ดูและจัดการสัญญา

ใช้สัญญาเพื่อติดตามและจัดการข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการเสนอราคาใน HubSpot สัญญาเป็นแหล่งรวมความจริงสำหรับรายได้ที่มุ่งมั่นใน HubSpot

บทความนี้ครอบคลุมถึงวิธีดูและจัดการสัญญาและบันทึกที่เกี่ยวข้อง เรียนรู้วิธีตรวจสอบรายละเอียดสัญญารายได้ที่เกี่ยวข้องกิจกรรมและประวัติและวิธีเปลี่ยนแปลงสัญญากลางโดยใช้การเปลี่ยนแปลงหรือการต่ออายุใบเสนอราคายกเลิกสัญญาหรือสัญญาการส่งออก

ในการเริ่มต้นเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้สัญญาและวิธีการสร้างและนำเข้าสัญญา

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ใบเสนอราคาที่ยอมรับได้สามารถสร้างสัญญาได้ไม่ว่าคุณจะลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงินหรือไม่ก็ตาม หากคุณไม่ได้ลงทะเบียนในเบต้าการเรียกเก็บเงินจะยังคงเชื่อมโยงกับประสบการณ์ใบเสนอราคาหรือใบ แจ้งหนี้แบบสแตนด์อโลนที่มีอยู่ ในรุ่นเบต้าสัญญาจะถูกใช้เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงินการสร้างใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินอย่างต่อเนื่อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเบต้า CPQ การเรียกเก็บเงินและการชำระเงินที่เชื่อมต่อ

ดูบันทึกสัญญา

ดูสัญญาในหน้าดัชนี

ใช้หน้าดัชนีสัญญาเพื่อดูสัญญาทั้งหมดและเพื่อสร้างและใช้มุมมองที่บันทึกไว้เพื่อกรองสัญญาตามเกณฑ์เฉพาะ วิธีดูสัญญาทั้งหมด:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. หากต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่ปรากฏในตารางให้คลิกแก้ไขคอลัมน์ที่มุมขวาบนของตาราง
3. หากต้องการกรองหน้าดัชนีให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ตัวกรอง (เช่นสถานะ) และตั้งเกณฑ์ตัวกรองของคุณ สัญญาสามารถมีสถานะต่อไปนี้:
   • กำหนดเวลา: เมื่อสร้างสัญญาที่มีวันที่มีผลบังคับใช้ในอนาคตสถานะจะถูกตั้งค่าเป็นกำหนดเวลา ในวันที่มีผลสถานะจะถูกตั้งค่าเป็นใช้งานอยู่
   • ใช้งานอยู่: สัญญาที่มีผลบังคับใช้ในขณะนี้
   • เสร็จสมบูรณ์: สัญญาที่ถึงวันสิ้นสุด
   • ยกเลิกแล้ว: สัญญาที่ถูกยกเลิกแล้ว
   • ร่าง: สัญญาที่ยังไม่สิ้นสุด
4. หากต้องการตั้งค่าตัวกรองที่กำหนดเองให้คลิกตัวกรองขั้นสูงที่ด้านบนของตาราง
5. หากต้องการบันทึกมุมมองสำหรับการใช้งานในอนาคตให้คลิกไอคอนบันทึกที่ด้านขวาบนของตาราง
6. หากต้องการดูตัวอย่างรายละเอียดสัญญาให้วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง ดูรายละเอียดในแผงด้านขวา
7. หากต้องการดูบันทึกสัญญาให้คลิกที่ชื่อสัญญา 

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเค้าโครงสัญญา

ดูสัญญาในบันทึก CRM ที่เกี่ยวข้อง

วิธีดูสัญญาจากหนึ่งในบันทึกที่เกี่ยวข้อง (ตัวอย่างเช่นผู้ติดต่อบริษัทหรือใบแจ้งหนี้):

1. ไปที่บันทึกของคุณตัวอย่างเช่น:
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ HubSpot CRM > ผู้ติดต่อ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ HubSpot CRM > ผู้ติดต่อ โดยตรง
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ CRM > บริษัท หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > บริษัท โดยตรง
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบเสนอราคา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบเสนอราคา โดยตรง
2. เปิดแถบด้านข้างขวาโดยคลิกที่ชื่อของระเบียนหรือคลิกดูตัวอย่าง พฤติกรรมขึ้นอยู่กับหน้าดัชนีวัตถุที่คุณอยู่
3. ในแถบด้านข้างขวาให้ไปที่บัตรสัญญาเพื่อดูสถานะสัญญา หากบัตรสัญญาไม่ปรากฏในบันทึกของคุณตามค่าเริ่มต้นคุณสามารถเพิ่มบัตรได้ด้วยตนเอง
4. หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมให้วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกไอคอนแสดงตัวอย่างหรือคลิกชื่อสัญญาเพื่อไปยังสัญญา
   
   
5. ตรวจสอบรายละเอียดสัญญาในแผงด้านขวา

ดูภาพรวมกิจกรรมและประวัติของสัญญา

ใช้บันทึกสัญญาเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลสัญญารวมถึงประสิทธิภาพรายการสายที่เกี่ยวข้องกำหนดการเรียกเก็บเงินข้อมูลการต่ออายุไทม์ไลน์ของกิจกรรมและประวัติ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. ในคอลัมน์กลางให้คลิกแท็บภาพรวมเพื่อดูภาพรวมของผลการดำเนินงานของสัญญารายการบรรทัดกำหนดการเรียกเก็บเงินและข้อมูลการต่ออายุ
   • บัตรผลการปฏิบัติตามสัญญาจะแสดงมูลค่าสัญญาข้อมูลรายได้ที่เกิดซ้ำวันที่สิ้นสุดสัญญาและจำนวนเงินที่เรียกเก็บ
     
     
   • บัตรรายการสินค้าปัจจุบันและที่กำลังจะมาถึงจะแสดงรายการสินค้าแต่ละรายการของสัญญาและคุณสมบัติของแต่ละรายการ (เช่นราคาปริมาณกำหนดการเรียกเก็บเงินระยะเวลารูปแบบการกำหนดราคา)
     
     
   • บัตรข้อมูลการต่ออายุจะแสดงสถานะการต่ออายุตามใบเสนอราคาต่ออายุที่สร้างขึ้นสำหรับสัญญา
     
     
   
3. คลิกแท็บกิจกรรมเพื่อดูไทม์ไลน์ของการสื่อสาร (เช่นอีเมลและการโทร) กิจกรรมของทีม (การประชุมบันทึกงาน) และการอัปเดตสัญญาและใบแจ้งหนี้ข้อเสนอและตั๋วที่เกี่ยวข้อง
   
   
4. คลิกแท็บประวัติเพื่อดูรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุสัญญารวมถึงการเปลี่ยนแปลงรายได้ที่เกิดขึ้นประจำและการเพิ่มหรือลบรายการสินค้า

จัดการสัญญา

ในบันทึกสัญญาคุณสามารถจัดการรายละเอียดของสัญญาได้ สร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงและต่ออายุอัพเดทวิธีการชำระเงินยกเลิกสัญญาและจัดการการเชื่อมโยง

สร้างใบเสนอราคาเพื่อเปลี่ยนแปลงหรือต่ออายุสัญญา

แทนที่จะอัปเดตรายการ LINE โดยตรงในสัญญาเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงสัญญากลางหรือกำหนดค่าการต่ออายุคุณต้องใช้การเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุใบเสนอราคา:

• เปลี่ยนใบเสนอราคา: สร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไขข้อตกลงสัญญาที่ใช้งานอยู่ ใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงจะใช้เพื่อปรับเพิ่มหรือลบผลิตภัณฑ์และบริการของสัญญา

• ใบเสนอราคาต่ออายุ: สร้างใบเสนอราคาต่ออายุเป็นลูกค้าใกล้จะสิ้นสุดสัญญาปัจจุบันของพวกเขาเพื่อกำหนดค่าการต่ออายุ สัญญาต่ออายุจะรวมถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆที่ทำโดยใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการต่ออายุ 

อัพเดทวิธีชำระเงินของสัญญา

ส่งลิงก์ผู้ติดต่อของสัญญาเพื่ออัพเดทวิธีชำระเงิน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. คลิกที่ชื่อของสัญญา
3. ที่ด้านซ้ายบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกอัพเดทวิธีชำระเงิน
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกส่งลิงก์
5. ผู้ซื้อจะได้รับลิงก์ที่สามารถคลิกเพื่ออัปเดตวิธีการชำระเงินได้

ยกเลิกสัญญา

สามารถยกเลิกสัญญาได้ทันทีหรือตามวันที่กำหนดไว้ วิธียกเลิกสัญญา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. คลิกที่ชื่อของสัญญา
3. ที่ด้านขวาบนของแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก ยุติ
   
   
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่สิ้นสุด เลือกวันที่ในวันนี้เพื่อยกเลิกทันทีหรือวันที่ในอนาคตเพื่อกำหนดเวลาการยกเลิก
5. คลิกยกเลิกสัญญาหากยกเลิกทันทีหรือกำหนดเวลาการยกเลิกหากคุณเลือกวันที่ในอนาคต
6. บันทึกสัญญาจะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลการยกเลิก
   
   

เปลี่ยนหรือยกเลิกการยกเลิกสัญญา

หากคุณได้กำหนดให้มีการยกเลิกสัญญาคุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกการยกเลิกได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ที่มุมขวาบนของแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการดำเนินการและเลือกตัวเลือก:
   • เปลี่ยนวันสิ้นสุดสัญญา: เปลี่ยนวันสิ้นสุดสัญญา ในกล่องโต้ตอบให้คลิกตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่สิ้นสุดใหม่คลิกอัพเดทวันที่
   • ยกเลิกการยกเลิก: ยกเลิกการยกเลิกสัญญา ในกล่องโต้ตอบให้คลิกยกเลิกการสิ้นสุดเพื่อยืนยัน

เชื่อมโยงบันทึกกับสัญญา

เพิ่มการเชื่อมโยงไปยังสัญญาจากหน้าดัชนีสัญญา คุณสามารถเชื่อมโยงสัญญากับผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วใบเสนอราคาใบแจ้งหนี้และสัญญาอื่นๆ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. วางเมาส์เหนือสัญญาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ในแถบด้านขวาให้คลิก + เพิ่มบนบัตรสมาคม (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อ)
4. ในแผงด้านขวา:
   • ค้นหาและเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการเชื่อมโยง คลิกบันทึกเพื่อเชื่อมโยงกับสัญญา
   • คลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างบันทึกใหม่เพื่อเชื่อมโยงกับสัญญา ป้อน รายละเอียดของเรคคอร์ดใหม่และคลิกสร้างเพื่อเชื่อมโยงกับสัญญาหรือสร้างและเพิ่มอีกเรคคอร์ดเพื่อสร้างเรคคอร์ดอื่น

สัญญาการส่งออก

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. คลิกส่งออกที่ด้านบนขวาของตาราง
3. ในกล่องโต้ตอบ:
   • ป้อนชื่อการส่งออกในกล่องข้อความชื่อการส่งออก
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์รูปแบบไฟล์แล้วเลือกรูปแบบ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาของส่วนหัวคอลัมน์และเลือก ภาษา
   • คลิกปรับแต่งเพื่อปรับแต่งการส่งออกต่อไป
     • ใต้คุณสมบัติที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกตัวเลือกว่าจะรวมคุณสมบัติใดไว้ในการส่งออก
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้องเพื่อรวมชื่อระเบียนที่เกี่ยวข้อง (เช่นชื่อใบแจ้งหนี้)
     • ภายใต้การเชื่อมโยงที่รวมอยู่ในการส่งออกให้เลือกว่าจะรวมระเบียนที่เกี่ยวข้องถึง 1,000 รายการหรือระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
   • คลิกส่งออก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกบันทึก

ลบสัญญา

ลบสัญญาออกจากหน้าดัชนีสัญญา ลบสัญญาที่มีการเรียกเก็บเงินไม่ได้ ไม่สามารถกู้คืนสัญญาที่ลบไปแล้วได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > สัญญา หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > สัญญา โดยตรง
2. เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากแต่ละสัญญาที่คุณต้องการลบ
3. ที่ด้านบนของตารางให้คลิdeletลบลบ
4. ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนจำนวนระเบียนและคลิก ลบ

วิเคราะห์ผลการดำเนินงานตามสัญญาและรายได้

วิเคราะห์ประสิทธิภาพรายได้โดยใช้รายงานนอกกรอบหรือสร้างรายงานที่กำหนดเองซึ่งตรงกับความต้องการของทีมต่างๆของคุณ

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายงานสำหรับ:

• รายได้ประจำ: ติดตาม ARR, MRR และมูลค่าสัญญาแบบเรียลไทม์
  • น้ำตก MRR ตามเดือน: การเคลื่อนไหวของรายได้ที่เกิดขึ้นต่อเดือนรวมถึงการเปิด MRR รายได้ใหม่การอัพเกรดการดาวน์เกรดการเปลี่ยนใจการต่ออายุและการสิ้นสุด MRR รายได้จะถูกรายงานเมื่อมีผลบังคับใช้
  • MRR ใหม่สุทธิตามเดือน: การเปลี่ยนแปลงสุทธิของรายได้ที่เกิดซ้ำต่อเดือนในแต่ละเดือนขึ้นอยู่กับรายได้ที่มีผลบังคับใช้ในช่วงเวลาที่เลือก คำนวณจากกิจกรรมรายได้เช่นธุรกิจใหม่การอัปเกรดการดาวน์เกรดการเปลี่ยนใจและการต่ออายุ ใช้รายงานนี้เพื่อติดตามการเติบโตของรายได้ประจำโดยรวม
  • MRR ที่จองตามเดือน: รายได้ประจำต่อเดือนที่จองในช่วงเวลาที่เลือก รายได้จะถูกรายงานเมื่อมีการจองสัญญาแม้ว่าจะมีผลบังคับใช้ในภายหลัง
  • TCV ที่จองตามเดือน: มูลค่าสัญญาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามสัญญาที่จองในช่วงระยะเวลาที่เลือกโดยจัดกลุ่มตามประเภทรายได้ (เช่นธุรกิจใหม่การอัปเกรดการดาวน์เกรดการเปลี่ยนใจและการต่ออายุ) รายงานนี้สะท้อนให้เห็นถึงมูลค่าของการดำเนินการตามสัญญาที่จองไว้ไม่ใช่มูลค่าของสัญญาที่เกิดขึ้นและจะรายงานเมื่อมีการจอง

• ลูกหนี้และเงินสด: ติดตามลูกหนี้ที่เปิดอยู่และการชำระเงินที่เรียกเก็บเพื่อวิเคราะห์ยอดคงค้างของวัน (DSO)
• การเก็บรักษา: วิเคราะห์การหมุนเวียนและการเก็บรักษารายได้สุทธิโดยใช้ข้อมูลการต่ออายุสัญญา
• แหล่งที่มา: ดูว่าแหล่งที่มาของข้อตกลงใดที่นำไปสู่สัญญาระยะยาวที่มีมูลค่าสูง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดการวิเคราะห์รายได้และการสร้างรายงานที่กำหนดเอง

ใช้สัญญากับตัวแทน HubSpot CLI

หากคุณกำลังสร้างตัวแทน AI หรือเวิร์กโฟลว์บรรทัดคำสั่งคุณสามารถเรียกดูบันทึกสัญญาโดยใช้ HubSpot Agent CLI เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ HubSpot Agent CLI รวมถึงความสามารถที่รองรับและคำแนะนำในการใช้งาน

ขั้นตอนต่อไป

• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงิน
• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเทมเพลตการเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุใบเสนอราคา
• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุ