Gestire le fatture

Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle dalla pagina di indice delle fatture, come per gli altri record del CRM.

Scoprite come modificare e gestire le fatture in bozza e quelle definitive, compreso l'aggiornamento degli stati di pagamento, l'invio, l'esportazione e l'annullamento.

Gestire le fatture

Per gestire le fatture:

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. Nel pannello di destra, è possibile impostare il proprietario della fattura utilizzando il campo Proprietario, visualizzare le sue proprietà, vedere i pagamenti effettuati e gestire le associazioni della fattura, compresa l'aggiunta di altri contatti e aziende.

Gestire le fatture in bozza

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   
   • Modifica: continua a impostare la fattura.
   • Visualizza la cronologia delle proprietà externalLink: controlla i valori passati delle proprietà della fattura.
   • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
   • Elimina: elimina la bozza della fattura.

Gestione delle fatture finalizzate

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   
   • Modifica: se è stata attivatal'impostazione per la modifica delle fatture, è possibile modificare le fatture finalizzate dalla pagina dell'indice delle fatture. Una volta salvate le modifiche, si consiglia di inviare una comunicazione al cliente per informarlo che la fattura è stata modificata, includendo i dettagli delle modifiche.

• • Registra pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata, creando un nuovo record di pagamento o applicandone uno esistente. Dopo aver selezionato questa opzione:
    • Per creare un nuovo record di pagamento, compilare i campi dei dettagli del pagamento nella barra laterale destra, quindi fare clic su Registra pagamento. Il pagamento apparirà sotto la voce Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.
    • Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nella barra laterale destra fare clic sulla scheda Applica esistente. Quindi, cercare un record di pagamento in base all'importo, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà nella scheda Pagamenti del pannello di destra, quando si visualizzano i dettagli della fattura.

• • • Per eliminare un pagamento:

• • • • Fare clic sul nome della fattura.
      • Nella barra laterale destra, nella scheda Pagamenti, fare clic su Visualizza pagamento associato.
      • Fare clic sull'importo del pagamento.
      • In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi su Elimina.
      • Fare clic su Elimina record per confermare.

• • Visualizza fattura externalLink: apre la fattura in una scheda separata del browser.
  • Visualizza cronologia proprietà externalLink: controlla i valori passati delle proprietà per la fattura.
  • Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
  • Invia per e-mail: invia la fattura tramite un'e-mail. Per saperne di più sull'invio di e-mail di fatturazione.
  • Scarica: scarica un PDF della fattura.
  • Modifica promemoria: elimina un promemoria di una fattura imminente.

• • Addebita metodo di pagamento: addebita la fattura al metodo di pagamento memorizzato del cliente. Sia voi che il cliente riceverete una ricevuta via e-mail.
  • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.

• • Elimina: se l'impostazione per eliminare le fatture è stata attivata, elimina le fatture finalizzate non pagate dalla pagina dell'indice delle fatture. La cancellazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

• • Annulla: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullarla.
    • Se è stato effettuato un pagamento online a fronte della fattura, non è possibile annullare la fattura, anche se viene emesso un rimborso.
    • Se è stato registrato un pagamento manuale a fronte della fattura, il pagamento deve essere cancellato prima di poter annullare la fattura.

Filtrare ed esportare le fatture

1. Fare clic su advancedFilters Filtri avanzati sopra la tabella.
   
   
2. Nel pannello di destra, cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
3. Per selezionare un'altra proprietà da aggiungere al filtro, fare clic su + Aggiungi filtro.
4. Per filtrare in base alla proprietà selezionata o a un altro filtro, sotto OR, fare clic su + Aggiungi gruppo di filtri.
5. Una volta impostato il filtro, fare clic sulla X in alto a destra del pannello. Per saperne di più sull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
6. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
7. Fare clic su Esporta nella parte superiore destra della tabella per esportare tutte le fatture. Nella finestra di dialogo:
   • Inserire un nome per l'esportazione nella casella di testo Nome esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare un formato.
   • Fare clic sul menu a discesa Lingua delle intestazioni di colonna e selezionare una lingua.
   • Fare clic su Personalizza per personalizzare ulteriormente l'esportazione:
     • In Proprietà incluse nell'esportazione, selezionare un'opzione per le proprietà da includere nell'esportazione.
     • In Associazioni incluse nell'esportazione, selezionare la casella di controllo Includi nome record associato per includere i nomi dei record associati (ad esempio, il nome della fattura).
     • In Associazioni incluse nell'esportazione, selezionare se includere fino a 1.000 record associati o tutti i record associati.
   • Fare clic su Esporta. Per saperne di più sull'esportazione dei record.

Inviare le fatture create

Dopo aver creato una fattura, è possibile condividerla tramite e-mail, utilizzando un link diretto, scaricando un PDF o inserendo le fatture durante la composizione dei messaggi nei record del CRM e nella casella di posta delle conversazioni.

Se si desidera automatizzare l'invio delle fatture, seguire questi passaggi.

Inviare la fattura via e-mail

Per inviare la fattura via e-mail:

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
3. Nella scheda Invia fattura via e-mail, impostare i campi dell'indirizzo e-mail:
   • Ilcampo A sarà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail alcampo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati . È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campoCC.
   • Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla propria e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un'e-mail diversa.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta connessa, comprese le caselle di posta condivise dei team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.
4. Mentre si aggiornano i campi, a destra dei campi viene visualizzata un'anteprima dal vivo. Per inviare l'e-mail:
   • Fare clic su Invia fattura per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
   • Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Inviare la fattura tramite un link o un PDF

Copiare un link per inviare la fattura o scaricare un PDF della fattura:

Attenzione: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare un'opzione:
   1. Copia link: copia un link alla fattura.
   2. Scarica: scarica una versione PDF della fattura.

Inserire una fattura in un'e-mail individuale o in un messaggio nella casella di posta delle conversazioni

Per inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella casella di posta delle conversazioni:

1. Nel compositore di messaggi, fare clic su Inserisci, quindi selezionare Fatture.
2. Selezionare una fattura o fare clic su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.

Dopo aver selezionato una fattura, verrà aggiunto un collegamento ipertestuale al messaggio utilizzando il numero della fattura.

Rivedere la cronologia delle modifiche

È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato, l'invio delle e-mail di fatturazione, gli utenti che hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.

1. Fare clic sul nome della fattura.
2. Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda della cronologia.
3. Utilizzare la barra di ricerca per cercare le attività.
4. Fare clic sul menu a discesa Crea attività e selezionare un'attività per creare un'attività da associare alla fattura. Ad esempio, si può creare un'attività o una nota.

Fasi successive

• Utilizzate le fatture con le integrazioni contabili create da HubSpot, come QuickBooks e Xero.
• Per saperne di più sui preventivi.
• Per saperne di più sugli abbonamenti.