データセットを作成して使用する

データセットとは、HubSpotアカウント全体のデータの集合であり、カスタムレポートで使用できます。データセットには、CRMオブジェクトやHubSpotアセットのプロパティー、必要に応じてデータを計算するための数式などを含めることができます。例えば、取引額のプロパティーに基づいて年間経常収益を計算するフィールドを作成できます。 

チーム用のデータセットを複数作成しておくと、レポート作成者は、レポートを作成する必要が生じるたびにデータソースを選択する必要がなくなります。また、データセットは作成後に更新できるので、そのデータセットを使用するすべてのレポートを同時に更新できます。

以下では、データセットの作成方法、レポートでのデータセットの使用方法、データセットツールで使用できる関数の定義について説明します。

データセットを作成する

データセットを作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントで、Reports > Data Management > Datasetsに移動します。
• 右上の［データセットを作成］をクリックします。

データセットビルダーの［結合］タブが表示されます。

結合

まず、データセットに含めるデータソースを選択します。データソースとは、レポートの対象となるオブジェクト、アセット、イベントを指します。これには、すべてのCRMオブジェクト（コンタクトやカスタムオブジェクトなど）とアセット（ウェブサイトのページやメール、会話、セールスアクティビティーなど）が含まれます。1つのデータセットにつき最大5つのデータソースを選択できます。

データセットはプライマリー データ ソースを中心に構成され、そのプライマリーソースに関連する他のすべてのデータソースが追加されます。これらのデータソースを接続するために、HubSpotではバックグラウンドで最短パスを使ってデータが結合されます。例えば、コンタクトと取引は直接関連しているので、追加の結合を必要とせずに選択できます。 

ただしその他のデータソースは直接関連付けることができないため、データを結合するには追加のソースが必要となります。例えば、［取引件数］をプライマリーソースとするレポートにブログ記事のデータを含める場合、HubSpotでは［コンタクト］と［ウェブアクティビティー］ソースを介してのみこれらのソースをリンクできます。データを結合するときに、このような他のソースが自動的に選択されます。

• プライマリデータソースを選択するには、プライマリデータソースドロップダウンメニューをクリックし、データソースを選択します。
  
  
• 引き続き追加のデータソースを選択します。右側のパネルで、現在選択されているデータソース間の関係を確認できます。
• ソースを選択するときに、画面下部の［プレビュー］ペインでデータのプレビューを確認します。 
• データソースを選択したら、右上の［次へ］をクリックします。

準備

データセットに含めるフィールドを選択します。既存のHubSpotプロパティーをデータセットに追加したり、カスタム数式フィールドを追加したりできます。

プロパティーを追加する

• データセットにプロパティーを追加するには、左側のサイドバーから［データセットを構築］セクションにプロパティーをドラッグ＆ドロップします。

• プロパティーの名前を変更するか、またはそのデータのプレビューを表示するには、［データセットを構築］の下でそのプロパティーをクリックして、右側の［名前］フィールドに新しい名前を入力します。プロパティーの名前を変更すると、このデータセットでのみ名前が更新されます。これにより、レポートビルダーでのこれらのフィールドの表示方法をカスタマイズできますが、既存のプロパティーの名前には影響しません。

数式フィールドを追加する

数式フィールドはデータセットに固有のフィールドであり、データセットのプロパティーに基づいて値を計算するために使用できます。柔軟な式を使った数式の作成について、詳細をご確認ください。

• 数式フィールドを作成するには、［式フィールドを作成］をクリックします。
  
  
• 右側に、フィールドの名前を入力します。
• ［式］フィールドに、数式を入力します。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のその他のHubSpotプロパティーを参照し、関数を使ってプロパティーやリテラルデータに基づいて計算することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 手動で数式を入力するには、［式］フィールドへの入力を開始します。既定では、HubSpotではテキストの入力時にオートコンプリートオプションが表示されます。オートコンプリートをオフにするには、［式ガイダンスを表示］チェックボックスをオフにします。
    
    
  • データセットに追加したプロパティーを挿入するには、［フィールドを作成しました］ドロップダウンメニューをクリックして、プロパティーを選択します。
  • データセットにないプロパティーを挿入するには、［HubSpotのプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
  • 関数を挿入するには、［機能］ドロップダウンメニューをクリックして関数を選択します。

• 数式を作成すると、［式］フィールドに検証状況が表示されます。数式が無効な場合は赤色のステータスインジケーターが表示され、［検証］をクリックしてエラーの詳細を確認できます。
  
• フィールドの設定が完了したら、右上の［次へ］をクリックします。

条件付きフィールドを追加する

条件付きフィールドは、ユーザーが設定した条件に基づいてデータをグループ化したり、バケット化したりすることができます。これらのフィールドは、データセットまたはカスタムレポートビルダーでのみ使用することができます。条件付きフィールドを使用して、取引規模に応じて異なる手数料を計算したり、フィードバックの回答をカテゴリーに変換したりすることができます。例えば、1～6の間のラベルはdetractorとラベル付けされます。

条件付きフィールドでは、IF()関数を使った計算式を構築することができます。条件付きフィールドを使用して構築されたフィールドは、標準の数式作成フィールドでIF()関数を使用して再作成することができます。

• 条件フィールドの作成］をクリックして、新しい条件フィールドを作成します。
  
• 右側に、フィールドの名前を入力します。この名前は、このセグメントを使用してレポートを構築する際に表示されます。
• Condition」セクションに、IF条件を入力します。データの各行について、このセクションで設定された条件が真である場合、その行はThen フィールドに設定された値でラベル付けされます。条件が偽の場合、行はデフォルト値フィールドに設定された値でラベル付けされます。データセットに追加したプロパティーや、データセット外のHubSpotのプロパティーを参照したり、プロパティーやリテラルのデータに基づいて計算する関数を使用することができます。式の構文と定義については、以下をご確認ください。
  • 数式を手入力する場合は、IFフィールドで入力を開始します。デフォルトでは、HubSpotはテキストを入力するとオートコンプリートのオプションを表示します。
    
    
  • HubSpotプロパティ、データセットに追加したプロパティ、または関数を挿入するには、「挿入」ドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotプロパティ、Createdフィールド、または関数を選択します。
    
    
  • Thenフィールドに、条件が真である場合に割り当てたい値を入力します。
  • また、「高度な表現」チェックボックスを選択すると、ラベルの代わりに値を計算したりプロパティーを参照したりすることができます。例えば、Advanced expressionsを使って手数料を計算することができます。

• 別の条件フィールドを追加するには、［条件ブロックの追加］をクリックします。条件ブロックは順次処理され、最初の条件が真であれば、そのブロックに定義された値が設定されます。もしそれが真実でなければ、HubSpotは次のブロックに行く、といった具合です。設定された条件を満たさない行には、Default値が割り当てられます。
  
  
• Default value セクションで、条件が満たされない場合のElseの値を入力します。
  
  
• フィールドの設定が完了したら、右上の［次へ］をクリックします。

フィルター

フィールドにフィルターを追加することで、データをさらに絞り込むことができます。

フィルターを追加するには、次の手順に従います。

• 左サイドバーから、フィールドをクリックして「非アクティブなフィルター」セクションにドラッグします。
• フィールドをクリックすると、そのフィルタオプションが表示されます。フィルターを選択し、［適用］をクリックします。
• フィールドをクリックし、別のフィルタとグループ化するドロップダウンメニューをクリックすると、フィルタをグループ化することができます。他のアクティビティーフィルターを選択し、［適用］をクリックします。

• • 「and」ロジックまたは「or」ロジックを使ってフィルターをグループにまとめるかどうかを変更できます。これには、フィルターの間にあるロジックセレクターをクリックして、［and］また［or］を選択します。
    
    
  • フィルターのグループ化を解除するには、フィルターをクリックし、［別のフィルターとグループ化］ドロップダウンメニューをクリックします。［なし］を選択してから、［適用］をクリックします。
• フィルターの設定が終わったら［次へ］をクリックします。

確認

保存する前にデータセットを確認します。 

• ［ソース］で、選択したデータソースを確認します。 
• ［フィールド］で、データセットのフィールドを確認します。次に例を示します。
  • フィールド：フィールドの名前。
  • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。

• データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
• 入力：フィールドの式。
• ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
• ［プレビュー］パネルで、データのプレビューを確認します。［テーブルの関係を表示］をクリックすると、データがどのように接続しているかを確認できます。
• データを確認したら、［保存］をクリックしてデータセットを保存します。
• 右側のパネルで、データセットの名前と説明を入力します。
• ［適用］をクリックします。

すると、レポートビルダーが表示され、データセットに基づいたレポートを作成することができます。

データセットを表示して管理する

データセットダッシュボードでは、既存のデータセットを表示、編集できます。

• HubSpotアカウントで、「Reports > Data Management」に移動し、「Datasets」を選択します。
• テーブルの上部にあるフィルターを使って、既存のデータセットをフィルタリングできます。
• データセットを編集するには、データセットにカーソルを合わせて、［編集］をクリックします。データセットの詳細ページが表示されます。
  • ［プレビュー］タブで、データセットのデータのプレビューを確認します。 
  • ［メタデータ］タブで、データセットに含まれるデータソースとフィールドを確認します。次に例を示します。
    • フィールド：フィールドの名前。
    • 派生：フィールドが、HubSpotの標準フィールドとカスタム計算フィールドのどちらであるかを示します。
    • データタイプ：フィールドに含まれるデータのタイプ。
    • 入力：フィールドにデータを取り込むために使用される文字列。
    • ソース：データのソース（例：「コンタクト」）。
  • ［レポート］タブで、データセットを使って作成されたレポートを確認します。

  • データセットの詳細ページで、「レポートを作成する」をクリックすると、そのデータセットを使って新しいレポートを作成することもできます。

データセットを使ってレポートを作成する

データセットを作成したら、レポートビルダーまたはデータセットツールから、データセットに基づいてレポートを作成できます。

• データセット内からレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントで、「Reports > Data Management」に移動し、「Datasets」を選択します。
• データセットの名前をクリックします。 
• 右上にある［レポートを作成］をクリックします。
• カスタムレポートビルダーでレポートの作成を続けます。 
• カスタム レポート ビルダーからレポートを作成するには、次の手順に従います。
• HubSpotアカウントにて、［レポート］ > ［レポート］の順に進みます。
• 右上の［カスタムレポートを作成］をクリックします。
• 左のサイドバーで、［カスタム レポート ビルダー］を選択します。
• 右側の［データセットを参照］タブをクリックして、既存のデータセットを確認します。
  
  
• 使用するデータセットを選択し、［次へ］をクリックします。

• カスタムレポートビルダーでレポートの作成を続けます。 

リファレンス

構文

関数内では、プロパティーとフィールドのデータ、またはリテラルデータを使用できます。プロパティーとフィールドのデータは、個々のデータソースに基づいて動的に設定されますが、リテラルデータは定数です。以下に例を示します。

• 2021-03-05は日付のリテラルで、一定です。
• [CONTACT.createdate]はプロパティーに基づく日付で、コンタクトレコードごとに動的に変化します。

関数には、リテラルデータとプロパティー／フィールドデータの両方を含めることができます。ただし、データ型が関数の必須引数と互換である場合に限ります。以下に例を示します。

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

以下では、リテラルやプロパティー／フィールドデータの構文と、それらを数式に組み込む方法について説明します。

リテラル構文

テキストの静的文字列、数値、true／false値、日付を計算に追加するには、リテラルを使用します。

• 文字列リテラル：引用符で囲まれたテキスト。例えば、こんな感じです、“My cool string” .

• 数字リテラル：引用符で囲まれていない数字。例えば、こんな感じです、42 .
• ブーリアンリテラル：trueまたはfalse .
• 日付リテラル：以下のようにフォーマットされた文字列。"YYY-MM-DD"または日付のタイムスタンプ番号（例えば1635715904 ). 

プロパティー構文

プロパティー参照を使用して、選択したデータソースのプロパティーから値を直接取り込むことができます。プロパティーを参照するために、プロパティーをデータセットのフィールドとして追加する必要はありません。 

プロパティーを参照するときには、以下の構文を使用します。

• 参照式は常に角括弧で囲まれます ( [と] ).
• プロパティー参照では、オブジェクト名またはイベント名、ピリオド、内部プロパティー名をこの順序で指定します。以下に例を示します。
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

フィールド参照構文

数式でフィールドを参照するには、フィールド名を角括弧で囲みます。以下に例を示します。

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

数式の演算子や関数がフィールドのデータ型を受け入れる限り、数式でそのフィールドを参照できます。例えば、文字列を含む新しいフィールドを作成した場合、文字列を受け入れる関数の中でそのフィールドを参照できます。

• フィールド1が[DEAL.name]の場合、文字列値（取引名）が含まれます。
• CONCAT([Field 1], "Q4")は、2つの文字列値を含むので、有効である。
• CONCAT([DEAL.name], 2012)は、文字列と数値の両方の値を含むため、有効ではありません。

演算子

演算子はリテラルやプロパティー／フィールドの値とともに使用できます。演算子は、標準的な演算順（PEMDAS）で評価されます。これにより、括弧を使って演算子を入れ子にできます。以下に例を示します。

• プロパティーリファレンスを持つ数値を追加する：1 + [DEAL.amount]
• 括弧を使用して演算をネストする：(1 + 2) * (3 + 4)

イフ

IFロジックとは、ある条件を満たした場合に実行されるルールの集合体です。IFロジックを使ってデータを差別化することができます。例えば、IFロジックを使って、以下のようなことができます：

• 取引規模に応じて手数料を計算する（取引規模が大きいほど手数料を高くする）。
• 取引を階層別に分類し、レポート上で分析・対策を行うことができます。
• フィードバックの回答をカテゴリーに変換する（例：ラベル1～6はdetractor）。
• リードとしてマークされた日数に基づいてコンタクトの優先順位を定義します。
   

LABEL

LABEL機能は、列挙プロパティの区間値を使いやすい値に変換する機能です。取引やコンタクトオーナーなど、HubSpotで定義されたプロパティの中には、内部値として表現されるものがあります。そのため、分析が難しくなっています。翻訳をサポートするHubSpotの定義プロパティーで使用する場合、LABEL関数はユーザー設定ではなく、ポータル設定に基づいて翻訳を提供します。例えば、LABEL機能を使って、次のようなことができます：

• コンタクトや取引先のステージ名をフィールドに直接アクセスできます。

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• HubSpotのオーナーをフィールドで直接名前で参照する。

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

数値関数

文字列関数

日付関数