Creare e utilizzare insiemi di dati

Un dataset è una raccolta di dati provenienti da tutto l'account HubSpot che possono essere utilizzati in report personalizzati. Un dataset può includere proprietà per oggetti CRM e asset HubSpot, oltre a formule per calcolare i dati secondo le necessità. Ad esempio, è possibile creare un campo per calcolare i ricavi ricorrenti annuali in base alla proprietà "deal amount".

Accesso e utilizzo di set di dati precostituiti

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Set di dati.
• Passare il mouse sul nome del set di dati che si desidera utilizzare e fare clic su Costruisci report.

• Per modificare un set di dati, fare clic su Modifica.
• Per esportare il set di dati, fare clic su Azioni, quindi su Esporta.

Creare un set di dati personalizzato( soloOperations Hub Professional ed Enterprise )

La creazione di più set di dati per i vostri team consente ai creatori di report di non dover selezionare le fonti di dati ogni volta che devono creare un report. Un set di dati può anche essere aggiornato dopo la creazione, rendendo possibile l'aggiornamento simultaneo di tutti i report che utilizzano quel set di dati.

Di seguito, scopriremo come creare un set di dati, come utilizzare il set di dati nel report e le definizioni delle funzioni disponibili nello strumento Set di dati.

Per creare un set di dati:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Set di dati.
• In alto a destra, fare clic su Crea set di dati. Per creare un set di dati utilizzando un modello, sfogliare i modelli disponibili e fare clic su Usa modello.

Sorgenti di dati

Per prima cosa, selezionare le fonti di dati da includere nel set di dati. Le fonti di dati sono gli oggetti, le risorse e gli eventi su cui si desidera creare un report. Sono inclusi tutti gli oggetti del CRM, come i contatti o gli oggetti personalizzati, e le risorse, come le pagine del sito web e le e-mail, le conversazioni, le attività di vendita e altro ancora. È possibile selezionare fino a 5 fonti di dati per ogni set di dati.

La fonte di dati principale sarà il fulcro del dataset e tutte le altre fonti di dati si riferiranno a quella fonte principale. Per collegare queste fonti di dati, HubSpot unisce i dati in background utilizzando il percorso più breve possibile. I contatti e le offerte, ad esempio, sono direttamente collegati e possono essere selezionati senza bisogno di ulteriori join.

Tuttavia, altre fonti di dati non possono essere associate direttamente e richiedono fonti aggiuntive per unire i dati. Ad esempio, se l'origine principale è Deals e si desidera includere i dati dei post del blog nel report, HubSpot può collegare queste fonti solo attraverso le fonti Contatti e Attività web. Queste altre fonti saranno selezionate automaticamente per unire i dati.

• Per selezionare l'origine dati primaria, fare clic su Aggiungi origine dati primaria, quindi selezionare un'origine dati.
  
  
• Fare clic su Continua.
• Continuare a selezionare altre fonti di dati. Nel pannello di destra è possibile visualizzare le relazioni tra le fonti di dati attualmente selezionate.
• Mentre si selezionano le fonti, è possibile visualizzare un'anteprima dei dati nel riquadro Anteprima in fondo alla schermata.
• Dopo aver selezionato le fonti di dati, in alto a destra, fare clic su Avanti.

Aggiungere proprietà e campi

Selezionare i campi da includere nel set di dati. È possibile aggiungere al dataset le proprietà HubSpot esistenti e i campi formula personalizzati.

Aggiungi proprietà

• Per aggiungere le proprietà al dataset, trascinarle dalla barra laterale sinistra alla sezione Campi del dataset.

• Per rinominare una proprietà o visualizzare un'anteprima dei suoi dati, fare clic sulla proprietà nella sezione Campi del dataset, quindi inserire un nuovo nome nel campo Nome a destra. La ridenominazione di una proprietà aggiornerà il suo nome solo in questo set di dati. Ciò consente di personalizzare la visualizzazione dei campi nel Generatore di report, ma non influisce sul nome della proprietà esistente.

Aggiungere campi formula

I campi formula sono specifici per il set di dati e possono essere utilizzati per calcolare i valori in base alle proprietà del set di dati. Per saperne di più sulla creazione di formule utilizzando espressioni flessibili.

• Per creare un campo formula, fare clic su Aggiungi campo derivato > Campo formula.
  
  
• In basso, inserire un nome per il campo.
• Inserire la formula. È possibile fare riferimento alle proprietà aggiunte al set di dati e ad altre proprietà di HubSpot al di fuori del set di dati e utilizzare funzioni per calcolare in base ai dati delle proprietà e ai dati letterali. Per saperne di più sulla sintassi e sulle definizioni delle formule, vedere di seguito.
  • Per inserire manualmente la formula, iniziare a digitare nel campo Formula. Per impostazione predefinita, HubSpot visualizza le opzioni di completamento automatico durante l'immissione del testo.
    
    
  • Per inserire una proprietà aggiunta al dataset, fare clic sul menu a discesa del campo Dataset e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una proprietà non presente nel dataset, fare clic sul menu a discesa Proprietà di HubSpot e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una funzione, fare clic sul menu a discesa Funzione, quindi selezionare una funzione.
  • Per inserire uno snippet, fare clic sul menu a discesa Snippet e selezionare una formula predefinita. Gli snippet sono popolati in base alle fonti incluse nel set di dati. Pertanto, saranno disponibili snippet diversi per i dataset creati a partire dalla fonte di dati Contatti rispetto alla fonte di dati Offerte.

• Durante la creazione delle formule, il campo Formula visualizzerà tutti i problemi rilevati. Quando una formula non è valida, viene visualizzato un indicatore. Fare clic su [X] per visualizzare i dettagli dell'errore.
  
• Una volta impostati i campi, fare clic su Revisione in alto a destra.

Aggiungere campi condizionali

I campi condizionali consentono agli utenti di raggruppare o raggruppare i dati in base a condizioni prestabilite. Questi campi possono essere utilizzati solo nei set di dati o nel costruttore di report personalizzati. È possibile utilizzare i campi condizionali per calcolare commissioni diverse in base alle dimensioni di un affare o per tradurre le risposte di feedback in categorie, ad esempio un'etichetta compresa tra 1 e 6 viene etichettata come un detrattore.

Il campo condizionale consente di costruire una formula utilizzando la funzione IF(). Tutti i campi costruiti utilizzando un campo condizionale possono essere ricreati utilizzando una funzione IF() in un campo di creazione di formule standard.

• Per creare un campo condizionale, fare clic su Aggiungi campo derivato > Campo formula condizionale.

• In fondo, inserire un nome per il campo. Questo nome verrà visualizzato quando si costruisce un report utilizzando questo segmento.
• Nella sezione Condizione, inserire la condizione IF. Per ogni riga di dati, se la condizione impostata in questa sezione è vera, la riga sarà etichettata dal valore impostato nelcampo Allora . Se la condizione è falsa, la riga sarà etichettata dal valore impostato nelcampo Valore predefinito . È possibile fare riferimento alle proprietà aggiunte al set di dati e ad altre proprietà di HubSpot esterne al set di dati e utilizzare le funzioni per calcolare in base ai dati delle proprietà e ai dati letterali. Per saperne di più sulla sintassi delle formule e sulle definizioni, vedere di seguito.
  • Per inserire manualmente la formula, iniziare a digitare nel campo IF. Per impostazione predefinita, HubSpot visualizza le opzioni di completamento automatico durante l'immissione del testo.
    
    
  • Per inserire una proprietà aggiunta al dataset, fare clic sul menu a discesa del campo Dataset e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una proprietà non presente nel dataset, fare clic sul menu a discesa Proprietà di HubSpot e selezionare la proprietà.
  • Per inserire una funzione, fare clic sul menu a discesa Funzione, quindi selezionare una funzione.
    
    
  • Nel campo Allora, inserire il valore da assegnare se la condizione è vera.

• Per aggiungere un altro campo condizionale, fare clic su Aggiungi blocco di condizioni. I blocchi condizionali vengono elaborati in sequenza: se la prima condizione è vera, il valore definito in quel blocco verrà impostato. Se non è vera, HubSpot passa al blocco successivo e così via. Alle righe che non soddisfano le condizioni impostate verrà assegnato il valore Default.
  
  
• Nella sezione Default , inserire un valore per Else se la condizione non è soddisfatta.
  
  
• Una volta impostati i campi, fare clic su Revisione in alto a destra.

Filtro

Per affinare ulteriormente i dati, aggiungete dei filtri ai campi.

Per aggiungere un filtro:

• Passare alla scheda Filtri.
• Dalla barra laterale sinistra, fare clic e trascinare i campi.
• Fare clic su un campo per visualizzare le opzioni di filtro. Selezionare un filtro e fare clic su Applica.
• È possibile raggruppare i filtri facendo clic su un campo e poi sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro. Selezionare un altro filtro attivo, quindi fare clic su Applica.

• • È possibile modificare la modalità di utilizzo dei filtri facendo clic sul menu a tendina Includi dati se corrisponde a :
    • Tutti i filtri sottostanti: i dati devono soddisfare tutti i filtri impostati.

• • • Uno qualsiasi dei filtri seguenti: i dati possono essere inclusi se soddisfano uno o più dei filtri impostati.
    • Regole di filtro personalizzate: scrivere le proprie regole di filtro. È possibile utilizzare espressioni booleane come "1 e (2 o 3)".

• • Per disaggregare i filtri, fare clic su un filtro, quindi fare clic sul menu a discesa Raggruppa con un altro filtro. Selezionare Nessuno, quindi fare clic su Applica.
• Dopo aver impostato i filtri, fare clic su Avanti.

Revisione

Rivedere il set di dati prima di salvarlo.

• In Fonti, visualizzare le fonti di dati selezionate.
• In Campi, visualizzare i campi del set di dati. Questi includono:
  • Campo: il nome del campo.
  • Derivato: se il campo è un campo standard di HubSpot o un campo calcolato personalizzato.

• Tipo di dati: il tipo di dati contenuti nel campo.
• Input: l' espressione del campo.
• Fonte: l'origine dei dati (ad esempio, Contatti).
• Nel pannello Anteprima, visualizzare l'anteprima dei dati. È possibile fare clic su Visualizza relazioni tabella per vedere come sono collegati i dati.
• Dopo aver esaminato i dati, salvare il set di dati facendo clic su Salva.
• Nel pannello di destra, inserire un nome e una descrizione per il set di dati.
• Fare clic su Applica.

Si accede così al costruttore di report, dove è possibile creare un report basato sul set di dati.

Visualizzare e gestire i set di dati

Nella dashboard dei set di dati è possibile visualizzare e modificare i set di dati esistenti.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Gestione dati, quindi selezionate Set di dati.
• È possibile filtrare i set di dati esistenti utilizzando i filtri nella parte superiore della tabella.
• Per modificare un set di dati, passate il mouse sul set di dati e fate clic su Modifica. Si accede così alla pagina dei dettagli del set di dati.
  • Nella scheda Anteprima, visualizzare un'anteprima dei dati del set di dati.
  • Nella scheda Metadati, visualizzare le fonti di dati e i campi inclusi nel dataset. Questi includono:
    • Campo: il nome del campo.
    • Derivato: se il campo è un campo standard di HubSpot o un campo calcolato personalizzato.
    • Tipo di dati: il tipo di dati contenuti nel campo.
    • Input: la stringa utilizzata per inserire i dati nel campo.
    • Fonte: la fonte dei dati (ad esempio, Contatti).
  • Nella scheda Rapporti, visualizzare i rapporti creati utilizzando il set di dati.

  • Dalla pagina dei dettagli del set di dati, è anche possibile creare un nuovo report utilizzando il set di dati facendo clic su Crea report.

Creare un report utilizzando un set di dati

Una volta creato un set di dati, è possibile creare un report basato sul set di dati dal costruttore di report o dallo strumento Set di dati.

• Per creare un report da un set di dati:
• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Gestione dati, quindi selezionate Set di dati.
• Fare clic sul nome di un set di dati.
• In alto a destra, fare clic su Costruisci report.
• Continuare a creare il report nel costruttore di report personalizzati.
• Per creare un report dal costruttore di report personalizzati:
• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic su Crea rapporto.
• Selezionare il Generatore di rapporti personalizzati.
• In alto, fare clic sulla scheda Set di dati per visualizzare i set di dati esistenti.

• Selezionare il set di dati da utilizzare e fare clic su Avanti.

• Continuare a creare il report nel Generatore di report personalizzati.

Riferimento

Sintassi

All'interno di una funzione, è possibile utilizzare dati provenienti da proprietà e campi o dati letterali. I dati delle proprietà e dei campi saranno dinamici in base alle singole fonti di dati, mentre i dati letterali sono costanti. Ad esempio:

• 2021-03-05 è una data letterale, costante.
• [CONTACT.createdate] è una data basata su una proprietà, che è dinamica per ogni record di contatto.

Le funzioni possono includere sia dati letterali che proprietà/campo, purché i tipi di dati siano compatibili con gli argomenti richiesti dalla funzione. Ad esempio:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Di seguito, si illustra la sintassi dei letterali e dei dati di proprietà/campo e come incorporarli nelle formule.

Sintassi dei letterali

Utilizzate i letterali per aggiungere stringhe di testo specifiche e statiche, numeri, valori veri o falsi e date nei vostri calcoli.

• Letterale di stringa: testo circondato da virgolette. Ad esempio, “My cool string”.

• Letterali numerici: numeri senza virgolette. Ad esempio, 42.
• Letterale booleano: true o false.
• Letterale di data: una stringa formattata come "YYY-MM-DD", o un numero di data (ad esempio, 1635715904).

Sintassi delle proprietà

I riferimenti alle proprietà consentono di includere direttamente i valori delle proprietà delle fonti di dati selezionate. Non è necessario aggiungere la proprietà come campo del dataset per potervi fare riferimento.

Per fare riferimento alle proprietà, utilizzare la seguente sintassi:

• Le espressioni di riferimento sono sempre circondate da parentesi quadre ( [ e ] ).
• I riferimenti alle proprietà specificano il nome dell'oggetto o dell'evento, seguito da un punto e dal nome della proprietà interna. Ad esempio:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintassi del riferimento al campo

È possibile fare riferimento ai campi in una formula circondando il nome del campo con parentesi quadre. Ad esempio:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

È possibile fare riferimento ai campi nelle formule purché gli operatori e le funzioni della formula accettino il tipo di dati del campo. Ad esempio, se si crea un nuovo campo che contiene una stringa, è possibile fare riferimento al campo in una funzione che accetta stringhe:

• Se il campo 1 è [DEAL.name], contiene un valore stringa (il nome dell'affare).
• CONCAT([Field 1], "Q4") sarebbe valido perché contiene due valori stringa.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) non sarebbe valido perché contiene sia un valore stringa che un valore numero.

Operatori

È possibile utilizzare gli operatori con valori letterali e valori di proprietà/campo; gli operatori vengono valutati secondo l'ordine standard delle operazioni di PEMDAS. È possibile annidare gli operatori utilizzando le parentesi. Ad esempio:

• Aggiunta di un numero con un riferimento a una proprietà: 1 + [DEAL.amount]
• Uso delle parentesi per annidare le operazioni: (1 + 2) * (3 + 4)

SE

La logica IF è un insieme di regole eseguite se viene soddisfatta una determinata condizione. È possibile utilizzare la logica IF per differenziare i dati. Ad esempio, è possibile utilizzare la logica IF per:

• Calcolare commissioni diverse in base alle dimensioni di un affare (ad esempio, dare una percentuale più alta per un affare più grande).
• Suddividere le transazioni in livelli per l'analisi e l'azione nei report.
• Tradurre le risposte di feedback in categorie (ad esempio, l'etichetta 1-6 è un detrattore).
• Definire la priorità dei contatti in base al numero di giorni in cui sono stati contrassegnati come lead.
  

ETICHETTA

La funzione LABEL converte i valori degli intervalli delle proprietà enumerative in valori di facile utilizzo. Alcune proprietà definite da HubSpot, come Deal e Contact owner, sono rappresentate come valori interni. Ciò rende difficile l'analisi. Quando viene utilizzata con le proprietà definite da HubSpot che supportano la traduzione, la funzione LABEL fornisce la traduzione in base alle impostazioni del portale, non alle impostazioni dell'utente. Ad esempio, è possibile utilizzare la funzione LABEL per:

• accedere ai nomi dei contatti o delle fasi di trattativa direttamente nei campi

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Riferirsi ai proprietari di HubSpot per nome direttamente nei campi

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funzioni numeriche

Funzioni delle stringhe

Funzioni di data