De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als met betaallinks en offertes, terwijl je met abonnementen facturen kunt versturen en automatisch of handmatig betalingen kunt innen.

In tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het innen van betalingen met HubSpot-facturen.

Algemene factuurinstellingen configureren

Configureer de volgende factuurinstellingen om te beginnen:

1. Factuurmachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, leer je hoe je gebruikersmachtigingen voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je machtigingen instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers.
   
   

   Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

2. Voeg een logo en merkkleuren toe aan je HubSpot-merkset: facturen worden automatisch opgehaald uit het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot-merk. Als je je logo en kleuren bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen huidige facturen en facturen die na het bijwerken zijn gemaakt.
3. Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het maken.
4. Verbind je domein met HubSpot: facturen worden standaard gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld, of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijv. billing.website.com), lees dan hoe je een domein kunt koppelen aan HubSpot.

Instellen

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het compatibel is met de huidige systemen.

Zo pas je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aan:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Klik op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken om dit te wijzigen. Voer in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Het voorvoegsel kan maximaal 8 tekens lang zijn.
3. Het beginfactuurnummer is standaard 1001. Als je dit wilt wijzigen, klik je op Beginpunt factuurnummers bijwerken. Voer in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.

Schakel de mogelijkheid in om openstaande facturen te bewerken

Bewerk facturen die zijn afgerond, onbetaald zijn en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten Super Admins de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen met de status Concept te laten bewerken.

Om de instelling te openen:

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
2. Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Bewerken van facturen toestaan in.
3. Klik op Opslaan.

De mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen

Verwijder facturen die zijn afgerond, maar niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.

Voordat gebruikers definitieve facturen kunnen verwijderen, moeten Super Admins de mogelijkheid om onbetaalde facturen te verwijderen inschakelen. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Daarom kan het verwijderen van facturen een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Overleg met je boekhoudteam of dit compatibel is met je huidige systemen.

Om de instelling te openen:

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
2. Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Factuur verwijderen toestaan in.
3. Klik op Opslaan.

Associatie factureringscontact instellen

Stel automatisch de factureringscontactpersoon in die je hebt toegewezen voor alle deals en offertes die worden geconverteerd naar facturen. Zo opent u de instelling:

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
2. Schakel onder Factuurcontactassociatie het selectievakje Gebruik de bedrijfscontactassociatie voor alle facturen in.
3. Klik op Opslaan.

Een standaard e-mailadres instellen van waaruit facturen worden verzonden

Een standaard e-mailadres instellen vanwaar facturen worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een e-mailadres van het team of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Zo stel je een standaard e-mailadres in:

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.

3. Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Als u gebruikers wilt toestaan handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, schakelt u het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan in.
5. Klik op Opslaan.

Aanpassing

Er wordt automatisch een standaardinstelling voor facturen ingesteld in je account, die je kunt bewerken. Je kunt extra, aangepaste factuurpresets instellen en de informatie configureren die je verzamelt op basis van de presets.

Met aanpasbare voorinstellingen kun je verschillende factuurconfiguraties selecteren wanneer je een factuur maakt. Je kunt bijvoorbeeld een standaard factuurvoorinstelling hebben die je primaire bedrijfsadres uit je account gebruikt, en vervolgens een andere voorinstelling met een ander bedrijfsadres instellen, of voorinstellingen voor verschillende belasting-ID's als je in verschillende regio's verkoopt.

De volgende factuurelementen kunnen worden bewerkt binnen de voorinstelling:

• Titel van de factuur.
• Aangepaste eigenschappen.
• Uw bedrijfsgegevens.
• Netto betalingsvoorwaarden.
• Standaard opmerkingen.
• Belasting ID's.
• Factureringsperioden voor abonnementsfacturen.

Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd (bijvoorbeeld terugkerende facturen die worden aangemaakt op basis van abonnementen), gebruiken de Standaard voorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Een voorinstelling maken

Een nieuwe voorinstelling maken:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassingen.
3. Klik op Voorinstelling maken.

5. Voer de naam van uw voorinstelling in en klik op Maken. Eenmaal gemaakt, kun je de elementen van de voorinstelling bijwerken.

De standaard of een aangepaste voorinstelling bijwerken

Je kunt je eigen voorinstelling of de standaardvoorinstelling in factuurinstellingen bijwerken. Klik op het tabblad Voorbeeld om een live voorbeeld van je wijzigingen te bekijken.

De standaardinstelling of een aangepaste voorinstelling bijwerken:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassingen.
3. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Huidige weergave de voorinstelling die u wilt bewerken.
4. Zorg ervoor dat het tabblad Inhoud is geselecteerd.

6. Selecteer Gebruik aangepaste documenttitel om een aangepaste titel in te stellen voor de factuurvoorinstelling. Deze wordt weergegeven in de kop van facturen voor deze voorinstellingenjabloon.

Let op: je kunt het adres van een standaardvoorinstelling niet bijwerken. Deze gebruikt het primaire bedrijfsadres dat is ingesteld in Account Defaults in je accountinstellingen. Als je een ander adres wilt gebruiken, maak dan een nieuwe voorinstelling.

7. Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappenkiezen die worden weergegeven op facturen voor kopers. Om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn op de factuurvoorinstelling, klik je onder Aangepaste velden op Standaard aangepaste velden instellen:
   • Klik in het rechterpaneel op add Aangepast veld toevoegen.
     • Je kunt bestaande aangepaste factuureigenschappen selecteren in de lijst, zoeken naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken of klikken op Nieuwe factuureigenschap maken om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • • Als je een extra veld wilt toevoegen, klik je op add Aangepast veld toevoegen en selecteer je een andere factuureigenschap. Je kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.
    • Eenmaal toegevoegd, kun je op het vervolgkeuzemenu klikken om de eigenschap te wijzigen.
    • Er wordt een live voorbeeld weergegeven in het gedeelte Voorbeeld terwijl je eigenschappen toevoegt.
    • Als je een eigenschap wilt verwijderen, klik je op hetverwijderpictogram delete.
    • Klik op Opslaan als u klaar bent.

Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn gemaakt op basis van abonnementen.

• • Om gebruikers toe te staan de eigenschap te bewerken wanneer ze een factuur maken met deze voorinstelling, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens linksonder op Opslaan.

• • Op nieuwe facturen die worden gemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, worden deze velden standaard weergegeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de koper.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen die gebruikmaken van de voorinstelling die de aangepaste eigenschap bevat. Facturen die deze voorinstelling gebruiken en die definitief zijn gemaakt voordat de eigenschap is verwijderd, bevatten de aangepaste eigenschap nog steeds.

8. Onder Factuur standaardinstellingen kun je je bedrijfsgegevens bekijken en het aantal dagen instellen dat beschikbaar is voor netto betalingstermijnen en de standaard netto betalingstermijnen voor facturen:
   • Klik op Uw bedrijfsinfo om uw bedrijfsinformatie te bekijken. Als je de standaardsjabloon bewerkt, kan de bedrijfsinformatie niet worden gewijzigd en wordt de bedrijfsinformatie in je accountinstellingen gebruikt. Maak een aangepaste voorinstelling als je een factuursjabloon met andere bedrijfsgegevens wilt. Klik op Opslaan als je wijzigingen hebt aangebracht.
   • Klik op Netto betalingsvoorwaarden om de instellingen voor netto betalingsvoorwaarden te bekijken.
     • Stel in de daarvoor bestemde vakjes de nettobetalingstermijn in dagen in die je op een factuur kunt selecteren.
     • Klik op + Nog een nettobedrag toevoegen om een extra nettobetalingstermijn toe te voegen.
• • • Klik op delete verwijderen naast een nettobetalingstermijn om deze te verwijderen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Standaard netto betalingstermijn en selecteer de standaard netto betalingstermijn die wordt ingesteld bij het maken van een factuur. Als je deze optie wijzigt, wordt de nieuwe nettobetalingstermijn als standaard ingesteld voor facturen nadat de instelling is gewijzigd.
    • Klik op Opslaan.
9. Het veld Opmerkingen wordt onderaan de factuur weergegeven. Dit kan worden gebruikt om meer informatie toe te voegen over betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie voor de koper. Een standaardbericht toevoegen voor de geselecteerde voorinstelling:
   • Voeg onder Opmerkingen uw opmerkingen toe. Gebruik de opmaakwerkbalk om de tekst op te maken, een koppeling toe te voegen of een knipsel te gebruiken.
   • Klik op Opslaan.

Let op: de toegevoegde opmerkingen worden weergegeven voor nieuwe facturen die worden gemaakt na het bevestigen van deze instelling en worden niet bijgewerkt voor bestaande facturen, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.

10. Optioneel kun je maximaal drie belasting-ID's toevoegen in de kop van een factuur. Als je een belasting-ID aan je account toevoegt, worden bestaande facturen die met deze voorinstelling zijn gemaakt of opgesteld niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen die met deze voorinstelling worden gemaakt.
11. Belasting ID's toevoegen aan de factuurvoorinstelling:
    • Klik onder Belasting-ID toevoegen aan facturen op Belasting-ID toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Type belasting-ID en selecteer een type.
    • Voer in het veld Belasting-ID-nummer je belasting-ID in.
    • Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belasting-ID moet toevoegen.
    • Klik op delete verwijderen naast een belasting-ID om deze te verwijderen.
10. • Klik op Opslaan.

12. Schakel het selectievakje Inclusief factuurvaluta en BTW-vermelding uit om de valuta- en BTW-vermelding op facturen te verbergen.

13. Schakel het selectievakje Toon factureringsperiode op abonnementsfacturen en e-mails uit om de factureringsperiode van een abonnement op facturen te verbergen.

Een voorinstelling hernoemen

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassingen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
4. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer dan Voorinstelling hernoemen.
5. Voer de nieuwe naam van je voorinstelling in en klik op Opslaan.

Let op: de standaardinstelling kan niet worden hernoemd.

Een voorinstelling verwijderen

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik op het tabblad Aanpassingen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
4. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling verwijderen.
5. Klik op Voorinstelling verwijderen om te bevestigen.

Let op: de standaardinstelling kan niet worden verwijderd.

Automatisering

Automatisch facturen maken voor betalingen op betaallinks en offertes of abonnementen

Kies of automatisch facturen moeten worden aangemaakt voor eenmalige betalingen van offertes of betaallinks, of voor betalingen van abonnementen. Deze instelling staat standaard aan.

Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd, gebruiken de voorinstelling Standaard en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Automatische facturen uitschakelen voor betalingen op betaallinks en offertes, of betalingen op abonnementen:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik bovenaan op het tabblad Automatisering.
3. Schakel het selectievakje Eenmalige betalingen uit om het automatisch maken van facturen voor betalingen op betaallinks en offertes uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
4. Schakel het selectievakje Automatische abonnementsbetalingen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.

Herinneringen sturen naar klanten om hun openstaande facturen te betalen

Met geautomatiseerde e-mailherinneringen kun je instellen dat er e-mailherinneringen worden verzonden naar kopers die een openstaande factuur hebben. Herinneringen kunnen zo worden ingesteld dat ze voor, op of na de vervaldatum worden verzonden.

E-mailherinneringen inschakelen:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
2. Klik bovenaan op het tabblad Automatisering.
3. Schakel onder Templated automations de optie Send reminders to customers to pay their open invoices in.
   • E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij er een standaard vanaf-adres is ingesteld in de factuurinstellingen.
4. Standaard bevat het herinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). U kunt de herinneringen bewerken:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een optie voor de vervaldatum.
   • Als u dagen na de vervaldatum of dagen voor de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in.
6. Klik op + Herinnering toevoegen om nog een herinnering toe te voegen.
7. Klik op delete verwijderen om een herinnering te verwijderen.
8. Klik op het vak Herinnering verzenden en selecteer de tijd waarop de herinneringse-mail moet worden verzonden.
9. Klik op Voorbeeld e-mail om te zien hoe de e-mail eruit zal zien wanneer deze wordt verzonden.
10. Wanneer je je automatiseringsopties hebt ingesteld, klik je op Opslaan.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot-factuurtool hebt ingesteld, leer je hoe je:

• Facturen maken, beheren en verzenden.
• Maak reeksen (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise ) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Maak aangepaste rapporten met de custom report builder van HubSpot( alleenProfessional en Enterprise ).