データセットを作成して使用する

データセットとは、HubSpotアカウント全体のデータの集合であり、カスタムレポートで使用できます。データセットには、CRMオブジェクトやHubSpotアセットのプロパティー、必要に応じてデータを計算するための数式などを含めることができます。例えば、取引額のプロパティーに基づいて年間経常収益を計算するフィールドを作成できます。 

チーム用のデータセットを複数作成しておくと、レポート作成者は、レポートを作成する必要が生じるたびにデータソースを選択する必要がなくなります。また、データセットは作成後に更新できるので、そのデータセットを使用するすべてのレポートを同時に更新できます。

以下では、データセットの作成方法、レポートでのデータセットの使用方法、データセットツールで使用できる関数の定義について説明します。

データセットを作成する

データセットを作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントで、Reports > Data Management > Datasetsに移動します。
• 右上の［データセットを作成］をクリックします。テンプレートを使ってデータセットを作成するには、利用可能なテンプレートをブラウズし、Use templateをクリックする。 

データソース

まず、データセットに含めるデータソースを選択します。データソースとは、レポートの対象となるオブジェクト、アセット、イベントを指します。これには、すべてのCRMオブジェクト（コンタクトやカスタムオブジェクトなど）とアセット（ウェブサイトのページやメール、コミュニケーション、セールスアクティビティーなど）が含まれます。1つのデータセットにつき最大5つのデータソースを選択できます。

データセットはプライマリー データ ソースを中心に構成され、そのプライマリーソースに関連する他のすべてのデータソースが追加されます。これらのデータソースを接続するために、HubSpotではバックグラウンドで最短パスを使ってデータが結合されます。例えば、コンタクトと取引は直接関連しているので、追加の結合を必要とせずに選択できます。 

ただしその他のデータソースは直接関連付けることができないため、データを結合するには追加のソースが必要となります。例えば、［取引件数］をプライマリーソースとするレポートにブログ記事のデータを含める場合、HubSpotでは［コンタクト］と［ウェブアクティビティー］ソースを介してのみこれらのソースをリンクできます。データを結合するときに、このような他のソースが自動的に選択されます。

• プライマリデータソースを選択するには、プライマリデータソースドロップダウンメニューをクリックし、データソースを選択します。
  
  
• 引き続き追加のデータソースを選択します。右側のパネルで、現在選択されているデータソース間の関係を確認できます。
• ソースを選択するときに、画面下部の［プレビュー］ペインでデータのプレビューを確認します。 
• データソースを選択したら、右上の［次へ］をクリックします。

プロパティーとフィールドの追加

データセットに含めるフィールドを選択します。既存のHubSpotプロパティーをデータセットに追加したり、カスタム数式フィールドを追加したりできます。

プロパティーを追加する

• データセットにプロパティーを追加するには、左のサイドバーからDataset fieldsセクションにプロパティーをドラッグ・アンド・ドロップします。

• プ ロ パテ ィ の名前を変更 し た り 、 そのデー タ のプ レ ビ ュ ーを表示 し た り する には、Dataset fieldsの下にあるpropertyをク リ ックし、右側のnameフィールドに新しい名前を入力します。プロパティーの名前を変更すると、このデータセットでのみ名前が更新されます。これにより、レポートビルダーでのこれらのフィールドの表示方法をカスタマイズできますが、既存のプロパティーの名前には影響しません。

数式フィールドを追加する

数式フィールドはデータセットに固有のフィールドであり、データセットのプロパティーに基づいて値を計算するために使用できます。柔軟な式を使った数式の作成について、詳細をご確認ください。

• 数式フィールドを作成するには、Create field > Formula fieldをクリックします。
  
  
• 一番下に、フィールドの名前（）を入力する。
• 計算式を入力してください。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のその他のHubSpotプロパティーを参照し、関数を使ってプロパティーやリテラルデータに基づいて計算することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 手動で数式を入力するには、［式］フィールドへの入力を開始します。デフォルトでは、HubSpotはテキスト入力時にオートコンプリートオプションを表示します。
    
    
  • データセットに追加したプロパティーを挿入するには、 Dataset fieldドロップダウンメニューをクリックし、propertyを選択します。
  • データセットにないプロパティーを挿入するには、［HubSpotのプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
  • 関数を挿入するには、［機能］ドロップダウンメニューをクリックして関数を選択します。

• 数式を作成すると、Formulaフィールドに検出された問題が表示されます。数式が無効な場合は、インジケータが表示されます。[X] issuesをクリックすると、エラーの詳細が表示されます。
  
• フィールドを設定したら、右上のReview。

条件付きフィールドを追加する

条件付きフィールドは、ユーザーが設定した条件に基づいてデータをグループ化したり、バケット化したりすることができます。これらのフィールドは、データセットまたはカスタムレポートビルダーでのみ使用することができます。条件付きフィールドを使用して、取引規模に応じて異なる手数料を計算したり、フィードバックの回答をカテゴリーに変換したりすることができます。例えば、1～6の間のラベルはdetractorとラベル付けされます。

条件付きフィールドでは、IF()関数を使った計算式を構築することができます。条件付きフィールドを使用して構築されたフィールドは、標準の数式作成フィールドでIF()関数を使用して再作成することができます。

• 条件付きフィールドを作成するには、Create field > Conditional formula fieldをクリックします。 

• 一番下に、フィールドの名前（）を入力する。この名前は、このセグメントを使用してレポートを構築する際に表示されます。
• Condition」セクションに、IF条件を入力します。データの各行について、このセクションで設定された条件が真である場合、その行はThen フィールドに設定された値でラベル付けされます。条件が偽の場合、行はデフォルト値フィールドに設定された値でラベル付けされます。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のHubSpotのプロパティーを参照したり、プロパティーやリテラルのデータに基づいて計算する関数を使用することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 数式を手入力する場合は、IFフィールドで入力を開始します。デフォルトでは、HubSpotはテキストを入力するとオートコンプリートのオプションを表示します。
    
    
  • データセットに追加したプロパティーを挿入するには、 Dataset fieldドロップダウンメニューをクリックし、propertyを選択します。
  • データセットにないプロパティーを挿入するには、［HubSpotのプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
  • 関数を挿入するには、関数ドロップダウンメニューをクリックし、関数を選択します。
    
    
  • Thenフィールドに、条件が真である場合に割り当てたい値を入力します。

• 別の条件フィールドを追加するには、［条件ブロックの追加］をクリックします。条件ブロックは順次処理され、最初の条件が真であれば、そのブロックに定義された値が設定されます。もしそれが真実でなければ、HubSpotは次のブロックに行く、といった具合です。設定された条件を満たさない行には、デフォルト値が割り当てる。
  
  
• Defaultセクションに、value for Else if the condition is not met.
  
  
• フィールドを設定したら、右上のReview。

フィルター

フィールドにフィルターを追加することで、データをさらに絞り込むことができます。

フィルターを追加するには、次の手順に従います。

• Filtersタブに移動する。
• 左サイドバーから、フィールドをクリックしてドラッグします。
• フィールドをクリックすると、そのフィルターオプションが表示されます。フィルターを選択し、［適用］をクリックします。
• フィールドをクリックし、別のフィルターとグループ化するドロップダウンメニューをクリックすると、フィルターをグループ化することができます。他のアクティビティーフィルターを選択し、［適用］をクリックします。

• • Include data if it matchesドロップダウンメニューをクリックすると、フィルタの使用方法を変更できます：
    • 以下のすべてのフィルター：データは、設定されたすべてのフィルターを満たす必要があります。

• • • 以下のフィルターのいずれか：データは、設定されたフィルタの1つ以上を満たしている場合に含めることができます。
    • カスタム・フィルター・ルール：独自のフィルター・ルールを作成できます。1 and (2 or 3)」のようなブーリアン表現が使える。

• • フィルターのグループ化を解除するには、フィルターをクリックし、［別のフィルターとグループ化］ドロップダウンメニューをクリックします。［なし］を選択してから、［適用］をクリックします。
• フィルターの設定が終わったら［次へ］をクリックします。

確認

保存する前にデータセットを確認します。 

• ［ソース］で、選択したデータソースを確認します。 
• ［フィールド］で、データセットのフィールドを確認します。次に例を示します。
  • フィールド：フィールドの名前。
  • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。

• データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
• 入力：フィールドの式。
• ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
• ［プレビュー］パネルで、データのプレビューを確認します。［テーブルの関係を表示］をクリックすると、データがどのように接続しているかを確認できます。
• データを確認したら、［保存］をクリックしてデータセットを保存します。
• 右側のパネルで、データセットの名前と説明を入力します。
• ［適用］をクリックします。

すると、レポートビルダーが表示され、データセットに基づいたレポートを作成することができます。

データセットを表示して管理する

データセットダッシュボードでは、既存のデータセットを表示、編集できます。

• HubSpotアカウントで、「Reports > Data Management」に移動し、「Datasets」を選択します。
• テーブルの上部にあるフィルターを使って、既存のデータセットを絞り込みできます。
• データセットを編集するには、データセットにカーソルを合わせて、［編集］をクリックします。データセットの詳細ページが表示されます。
  • ［プレビュー］タブで、データセットのデータのプレビューを確認します。 
  • ［メタデータ］タブで、データセットに含まれるデータソースとフィールドを確認します。次に例を示します。
    • フィールド：フィールドの名前。
    • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。
    • データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
    • 入力：フィールドにデータを取り込むために使用される文字列。
    • ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
  • ［レポート］タブで、データセットを使って作成されたレポートを確認します。

  • データセットの詳細ページで、「レポートを作成する」をクリックすると、そのデータセットを使って新しいレポートを作成することもできます。

データセットを使ってレポートを作成する

データセットを作成したら、レポートビルダーまたはデータセットツールから、データセットに基づいてレポートを作成できます。

• データセット内からレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントで、「Reports > Data Management」に移動し、「Datasets」を選択します。
• データセットの名前をクリックします。 
• 右上にある［レポートを作成］をクリックします。
• カスタムレポートビルダーでレポートの作成を続けます。 
• カスタム レポート ビルダーからレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントにて、［レポート］＞［レポート］の順に進みます。
• 右上の［レポートを作成］をクリックします。
• カスタムレポートビルダーを選択します。
• 上部で、Datasetsタブをクリックして、既存のデータセットを表示します。 

• 使用するデータセットを選択し、［次へ］をクリックします。

• カスタムレポートビルダーでレポートの作成を続けます。 

リファレンス

構文

関数内では、プロパティーとフィールドのデータ、またはリテラルデータを使用できます。プロパティーとフィールドのデータは、個々のデータソースに基づいて動的に設定されますが、リテラルデータは定数です。以下に例を示します。

• 2021-03-05は日付リテラルで、一定である。
• [CONTACT.createdate]はプロパティーベースの日付で、コンタクトレコードごとに動的に設定されます。

関数には、リテラルデータとプロパティー／フィールドデータの両方を含めることができます。ただし、データ型が関数の必須引数と互換である場合に限ります。以下に例を示します。

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

以下では、リテラルとプロパティー／フィールド・データの構文と、それらを数式に組み込む方法について説明します。

リテラル構文

テキストの静的文字列、数値、true／false値、日付を計算に追加するには、リテラルを使用します。

• 文字列リテラル：引用符で囲まれたテキスト。例えば、“My cool string”。

• 数字リテラル：引用符で囲まれていない数字。例えば、42。
• ブールリテラル：trueまたはfalse。
• 日付リテラル："YYY-MM-DD"のようにフォーマットされた文字列、または日付タイムスタンプ番号（例：1635715904）。 

プロパティー構文

プロパティー参照を使用して、選択したデータソースのプロパティーから値を直接取り込むことができます。プロパティーを参照するために、プロパティーをデータセットのフィールドとして追加する必要はありません。 

プロパティーを参照するときには、以下の構文を使用します。

• 参照式は常に角括弧で囲まれる（[と]）。
• プロパティー参照では、オブジェクト名またはイベント名、ピリオド、内部プロパティー名をこの順序で指定します。以下に例を示します。
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

フィールド参照構文

数式でフィールドを参照するには、フィールド名を角括弧で囲みます。以下に例を示します。

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

数式の演算子や関数がフィールドのデータ型を受け入れる限り、数式でそのフィールドを参照できます。例えば、文字列を含む新しいフィールドを作成した場合、文字列を受け入れる関数の中でそのフィールドを参照できます。

• フィールド1が[DEAL.name]の場合、文字列値（取引名）が含まれる。
• CONCAT([Field 1], "Q4")は2つの文字列値を含むので有効である。
• CONCAT([DEAL.name], 2012)は、文字列と数値の両方を含んでいるため、 、 。

演算子

演算子はリテラルやプロパティー／フィールドの値とともに使用できます。演算子は、標準的な演算順（PEMDAS）で評価されます。これにより、括弧を使って演算子を入れ子にできます。以下に例を示します。

• プロパティー参照で数値を追加する：1 + [DEAL.amount]
• 括弧を使って演算を入れ子にする：(1 + 2) * (3 + 4)

イフ

IFロジックとは、ある条件を満たした場合に実行されるルールの集合体です。IFロジックを使ってデータを差別化することができます。例えば、IFロジックを使って、以下のようなことができます：

• 取引規模に応じて手数料を計算する（取引規模が大きいほど手数料を高くする）。
• 取引を階層別に分類し、レポート上で分析・対策を行うことができます。
• フィードバックの回答をカテゴリーに変換する（例：ラベル1～6はdetractor）。
• リードとしてマークされた日数に基づいてコンタクトの優先順位を定義します。
   

LABEL

LABEL機能は、列挙プロパティーの区間値を使いやすい値に変換する機能です。取引やコンタクト担当者など、HubSpotで定義されたプロパティーの中には、内部値として表現されるものがあります。そのため、分析が難しくなっています。翻訳をサポートするHubSpotの定義プロパティーで使用する場合、LABEL関数はユーザー設定ではなく、ポータル設定に基づいて翻訳を提供します。例えば、LABEL機能を使って、次のようなことができます：

• コンタクトや取引先のステージ名をフィールドに直接アクセスできます。

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• HubSpotのオーナーをフィールドで直接名前で参照する。

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

数値関数

文字列関数

日付関数