare preventivi di modifica e rinnovo, aggiornare i metodi di pagamento, rescindere i contratti e gestire le associazioni.

Creare un preventivo di modifica o di rinnovo su un contratto

Anziché aggiornare direttamente le voci del contratto, per apportare modifiche a contratto in corso o configurare i rinnovi, è necessario utilizzare i preventivi di modifica e di rinnovo:

• Preventivi di modifica: crea preventivi di modifica per modificare un contratto attivo. I preventivi di modifica vengono utilizzati per adeguare, aggiungere o rimuovere prodotti e servizi dal contratto.

• Preventivi di rinnovo: crea preventivi di rinnovo quando un cliente si avvicina alla scadenza del contratto in corso per configurarne il rinnovo. I contratti di rinnovo includeranno eventuali modifiche apportate da un preventivo di modifica come parte del rinnovo. 

Aggiornare il metodo di pagamento di un contratto

Invia al referente del contratto un link per aggiornare il metodo di pagamento.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fare clic sul nome del contratto.
3. In alto a sinistra, fare clic suAzioni, quindi selezionareAggiorna metodo di pagamento.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic suInvia link.
5. All'acquirente verrà inviato un link su cui potrà cliccare per aggiornare il proprio metodo di pagamento.

Risolvere un contratto

I contratti possono essere risolti immediatamente o a una data prestabilita. Per risolvere un contratto:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fai clic sul nome del contratto.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, clicca su Azioni, quindi seleziona Risolvi.
   
   
4. Nella finestra di dialogo, fare clic sulselettore di date e selezionare una data di risoluzione. Selezionare la data odierna per risolvere immediatamente il contratto, oppure una data futura per pianificarne la risoluzione.
5. Fare clic su "Risolvi contratto " se si desidera la risoluzione immediata, oppure su " Pianifica risoluzione " se è stata selezionata una data futura.
6. Il record del contratto verrà aggiornato con le informazioni relative alla risoluzione.
   
   

Modificare o annullare la risoluzione di un contratto

Se hai programmato la risoluzione di un contratto, puoi modificarla o annullarla.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Passa il mouse su un contratto e fai clic su Anteprima.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, fare clic su "Azioni" e selezionare un'opzione:
   • Modifica data di risoluzione: modifica la data di risoluzione del contratto. Nella finestra di dialogo, clicca sul selettore di date e seleziona una nuova data di risoluzione. Clicca su "Aggiorna data".
   • Annulla la risoluzione: annulla la risoluzione del contratto. Nella finestra di dialogo, clicca su Annulla la risoluzione per confermare.

Associare record ai contratti

Aggiungere associazioni ai contratti dalla pagina dell’indice dei contratti. È possibile associare i contratti a contatti, aziende, trattative, ticket, preventivi, fatture e altri contratti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Passa il mouse su un contratto e fai clic su Anteprima.
3. Nella barra laterale destra, fare clic su + Aggiungi su una scheda di associazione (ad es. Contatti).
4. Nel pannello di destra:
   • Cerca e seleziona le caselle di controllo accanto ai record che desideri associare. Fai clic su Salva per associarli al contratto.
   • Fai clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record da associare al contratto. Inserisci i dettagli del nuovo record e fai clic su Crea per associarlo al contratto, oppure su Crea e aggiungi un altro per creare un altro record.

Esportare i contratti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fare clic su Esporta in alto a destra nella tabella.
3. Nella finestra di dialogo:
   • Inserisci un nome per l'esportazione nella casella di testo " Nome esportazione ".
   • Fare clic sul menu a discesa " Formato file " e selezionare un formato.
   • Fare clic sul menu a discesa " Lingua delle intestazioni delle colonne " e selezionare una lingua.
   • Fare clic su Personalizza per personalizzare ulteriormente l'esportazione.
     • In " Proprietà incluse nell'esportazione ", selezionare un'opzione per scegliere quali proprietà includere nell'esportazione.
     • In " Associazioni incluse nell'esportazione", selezionare la casella di controllo "Includi nome del record associato" per includere i nomi dei record associati (ad esempio, il nome della fattura).
     • In " Associazioni incluse nell'esportazione", seleziona se includere fino a 1.000 record associati o tutti i record associati.
   • Fare clic su Esporta.

Scopri di più sull' esportazione dei record.

Eliminare i contratti

Elimina i contratti dalla pagina dell'indice dei contratti. I contratti con fatturazione non possono essere eliminati. Una volta eliminati, i contratti non possono essere ripristinati.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Selezionare la casella di controllo accanto a ciascun contratto che si desidera eliminare.
3. Nella parte superiore della tabella, fare clicsu Elimina.
4. Nella finestra di dialogo, inserisci il numero di record e clicca su Elimina.

Analizza l'andamento dei contratti e dei ricavi

Analizza l'andamento dei ricavi utilizzando i report predefiniti oppure crea report personalizzati che rispondano alle esigenze dei tuoi vari team.

Ad esempio, è possibile creare report per:

• Ricavi ricorrenti: monitora ARR, MRR e valore del contratto in tempo reale.
  • Cascata MRR per mese: l’andamento mensile dei ricavi ricorrenti, inclusi MRR iniziale, nuovi ricavi, upgrade, downgrade, abbandoni, rinnovi e MRR finale. I ricavi vengono riportati quando diventano effettivi.
  • Nuovo MRR netto per mese: la variazione netta dei ricavi ricorrenti mensili ogni mese, basata sui ricavi che diventano effettivi durante il periodo selezionato. Calcolata a partire da eventi relativi ai ricavi quali nuovi contratti, upgrade, downgrade, abbandoni e rinnovi. Utilizza questo report per monitorare la crescita complessiva dei ricavi ricorrenti.
  • MRR contabilizzato per mese: il ricavo ricorrente mensile contabilizzato durante il periodo selezionato. Il ricavo viene registrato al momento della contabilizzazione del contratto, anche se entra in vigore in una data successiva.
  • TCV registrato per mese: il valore totale del contratto associato alle azioni contrattuali registrate durante il periodo selezionato, raggruppate per tipo di ricavo (ad esempio, nuovi contratti, upgrade, downgrade, abbandoni e rinnovi). Questo report riflette il valore dell’azione contrattuale registrata, non il valore del contratto risultante, e viene riportato al momento della registrazione dell’azione.

• Crediti e liquidità: monitora i crediti in sospeso e i pagamenti incassati per analizzare i giorni medi di incasso (DSO).
• Fidelizzazione: analizza il tasso di abbandono e la fidelizzazione del fatturato netto utilizzando i dati relativi ai rinnovi contrattuali.
• Attribuzione: visualizza quali fonti di affari contribuiscono a contratti di alto valore e a lungo termine.

Scopri di più sulla suite di analisi dei ricavi e sulla creazione di report personalizzati.

Utilizza i contratti con la CLI di HubSpot Agent

Se stai sviluppando flussi di lavoro per agenti basati sull’intelligenza artificiale o da riga di comando, puoi recuperare i record dei contratti utilizzando la CLI di HubSpot Agent. Scopri di più sulla CLI di HubSpot Agent, comprese le funzionalità supportate e le linee guida per l’implementazione.

Passi successivi

• Scopri di più sulla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payment.
• Scopri di più sulla creazione di modelli di preventivi di modifica e rinnovo.
• Scopri di più sulla creazione di preventivi di modifica e di rinnovo.