Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle dalla pagina di indice delle fatture, come per gli altri record del CRM.
Gestione delle fatture
Per gestire le fatture:
- Fare clic sul nome della fattura.
- Nel pannello di destra è possibile impostare il proprietario della fattura tramite il campo Proprietario, visualizzare le proprietà dell'azienda, vedere i pagamenti effettuati e gestire le associazioni della fattura, compresa l'aggiunta di altri contatti e aziende.
Gestire le fatture emesse
Per le fatture redatte, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul tasto
Azioni menu a discesa in alto a destra:
- Modifica: continua a impostare la fattura.
- Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà della fattura.
- Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
- Elimina: cancella la bozza della fattura.
Gestire le fatture finalizzate
Per le fatture finalizzate, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra:
Nota bene:
- Non è possibile modificare una fattura se è stato effettuato un pagamento.
- Se il cliente sta effettuando un pagamento mentre si sta modificando, il salvataggio della fattura modificata annullerà il checkout aperto. Se il pagamento viene effettuato per primo, la modifica sarà disabilitata.
- Le fatture create da abbonamenti non possono essere modificate.
- Record di pagamento: contrassegnare manualmente la fattura come pagata creando un nuovo record di pagamento o applicandone uno esistente. Dopo aver selezionato questa opzione:
- Per creare un nuovo record di pagamento, compilare i campi dei dettagli del pagamento nella barra laterale destra, quindi fare clic su Record payment. Il pagamento apparirà sotto Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.
- Per applicare un pagamento esistente alla fattura, nella barra laterale destra fare clic sulla scheda Applica esistente. Cercare quindi un record del contatto in base all'importo del pagamento, all'ID o all'indirizzo e-mail del contatto associato al pagamento. Selezionare il pagamento, quindi fare clic su Applica pagamento. Il pagamento apparirà tra i Pagamenti quando si visualizzeranno i dettagli della fattura.
Attenzione: quando si contrassegna manualmente la fattura come pagata, i contatti non riceveranno automaticamente una ricevuta. Se è necessaria una ricevuta, è possibile inviarla al contatto dalla pagina dell'indice dei pagamenti.
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- Per eliminare un pagamento:
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- Fare clic sul nome della fattura.
- Nella barra laterale destra, nella sezione Pagamenti, fare clic su Visualizza pagamento associato.
- Fare clic sull'importo del pagamento.
- Fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra, quindi su Elimina.
- Fare clic su Elimina record per confermare.
- Visualizza fattura: apre la fattura in una scheda separata del browser.
- Visualizza la cronologia delle proprietà: controlla i valori passati delle proprietà per la fattura.
- Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
- Invia: invia la fattura tramite un'e-mail. Per saperne di più sull'invio di e-mail di fatturazione.
- Scarica: scarica un PDF della fattura.
- Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.
- Annulla: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullarla.
- Se è stato effettuato un pagamento online a fronte della fattura, non è possibile annullare la fattura, anche se viene emesso un rimborso.
- Se è stato registrato un pagamento manuale a fronte della fattura, il pagamento deve essere cancellato prima di poterlo annullare.
Filtrare ed esportare le fatture
A
filtrare la pagina di indice
da proprietà specifiche della fattura:
- Fare clic su Filtri avanzati in alto a sinistra.
- Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro per impostare un nuovo filtro.
- Cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro.
- Per selezionare un'altra proprietà, fare clic su AND> o OR.> Ulteriori informazioni sull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
- Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.
- Fare clic su Esporta in alto a destra della tabella per esportare tutte le fatture, oppure selezionare le caselle di controllo accanto alle fatture che si desidera esportare, quindi fare clic su Esporta. Per saperne di più sull'esportazione dei record.
Inviare le fatture create
Dopo aver creato una fattura, è possibile condividerla tramite e-mail, utilizzando un link diretto, scaricando un PDF o inserendo le fatture durante la composizione dei messaggi nei record del CRM e nella Posta in arrivo delle conversazioni.
Inviare la fattura via e-mail
Per inviare la fattura via e-mail:
- Fare clic sul nome della fattura.
- Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
- Nella scheda Invia e-mail fattura, impostare i campi dell'indirizzo e-mail:
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- Il campo A viene automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
- Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
- Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
Man mano che si aggiornano i campi, viene visualizzata un'anteprima in tempo reale a destra dei campi. Per inviare l'e-mail:
- Fare clic su Invia e-mail fattura per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
- Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.
Inviare la fattura tramite un link o un PDF
Per copiare un link per inviare la fattura o scaricare un PDF della fattura:
Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.
- Fare clic sul nome della fattura.
- Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Invia.
- Fare clic sul link Copia, scheda Scarica PDF. Nella parte destra della finestra verrà visualizzata un'anteprima della fattura.
- Fare clic su Copia link per copiare un link alla fattura.
- Fare clic su Scarica PDF per scaricare un PDF della fattura.
- Fare clic sulla X o su Chiudi al termine dell'operazione.
Inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni
Per inserire una fattura in un'e-mail o in un messaggio individuale nella Posta in arrivo delle conversazioni:
- Nello strumento di composizione dei messaggi, fare clic su Inserisci, quindi selezionare Strumento di composizione.
- Selezionare una fattura o fare clic su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.
Dopo aver selezionato una fattura, verrà aggiunto un collegamento ipertestuale al messaggio utilizzando il numero della fattura.
Ottenere il link di una fattura da condividere
Per ottenere il link di una fattura da condividere sulla piattaforma preferita:
- Fare clic sul nome della fattura.
- Nella barra laterale destra, fare clic su Azioni e selezionare Copia link.
- È possibile inserire il link nella piattaforma di messaggistica preferita e l'acquirente può fare clic sul link per visualizzare la fattura all'URL configurato durante la creazione della fattura.
Rivedere la cronologia delle modifiche
È possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate a una fattura, compresi i cambiamenti di stato, l'invio delle e-mail di fatturazione, gli utenti che hanno eseguito l'azione e la data e l'ora in cui si è verificata l'azione.
- Fare clic sul nome della fattura.
- Nel pannello di destra, scorrere fino al pannello dello storico.
Nota bene: attualmente le integrazioni con i conti Hubspot, come Quickbooks Online e Xero, non supportano la sincronizzazione delle fatture da HubSpot. Tuttavia, è possibile esportare i record delle fatture e caricarli nel proprio sistema contabile. È possibile iscriversi agli aggiornamenti sulle nuove funzionalità di integrazione delle fatture, come la sincronizzazione delle fatture, compilando questo modulo.