Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als bij betaallinks en offertes. Maar in tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.
Factuuroverzicht voor koper | Record voor interne factuur |
Let op: zodra je een transactie hebt gedaan met Stripe betalingsverwerking met je gekoppelde Stripe-account, is het momenteel niet mogelijk om een alternatief Stripe-account aan te sluiten of HubSpot Betalingen in te stellen. Op dezelfde manier is het op dit moment niet mogelijk om van HubSpot Payments over te stappen naar Stripe betalingsverwerking als je eenmaal hebt getransfereerd met HubSpot Payments. Als je nog geen transacties hebt gedaan en wilt overstappen, neem dan contact op met Support.
Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het verzamelen van betalingen met HubSpot facturen. Voordat je begint, zorg ervoor dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken superbeheerdersrechten heeft.
Om te beginnen configureer je de volgende factuurinstellingen:
Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.
Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.
Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.
Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:
Bewerk facturen die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten superbeheerders de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen in de status Concept te laten bewerken.
Om de instelling te openen:
HubSpot maakt standaard facturen voor betalingen op terugkerende abonnementen. Wanneer een klant een abonnement succesvol betaalt, maakt HubSpot een betaalde factuur aan. Als een abonnementsbetaling mislukt, wordt deze aangemaakt als openstaande factuur.
Om te voorkomen dat HubSpot facturen aanmaakt voor abonnementsbetalingen:
Om een standaardbericht toe te voegen dat in het opmerkingenveld van elke factuur wordt weergegeven:
Let op: het standaardcommentaar verschijnt voor alle nieuwe facturen die worden gemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als ze momenteel in concept staan.
Optioneel kun je maximaal drie belasting-ID's toevoegen in de kop van elke factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belasting-ID aan je account toevoegt, worden bestaande of conceptfacturen niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen.
Belasting ID's toevoegen:
Nadat je de HubSpot factureringstool hebt ingesteld, leer je hoe je: