Przeglądaj umowy i zarządzaj nimi

Wykorzystaj umowy do śledzenia i zarządzania porozumieniami powiązanymi z ofertami w HubSpot. Umowy stanowią scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z potwierdzonych transakcji w HubSpot.

W tym artykule omówiono, jak przeglądać umowy i zarządzać nimi oraz powiązanymi z nimi rekordami. Dowiedz się, jak przeglądać szczegóły umowy, powiązane przychody, działania i historię, a także jak wprowadzać zmiany w trakcie trwania umowy za pomocą ofert zmian lub odnowień, wypowiadać umowy lub eksportować umowy.

Na początek dowiedz się więcej o tym, jak korzystać z umów oraz jak je tworzyć i importować.

Zanim zaczniesz

Zaakceptowane oferty mogą generować umowy niezależnie od tego, czy uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments. Jeśli nie uczestniczysz w programie beta, pobieranie płatności pozostaje powiązane z istniejącą ofertą lub samodzielną fakturą. W ramach programu beta umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o procesie programu beta Connected CPQ, Billing i Payments.

Wyświetlanie rekordów umów

Wyświetlanie umów na stronie indeksowej

Skorzystaj ze strony indeksowej umów, aby wyświetlić wszystkie umowy oraz tworzyć i używać zapisanych widoków w celu filtrowania umów według określonych kryteriów. Aby wyświetlić wszystkie umowy:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
3. Aby filtrować stronę indeksową, kliknij menu rozwijane filtrów (np. „Status”) i ustaw kryteria filtrowania. Umowy mogą mieć następujące statusy:
   • Zaplanowana: gdy umowa jest tworzona z przyszłą datą wejścia w życie, jej status jest ustawiony na„Zaplanowana”. W dniu wejścia w życie status zmienia się na„Aktywna”.
   • Aktywna: umowa, która obecnie obowiązuje.
   • Zakończona: umowa, która osiągnęła datę zakończenia.
   • Wypowiedziana: umowa, która została wypowiedziana.
   • Wersja robocza: umowa, która nie została sfinalizowana.
4. Aby ustawić filtry niestandardowe, kliknij op cję „Filtry zaawansowane” u góry tabeli.
5. Aby zapisać widok do wykorzystania w przyszłości, kliknij ikonę „Zapisz” w prawym górnym rogu tabeli.
6. Aby wyświetlić podgląd szczegółów umowy, najedź kursorem na umowę i kliknij „Podgląd”. Szczegóły wyświetlą się w prawym panelu.
7. Aby wyświetlić rekord umowy, kliknij nazwę umowy. 

Dowiedz się więcej o układzie umowy.

Wyświetlanie umów w powiązanych rekordach CRM

Aby wyświetlić umowę z jednego z powiązanych rekordów (na przykład kontaktu, firmy lub faktury):

1. Przejdź do swoich rekordów. Na przykład:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Wyceny. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Wyceny.
2. Otwórz prawy pasek boczny, klikając nazwę rekordu lub opcję Podgląd. Sposób działania zależy od strony indeksu obiektu, na której się znajdujesz.
3. W prawym pasku bocznym przejdź do karty „Umowy”, aby wyświetlić status umowy. Jeśli karta „Umowy” nie pojawia się domyślnie w Twoim rekordzie, możesz ręcznie dodać tę kartę.
4. Aby wyświetlić dodatkowe szczegóły, najedź kursorem na umowę i kliknij ikonę „Podgląd” lub kliknij nazwę umowy, aby przejść do niej.
   
   
5. Zapoznaj się ze szczegółami umowy w prawym panelu.

Przeglądaj podsumowanie umowy, działania i historię

Skorzystaj z rekordu umowy, aby zapoznać się z informacjami o umowie, w tym wynikami, powiązanymi pozycjami, harmonogramem rozliczeń, informacjami o przedłużeniu, osi czasu działań i historią.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. W środkowej kolumnie kliknij kartę „Przegląd” , aby wyświetlić podsumowanie wyników umowy, pozycji, harmonogramu rozliczeń oraz informacji dotyczących przedłużenia.
   • Karta „Wyniki umowy” wyświetla wartość umowy, informacje o przychodach cyklicznych, datę zakończenia umowy oraz kwotę zafakturowaną.
     
     
   • Karta „Bieżące i nadchodzące pozycje” zawiera listę wszystkich pozycji umowy wraz z ich właściwościami (np. cena, ilość, harmonogram rozliczeń, okres obowiązywania, model cenowy).
     
     
   • Karta „Informacje o przedłużeniu ” wyświetla status przedłużenia na podstawie wszelkich ofert przedłużenia utworzonych dla tej umowy.
     
     
3. Kliknij kartę „Działania”, aby wyświetlić oś czasu komunikacji (np. wiadomości e-mail i rozmowy telefoniczne), aktywności zespołu (spotkania, notatki, zadania) oraz aktualizacji umowy, a także powiązanych faktur, transakcji i zgłoszeń.
   
   
4. Kliknij kartę „Historia” , aby wyświetlić szczegóły zmian i przedłużeń umowy, w tym zmiany w przychodach cyklicznych oraz dodawanie lub usuwanie pozycji.

Zarządzaj umowami

W rekordzie umowy można zarządzać szczegółami umowy. Twórz oferty zmian i przedłużeń, aktualizuj metody płatności, rozwiązuj umowy i zarządzaj powiązaniami.

Tworzenie oferty zmiany lub przedłużenia umowy

Aby wprowadzić zmiany w trakcie trwania umowy lub skonfigurować jej przedłużenie, zamiast aktualizować pozycje bezpośrednio w umowie, należy skorzystać z ofert zmian i przedłużenia:

• Oferty zmian: twórz oferty zmian w celu modyfikacji aktywnej umowy. Oferty zmian służą do dostosowywania, dodawania lub usuwania produktów i usług objętych umową.

• Oferty przedłużenia: twórz oferty przedłużenia, gdy klient zbliża się do końca bieżącej umowy, aby skonfigurować jej przedłużenie. Umowy przedłużone będą uwzględniać wszelkie zmiany wprowadzone w ramach oferty zmiany jako część przedłużenia. 

Zaktualizuj metodę płatności w umowie

Wyślij osobie kontaktowej umowy link umożliwiający aktualizację metody płatności.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W lewym górnym rogu kliknijopcję „Działania”, a następnie wybierz opcję„Zaktualizuj metodę płatności”.
4. W oknie dialogowym kliknij opcjęWyślij link.
5. Kupujący otrzyma link, który może kliknąć, aby zaktualizować swoją metodę płatności.

Wypowiedzenie umowy

Umowy można wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym lub w wyznaczonym terminie. Aby wypowiedzieć umowę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz opcję „Wypowiedz umowę”.
   
   
4. W oknie dialogowym kliknijselektor daty i wybierz datę wygaśnięcia. Wybierz dzisiejszą datę, aby umowa wygasła natychmiast, lub datę w przyszłości, aby zaplanować wygaśnięcie.
5. Kliknij „Wypowiedz umowę”, jeśli chcesz wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, lub „Zaplanuj wypowiedzenie”, jeśli wybrałeś datę w przyszłości.
6. Rekord umowy zostanie zaktualizowany o informacje dotyczące wypowiedzenia.
   
   

Zmiana lub anulowanie wypowiedzenia umowy

Jeśli zaplanowano wygaśnięcie umowy, można zmienić lub anulować wygaśnięcie.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Najedź kursorem na umowę i kliknij „Podgląd”.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij „Działania” i wybierz jedną z opcji:
   • Zmień datę wygaśnięcia: zmień datę wygaśnięcia umowy. W oknie dialogowym kliknij selektor daty i wybierz nową datę wygaśnięcia. Kliknij „Zaktualizuj datę”.
   • Anuluj wypowiedzenie: anuluj wypowiedzenie umowy. W oknie dialogowym kliknij opcję Anuluj wypowiedzenie, aby potwierdzić.

Edytuj faktury powiązane z umową

Możesz edytować faktury, które zostały ręcznie powiązane z umową, o ile nie zostały utworzone na podstawie subskrypcji. Faktury, które są automatycznie powiązane z umową po zaakceptowaniu oferty, nie mogą być edytowane. Podczas aktualizacji faktury pamiętaj o następujących kwestiach:

• Zaktualizowane faktury zostaną zapisane w zakładce„Działania ”, ale nie w zakładce„Historia”.
• Jeśli zaktualizujesz kwotę faktury, zostanie ona dodana do „Łącznej kwoty zafakturowanej ” umowy.„Łączna wartość umowy ” nie zostanie zaktualizowana.

Aby zmodyfikować aktywną umowę, możesz utworzyć ofertę zmian.

Aby edytować fakturę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W prawym pasku bocznym najedź kursorem na fakturę i kliknij ikonętrzech poziomych kropek.
4. Kliknij„Edytuj”.
5. Zaktualizuj fakturę. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Zaktualizuj fakturę”.
6. Zmiana zostanie zapisana w zakładce„Działania ”, ale nie w zakładce „Historia ”. Kwota faktury zostanie dodana do „Łącznej kwoty zafakturowanej ” umowy.„Łączna wartość umowy ” nie zostanie zaktualizowana.
   

Powiązanie rekordów z umowami

Dodaj powiązania z umowami na stronie indeksu umów. Umowy można powiązać z kontaktami, firmami, transakcjami, zgłoszeniami, ofertami, fakturami i innymi umowami.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Najedź kursorem na umowę i kliknij „Podgląd”.
3. W prawym pasku bocznym kliknij przycisk „+ Dodaj” na karcie powiązania (np. „Kontakty”).
4. W prawym panelu:
   • Wyszukaj i zaznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz powiązać. Kliknij „Zapisz”, aby powiązać je z umową.
   • Kliknij kartę „Utwórz nowy”, aby utworzyć nowy rekord do powiązania z umową. Wprowadź szczegóły nowego rekordu i kliknij „Utwórz”, aby powiązać go z umową, lub „Utwórz i dodaj kolejny”, aby utworzyć kolejny rekord.

Eksportuj umowy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli.
3. W oknie dialogowym:
   • Wpisz nazwę eksportu w polu tekstowym „Nazwa eksportu ”.
   • Kliknij menu rozwijane „Format pliku ” i wybierz format.
   • Kliknij menu rozwijane „Język nagłówków kolumn ” i wybierz język.
   • Kliknij opcję „Dostosuj”, aby dalej dostosować eksport.
     • W sekcji „Właściwości zawarte w eksporcie” wybierz opcję określającą, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcji Powiązania zawarte w eksporcie zaznacz pole wyboru Dołącz nazwy powiązanych rekordów, aby uwzględnić nazwy powiązanych rekordów (np. nazwę faktury).
     • W sekcji Powiązania zawarte w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić maksymalnie 1 000 powiązanych rekordów, czy wszystkie powiązane rekordy.
   • Kliknij przycisk „Eksportuj”.

Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Usuwanie umów

Usuń umowy ze strony indeksu umów. Umów z rozliczeniami nie można usunąć. Usuniętych umów nie można przywrócić.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Zaznacz pole wyboru obok każdej umowy, którą chcesz usunąć.
3. W górnej części tabeli kliknijprzycisk „Usuń”.
4. W oknie dialogowym wprowadź liczbę rekordów i kliknij „Usuń”.

Analizuj wyniki umów i przychodów

Analizuj wyniki finansowe, korzystając z gotowych raportów lub tworząc raporty niestandardowe dostosowane do potrzeb poszczególnych zespołów.

Na przykład można tworzyć raporty dotyczące:

• Przychody cykliczne: śledź ARR, MRR i wartość umowy w czasie rzeczywistym.
  • Wykres kaskadowy MRR według miesięcy: miesięczne zmiany przychodów cyklicznych, w tym MRR na początek okresu, nowe przychody, podwyższenia planów, obniżenia planów, rezygnacje, odnowienia oraz MRR na koniec okresu. Przychody są ujmowane w momencie ich naliczenia.
  • Nowy MRR netto w ujęciu miesięcznym: zmiana netto miesięcznych przychodów cyklicznych w każdym miesiącu w oparciu o przychody, które stają się skuteczne w wybranym okresie. Obliczana na podstawie zdarzeń związanych z przychodami, takich jak nowe umowy, podwyższenia planów, obniżenia planów, rezygnacje i odnowienia. Skorzystaj z tego raportu, aby śledzić ogólny wzrost przychodów cyklicznych.
  • Zarejestrowany MRR w ujęciu miesięcznym: miesięczne przychody cykliczne zarejestrowane w wybranym okresie. Przychody są ujmowane w momencie zarejestrowania umowy, nawet jeśli wchodzą w życie w późniejszym terminie.
  • Zarejestrowana wartość kontraktu (TCV) w ujęciu miesięcznym: łączna wartość kontraktu związana z działaniami kontraktowymi zarejestrowanymi w wybranym okresie, pogrupowana według rodzaju przychodów (na przykład nowe umowy, podwyższenie pakietu, obniżenie pakietu, rezygnacje i odnowienia). Raport ten odzwierciedla wartość zarejestrowanego działania kontraktowego, a nie wynikową wartość kontraktu, i jest generowany w momencie zarejestrowania działania.

• Należności i środki pieniężne: śledź otwarte należności i zebrane płatności, aby analizować wskaźnik DSO (days sales outstanding).
• Utrzymanie klientów: analiza rezygnacji i utrzymania przychodów netto na podstawie danych dotyczących odnowień umów.
• Atrybucja: sprawdź, które źródła transakcji przyczyniają się do zawierania długoterminowych umów o wysokiej wartości.

Dowiedz się więcej o pakiecie narzędzi do analizy przychodów i tworzeniu niestandardowych raportów.

Korzystaj z umów za pomocą interfejsu CLI HubSpot Agent

Uwaga: jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć dla swojego konta funkcję dane dotyczące przychodów w HubSpot Agent CLI .

Jeśli tworzysz agenta opartego na sztucznej inteligencji lub przepływy pracy w wierszu poleceń, możesz pobierać rekordy umów za pomocą interfejsu CLI HubSpot Agent. Dowiedz się więcej o interfejsie CLI HubSpot Agent, w tym o obsługiwanych funkcjach i wskazówkach dotyczących wdrażania.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o wersji beta Connected CPQ, Billing i Payment.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert dotyczących zmian i odnowień.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu ofert dotyczących zmian i odnowień.