Creare e utilizzare insiemi di dati

Un set di dati è una raccolta di dati provenienti da tutto l'account HubSpot che possono essere utilizzati in report personalizzati. Un dataset può includere proprietà per oggetti CRM e risorse HubSpot, oltre a formule per calcolare i dati secondo le necessità. Ad esempio, è possibile creare un campo per calcolare i ricavi ricorrenti annuali in base alla proprietà "deal amount".

La creazione di più set di dati per i team evita ai creatori di report di dover selezionare le fonti di dati ogni volta che devono creare un report. Un set di dati può anche essere aggiornato dopo la creazione, rendendo possibile l'aggiornamento simultaneo di tutti i report che utilizzano quel set di dati.

Di seguito, si spiega come creare un set di dati, come utilizzare il set di dati nel report e le definizioni delle funzioni disponibili nello strumento Set di dati.

Creare un set di dati

Per creare un set di dati:

• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Gestione dati > Set di dati.
• In alto a destra, fare clic su Crea dataset.

Verrete indirizzati alla scheda Unisci

Unirsi

Per prima cosa, selezionare le fonti di dati da includere nel set di dati. Le fonti di dati sono gli oggetti, le risorse e gli eventi su cui si desidera creare un report. Sono inclusi tutti gli oggetti del CRM, come i contatti o gli oggetti personalizzati, e le risorse, come le pagine del sito web e le e-mail, le conversazioni, le attività di vendita e altro ancora. È possibile selezionare fino a 5 fonti di dati per ogni set di dati.

La fonte di dati principale sarà il fulcro del dataset e tutte le altre fonti di dati si riferiranno a quella fonte principale. Per collegare queste fonti di dati, HubSpot unisce i dati in background utilizzando il percorso più breve possibile. I contatti e le offerte, ad esempio, sono direttamente collegati e possono essere selezionati senza bisogno di ulteriori join.

Tuttavia, altre fonti di dati non possono essere associate direttamente e richiedono fonti aggiuntive per unire i dati. Ad esempio, se l'origine principale è Deals e si desidera includere i dati dei post del blog nel report, HubSpot può collegare queste fonti solo attraverso le fonti Contatti e Attività web

• Per selezionare l'origine dati primaria, fare clic sul menu a discesa Origine dati primaria, quindi selezionare un'origine dati.
  
  
• Continuare a selezionare altre fonti di dati. Nel pannello di destra è possibile visualizzare le relazioni tra le fonti di dati attualmente selezionate.
• Durante la selezione delle fonti, visualizzare il riquadro Anteprima nella parte inferiore dello schermo per avere un'anteprima dei dati.
• Dopo aver selezionato le fonti di dati, in alto a destra, fare clic su Avanti.

Preparare

Selezionare i campi da includere nel set di dati. È possibile aggiungere al set di dati le proprietà HubSpot esistenti e i campi formula personalizzati.

Aggiungi proprietà

• Per aggiungere proprietà al dataset, trascinare le proprietà dalla barra laterale sinistra alla sezione Costruisci il dataset.

• Per rinominare una proprietà o visualizzare un'anteprima dei suoi dati, fare clic sulla proprietà in Costruisci il dataset, quindi inserire un nuovo nome nel campo Nome a destra. La ridenominazione di una proprietà ne aggiornerà il nome solo in questo dataset. Ciò consente di personalizzare la visualizzazione dei campi nel Generatore di report, ma non influisce sul nome della proprietà esistente.

Aggiungere campi formula

I campi formula sono specifici per il set di dati e possono essere utilizzati per calcolare i valori in base alle proprietà del set di dati. Per saperne di più sulla creazione di formule utilizzando espressioni flessibili

• Per creare un campo formula, fare clic su Crea campo formula.
  
  
• A destra, inserire un nome per il campo.
• Nel campo Formula, inserire la formula. È possibile fare riferimento alle proprietà aggiunte al set di dati e ad altre proprietà di HubSpot al di fuori del set di dati e utilizzare funzioni per calcolare in base ai dati delle proprietà e ai dati letterali. Per saperne di più sulla sintassi e sulle definizioni delle formule, vedere di seguito.
  • Per inserire manualmente la formula, iniziare a digitare nel campo Formula. Per impostazione predefinita, HubSpot visualizza le opzioni di completamento automatico durante l'immissione del testo. Per disattivare il completamento automatico, deselezionare la casella di controllo Mostra guida alla formula.
    
    
  • Per inserire una proprietà aggiunta al dataset, fare clic sul menu a discesa Campo creato e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una proprietà non presente nel dataset, fare clic sul menu a discesa Proprietà HubSpot e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una funzione, fare clic sul menu a discesa Function (Funzione), quindi selezionare una funzione.

• Quando si creano formule, il campo Formula mostra uno stato di convalida. Quando una formula non è valida, viene visualizzato un indicatore di stato rosso e si può fare clic su Convalida per visualizzare i dettagli dell'errore.
  
• Una volta impostati i campi, fare clic su Avanti in alto a destra.

Aggiungere campi condizionali

I campi condizionali consentono agli utenti di raggruppare o raggruppare i dati in base a condizioni prestabilite. Questi campi possono essere utilizzati solo nei set di dati o nel costruttore di report personalizzati

Il campo condizionale consente di costruire una formula utilizzando la funzione IF(). Tutti i campi costruiti utilizzando un campo condizionale possono essere ricreati utilizzando una funzione IF() in un campo di creazione di formule standard.

• Fare clic su Crea campo condizionale per creare un nuovo campo condizionale.
  
• A destra, inserire un nome per il campo. Questo nome verrà visualizzato quando si costruisce un report utilizzando questo segmento.
• Nella sezione Condizione, inserire la condizione IF. Per ogni riga di dati, se la condizione impostata in questa sezione è vera, la riga sarà etichettata dal valore impostato nelcampo Allora . Se la condizione è falsa, la riga sarà etichettata dal valore impostato nelcampo Valore predefinito . È possibile fare riferimento alle proprietà aggiunte al set di dati e ad altre proprietà di HubSpot esterne al set di dati e utilizzare le funzioni per calcolare in base ai dati delle proprietà e ai dati letterali. Per saperne di più sulla sintassi delle formule e sulle definizioni, vedere di seguito.
  • Per inserire manualmente la formula, iniziare a digitare nel campo IF. Per impostazione predefinita, HubSpot visualizza le opzioni di completamento automatico durante l'immissione del testo.
    
    
  • Per inserire una proprietà HubSpot, una proprietà aggiunta dall'utente al dataset o una funzione, fare clic sul menu a discesa Inserisci, quindi selezionare Proprietà HubSpot, Campo creato o Funzione.
    
    
  • Nel campo Allora, inserire il valore da assegnare se la condizione è vera.
  • In alternativa, è possibile selezionare la casella di controllo Espressioni avanzate per calcolare un valore o fare riferimento a una proprietà invece che a un'etichetta. Ad esempio, è possibile utilizzare le espressioni avanzate per calcolare una commissione.

• Per aggiungere un altro campo condizionale, fare clic su Aggiungi blocco di condizioni. I blocchi condizionali vengono elaborati in modo sequenziale: se la prima condizione è vera, viene impostato il valore definito in quel blocco. Se non è vera, HubSpot passa al blocco successivo e così via. Alle righe che non soddisfano le condizioni impostate verrà assegnato il valore di Default.
  
  
• Nella sezione Valore predefinito , inserire un valore per Else se la condizione non è soddisfatta.
  
  
• Una volta impostati i campi, fare clic su Avanti in alto a destra.

Filtri

Raffinate ulteriormente i vostri dati aggiungendo dei filtri ai vostri campi.

Per aggiungere un filtro:

• Dalla barra laterale sinistra, fare clic e trascinare campi nella sezione Filtri inattivi nella sezione Filtri inattivi.
• Fare clic su un campo per visualizzare le opzioni di filtro. Selezionare un filtro e fare clic su Applica.
• È possibile raggruppare i filtri facendo clic su un campo e poi sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro. Selezionare un altro filtro attivo e fare clic su Applica.

• • È possibile modificare il raggruppamento dei filtri in base alla logica e o facendo clic sul selettore della logica tra i filtri, quindi selezionando e o .
    
    
  • Per disaggregare i filtri, fare clic su un filtro, quindi fare clic sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro. Selezionare Nessuno, quindi fare clic su Applica.
• Dopo aver impostato i filtri, fare clic suAvanti.

Rivedere

Rivedere il set di dati prima di salvarlo.

• In Sorgenti, visualizzare le origini dati selezionate.
• In Campi, visualizzare i campi del set di dati. Questi includono:
  • Campo: il nome del campo.
  • Derivato: se il campo è un campo standard di HubSpot o un campo calcolato personalizzato.

• Tipo di dati: il tipo di dati contenuti nel campo.
• Input: l 'espressione del campo.
• Fonte: l'origine dei dati (ad esempio, Contatti).
• Nel pannello Anteprima, visualizzare l'anteprima dei dati. È possibile fare clic su Visualizza relazioni tabella per vedere come sono collegati i dati.
• Dopo aver esaminato i dati, salvare il set di dati facendo clic su Salva.
• Nel pannello di destra, inserire un nome e una descrizione per il set di dati.
• Fare clic su Applica.

Si accede quindi al costruttore di report dove è possibile creare un report

Visualizzare e gestire i set di dati

Nella dashboard dei set di dati è possibile visualizzare e modificare i set di dati esistenti.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Gestione dati, quindi selezionate Set di dati.
• È possibile filtrare i dataset esistenti utilizzando i filtri nella parte superiore della tabella.
• Per modificare un set di dati, passare il mouse sul set di dati e fare clic su Modifica. Si accede così alla pagina dei dettagli del set di dati.
  • Nella scheda Anteprima è possibile visualizzare un'anteprima dei dati del set di dati.
  • Nella scheda Metadati, visualizzare le fonti di dati e i campi inclusi nel set di dati. Questi includono:
    • Campo: il nome del campo.
    • Derivato: se il campo è un campo standard di HubSpot o un campo calcolato personalizzato.
    • Tipo di dati: il tipo di dati contenuti nel campo.
    • Input: la stringa utilizzata per inserire i dati nel campo.
    • Fonte: la fonte dei dati (ad esempio, Contatti).
  • Nella scheda Rapporti, visualizzare i rapporti creati utilizzando il set di dati.

  • Dalla pagina dei dettagli del set di dati, è anche possibile creare un nuovo report utilizzando il set di dati facendo clic su Crea report.

Creare un report utilizzando un set di dati

Una volta creato un set di dati, è possibile creare un report basato sul set di dati dal costruttore di report o dallo strumento set di dati.

• Per creare un report dall'interno di un set di dati:
• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Gestione dati, quindi selezionate Set di dati.
• Fare clic sul nome di un set di dati.
• In alto a destra, fare clic su Crea report.
• Continua creazione del report nel costruttore di report personalizzati.
• Per creare un report dal Generatore di report personalizzati:
• Nel tuo account HubSpot, naviga su Rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic su Crea rapporto personalizzato.
• Nella barra laterale sinistra, selezionare Generatore di rapporti personalizzati.
• A destra, fare clic sulla scheda Sfoglia set di dati per visualizzare i set di dati esistenti.
  
  
• Selezionare il set di dati da utilizzare e fare clic su Avanti.

• Continua creazione del report nel Generatore di report personalizzati.

Riferimento

Sintassi

All'interno di una funzione, è possibile utilizzare dati provenienti da proprietà e campi o dati letterali. I dati delle proprietà e dei campi saranno dinamici in base alle singole fonti di dati, mentre i dati letterali sono costanti. Ad esempio:

• 2021-03-05 è una data letterale, costante.
• [CONTACT.createdate] è una data basata su una proprietà, che è dinamica per ogni record di contatto.

Le funzioni possono includere sia dati letterali che dati di proprietà e campi, purché i tipi di dati siano compatibili con gli argomenti richiesti dalla funzione. Ad esempio:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", "[CONTACT.createdate]")

Sintassi dei letterali

I letterali consentono di aggiungere ai calcoli stringhe statiche di testo, numeri, valori veri o falsi e date.

• Stringa letterale: testo circondato da virgolette. Ad esempio, "My cool string".

• Letterale numero: numeri senza virgolette. Ad esempio, 42.
• Letteralebooleano: vero o falso.
• Letterale di data: una stringa formattata come "AAAA-MM-GG" o un numero di data (ad esempio, 1635715904).

Sintassi delle proprietà

I riferimenti alle proprietà consentono di includere direttamente i valori delle proprietà delle fonti di dati selezionate. Non è necessario aggiungere la proprietà come campo del set di dati per potervi fare riferimento.

Per fare riferimento alle proprietà, utilizzare la seguente sintassi:

• Le espressioni di riferimento sono sempre circondate da parentesi quadre ( [ e ] ).
• I riferimenti alle proprietà specificano il nome dell'oggetto o dell'evento, seguito da un punto e dal nome della proprietà interna. Ad esempio:
  • [CONTATTO.fase del ciclo di vita]
  • [AZIENDA.nome]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintassi di riferimento ai campi

È possibile fare riferimento ai campi in una formula circondando il nome del campo con parentesi quadre. Ad esempio:

• • [Campo 1]
  • [Il mio fantastico campo personalizzato]

È possibile fare riferimento ai campi nelle formule purché gli operatori e le funzioni della formula accettino il tipo di dati del campo. Ad esempio, se si crea un nuovo campo che contiene una stringa, è possibile fare riferimento al campo in una funzione che accetta stringhe:

• Se il campo 1 è [DEAL.name], contiene un valore stringa (il nome del deal).
• CONCAT([Campo 1], "Q4") sarebbe valido perché contiene due valori stringa.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) non sarebbe valido perché contiene sia un valore stringa che un valore numero.

Operatori

È possibile utilizzare gli operatori con valori letterali e di proprietà/campo e gli operatori vengono valutati secondo l'ordine standard delle operazioni di PEMDAS. È possibile annidare gli operatori utilizzando le parentesi. Ad esempio:

• Aggiunta di un numero con un riferimento a una proprietà: 1 + [DEAL.amount]
• Utilizzo delle parentesi per annidare le operazioni: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

La logica IF è un insieme di regole eseguite se viene soddisfatta una determinata condizione. È possibile utilizzare la logica IF per differenziare i dati. Ad esempio, è possibile utilizzare la logica IF per:

• Calcola commissioni diverse in base alle dimensioni di un affare (ad esempio, dà una percentuale più alta per un affare più grande).
• Suddividere le transazioni in livelli per l'analisi e l'azione nei rapporti.
• Tradurre le risposte di feedback in categorie (ad esempio, l'etichetta 1-6 è un detrattore).
• Definire la priorità dei contatti in base al numero di giorni in cui sono stati contrassegnati come lead.
  

ETICHETTA

La funzione LABEL converte i valori degli intervalli delle proprietà enumerative in valori di facile utilizzo. Alcune proprietà definite da HubSpot, come Deal e Contact owner

• Accesso ai nomi dei contatti o delle fasi dell'affare direttamente nei campi

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Riferimento ai proprietari di HubSpot per nome direttamente nei campi

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funzioni numeriche

Funzioni di stringa

Funzioni per le date