Gegevens uit applicaties van derden synchroniseren in Data Studio

In Data Studio kun je uitgebreide datasets samenstellen door externe apps voor gegevenssynchronisatie, zoals Google Sheets en Snowflake, te integreren in je HubSpot CRM. Synchroniseer gegevens uit apps van derden continu naar een dataset en voeg deze samen met gegevens uit andere bronnen om je datasets te verfijnen en uit te breiden.

Externe gegevensbronnen synchroniseren

Externe gegevensbronnen synchroniseren:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Data Studio. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Externe gegevensbron toevoegen.
3. Selecteer in het menu in de rechterzijbalk de app die u wilt koppelen. Gebruik de zoekbalk om snel toegang te krijgen tot beschikbare apps. Gekoppelde apps worden aangeduid met 'Geïnstalleerd'. Als de app niet is geïnstalleerd, klikt u op de app en volgt u de instructies om uw account te koppelen.
4. Als er meer dan één account is gekoppeld, selecteer dan het account waarvan u gegevens wilt ophalen.
5. Selecteer in het scherm 'Gegevensbronnen' uw gegevensbronnen. De beschikbare gegevensbronnen verschillen per app. Het kan 2 tot 3 minuten duren voordat de gegevens in het voorbeeld verschijnen.
6. Klik op 'Volgende'.
7. Klik in het scherm 'Kolommen ' op het selectievakje naast de kolommen die u wilt synchroniseren. Het maximale aantal kolommen per externe gegevensbron is 200.
8. Klik op Volgende.
9. Pas in het scherm 'Synchronisatiegegevens ' de resterende details van uw gegevensbron aan en klik vervolgens rechtsboven op 'Gegevensbron toevoegen '.
10. Op het tabblad Externe gegevensbronnen worden uw externe gegevensbronnen in de tabel weergegeven.

Gegevens synchroniseren vanuit Google Sheets en Office 365 Excel

Met de integraties voor Google Sheets en Microsoft Excel kunt u datasets samenstellen die u kunt gebruiken in rapporten, workflows of om gegevens naar het CRM te verzenden. Er vindt elke 5 minuten een update plaats, zodat u altijd over de meest actuele gegevens beschikt.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Data Studio. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Externe gegevensbron toevoegen.
3. Selecteer in het menu in de rechterzijbalk 'Google Sheets-gegevensinvoer' of 'Office 365 Excel ' om verbinding te maken. Aangesloten apps worden aangeduid met 'Geïnstalleerd'. Als de app niet is geïnstalleerd, klikt u op de app en volgt u de instructies om uw account te koppelen.
4. Klik in het scherm 'Gegevensbronnen ' op het bestand dat u wilt koppelen en klik vervolgens op 'Selecteren'.
5. Klik op 'Volgende'.
6. Klik in het scherm 'Kolommen' op de rij die u als kolomkop wilt gebruiken. Het is van cruciaal belang om een duidelijke kolomstructuur met kopteksten te hebben voor het extraheren van kolomnamen en gegevens. Als u een andere rij als kolomkop wilt selecteren, klikt u op de pijl naar links rechtsboven in de tabel.

Let op: het definiëren van gegevenstypen voor uw kolommen is essentieel voor bepaalde acties binnen de datasetbouwer. Alleen numerieke velden kunnen worden gebruikt in datasetberekeningen. Als een kolom meerdere gegevenstypen bevat, wordt u gevraagd om het juiste type handmatig te selecteren. Een kolom met het label ‘Totaalbedrag’ moet bijvoorbeeld consistent numerieke waarden bevatten om de nauwkeurigheid te waarborgen. Lees meer over gegevenstypen.

7. Klik op 'Gegevensbron toevoegen'.
8. Op het tabblad Externe gegevensbronnen worden uw externe gegevensbronnen in de tabel weergegeven.

Gegevenstypen in Google Spreadsheets en Office 365 Excel

Een gegevenstype geeft aan wat voor soort informatie in een cel staat – zoals een getal, tekst of datum – en zorgt ervoor dat spreadsheets zoals Google Sheets en Excel gegevens correct verwerken. Door het juiste type te kiezen, zorgt u voor nauwkeurige berekeningen, sortering en opmaak.

Hieronder volgen enkele voorbeelden.

Gegevens synchroniseren vanuit externe datawarehouses

Je kunt de volgende integraties gebruiken om gegevens uit externe datawarehouses naar je datasets te synchroniseren:

• Amazon Redshift
• Amazon S3
• Azure Synapse
• BigQuery-gegevensopname
• Databricks
• MySQL
• PostgreSQL
• Snowflake

Om deze integraties te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Data Studio. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Externe gegevensbron toevoegen.
3. Selecteer in het menu in de rechterzijbalk uw datawarehouse. Aangesloten apps worden aangeduid met 'Geïnstalleerd'. Als de app niet is geïnstalleerd, klikt u op de app en volgt u de instructies om uw account te koppelen.

Let op: voor Amazon S3 wordt alleen het synchroniseren van CSV-bestanden uit de door u opgegeven S3-map ondersteund. Standaard wordt het meest recente CSV-bestand gesynchroniseerd.

4. Als er meer dan één account is gekoppeld, selecteer dan het account waaruit u gegevens wilt ophalen.
5. Selecteer in het scherm 'Gegevensbronnen' uw gegevensbronnen. De beschikbare gegevensbronnen verschillen per app. Het kan 2 tot 3 minuten duren voordat de gegevens in het voorbeeld verschijnen.
6. Klik op Volgende.
7. Klik in het scherm 'Kolommen' op het selectievakje naast de kolommen die u wilt synchroniseren. Het maximale aantal kolommen per externe gegevensbron is 200.
8. Klik op Volgende.
9. Geef op het scherm 'Synchronisatiegegevens ' de resterende details van uw gegevensbron op en klik vervolgens rechtsboven op 'Gegevensbron toevoegen '.
10. Op het tabblad Externe gegevensbronnen worden uw externe gegevensbronnen in de tabel weergegeven.

Gegevensvalidatie en foutstatussen

Als een synchronisatie mislukt of als er gegevens ontbreken, markeert HubSpot de gegevensbron met een waarschuwingspictogram in het Data Studio-dashboard.

• Wijzigingen in het schema: Als een kolomkop in het bronbestand (bijv. Google Sheets) wordt hernoemd of verwijderd, wordt de synchronisatie voor die specifieke kolom onderbroken om te voorkomen dat gegevens in uw rapporten beschadigd raken.

• Limiet: als je bron de limiet van 200 kolommen overschrijdt, worden alle kolommen boven die limiet tijdens het synchronisatieproces genegeerd.

Gegevens synchroniseren vanuit webhooks

Met webhook-gegevensbronnen kunnen ontwikkelaars en app-partners JSON-gegevens in realtime naar HubSpot’s Data Studio pushen, waardoor het uploaden van bestanden, handmatig importeren of vooraf gebouwde connectoren overbodig worden. Elk systeem dat een HTTP-verzoek kan verzenden, kan nu als gegevensbron in HubSpot dienen.

Koppel een webhook aan je account

Om een webhook aan je account te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Data Studio. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Externe gegevensbron koppelen.
3. Zoek naar 'webhook' en klik vervolgens op 'Webhook'.
4. Typ de naam van uw webhook.
5. Elke webhook-gegevensbron heeft een unieke URL. Kopieer deze URL en plak deze in het externe systeem dat de webhook-gegevens zal verzenden.

Let op: houd deze URL vertrouwelijk. Als deze in verkeerde handen valt, kunt u een nieuwe URL genereren door een nieuwe webhook-gegevensbron aan te maken.

Test je webhook

Test de verbinding voordat u uw gegevensbron definitief instelt door webhook-berichten vanuit uw externe systeem te verzenden:

1. Verzend één of meer testberichten vanuit uw systeem. De gegevens verschijnen in het tabelvoorbeeld.
2. Controleer de gegevens in de tabel om het formaat en de structuur te verifiëren.
3. Als u niet tevreden bent met de gegevens, klikt u op 'Tabel wissen' om de testgegevens te verwijderen en het opnieuw te proberen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Synchronisatiemodus instellen' om het gedrag van de records te configureren:
   
   • Alleen records aanmaken: elk binnenkomend webhook-bericht maakt een nieuw record aan.
   • Records aanmaken en bijwerken: definieer een match-sleutel zodat inkomende records met dezelfde match-sleutelwaarde bestaande records bijwerken in plaats van duplicaten aan te maken.
5. Zodra u uw gegevens hebt gecontroleerd en het gedrag van de records hebt geconfigureerd, klikt u op 'Gegevensbron aanmaken'.

Door HubSport ondersteunde gegevensformaten voor webhooks

HubSpot ondersteunt de volgende gegevensformaten voor webhooks:

• Alle JSON-gegevensformaten
• POST/PUT en GET -verzoeken

De gegevens kunnen in de hoofdtekst van het verzoek of als queryparameters worden verzonden. Per verzoek kan slechts één record worden verzonden.